Strasbourg den 16 juli 2007

Bäste X,

Den 9 februari 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på Y Ltd:s vägnar mot Europeiska kommissionen om det förfarande för inlämnande av förslag som föreskrivs i en särskild inbjudan att lämna förslag inom ramen för sjätte ramprogrammet (1).

Den 28 april 2006 vidarebefordrade jag ert klagomål till kommissionens ordförande.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 25 juli 2006. Jag vidarebefordrade den till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter har inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta dig veta resultaten av de undersökningar som jag har gjort i ditt klagomål.

Klagomålet

Klagomålet ingavs på Y Ltd:s vägnar (nedan kallad klaganden), som ville delta i den sista ansökningsomgången för sjätte ramprogrammet för små och medelstora företag (nedan kallat SMF) FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (2) (nedan kallad ansökningsomgången). I inbjudan att lämna förslag föreskrevs att förslagen måste ha omfattat del A och del B. Förslagen kunde utarbetas antingen offline eller online och måste lämnas in online. Sista ansökningsdag var den 9 november 2005.

Enligt klaganden använde det elektroniska systemet för inlämning av förslag (EPSS)(3) för att lämna in sitt förslag, men det uppstod ett problem när det försökte lägga till ett dokument som krävdes. Det problem som uppstod under inlämnandet av förslaget och de åtgärder som det hade vidtagit var enligt klaganden följande:

Klaganden hade utarbetat förslaget offline med hjälp av EPSS-verktyget. Den 9 november 2005 hade kommissionen redan laddat upp del A i förslaget när den försökte lägga till del B i förslaget. EPSS skulle dock inte godta filen och ett felmeddelande fortsatte att dyka upp, där det förklarades att ”pdf-namnet inte bör ha (, ), – osv. i titeln”. Klaganden uppgav att ”efter tre försök att byta namn på filen och ta bort alla parenteser, datum, bindestreck osv.” ringde den EPSS Help Desk kl. 15.50 (brittisk tid) och fick veta att utrymmet mellan ”Del” och ”B” måste tas bort. Efter namnbytet kunde filen sedan läggas till i förslagspaketet. Denna operation tog ytterligare fem minuter att validera och skicka. Klaganden försökte ladda upp hela förslaget men ingenting hände och sidan gick tillbaka till inloggningen. Efter att ha loggat in på nytt försökte klaganden återigen ladda upp förslaget, men ingenting hände förrän ett meddelande om att ansökningsomgången var avslutad dök upp. Klaganden kontaktade omedelbart EPSS Help Desk och förklarade problemet. Personen vid helpdesk bad den klagande att skicka förslaget, tillsammans med en förklaring av de problem som uppstått, via e-post till helpdesk så att det kunde vidarebefordras till kommissionen. Klaganden gjorde detta via e-post samma dag och beskrev det mottagna felmeddelandet och det tekniska problemet, nämligen att webbplatsen var tidsbegränsad och inte skulle laddas om. Rådet bad EPSS Help Desk att lämna in det bifogade förslaget till kommissionen i enlighet med vad som utlovats i ett telefonsamtal före e-postmeddelandet.

K. vid EPSS Help Desk svarade på klagandens e-postmeddelande den 11 november 2005 och meddelade att händelsen hade registrerats och att all relevant information skulle överföras till kommissionen för granskning. Innan hon gjorde detta bad K. klaganden att klargöra exakt vad som hände under den misslyckade inlämningen.

I ett e-postmeddelande av den 14 november 2005 beskrev klaganden detaljerna i sina försök att lämna in förslag. I ett e-postmeddelande samma dag förklarade K. för klaganden att det faktum att filnamnet i del B inte kunde innehålla mellanslag nämndes i en relevant vägledning och att felmeddelandet hade förklarat vilka tecken som inte var tillåtna. Hon meddelade att frågan skulle överföras till kommissionen.

Genom en skrivelse av den 13 december 2005 underrättade kommissionen klaganden om att kommittén för stödberättigande kommit fram till att dess förslag inte skulle anses ha mottagits. Kommittén grundade sin slutsats på i) korrespondensen om svårigheterna med elektronisk inlämning, ii) EPSS-rapporten om verksamheten på klagandens konto den sista dagen för inlämnande av förslag, iii) Det faktum att EPSS var fullt operativt den 9 november 2005. och iv) den information som kommissionen gjort tillgänglig om utarbetandet och inlämnandet av förslag. Efter att ha analyserat klagandens ärende drog kommittén slutsatsen att skälet till att förslaget inte kunde läggas fram inte var ett misslyckande eller en brist som kommissionen kunde hållas ansvarig för. Kommittén förklarade att den fullt ut förstod klagandens missnöje men att den, mot bakgrund av det ovannämnda och det absoluta kravet på likabehandling av alla sökande, inte kunde tillmötesgå klagandens begäran om att godkänna sitt förslag.

Den 15 december 2005 skrev klaganden till F. vid kommissionen angående ovannämnda beslut av kommittén för stödberättigande. Klaganden ville lämna in ett formellt överklagande och bad om råd om hur detta skulle gå till. Den särskilda aspekt som klaganden ville grunda överklagandet på var den information som kommissionen gjorde tillgänglig om utarbetandet och inlämnandet av förslag (punkt iv ovan), eftersom behovet av att ta bort utrymmet i rubriken till del B enligt uppgift inte fanns med i felmeddelandet när inlagan sparades. Klaganden begärde också EPSS-rapporten om verksamheten i dess konto den sista inlämningsdagen, eftersom detta borde visa en första inloggning en timme före tidsfristen för avslutande av ansökningsomgången. Slutligen ansåg klaganden att det var viktigt att ge återkoppling om denna avskräckande utveckling, som inte bara påverkade klaganden utan även fick konsekvenser för andra små och medelstora företag inom life science där klagandens styrelseledamöter och konsortiemedlemmar var involverade. Klaganden uppgav att många företag var mycket skeptiska till den tid och de resurser som krävdes för att delta i denna process. Det fanns därför betydande interna hinder att övervinna för att få internt godkännande för att lägga fram sådana förslag i första hand. Tekniska svårigheter under inlämningen verkade vara ett olämpligt kriterium för att direkt avfärda ett projekts vetenskapliga innehåll och samhällsnytta. Klaganden bad att få veta om det på något sätt var möjligt att förbättra ansökningsförfarandet för sjätte ramprogrammet i framtiden.

Den 23 december 2005 informerade F den klagande om att i de fall där en projektförslagsställare inte var nöjd med stödberättigandekommitténs slutsatser kunde ett klagomål lämnas in antingen till kommissionens generalsekretariat för överträdelse av reglerna för god förvaltningssed i förbindelserna med allmänheten, Europeiska ombudsmannen för "administrativa missförhållanden", eller Europeiska gemenskapernas domstol. Han gick kort för att beskriva varje möjlighet.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen felaktigt hade avvisat dess förslag inom ramen för förslagsinfordran. Klaganden hävdade särskilt att i) behovet av att ta bort avståndet i titeln på förslagsakten, vilket var orsaken till förseningen med att lämna in förslaget, inte hade framkommit i felmeddelandet när filen sparades i EPSS, och ii) kommissionen inte borde ha varit så stelbent när den beslutade om förslagens tillåtlighet när förslagsställaren hade haft verkliga problem med att ladda upp filer som de här berörda.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Bakgrund

Ansökningsomgången inleddes den 8 juli 2005 och avslutades den 9 november 2005 kl. 17.00 (lokal tid i Bryssel). I Guide for Proposers for Specific Targeted Research Projects FP6-2005-LifeSciHealth-7 (4) ("Guide for Proposers") angavs på första sidan att förslagen endast kunde lämnas in elektroniskt ("Endast elektronisk inlämning").

Potentiella sökande uppmanades att utarbeta förslagen online. Alternativt kan förslag förberedas offline med hjälp av särskild programvara som kan laddas ner och installeras på deras datorer. Klaganden utarbetade sitt förslag offline via EPSS elektroniska förslagsverktyg, en internetbaserad applikation som ger ett konsortium ett säkert arbetsutrymme för att gemensamt utarbeta och lämna in ett förslag, som kan nås online (5). Enligt punkt 5.4 i inbjudan att lämna förslag ska förslagen ha omfattat del A (formulären) och del B (innehållet) som ska lämnas in i pdf-format. På sidan 15 i den detaljerade användarhandboken för det elektroniska förslagsverktyget offline (nedan kallad användarhandboken för EPT)(6) tillhandahölls en mall för att hjälpa till att skapa och ladda upp del B. På samma sida angavs också att”del B-filnamnet inte bör innehålla några specialtecken eller mellanslag.” När förslaget hade utarbetats tillsammans med EPT och i enlighet med instruktionerna i användarhandboken för EPT var användaren tvungen att återvända till EPSS för att lämna in förslaget.

Enligt EPSS logghistorik (7) började klaganden skapa del A i sitt förslag den 7 november 2005. Den 8 november 2005 fanns det inget register över klagandens försök att ansluta sig till EPSS. Den 9 november 2005 kl. 16.21.52 lokal tid i Bryssel loggade klaganden in, men lyckades inte paketera förslagsfilen och fick flera på varandra följande felmeddelanden som förklarade vad problemet var. Klaganden ringde EPSS Help Desk kl. 16.50 när han informerades om att utrymmet mellan "Del" och "B" skulle tas bort. Efter det att klaganden hade bytt namn till del B lade den till den i förslagspaketet. Men när det försökte ladda upp filen, anslutningen timed-out. Klaganden loggade in igen kl. 17.09.06 lokal tid i Bryssel, det vill säga när ansökningsomgången hade avslutats och det inte längre var möjligt att ladda upp förslaget. Klaganden kontaktade EPSS Help Desk igen och ombads att skicka förslaget via e-post. E-postmeddelandet med förslagspaketet med tidsstämpeln 16:08 brittisk tid skickades kl. 17:16 belgisk tid. Den 11 november 2005 skickade EPSS Help Desk ett e-postmeddelande till klaganden med information om att händelsen hade registrerats och att all relevant information skulle överföras till kommissionen för granskning. Klaganden informerades också om att EPSS Help Desk inte följde upp de ärenden som tagits upp med kommissionen. Samtidigt ombads klaganden att lämna mer detaljerad information om vad som hade hänt under försöket att lämna in förslaget den 9 november 2005, vilket klaganden gjorde via e-post den 14 november 2005. Klaganden uppgav att informationen om del B-filnamnet varken förekom i de felmeddelanden som mottagits eller ingick i instruktionsmaterialet.

Den 16 november 2005 mottog samordnaren för förslagsinfordran vid kommissionen från EPSS helpdesk en förteckning över förslag som hade stött på problem med elektronisk inlämning av förslag. På grundval av denna förteckning och andra ärenden som identifierats av kommissionen upprättade samordnaren för ansökningsomgången en förteckning över alla ärenden som skulle diskuteras av den interna kommittén för stödberättigande, som granskade problemen i samband med inlämning av förslag och andra frågor som rör stödberättigande. Kommittén sammanträdde den 24 november 2005 och undersökte bland annat klagandens ärende. Den fann inget fel i EPSS funktion och ansåg att inget förslag hade mottagits i tid. Kommissionen kunde därför inte tillmötesgå den klagandes begäran om att godta förslaget. Den klagande underrättades om kommitténs beslut genom en skrivelse av den 13 december 2005. Till följd av denna information skickade klaganden den 15 december 2005 ett e-postmeddelande till samordnaren för ansökningsomgången med en begäran om information om hur man formellt kan överklaga kommitténs beslut. Genom ett e-postmeddelande av den 23 december 2005 informerade samordnaren för ansökningsomgången klaganden om olika sätt att överklaga.

Ansökningsförfaranden för sjätte ramprogrammet

Enligt artikel 9.1 i reglerna för företags, forskningscentrums och universitets deltagande i och spridning av forskningsresultat för genomförandet av sjätte ramprogrammet (8) ska ”förslag till indirekta åtgärder lämnas in i enlighet med villkoren i ansökningsomgången.” Enligt punkt 2 i den aktuella ansökningsomgången omfattade ansökningsomgången en allmän del och särskilda villkor som beskrevs i bilagorna. I bilagorna angavs särskilt datum för avslutande för inlämning av förslag till indirekta FoTU-åtgärder. I enlighet med punkt 4 i ansökningsomgången tillhandahöll kommissionen vägledningar för sökande som innehöll information om utarbetandet och inlämnandet av ett förslag till en indirekt FoTU-åtgärd. I samma punkt nämndes också att vägledningen, liksom annan information om ansökningsomgången, kunde erhållas från kommissionen antingen per post eller via Cordis webbplats (9). Denna styrkande dokumentation bestod av ett ”informationspaket” bestående av följande: i) Ansökningsomgång, ii) Utdrag ur sjätte ramprogrammets arbetsprogram från den tematiska prioriteringen 1, iii) Kortfattat om sjätte ramprogrammet (en översikt över programmets grundläggande egenskaper) och iv) Vägledning för sökande. Ytterligare dokumentation gjordes tillgänglig och åtkomlig på Cordis webbplats. Alla villkor för utarbetandet av förslag gjordes därför tillgängliga för potentiella sökande. På Cordis webbplats hänvisades de sökande också till anvisningarna för inlämning av förslag via EPSS. All relevant dokumentation kan laddas ner från webbplatsen.

Såsom anges i punkt 5 i inbjudan att lämna förslag kan ”förslag till indirekta FoTU-åtgärder [] utarbetas offline eller online och lämnas in online”. Detsamma angavs i bilaga J till riktlinjerna och i punkt III i vägledningen för sökande. För att förbereda förslaget offline var de sökande tvungna att ladda ner en offlineversion av EPSS-verktyget och att förbereda sina förslag enligt instruktionerna i EPT User Guide, som beskrev denna process steg för steg. Det angavs tydligt på sidan 15 i EPT-användarhandboken att filnamnet ”del B” inte får innehålla några specialtecken eller mellanslag. Den [kunde] endast innehålla latinska bokstäver (a–z), siffror (0–9), understreck (_), bindestreck (–) och prick (.).” Sådana begränsningar krävdes för att förslagen skulle vara förenliga med det centrala system (UNIX) som kommissionen använder. Alternativet att ge de sökande möjlighet att lämna in sina förslag i vilket format som helst skulle kräva att kommissionen upprätthåller en arsenal av programvara i olika versioner, vilket inte var möjligt. Enligt de stödjande instruktioner och riktlinjer som fanns tillgängliga för att utarbeta ett förslag offline, som tydligt angav formatet och begränsningarna för del B i ett förslag, kunde klaganden därför inte hävda att tillräcklig och tydlig information inte hade gjorts tillgänglig.

När ett förslag förpackades genomfördes dessutom en validering. Om fel registrerades stoppades inlämningen och varningar dök upp. Under försöken att ladda upp sitt förslag fick klaganden många gånger följande felmeddelande om del B i sitt förslag: "Ogiltigt tecken " " för filnamn. Filnamnet får endast innehålla tecken: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' och '_'". EPSS funktion kontrollerades och vid den tidpunkt då klaganden försökte lämna in sitt förslag konstaterades inga tekniska eller andra problem som tydde på att varningarna och andra åtgärder som rörde det normala inlämnandet av förslag inte fungerade. Kommissionen kunde inte hållas ansvarig för de svårigheter som klaganden stött på vid uppladdningen av del B, eftersom explicit information om del B-formatet hade lämnats och varningssystemet fungerade korrekt.

Kommissionens bristande flexibilitet när det gäller att beakta den problematiska inlagan

Kommissionen har tydliga, öppna och strikta regler som den måste tillämpa på samma sätt för alla sökande:

i) Enligt punkt 6 i förslagsinfordran skall "[p]roposalerna för indirekta FoTU-åtgärder vara kommissionen tillhanda senast den sista ansökningsdagen och vid den tidpunkt som anges i den berörda förslagsinfordran. Förslag till indirekta FoTU-åtgärder som inkommer efter detta datum och denna tidpunkt kommer inte att beaktas."

ii) På sidan 4 i vägledningen för sökande angavs följande: ”Alla tidsfrister är absolut fasta och tillämpas strikt. Förslagen måste ha inkommit före eller inom den tidsfrist som anges i förslagsinfordran. De sökande påminns om att det är deras eget ansvar att se till att deras förslag lämnas in i tid. Förslag som kommer in till kommissionen efter tidsfristens utgång kan inte komma i fråga för utvärdering. Inga förmildrande omständigheter kommer att beaktas.”

iii) I punkt III.4 i vägledningen för sökande föreskrevs att ”[e]lektroniskt inlämnade förslag måste lämnas in till EPSS-systemet före tidsfristen för ansökningsomgången, då tillgången till EPSS för denna ansökningsomgång kommer att avslutas”.

Kommissionen påminde upprepade gånger de potentiella förslagsställarna om att det låg i deras intresse att inte börja lämna in förslag i sista stund. Både på sidan 4 och i punkt III.4 i vägledningen för sökande påmindes de sökande om att det var deras eget ansvar att se till att deras förslag lämnades in i tid. De sökande påmindes också om att "[o]m [de] väntar för nära slutet av ansökningsomgången för att börja ladda upp ert förslag, är sannolikheten stor att [de] inte kommer att kunna lämna in det i tid". Dessutom informerades de sökande i ETP:s användarhandledning om att de kunde skapa och lämna in ett förslag så många gånger de ville, före tidsfristens utgång. Enligt punkt III.3 i vägledningen för sökande kan "[e]rror som upptäckts i förslag som lämnats in av EPSS (...) rättas genom att helt enkelt lämna in en korrigerad version. Så länge ansökningsomgången inte är avslutad kommer den nya inlämningen att skriva över den tidigare". I punkt V föreskrevs dessutom följande:

"[i]t [rekommenderades] starkt att lämna in en första version av ett förslag i god tid före tidsfristen (dvs. minst flera dagar före) och sedan fortsätta att förbättra den med regelbundna nya inlämningar, så att det i händelse av tekniska eller andra problem nära tidsfristen finns en giltig version som redan lämnats in."

Följaktligen informerades de sökande om möjligheten att lämna in ett förslag flera gånger och i god tid före tidsfristen för att få tid att lösa eventuella problem. Dessutom inrättades ett antal hjälpcentraler, särskilt EPSS Help Desk, som stod till förfogande för sökande med tekniska svårigheter. Trots att klaganden var medveten om att det uppstod problem med del B-filnamnet och att de på varandra följande försöken att ladda upp inte lyckades kontaktade klaganden inte EPSS Help Desk förrän kl. 16.50. Klaganden hade försatt sig i en situation som inte gjorde det möjligt för den att snabbt åtgärda eventuella svårigheter som kunde ha uppstått under inlämnandet av dess förslag så nära tidsfristen.

Urvalet och den eventuella finansieringen av ett förslag som inte skulle vara stödberättigat enligt de egna reglerna kunde inte motiveras. Kommissionen kunde inte heller motivera ett undantag för detta förslag, medan den i andra fall alltid hade tillämpat reglerna för stödberättigande med samma stränghet. Kommissionen hade dock gett råd och stöd till sökande för att förhindra att tekniska svårigheter uppstod eller för att lösa dem. I händelse av svårigheter som leder till klagomål ägnar kommissionens avdelningar största möjliga uppmärksamhet åt varje enskilt fall för att avgöra om institutionen kan bära något ansvar för det problem som en sökande stöter på.

Slutsatser

Klaganden hade vederbörligen informerats om reglerna och tidsfristerna för inlämning. Det stod klart att det var den klagandes eget ansvar att se till att ett fullständigt förslag lämnades in korrekt och i tid. Kommissionen hade tillhandahållit råd och tjänster som normalt skulle ha gjort det möjligt för klaganden att lösa svårigheterna i tid om den hade följt råden. Kommissionen kunde inte tillskrivas något fel på grund av klagandens underlåtenhet att följa instruktionerna i varje steg av inlagan. Eftersom EPSS inte fungerade som det skulle, och med tanke på kravet att alla förslag skulle behandlas lika, kunde kommissionen inte godta att förslaget lämnades in via e-post efter tidsfristens utgång.

Inlämnandet av klagandens förslag granskades med största uppmärksamhet. Berättigandekommitténs slutsats var att den inte godtog klagandens begäran om att godta dess förslag. Denna slutsats baserades på en detaljerad analys av ärendet, den information som lämnades i inbjudan att lämna förslag och i tillhörande dokument samt behandlingen av liknande fall under liknande omständigheter. Kommissionens beslut fattades därför i enlighet med gällande regler och förfaranden för inlämnande av förslag. Mot bakgrund av kommissionens tillämpning av principen om likabehandling av sökande kunde den inte bevilja förmånsbehandling eller ett särskilt undantag när det gäller inlämnandet av förslaget via e-post.

Av de 357 sökande som lämnade in ett förslag inom ramen för denna inbjudan att lämna förslag var det bara 1 % som inte lyckades lämna in sitt förslag i tid. Därför kunde det inte rimligen hävdas att kommissionen skulle ha inlett en komplicerad eller "användarovänlig" process, vilket skulle göra det svårt för små och medelstora företag med begränsade möjligheter att lämna in ett förslag.

Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens yttrande.

Beslutet

1 Påstått felaktigt avslag på den klagandes förslag inom ramen för sjätte ramprogrammets
ansökningsomgång

1.1 Den klagande ville delta i den sista ansökningsomgången för sjätte ramprogrammet för små och medelstora företag, FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 (10) ("ansökningsomgången"). I inbjudan att lämna förslag föreskrevs att förslagen måste ha omfattat del A och del B. Förslagen kunde utarbetas antingen offline eller online och lämnas in online . Sista ansökningsdag var den 9 november 2005. Enligt klaganden använde den det elektroniska systemet för inlämning av förslag (EPSS)(11) för att lämna in sitt förslag, men upplevde ett problem när den försökte lägga till en nödvändig handling i inlämningen och fick flera felmeddelanden, varav inget förklarade vad det faktiska problemet var. Klaganden uppgav att den hade lyckats få denna information i sista stund från EPSS Help Desk och hade försökt ladda upp den slutliga filen. Klaganden missade dock tidsfristen med fem minuter och kunde inte utnyttja möjligheten att lämna in sitt förslag och delta i ansökningsomgången.

Klaganden hävdade att kommissionen felaktigt hade avvisat dess förslag inom ramen för ansökningsomgången FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7 för små och medelstora företag. Klaganden hävdade särskilt att i) instruktionen att ta bort avståndet i titeln på förslagsakten, som var orsaken till förseningen med att lämna in förslaget, inte hade dykt upp i felmeddelandet när filen sparades i EPSS, och ii) kommissionen inte borde ha varit så stelbent när den beslutade om förslagens tillåtlighet när förslagsställaren hade haft verkliga problem med att ladda upp filer som de här berörda.

1.2 När det gäller argumentet i punkt i) ovan påpekade kommissionen i sitt yttrande att ansökningsomgången inleddes den 8 juli 2005 och avslutades den 9 november 2005 kl. 17.00 (lokal tid i Bryssel). I enlighet med punkt 4 i inbjudan att lämna förslag tillhandahöll kommissionen vägledningar för sökande som innehöll information om utarbetandet och inlämnandet av ett förslag (12). Detta "informationspaket" bestod av fyra dokument, bland annat Vägledning för sökande för särskilda riktade forskningsprojekt FP6-2005-LifeSciHealth-7 (13) ("Vägledning för sökande"). Såsom anges i punkt 5 i ansökningsomgången och i punkt III i vägledningen för sökande kan ”förslag till indirekta FoTU-åtgärder [] utarbetas offline eller online och lämnas in online” via EPSS, som fanns tillgängligt på Cordis webbplats. Sökande som utarbetade sina förslag offline var tvungna att följa instruktionerna i användarhandboken för det elektroniska förslagsverktyget offline (nedan kallad användarhandboken för EPT)(14), där denna process beskrivs steg för steg. Det angavs tydligt på sidan 15 i EPT-användarhandboken att filnamnet ”del B” inte får innehålla några specialtecken eller mellanslag. Den [kunde] endast innehålla latinska bokstäver (a-z), siffror (0-9), understrecket (_), bindestrecket (-) och punkttecknet (.). "När ett förslag förpackades gjordes dessutom en validering. Om fel registrerades stoppades inlämningen och varningar dök upp. Under försöken att ladda upp sitt förslag fick klaganden många gånger följande felmeddelande om del B i sitt förslag: "Ogiltigt tecken " " för filnamn. Filnamnet får endast innehålla tecken: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' och '_'". EPSS funktion kontrollerades och inga tekniska eller andra problem identifierades vid den tidpunkt då klaganden försökte lämna in sitt förslag som skulle tyda på att varningarna och andra åtgärder som rör det normala inlämnandet av förslag inte fungerade.

När det gäller argumentet i punkt ii ovan uppgav kommissionen i sitt yttrande att de sökande vederbörligen hade informerats om reglerna och tidsfristerna för inlämning (15). Kommissionen påminde upprepade gånger potentiella sökande om att det låg i deras intresse att inte börja lämna in förslag i sista stund (16). Dessutom informerades de sökande i ETP:s användarhandledning om möjligheten att lämna in ett förslag flera gånger och i god tid före tidsfristen för att få tid att lösa eventuella problem (17). Kommissionen hade tillhandahållit råd och tjänster som normalt skulle ha gjort det möjligt för en förslagsställare att lösa svårigheterna i tid, om den hade följt råden . Dessutom inrättades ett antal hjälpcentraler, särskilt EPSS Help Desk, som stod till förfogande för sökande med tekniska svårigheter. Enligt EPSS logghistorik började klaganden skapa del A i sitt förslag den 7 november 2005. Den 8 november 2005 fanns det inget register över klagandens försök att ansluta sig till EPSS. Den 9 november 2005 kl. 16.21.52 lokal tid i Bryssel loggade klaganden in, men lyckades inte förpacka förslagsfilen och fick flera på varandra följande felmeddelanden som förklarade vad problemet var. Klaganden ringde EPSS Help Desk kl. 16.50 lokal tid i Bryssel när han informerades om att utrymmet mellan "Del" och "B" skulle tas bort. Efter det att klaganden bytt namn till del B lades den till i förslagspaketet. Men när det försökte ladda upp filen, anslutningen timed-out. Klaganden loggade in igen kl. 17.09.06 lokal tid i Bryssel. Vid den tidpunkten hade ansökningsomgången dock avslutats och det var inte längre möjligt att ladda upp del B.

Trots att klaganden var medveten om att det uppstod problem med del B-filnamnet och att de på varandra följande försöken att ladda upp inte lyckades kontaktade klaganden inte EPSS Help Desk förrän kl. 16.50. Klaganden försatte sig således i en situation som inte gjorde det möjligt för den att snabbt åtgärda eventuella svårigheter som kunde ha uppstått under inlämnandet av dess förslag så nära tidsfristen. Kommissionen kunde följaktligen inte motivera att den godtog ett förslag som inte skulle vara stödberättigat enligt dess egna regler. Det kunde inte heller motivera ett undantag för detta förslag, medan det i andra fall alltid har tillämpat reglerna för stödberättigande med samma stränghet.

1.3 Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens yttrande.

1.4 Ombudsmannen vill först erinra om den allmänna principen om likabehandling av bidragssökande (18). Denna princip innebär i) att alla sökande är lika skyldiga att utarbeta och lämna in sina förslag (19), ii) att kriterierna för tillåtlighet ska tillämpas objektivt och enhetligt på alla sökande (20), och iii) en skyldighet till öppenhet (21), vilket bland annat innebär att de kriterier för tillåtlighet och tilldelning som anges i en ansökningsomgång eller i en handling som ansökningsomgången hänvisar till måste vara formulerade på ett sådant sätt att alla rimligt välinformerade och normalt omsorgsfulla sökande kan tolka dem på samma sätt (22). I detta sammanhang är det särskilt viktigt med bestämmelser i ansökningsomgången eller i ett dokument som ansökningsomgången hänvisar till och gör offentligt tillgängligt för potentiella sökande om när och hur förslagen ska lämnas in. Sådana bestämmelser påverkar utarbetandet och formuleringen av förslagen och är av väsentlig betydelse för det betydande gemenskapsintresset av att ge de sökande möjlighet att konkurrera på lika villkor. När den upphandlande myndigheten granskar de förslag som lämnats in till den ska följaktligen vederbörlig hänsyn tas till innehållet i sådana bestämmelser, åtminstone i den mån deras innehåll, eller deras tillämpning under särskilda omständigheter, inte strider mot överordnade rättsregler eller principer om god förvaltningssed.

1.5 När det gäller det aktuella ärendet noterar ombudsmannen att det i punkt 6 i inbjudan att lämna förslag föreskrevs att "[p]roposalerna (...) måste nå kommissionen senast den sista ansökningsdagen och vid den tidpunkt som anges i den berörda inbjudan att lämna förslag. Förslag till indirekta FoTU-åtgärder som inkommer efter detta datum och klockslag kommer inte att beaktas.” Enligt punkt 6 i bilaga 2 till inbjudan att lämna förslag var sista ansökningsdag den 9 november 2005 kl. 17.00 (lokal tid i Bryssel).

Ombudsmannen noterar också att kommissionen, i enlighet med punkt 4 i inbjudan att lämna förslag (23), gav potentiella sökande tillgång till vägledningen för sökande och användarhandledningen för EPT, som innehöll detaljerad, stegvis information om hur man lämnar in ett förslag. I vägledningen för sökande angavs följande:

"[c]alla tidsfrister är absolut fasta och tillämpas strikt. (...) De sökande påminns om att det är deras eget ansvar att se till att deras förslag lämnas in i tid. Förslag som kommer in till kommissionen efter tidsfristens utgång kan inte komma i fråga för utvärdering. Inga förmildrande omständigheter kommer att beaktas.”

I punkt III.4 i handledningen föreskrevs också att ”[e]lektroniskt inlämnade förslag måste lämnas in till EPSS-systemet före tidsfristen för ansökningsomgången, då tillgången till EPSS för denna ansökningsomgång kommer att avslutas”. Slutligen noterar ombudsmannen att EPT:s användarhandledning bestod av 25 sidor som på ett tydligt och systematiskt sätt beskriver de relevanta steg som ska följas när ett förslag lämnas in. I synnerhet innehöll innehållsförteckningen, under rubriken "PROPOSAL EDITOR", ett avsnitt med titeln "DEL B" där det tydligt angavs att "[d]et filnamn som anges i del B bör inte innehålla några särskilda tecken eller mellanslag. Den kan bara innehålla latinska bokstäver (a-z), siffror (0-9), understrecket (_), bindestrecket (-) och punkttecknet (.).

1.6 När det gäller klagandens argument under punkt i) ovan, att behovet av att ta bort avståndet i titeln på förslagsfilen inte fanns med i felmeddelandet när filen sparades i EPSS, påpekar ombudsmannen för det första att det i det relevanta avsnittet i EPT:s användarhandledning tydligt angavs att "del B-filnamnet inte bör innehålla några särskilda tecken eller mellanslag"(min kursivering) och att de tillåtna tecknen anges. Ombudsmannen noterar dessutom, såsom anges i kommissionens yttrande över detta klagomål, att EPSS valideringssystem, för vilket inga funktionsproblem rapporterades för den period då klaganden försökte lämna in förslaget, upprepade gånger skickade följande meddelande till klaganden som svar på hans misslyckade försök att ladda upp del B i sitt förslag: "Ogiltigt tecken " " för filnamn. Filnamnet får endast innehålla tecken: a-z, A-Z, 0-9, '.', '-' och '_'" . Klaganden har inte framfört några synpunkter som ifrågasätter den faktiska riktigheten i ovanstående uttalande. Ombudsmannen anser att det ovannämnda budskapet har varit mycket tydligt, särskilt mot bakgrund av den information som tidigare lämnats i vägledningen för sökande. Ombudsmannen noterar också att kommissionen inrättade en helpdesk, som när den väl hade kontaktats av klaganden gav den råd om hur problemet skulle lösas, men att klaganden kontaktade EPSS helpdesk endast tio minuter innan tidsfristen för inlämnande av förslag skulle löpa ut. Ombudsmannen anser följaktligen att klagandens första argument till stöd för sitt påstående inte kan godtas.

1.7 När det gäller klagandens argument (ii) att kommissionen inte borde ha varit så stelbent när den beslutade om förslagens tillåtlighet när de sökande hade haft verkliga problem med att ladda upp filer, erinrar ombudsmannen om de principer och krav som avses i punkt 1.4 i detta beslut. När kommissionen undersökte förslagens tillåtlighet var den därför tvungen att följa bestämmelserna i ansökningsomgången och de riktlinjer som det hänvisas till i punkt 4 i ansökningsomgången när det gäller tidpunkten och sättet för inlämnande av förslagen. Dessutom har det varken på ett specifikt sätt hävdats eller visats att innehållet i dessa bestämmelser, eller deras tillämpning under de särskilda omständigheterna, strider mot överordnade rättsliga regler eller principer om god förvaltning. Av dessa skäl kan klagandens argument inte godtas.

1.8 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klagandens påstående att kommissionen felaktigt hade avvisat dess förslag inte har styrkts.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökning i detta ärende förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer att underrättas om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets och rådets beslut nr 1513/2002/EG av den 27 juni 2002 om sjätte ramprogrammet för Europeiska gemenskapens verksamhet inom området forskning, teknisk utveckling och demonstration med syfte att främja inrättandet av det europeiska området för forskningsverksamhet samt innovation (2002–2006) (EGT L 232, 2002, s. 1).

(2) Ansökningsomgångar för indirekta FoTU-åtgärder inom det särskilda programmet för forskning, teknisk utveckling och demonstration: Integrering och förstärkning av det europeiska området för forskningsverksamhet – Tematiskt prioriterat område Biovetenskap, genomik och bioteknik för hälsa (EUT C 168, 2005, s. 54).

(3) EPSS är ett system som kommissionen tillhandahåller för elektronisk förberedelse och inlämning av förslag inom sjätte ramprogrammet (källa: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(4) Vägledningen för sökande finns på följande webbplats på domänen Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth – under ”Calls”/” FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7”.

(5) Ansökan finns på Cordis webbplats (http://www.cordis.lu/fp6).

(6) Användarhandboken för det elektroniska förslagsverktyget offline finns på Cordis webbplats.

(7) När det gäller en offline-förberedelse kunde EPSS inte följa förslaget steg för steg på samma sätt som vid en online-förberedelse. Detta berodde på att programmet kördes på användarens lokala hårdvara utan behov av online-anslutning. I det aktuella fallet kunde EPSS helpdesk endast spåra den onlineinlämningsfas som registrerats i förslagets EPSS-logghistorik.

(8) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2321/2002 av den 16 december 2002 om regler för företags, forskningscentrums och universitets deltagande i, samt om regler för spridning av forskningsresultat för, genomförandet av Europeiska gemenskapens sjätte ramprogram (2002–2006) (EGT L 355, 2002, s. 23).

(9) I inbjudan angavs kommissionens postadress (Europeiska kommissionen, sjätte ramprogrammets informationstjänst, generaldirektoratet för forskning, B-1049 Bryssel) och Cordis internetadress (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm).

(10) Ansökningsomgångar för indirekta FoTU-åtgärder inom det särskilda programmet för forskning, teknisk utveckling och demonstration: Integrering och förstärkning av det europeiska området för forskningsverksamhet – Tematiskt prioriterat område Biovetenskap, genomik och bioteknik för hälsa (EUT C 168, 2005, s. 54).

(11) EPSS är ett system som kommissionen tillhandahåller för elektronisk förberedelse och inlämning av förslag inom sjätte ramprogrammet (källa: http://cordis.europa.eu/fp6/stepbystep/electronics.htm).

(12) I samma punkt nämndes också att handledningarna och annan information om ansökningsomgången kunde erhållas från kommissionen antingen per post eller via Cordis webbplats. I inbjudan angavs kommissionens postadress (Europeiska kommissionen, FP6 Information Desk, Generaldirektoratet för forskning, B-1049 Bryssel) och Cordis webbadress (http://fp6.cordis.lu/lifescihealth/calls.cfm).

(13) Vägledningen för sökande finns på följande webbplats på domänen Europa: http://cordis.europa.eu/lifescihealth – under ”Calls”/” FP6-2005-LIFESCIHEALTH-7”.

(14) Användarhandboken för det elektroniska förslagsverktyget offline fanns tillgänglig på Cordis webbplats.

(15) I punkt 6 i inbjudan att lämna förslag föreskrevs att "[p]roposalerna (...) måste ha inkommit till kommissionen senast den sista ansökningsdagen och vid den tidpunkt som anges i den berörda ansökningsomgången. Förslag till indirekta FoTU-åtgärder som inkommer efter detta datum och denna tidpunkt kommer inte att beaktas.

"[c]alla tidsfrister är absolut fasta och tillämpas strikt. Förslagen måste ha inkommit före eller inom den tidsfrist som anges i förslagsinfordran. De sökande påminns om att det är deras eget ansvar att se till att deras förslag lämnas in i tid. Förslag som kommer in till kommissionen efter tidsfristens utgång kan inte komma i fråga för utvärdering. Inga förmildrande omständigheter kommer att beaktas.”

I punkt III.4 i vägledningen för sökande föreskrevs att ”[e]lektroniskt inlämnade förslag måste lämnas in till EPSS-systemet före tidsfristen för ansökningsomgången, då tillgången till EPSS för denna ansökningsomgång kommer att avslutas”.

(16) Både på sidan 4 och i punkt III.4 i vägledningen för sökande påmindes de sökande om att det var deras eget ansvar att se till att deras förslag lämnades in i tid. De sökande påmindes också om att "[o]m [de] väntar för nära slutet av ansökningsomgången för att börja ladda upp [deras] förslag, är sannolikheten stor att [de] inte kommer att kunna lämna in sitt förslag i tid".

(17) I punkt III.3 i vägledningen för sökande anges att "[e]rror som upptäckts i förslag som lämnats in av EPSS (...) kan rättas genom att helt enkelt lämna in en korrigerad version. Så länge ansökningsomgången inte är avslutad kommer den nya inlämningen att skriva över den tidigare". I punkt V föreskrevs dessutom följande:

"[i]t [rekommenderades] starkt att lämna in en första version av ett förslag i god tid före tidsfristen (dvs. minst flera dagar före) och sedan fortsätta att förbättra den med regelbundna nya inlämningar, så att det i händelse av tekniska eller andra problem nära tidsfristen finns en giltig version som redan lämnats in."

(18) Artikel 109 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, s. 1): "1. Tilldelningen av bidrag skall ske i enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling.” Se även dom av den 6 mars 2003 i mål C-57/01, Makedoniki Metro och Mikhaniki (REG 2003, s. I-1091), punkt 69 (om anbudsförfaranden).

(19) Se mål T-19/95, Adia Interim mot kommissionen, REG 1996, s. II-321, punkt 47 (om anbudsförfaranden).

(20) Se mål C-448/01, Evn och Wienstrom, REG 2003, s. I-14527, punkt 48 (om tilldelningskriterier i anbudsförfaranden).

(21) Domen i det ovannämnda målet Evn och Wienstrom, punkt 48.

(22) Se dom av den 11 juli 2001 i mål C-19/00, SIAC Construction (REG 2001, s. I-7725), punkt 42 (om anbudsförfaranden).

(23) I punkt 4 i inbjudan att lämna förslag anges följande: "Kommissionen skall ge de sökande tillgång till riktlinjer för ansökningsomgångar som innehåller information om utarbetande och inlämnande av förslag till indirekta FoTU-åtgärder. Kommissionen tillhandahåller också riktlinjer för utvärdering och urval av förslag (...).”