Strasbourg den 21 december 2006

Bäste Z.,

Den 20 augusti 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Europeiska kommissionens hantering av ditt förslag som registrerats med referensnummer 518498-1.

Den 2 september 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 19 december 2005. Jag översände den till Er den 20 december 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 12 januari 2006.

Den 20 april 2006 bad jag kommissionen om ytterligare upplysningar i detta ärende och bad om ett svar senast den 31 maj 2006. I avsaknad av svar skickade jag den 11 juli 2006 en påminnelse till kommissionen. Den 28 juli 2006 meddelade kommissionen mig att dess svar skulle skickas så snart som möjligt.

Kommissionen skickade sitt svar (av den 5 juli 2006) den 28 juli 2006. Jag översände den till er den 23 augusti 2006 för synpunkter, som jag mottog den 25 september 2006.

Den 26 september, den 4 oktober, den 6 oktober, den 20 november och den 21 november 2006 översände du ytterligare upplysningar om ditt klagomål till mig.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den klagande, en tysk forskare, är samordnare av ett förslag till finansiering som lämnades in till kommissionen inom ramen för ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 (en tematisk ansökningsomgång på nanoteknikområdet). Förslaget hade titeln "AID (Variable transdermal drug delivery in vivo)".

Den aktuella ansökningsomgången hade offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning (EUT C 304, 2004, s. 18). I punkt 5 i inbjudan att lämna förslag föreskrevs följande: "Förslag till indirekta FoTU-åtgärder inbjuds endast att lämnas in som ett elektroniskt förslag via det webbaserade elektroniska systemet för inlämning av förslag (EPSS). I undantagsfall kan dock en samordnare begära tillstånd från kommissionen att lämna in förslag i pappersform innan tidsfristen för ansökningsomgången löper ut. (...)". Sista ansökningsdag var den 17 mars 2005.

Enligt den klagande lämnade han in två förslag. Den första av dessa skickades via EPPS och registrerades av kommissionen med referensnummer 026415. Detta förslag avvisades därefter av kommissionen. Den 15 mars 2005 skickade klaganden ett annat förslag till kommissionen med budfirma. Detta förslag registrerades av kommissionen med referensnummer 518498-1. Ett mottagningsbevis skickades till den klagande samma dag. Enligt klaganden skiljer sig detta förslag från det som skickades via EPSS när det gäller både ämne och tillämpningsområde.

Eftersom klaganden inte hade fått någon ytterligare information vände han sig till den ansvariga personen vid kommissionen, F. I sitt svar, som verkar ha skickats i juli 2005, informerade F klaganden om att den pappersversion av förslaget som han lämnat in inte hade varit berättigad till stöd i denna förslagsinfordran och att endast e-versioner hade utvärderats. F. förklarade vidare att det förslag som hade mottagits från klaganden via EPSS (referens 026415) hade utvärderats och att kommissionen genom en skrivelse av den 25 april 2005 hade informerat klaganden om de (negativa) resultaten av denna utvärdering.

Klaganden invände mot detta beslut och förlitade sig på information som offentliggjorts på Europeiska kommissionens webbplats SME TechWeb (http://sme.cordis.lu). Följande information lämnas i ett dokument under rubriken ”Stöd till små och medelstora företag i sjätte ramprogrammet” (http://sme.cordis.lu/idea/1background.cfm):

”Sökande kan utarbeta och lämna in sitt förslag på något av följande fyra sätt:

• Förberedelse och inlämning online med hjälp av det elektroniska systemet för förslag och inlämning (EPSS).
• Förberedelse offline med samma verktyg som EPSS, följt av inlämning online via EPSS.
• Förberedelse offline med samma verktyg som EPSS, följt av inlämning på cd-rom eller diskett.
• På papper (med hjälp av blockhuvuden).

EPSS har många fördelar – det går snabbare, det säkerställer att ansökan kommer in i tid och det är möjligt att se över ansökan fram till sista ansökningsdag.”

I F:s frånvaro bekräftade T., en tjänsteman vid kommissionen, den 8 augusti 2005 att den klagandes förslag inte var godtagbart eftersom det inte hade respekterat reglerna för inlämning. T bifogade en kopia av motsvarande avsnitt i inbjudan att lämna förslag (punkt 5).

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen hade gett honom felaktig information och att kommissionen felaktigt hade vägrat att utvärdera hans förslag.

Klaganden hävdade att förslaget skulle finansieras utan utvärdering och att skadestånd skulle betalas.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Enligt ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 skulle förslagen lämnas in i två steg. Förslag som hade uppnått de minimitrösklar som krävs i den första etappen (12 av 15 poäng) skulle behållas för den andra etappen ("go"-förslag). Samordnare av "go"-förslag skulle uppmanas att lämna in ett fullständigt förslag, som sedan skulle utvärderas mot hela uppsättningen utvärderingskriterier.

I punkt 5 i inbjudan att lämna förslag anges följande regler för inlämning av förslag: "Förslag till indirekta FoTU-åtgärder inbjuds endast att lämnas in som ett elektroniskt förslag via det webbaserade elektroniska systemet för inlämning av förslag (EPSS). I undantagsfall kan dock en samordnare begära tillstånd från kommissionen att lämna in förslag i pappersform innan tidsfristen för ansökningsomgången löper ut. (...) Begäran måste åtföljas av en förklaring till varför undantaget begärs. Sökande som vill lämna in ansökningar på papper ansvarar för att ansökningarna om undantag och de därmed sammanhängande förfarandena slutförs i så god tid att tidsfristen för ansökningsomgången kan hållas.”

Klaganden lämnade in ett förslag i första steget (akronymen ”AID”) inom ramen för ovannämnda ansökningsomgång. Han lämnade in sitt förslag elektroniskt (förslag nr 026415) och på papper (förslag nr 518498-1).

Förslag nr 026415 var stödberättigande och utvärderades i enlighet med kommissionens regler. Poängen från de fem oberoende utvärderarna var 0,5 poäng. Eftersom endast sökande som hade lämnat in förslag med poäng på minst 12 av 15 poäng uppmanades att lämna in ett fullständigt förslag begärdes därför ingen utvärdering i andra steget. Klaganden underrättades om detta genom en skrivelse av den 25 april 2005.

Förslag nr 518498-1 var inte stödberättigande eftersom kommissionen inte hade begärt och beviljat något tillstånd för inlämning av en pappersversion, vilket krävdes enligt förslagsinfordran.

Det fanns ingen anledning att godta klagandens begäran om en utvärdering av den pappersbaserade versionen av förslaget, eftersom klaganden inte hade följt de tydligt angivna bestämmelserna i förslagsinfordran. För att följa principen om icke-diskriminering var kommissionen tvungen att tillämpa de regler som angavs i inbjudan att lämna förslag på alla sökande.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om ytterligare upplysningar

Den 20 april 2006 begärde ombudsmannen därför att kommissionen skulle lämna följande information:

I sitt klagomål till ombudsmannen och i sin tidigare korrespondens med kommissionen hänvisade klaganden till ett dokument under rubriken ”Stöd till små och medelstora företag inom sjätte ramprogrammet” som finns tillgängligt online (http://sme.cordis.lu/idea/1background.cfm). Enligt detta dokument kan sökande använda en av fyra metoder för att lämna in ansökningar. Dessa metoder omfattar både inlämning via EPSS och inlämning av en papperskopia. Ombudsmannen noterar vidare att om man går in på den webbplats som inbjudan att lämna förslag hänvisade till (http://www.cordis.lu/fp6) förs läsaren till ett dokument (”Förbered + lämna in ett förslag – EPSS”) där det anges att elektroniskt utarbetande och inlämning av förslag online är den ”rekommenderade” metoden i sjätte ramprogrammet. Kan kommissionen kommentera dessa dokument och förklara varför den ändå anser att klagandens påstående att han fått felaktiga uppgifter från kommissionen är ogrundat ?

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Dokumentet under rubriken "Stöd till små och medelstora företag i sjätte ramprogrammet" är ett allmänt dokument som hänvisar till ansökningsomgångar för de sju prioriteringarna. Därför nämns de befintliga möjligheterna att lämna in förslag utan att gå in på alla detaljer och villkor som är specifika för varje ansökningsomgång.

Som vägledning leder den sida som publicerats för ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 läsaren till ett informationspaket. En komplett "Guide for Proposers" ingår i detta informationspaket. Titelsidan i denna handledning anger tydligt "Endast elektronisk inlämning".

Det bör noteras att sidan "Förbereda + lämna in ett förslag - EPSS" på Cordis webbplats inte är specifik för någon ansökningsomgång. Detta är en allmän informationssida med information om användningen av det elektroniska verktyget för att lämna in förslag.

I avsnitt 3.4 ("Inlämnande av förslag") i "Riktlinjer för utvärdering och urval av förslag", som också finns på Cordis webbplats, anges dock att "kommissionen förbehåller sig rätten att begränsa inlämnandet av förslag för särskilda ansökningsomgångar till endast elektroniska förslag". När det gäller denna förslagsinfordran hade denna begränsning tydligt angetts i punkt 5 i denna.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Enligt klaganden uteslöt inte uppgiften ”Endast elektronisk inlämning” möjligheten att lämna in ett förslag på papper. De relevanta orden innebar endast att bestämmelserna i denna särskilda "vägledning" måste tillämpas när elektronisk inlämning valdes. Kommissionen hade grundat sig på ordalydelsen i offentliggörandet på sidan 18 i Europeiska unionens officiella tidning C 304 av den 8 december 2004, som avsåg indirekta FoTU-åtgärder. Enligt klaganden var detta dock inte meningsfullt, eftersom hans projekt hade varit ett integrerat projekt och inte en indirekt FoTU-åtgärd.

Beslutet

1 När det gäller påståendet att kommissionen lämnade oriktiga uppgifter och felaktigt vägrade att utvärdera klagandens förslag

1.1 Den klagande, en tysk forskare, är samordnare av ett förslag till finansiering som lämnades in till kommissionen inom ramen för ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 (1). I punkt 5 i inbjudan att lämna förslag föreskrevs följande: "Förslag till indirekta FoTU-åtgärder inbjuds endast att lämnas in som ett elektroniskt förslag via det webbaserade elektroniska systemet för inlämning av förslag (EPSS). I undantagsfall kan dock en samordnare begära tillstånd från kommissionen att lämna in förslag i pappersform innan tidsfristen för ansökningsomgången löper ut. (...)". Sista ansökningsdag var den 17 mars 2005.

Enligt den klagande lämnade han in två förslag. Den första av dessa skickades via EPPS och registrerades av kommissionen med referensnummer 026415. Detta förslag avvisades senare av kommissionen med motiveringen att det inte överskred de minimitrösklar som måste behållas. Den andra skickades med bud och registrerades av kommissionen med referensnummer 518498-1. Detta förslag avslogs med motiveringen att det inte var stödberättigat.

1.2 I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen hade gett honom felaktig information och att kommissionen felaktigt hade vägrat att utvärdera hans förslag. Till stöd för sitt påstående förlitade sig klaganden på information som offentliggjorts på kommissionens relevanta webbplats, enligt vilken förslag kunde lämnas in med hjälp av en av fyra metoder, inbegripet inlämning av en papperskopia, och att inlämning via EPSS var den "rekommenderade" metoden.

1.3 I sitt yttrande noterade kommissionen att klaganden hade lämnat in sitt förslag via EPSS (förslag nr 026415) och på papper (förslag nr 518498-1). Kommissionen förklarade att eftersom klaganden inte hade begärt förhandstillstånd för att lämna in en pappersversion, utvärderades inte den versionen av förslaget. Den elektroniska versionen utvärderades, men fick inte tillräckligt många poäng för att kunna behållas.

1.4 I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål.

1.5 Den 20 april 2006 bad ombudsmannen kommissionen att ta upp relevansen av den information som offentliggjorts på ombudsmannens webbplats och som klaganden hade hänvisat till.

1.6 I sitt svar hävdade kommissionen att de handlingar som klaganden hade hänvisat till var handlingar som innehöll allmän information om de befintliga möjligheterna att lämna in förslag utan att gå in på alla detaljer och villkor som var specifika för varje ansökningsomgång. Kommissionen förklarade att det i avsnitt 3.4 ("Inlämnande av förslag") i "Riktlinjer för utvärdering och urval av förslag", som också fanns på kommissionens webbplats, föreskrivs att "kommissionen förbehåller sig rätten att begränsa inlämnandet av förslag för särskilda ansökningsomgångar till endast elektroniska förslag". Kommissionen tillade att denna begränsning tydligt hade angetts i punkt 5 i denna förslagsinfordran. Kommissionen lämnade också in en kopia av vägledningen för sökande om ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4. Kommissionen påpekade att titeln på denna handledning tydligt angav "Endast elektronisk inlämning".

1.7 I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Enligt klaganden uteslöt inte uppgiften ”Endast elektronisk inlämning” möjligheten att lämna in ett förslag på papper. De relevanta orden innebar endast att bestämmelserna i denna särskilda "vägledning" måste tillämpas när elektronisk inlämning valdes. Klaganden hävdade vidare att kommissionens hänvisning till ordalydelsen i offentliggörandet på sidan 18 i Europeiska unionens officiella tidning C 304 av den 8 december 2004, som gällde indirekta FoTU-åtgärder, inte var meningsfull, eftersom hans projekt hade varit ett integrerat projekt och inte en indirekt FoTU-åtgärd.

1.8 Ombudsmannen anser att det redan från början är lämpligt att betona att denna undersökning gäller kommissionens hantering av det förslag som överlämnades till kommissionen i pappersversion (förslag nr 518498-1). Kommissionens bedömning av det förslag som lämnades in via EPSS (förslag nr 026415) omfattas därför inte av detta beslut. Den klagande har rätt att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen i denna fråga, om han anser att kommissionens hantering av detta förslag innebar administrativa missförhållanden.

1.9 Ombudsmannen noterar att de särskilda bestämmelserna i detta ärende anges i förslagsinfordran FP6-2004-NMP-NI-4 som offentliggjordes på sidan 18 i Europeiska unionens officiella tidning C 304 av den 8 december 2004. I sina synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare upplysningar tycks klaganden antyda att denna text inte är relevant för det aktuella fallet. Klaganden har dock inte lämnat någon övertygande förklaring till denna uppfattning. Tillsammans med sitt klagomål lämnade klaganden in en kopia av det mottagningsbevis som han hade mottagit när det gäller förslag nr 518498-1. I denna skrivelse noteras att förslaget lades fram inom ramen för ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4. Eftersom de särskilda villkoren för denna ansökningsomgång, såsom förklaras ovan, anges i den text som offentliggjordes på sidan 18 i Europeiska unionens officiella tidning C 304 av den 8 december 2004, kan ombudsmannen inte se varför denna text inte skulle vara relevant för detta ärende. Ombudsmannen noterar att klaganden har hävdat att hans projekt var ett integrerat projekt och inte en indirekt FoTU-åtgärd. Både rubriken och punkt 2 i ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 klargör dock att denna ansökningsomgång gällde "indirekta FoTU-åtgärder". Klaganden lämnade in sitt förslag inom ramen för denna ansökningsomgång. Ombudsmannen anser därför att de särskilda regler som anges i denna ansökningsomgång är tillämpliga, oavsett om klagandens förslag gällde en indirekt FoTU-åtgärd eller inte.

1.10 Som kommissionen har påpekat föreskrivs det i punkt 5 i förslagsinfordran FP6-2004-NMP-NI-4 att inlagor endast skulle lämnas in via EPSS. Ombudsmannen noterar vidare att det på titelsidan i "Guide for Proposers" om ansökningsomgången FP6-2004-NMP-NI-4 tydligt anges "Endast elektronisk inlämning". Det är sant att detta inte uteslöt möjligheten att lägga fram ett förslag på papper. I punkt 5 i inbjudan att lämna förslag klargjordes emellertid att inlämning av en papperskopia endast kunde övervägas i undantagsfall och med kommissionens tillstånd. Ombudsmannen noterar att klaganden inte har bestridit kommissionens påstående att han inte hade begärt tillstånd att lämna in förslaget på papper.

1.11 Det stämmer att de två dokument som offentliggjorts på kommissionens relevanta webbplats och som klaganden hänvisade till visar att det finns flera möjligheter att lämna in förslag, bland annat i pappersform. I sitt svar på en begäran om ytterligare information i denna fråga har kommissionen emellertid förklarat att det rör sig om dokument som innehåller allmän information om de befintliga möjligheterna att lämna in förslag utan att gå in på alla detaljer och villkor som är specifika för varje ansökningsomgång. Ombudsmannen anser att denna förklaring är övertygande. Han noterar vidare att de särskilda villkor som gäller för denna inbjudan att lämna förslag anges på sidan 18 i Europeiska unionens officiella tidning C 304 av den 8 december 2004.

1.12 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionens beslut att förkasta det förslag som lades fram i pappersform (förslag nr 518498-1) överensstämde med reglerna för den aktuella ansökningsomgången. Mot bakgrund av de förklaringar som kommissionen lämnat finns det dessutom inga uppgifter som tyder på att felaktig information lämnats till klaganden. Under dessa omständigheter förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden när det gäller de frågor som omfattas av klagandens påstående.

2 När det gäller klagandens påstående

2.1 Klaganden hävdade att hans förslag skulle finansieras utan utvärdering och att skadestånd skulle betalas.

2.2. Mot bakgrund av sina slutsatser om klagandens påstående (se punkt 1.12 ovan) anser ombudsmannen att detta påstående måste underkännas.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) EUT C 304, 2004, s. 18.