Bästa ordförande!

Jag har mottagit ett klagomål mot Europeiska kommissionen om hur den genomförde ett offentligt samråd om initiativet för hållbar företagsstyrning ^[1].

Jag har beslutat att inleda en undersökning av detta klagomål. Jag har dragit slutsatsen att det skulle vara lämpligt att få ett skriftligt svar från kommissionen som tar upp klagandenas farhågor och tar hänsyn till mina synpunkter i bilagan.

Observera att jag sannolikt kommer att skicka ert svar och tillhörande bilagor till de klagande för synpunkter ^[2]. Vi kan också besluta att publicera ditt svar. Ansvarig handläggare är Angela Marcos Figueruelo.

Jag skulle vara tacksam för kommissionens svar senast den 15 mars 2022.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 8 december 2021

BILAGA I – klagomål 1956/2021/AMF

De klagande, en grupp icke-statliga organisationer och föreningar, anordnade två kampanjer ^[3] som underlättade enskilda personers deltagande i samrådet. Kampanjerna omfattade online-samrådsverktyg genom vilka enskilda personer direkt kunde svara på frågorna och lämna sina egna bidrag. Dessa kampanjer samlade in 595 390 enskilda bidrag till det offentliga samrådet, varav en del lämnades in via kommissionens webbportal för samråd. Svaren från 122 785 personer lämnades, i samförstånd med det ansvariga generaldirektoratet, in i form av ett pdf-dokument.

De klagande är oroade över följande:

1. De 122 785 bidragen till det offentliga samrådet, som lämnades till kommissionen i pdf-format, beaktas inte i det totala antalet mottagna svar och nämns på det offentliga samrådets webbplats som ett enda svar.

2. Kommissionen rapporterade inte om innehållet i de 595 390 bidrag som lämnats in genom de två kampanjerna i den sammanfattande rapporten från det offentliga samrådet.

När det gäller klagandenas första farhågor anges det i riktlinjerna för bättre lagstiftning ^[4] att ”bidrag till ett samråd måste offentliggöras. [...] Skriftliga bidrag bör offentliggöras på den särskilda samrådswebbplatsen.”

Den 22 januari 2021 informerade kommissionen en av klagandena om att bidragen kunde lämnas i pdf-format och tillade att ”vi skulle sedan hänvisa till svaret genom att ange det antal svarande som det, på grundval av den information du lämnat, representerar”.  Klaganden lämnade därefter in de 122 785 bidragen i pdf-format den 8 februari 2021.

I den sammanfattande rapporten från det offentliga samrådet anges att ”totalt 473 461 offentliga svar erhölls under samrådsperioden. Ett av svaren hade 122 785 underskrifter från allmänheten.” I cirkeldiagrammet som finns på webbplatsen för det offentliga samrådet ^[5] hänvisas för närvarande till ”Totalt antal giltiga återkopplingsinstanser som mottagits: 473.461”. Det förefaller således som om de 122 785 bidrag som lämnades in i pdf-format behandlades som ett enda svar med flera underskrifter i stället för som flera svar som lämnades in genom en enda inlaga. Resten av de bidrag som lämnas in genom kampanjer återspeglas som enskilda svar i statistiken och cirkeldiagrammet i fråga. Klagandena hävdar att detta strider mot vad de hade fått veta skulle hända, dvs. att dessa svar, som lämnades i form av en enda inlaga, skulle beaktas på samma sätt som de övriga svaren på samrådet.

När det gäller klagandenas andra problem ´ har kommissionen informerat dem om att alla synpunkter från berörda parter ([...] inklusive de 122 785 medborgarnas underskrifter) uttryckligen kommer att hänvisas till, analyseras och inkluderas i den sammanfattande rapport som kommer att åtfölja den pågående konsekvensbedömningen. Detta är i linje med bestämmelserna i BRG, där det föreskrivs att utöver sammanfattningen av sakförhållandena bör berörda parter få lämplig och grundlig återkoppling genom en sammanfattande rapport som utarbetas i slutet av samrådsverksamheten. I BRG anges dock också att ”inom åtta veckor efter det att det offentliga samrådet har avslutats är det obligatoriskt att på samrådswebbplatsen offentliggöra en kort faktasammanfattning av de viktigaste frågor som tagits upp i det offentliga samrådet. [...] Resultaten av samrådet bör presenteras på ett objektivt och opartiskt sätt, med en kort beskrivning av uppgiftslämnarnas profiler och en registrering av alla synpunkter, inbegripet avvikande synpunkter. (understrykning tillagd)”. 

I verktygslådan för bättre lagstiftning ^[6] anges dessutom att den sammanfattande rapporten bör ”ge en kortfattad och balanserad översikt över de bidrag som mottagits under en särskild samrådsaktivitet” och rapportera om ”vem som bidragit” och ”vilka synpunkter och farhågor som framförts (understrykning tillagd)”.

I den sammanfattande rapporten har kommissionen lämnat uppgifter om antalet mottagna bidrag (473 461), och har noterat att ett av dem innehöll 122 785 underskrifter. Kommissionen har dock inte lämnat några uppgifter i den sammanfattande rapporten om vilka de viktigaste frågorna var som togs upp under det offentliga samrådet av någon av de medborgare som lämnade in svar genom kampanjer.  Den sammanfattande rapporten återger därför endast delvis resultaten av det offentliga samrådet i detta skede (10 månader efter det att det offentliga samrådet avslutades).  I den sammanfattande rapporten medges i själva verket att den endast innehåller en uppdelning av de 855 svar som inte lämnades in genom kampanjer. Detta förefaller strida mot bestämmelsen i BRG om att ”kortfattat beskriva uppgiftslämnarnas profiler och registrera alla synpunkter” på den sammanfattande rapporten från det offentliga samrådet. Även om det är uppenbart att antalet svar som lämnas in genom kampanjerna är högt, stämmer det också att de hundratusentals kampanjbidragen innehåller mycket likartade eller nästan identiska svar. Det är därför svårt att förstå varför kommissionen inte kunde göra en uppdelning av de centrala frågor som togs upp av de 595 390 personer som berördes i den sammanfattande rapporten.

[1] https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/12548-Sustainable-corporate-governance/public-consultation_en (inte översatt till svenska)

[2] Om du vill lämna in handlingar eller uppgifter som du anser vara konfidentiella och som inte bör lämnas ut till klaganden, markera dem som ”konfidentiella”. Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda. Information och handlingar av detta slag kommer att raderas från Europeiska ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats.

[3] Se https://secure.avaaz.org/campaign/en/eu_feb_2021_consultation/ och https://www.enforcinghumanrights-duediligence.eu/

[4] https://ec.europa.eu/info/law/law-making-process/planering-och-förslag-law/bättre-reglering-varför-och-hur/bättre-reglering-riktlinjer-och-verktygslåda_en

[5] https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/12548-Sustainable-corporate-governance/public-consultation_en

[6] https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/better-regulation-toolbox.pdf