Strasbourg den 18 juli 2019

Herr ordförande,

Jag hänvisar till min skrivelse av den 25 september 2018 om effektiva klagomålsmekanismer i frågor som rör de europeiska struktur- och investeringsfonderna (ESI-fonderna) och hur artikel 74.3 i förordning (EU) nr 1303/2013 ^[1] genomförs.

Jag har nu granskat kommissionens svar och de uppgifter som lämnats av sju nationella ombudsmän ^[2], som lämnade sina synpunkter på situationen i sina respektive länder.

Jag vill ta tillfället i akt att berömma kommissionen för det goda arbete som den redan har gjort på detta område och i synnerhet för att ha genomfört en studie om arrangemangen för hantering av klagomål. Jag välkomnar också att kommissionen beslutade att göra studien tillgänglig för allmänheten. Jag är övertygad om att detta kommer att bidra till att sprida god praxis och göra de olika klagomålsmekanismerna mer effektiva.

Samtidigt vill jag uppmuntra kommissionen att intensifiera sin övervakning av situationen där så är möjligt.

Kommissionen bör ägna särskild uppmärksamhet åt hur den hanterar klagomål som den tar emot direkt. Om kommissionen upptäcker att det finns problem med befintliga mekanismer för hantering av klagomål i vissa medlemsstater bör den dessutom fullt ut utnyttja sina befogenheter för att ta itu med situationen.

Det är viktigt att alla som gynnas eller påverkas av ESI-fonderna har tillgång till effektiva rättsmedel. De mekanismer för hantering av klagomål som finns tillgängliga på medlemsstatsnivå spelar också en avgörande roll för att säkerställa att EU-medlen används korrekt. Detta kommer sannolikt att bli allt viktigare med tanke på kommissionens förslag till förordning om skydd av unionens budget vid generella brister när det gäller rättsstatens principer i medlemsstaterna ^[3].

I framtiden bör kommissionen ta hänsyn till de rapporter och svar som den har fått från medlemsstaterna och de svar som mitt kontor har fått från nationella ombudsmän ^[4]. Ytterligare uppgifter som kommissionen skulle kunna ha i åtanke på detta viktiga område anges i bilagan till denna skrivelse.

Jag vill tacka er för ert svar och för ert samarbete i fråga om detta initiativ. Det strategiska initiativet avslutas härmed.

Med vänliga hälsningar,

Emily OʹReilly
Europeiska ombudsmannen

Bilaga: Ändamålsenligheten i förfarandena för hantering av klagomål

bilaga

Ändamålsenligheten i förfarandena för hantering av klagomål

Enligt artikel 74.3 i förordning (EU) nr 1303/2013 ska medlemsstaterna ha ”effektiva arrangemang för granskning av klagomål som rör de europeiska struktur- och investeringsfonderna”. Förordningen specificerar inte vad detta innebär och verkar lämna mycket utrymme för skönsmässig bedömning till medlemsstaterna.

För att bedöma arrangemangen i medlemsstaterna skulle kommissionen kunna försöka fastställa de viktigaste inslagen i en lämplig klagomålsmekanism för att uppfylla kraven i artikel 74.3 i förordning (EU) nr 1303/2013.

För att bedöma hur effektiva de befintliga arrangemangen är bör kommissionen dessutom särskilt beakta följande faktorer ^[5]:

a) Vilket organ hanterar klagomål?

För att utgöra ett effektivt rättsmedel bör det organ som handlägger klagomål vara så oberoende som möjligt. I praktiken kan det vara svårt att utforma administrativa rättsmedel som är helt oberoende, som domstolar. För att klagomålsmekanismerna ska vara effektiva bör dock den nationella lagstiftningen ge tillräckliga garantier för oberoende och opartiskhet. Dessa garantier bör i synnerhet förhindra intressekonflikter eller inblandning från tredje part (inklusive politisk inblandning).

Kommissionens undersökning tyder på att klagomål i vissa medlemsstater prövas av samma organ som klagomålet riktas mot, om än av en annan person. Kommissionen bör överväga om det i sådana fall finns tillräckliga garantier för att klagomålen hanteras på ett verkligt effektivt och oberoende sätt.

b) Vem har rätt att lämna in klagomål?

I idealfallet bör klagomålsmekanismerna vara öppna för så många som möjligt av dem som drar nytta av eller potentiellt påverkas av ESI-fonderna och de projekt som de stöder. Enligt kommissionens undersökning tillåter dock vissa medlemsstater endast de enheter/personer som ansökt om EU-medel att lämna in klagomål. Detta utesluter alla andra, inklusive de som kan påverkas av hur medlen förvaltas och används, liksom de som försöker ta upp frågor i allmänhetens intresse. Människor som kan ha legitima farhågor om ESI-finansierade initiativ har därför ingen möjlighet att vidta åtgärder.

Artikel 74.3 tycks tydligt ange behovet av bredare mekanismer för att pröva ”klagomål”, och inte bara administrativa överklagandeförfaranden för sökande av medel.

Kommissionen bör därför noga överväga om vissa medlemsstaters beslut att begränsa regressmekanismerna till endast finansieringssökande är förenliga med artikel 74.3 i förordning (EU) nr 1303/2013.

c) Vilka frågor kan bli föremål för klagomål?

Kommissionen bör undersöka vilka frågor som kan bli föremål för klagomål och om tillämpningsområdet är alltför begränsat i vissa medlemsstater. Kommissionen bör undersöka om klagande kan bestrida ett offentligt organs åtgärd eller underlåtenhet att vidta åtgärder, samt relevanta regler och förfaranden. Den bör också bedöma vilken typ av frågor som klagomålshanteringsorganet kan hantera (t.ex. sakfrågor/processuella frågor). Kommissionens undersökning verkar inte ha tagit upp detta på ett tydligt sätt.

d) Klagomålsmekanismernas tillgänglighet

För att ett rättsmedel ska vara effektivt bör det vara tillräckligt tillgängligt och åtkomligt. Som framgår av kommissionens studie finns det problem med tillgången till klagomålsmekanismer online i vissa medlemsstater ^[6]. Kommissionen bör överväga vilka åtgärder som kan vidtas för att ta itu med detta och göra information om tillgängliga klagomålsmekanismer och rättsmedel lättillgänglig för allmänheten.

e) Klagomålshanteringsorganets befogenheter

Kommissionen bör också undersöka de befogenheter som de olika nationella klagomålsorganen har, vilket naturligtvis påverkar hur effektiva de kan vara när det gäller att tillhandahålla rättsmedel för klagande. Den bör överväga om organen bör ha befogenhet att fullständigt pröva ett klagomål (både processuella och materiella frågor), om de har befogenhet att utfärda korrigerande åtgärder och om deras beslut bör vara bindande.

f) Bör finansieringsbeslut skjutas upp om klagomål pågår?

Kommissionen bör överväga om en mekanism för hantering av klagomål på detta område kan anses vara ”effektiv” om ett klagomål inte leder till uppskjutande av beslut som är föremål för klagomålet (suspensiv verkan). Detta gäller särskilt finansieringsbeslut, där ett klagomål i huvudsak kan förlora sitt syfte om medlen används innan klagomålshanteringsorganet fattar ett beslut ^[7].

[1] Förordning (EU) nr 1303/2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden, om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32013R1303.

[2] Estlands, Islands, Maltas, Polens, Serbiens, Slovakiens och Spaniens ombudsmän.

[3] COM(2018) 324 final, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52018PC0324&qid=1562688983875&from=EN.  

[4] En fullständig redogörelse för de svar jag har fått från de nationella ombudsmännen kommer inom kort att finnas tillgänglig under rubriken ”Europeiska ombudsmannanätverket” på min webbplats (https://www.ombudsman.europa.eu/en/european-network-of-ombudsmen/parallel-inquiries).

[5] I kommissionens studie tillämpades olika kriterier för att bedöma om arrangemangen för hantering av klagande är effektiva, men ombudsmannen anser att dessa specifika faktorer är mest relevanta.

[6] Särskilt när det gäller olika frågor anges det i studien att det inte finns ”någon tillgänglig information”. Detta gäller främst språk, möjligheter att framföra den klagandes ståndpunkt, överklaganden inom klagomålssystemet och oberoende i granskningen av klagomål. För viss information ger studien inga tydliga svar utan hänvisar till olika regler för olika rättsmedel utan att specificera dem (tidsfrister).

[7] Denna fråga togs särskilt upp av den polska ombudsmannen.