Bästa ordförande!

Jag återkommer till dig med anledning av detta klagomål, som rör en begäran om allmänhetens tillgång som gjordes den 12 september 2023 till alla handlingar som rör klagandens farhågor och frågor som uttrycktes i en skrivelse om ett besök du gjorde hos den grekiska premiärministern förra sommaren [1].

Kommissionen svarade i november 2023 att den inte hade identifierat några handlingar som omfattades av begäran. Klaganden bestred kommissionens ståndpunkt genom att inge en bekräftande ansökan. Hittills har kommissionen ännu inte antagit sitt bekräftande beslut om denna begäran, även om tidsfristen för att göra detta var i januari 2024.

I april 2024 bad jag, mot bakgrund av den pågående förseningen, att få ta del av alla handlingar som kommissionen i det bekräftande skedet preliminärt kan ha identifierat som handlingar som omfattas av begäran. Mitt kontor begärde att få ta del av sådana handlingar den 9 april och jag påminde kommissionen om denna begäran den 27 maj. Den 9 juli informerade kommissionen mitt kontor om att den inte hade identifierat några handlingar rörande denna begäran.

I sin bekräftande ansökan hävdade klaganden att det är osannolikt att kommissionen inte innehar några handlingar om ordförandens besök hos premiärministern i en medlemsstat. Hon sade att detta är särskilt viktigt med tanke på det separata svar som hon fick på sin skrivelse av den 12 september 2023, där det uppgavs att kommissionens säkerhetsdirektorat hade säkerställt er säkerhet under besöket och att besöket möjliggjorde djupgående diskussioner med den grekiska premiärministern. Enligt klaganden innebär detta att handlingar som rör besöket, såsom handlingar som tjänar som förberedelse eller bakgrund till de fördjupade diskussionerna med premiärministern eller handlingar som rör logistiken och säkerheten vid besöket, bör innehas av kommissionen.

Min preliminära uppfattning är också att anordnandet av ett besök av kommissionens ordförande hos premiärministern i en medlemsstat skulle kräva föregående samråd och utbyten inom kommissionen samt mellan kommissionen och tredje parter. Som jag tidigare har påpekat är det inte avgörande huruvida en handling har registrerats i institutionens dokumenthanteringssystem för att avgöra om den omfattas av en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

Jag uppmanar därför kommissionen att ta hänsyn till detta när den slutför sin förnyade sökning efter handlingarna i det bekräftande skedet och att utan ytterligare dröjsmål ge största möjliga tillgång till alla handlingar som omfattas av begäran.

Om kommissionen inte identifierar något dokument som rör detta besök vill jag uppmana kommissionen att förklara hur så är fallet.

Dessutom anser jag att det är nödvändigt att min undersökningsgrupp inspekterar de interna samråd och utbyten inom kommissionen som hittills har ägt rum i samband med denna begäran om allmänhetens tillgång, inbegripet alla utbyten mellan generalsekretariatet och andra relevanta delar av kommissionen som rådfrågades om begäran om tillgång.

Jag vore tacksam om kommissionen kunde tillhandahålla denna dokumentation, helst i elektroniskt format via krypterad e-post, senast den 26 augusti 2024.

De handlingar som är föremål för allmänhetens begäran om tillgång kommer att behandlas konfidentiellt, tillsammans med allt annat material som kommissionen väljer att dela med oss och som markeras som konfidentiellt [2].  

Om kommissionen skulle vilja lämna ytterligare synpunkter som svar på denna skrivelse skulle jag uppskatta om de kunde lämnas samtidigt som det bekräftande beslutet.

Slutligen vore jag tacksam om kommissionen kunde bekräfta för mitt kontor om den anser att någon information i denna skrivelse är konfidentiell, om möjligt senast den 12 augusti 2024. Om kommissionen anser att skrivelsen inte innehåller några konfidentiella uppgifter har jag för avsikt att dela den med klaganden och offentliggöra den på ombudsmannens webbplats.

Observera att ansvarig utredare är Amandine Le Bellec.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 2 augusti 2024

[1] Klagandens farhågor och frågor beskrivs i detalj i hennes skrivelse av den 12 september 2023 till kommissionens ordförande och omfattar bland annat huruvida besöket uppfyller tillämpliga etiska normer, allmänhetens uppfattning om kommissionens opartiskhet mot bakgrund av de pågående debatterna i Grekland, eventuella risker och sårbarhetsbedömningar som skulle ha kunnat genomföras, användningen av kommissionens resurser för att organisera resan och ett eventuellt deltagande av den oberoende etiska kommittén.

[2] Märk detta material tydligt med ”Konfidentiellt”. Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda.