Strasbourg den 23 oktober 2006

Bästa X,

Den 30 juni 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på uppdrag av Europeiska institutet för avancerade juridiska studier (IALS) om tre ansökningar som lämnats in av IALS som svar på en inbjudan att lämna förslag inom ramen för Agis 2005.

Den 31 augusti 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 8 december 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 13 januari 2006.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden redogjorde sammanfattningsvis för sin syn på den påtalade frågan på följande sätt:

Klaganden ville klaga på beslutet från generaldirektorat 4, Rättsliga och inrikes frågor, att avslå tre ansökningar om finansiering från Institutet för avancerade juridiska studier (IALS) som svar på en ansökningsomgång inom ramen för Agis 2005. Beslutet att avslå ansökningarna fattades med motiveringen att det budgetformulär som användes inte var 2005 års budgetformulär utan det budgetformulär som användes under tidigare år. Efter att ha vänt sig till kommissionen bekräftade kommissionen beslutet genom en skrivelse av den 20 juni 2005.

Den relevanta delen av inbjudan att lämna förslag har följande lydelse:

” IV – Praktisk information om att lämna in en ansökan

Ansökningarna ska lämnas in tillsammans med ansökningsblanketten och mallen för preliminär budget som finns på webbplatsen Europa: [hänvisning]

Sökanden ska fylla i de angivna fälten och skicka tillbaka handlingen på en diskett eller cd-rom och i tre pappersexemplar (ett undertecknat original plus två kopior).

Ansökningar som lämnas in på en ansökningsblankett som har ändrats eller använts tidigare, samt blanketter som fylls i för hand, kommer att diskvalificeras.”

IALS bestred kommissionens beslut att klassificera alla tre ansökningarna som icke stödberättigande, eftersom de varken hade lämnats in på en ansökningsblankett som hade ändrats eller använts tidigare eller hade fyllts i för hand. Inbjudan att lämna förslag införde inte någon påföljd för diskvalificering av något annat skäl. Därför får användningen av fel budgetformulär inte leda till att ansökan inte är stödberättigande. Det budgetformulär som användes var i huvudsak det formulär som användes under de senaste åren. Den enda skillnaden mellan det formulär som används och 2005 års formulär finns på sidan ett där år 2005 nämns.

Eftersom ansökningsomgången införde villkor för stödberättigande på ett uttömmande och restriktivt sätt var det ensidiga införandet av ytterligare villkor för att ansökningar inte skulle vara stödberättigande ett avsteg från ansökningsomgången och saknade rättslig grund. Kommissionens ensidiga tillägg av ytterligare villkor för stödberättigande utgjorde ett tydligt fall av administrativa missförhållanden.

Ansökningarna bör anses uppfylla de relevanta villkoren och bör därför lämnas in till utvärderingskommittén. Om tidsfristen för handläggning av klagomålet till ombudsmannen inte skulle göra det möjligt att behandla de tre ansökningarna bör kommissionen i stället ge klaganden ett ”erkännande av fel [...] och kanske tillstånd att lämna in dessa ansökningar antingen senare än den fastställda tidsfristen eller nästa år. I det senare fallet vill jag försäkra er om att ansökan inte kommer att avslås eftersom den faller utanför det tematiska tillämpningsområdet för förslagsinfordran 2006.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionen har i korthet avgett följande yttrande:

Bakgrund

IALS hade tidigare beviljats EU-bidrag – inom ramen för Falcone-, Grotius- och Agis-programmen – samt inom ramen för Jean Monnet- och Phare-programmen.

Den 14 december 2004 lämnade IALS in sina ansökningar inom ramen för 2005 års ansökningsomgång för Agis.

Den avdelning som ansvarar för förvaltningen av Agis-programmet hade kontrollerat alla ansökningar som mottagits inom ramen för Agis-ansökningsomgången mot de kriterier för stödberättigande som anges i ansökningsomgången. Ett standardformulär för stödberättigande hade använts för att säkerställa fullständig konsekvens i bedömarnas arbete. Som en skyddsåtgärd hade en kompletterande kontroll av stödberättigande utförts av en annan person innan något slutligt konstaterande av icke stödberättigande gjordes. Av de 208 inkomna förslagen hade 24 förklarats icke stödberättigande.

Skälet till att klaganden inte var berättigad till stöd hade varit detsamma för alla tre ansökningarna och hade angetts i en skrivelse till IALS av den 27 april 2005: ”Det budgetformulär som lämnades in [med ansökan] var inte standardbudgetformuläret för ansökningsomgången Agis 2005 (punkt VI.1 i ansökningsomgången)”. I punkt VI.1 i inbjudan angavs följande:

” 1. Handlingar som ska lämnas in

Följande handlingar ska lämnas in i tre exemplar:

(...)

(...)

En daterad och undertecknad preliminär budget som presenteras på standardformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats) ...”.

I de ansökningar som IALS hade lämnat in som svar på ansökningsomgången för Agis 2005 hade IALS inte använt det standardiserade budgetformulär som begärts för 2005. Det korrekta formuläret, som klaganden noterade, hade rubriken ”Project Budget Estimate – AGIS 2005”.

I det budgetformulär som klaganden använde (som var budgetformuläret för Agis 2004) angavs dessutom högst 5 % för budgetrubrik L ”Bidragsberättigande indirekta kostnader”, medan det i det korrekta budgetformuläret för 2005 angavs ett högsta belopp för denna rubrik på 7 % av bidragsberättigande direkta kostnader.

Eftersom det i punkt IV.1, ”Kriterier och stödberättigande”, i ansökningsomgången angavs att en bidragsansökan måste åtföljas av alla de handlingar som anges i avsnitt VI (som innehöll det standardiserade budgetformuläret) för att vara stödberättigande, hade kommissionen informerat klaganden om att dess förslag inte var stödberättigande.

I ett e-postmeddelande av den 7 juni 2005 begärde IALS att kommissionen skulle ompröva sitt beslut. Efter att ha omprövat ansökningarna avslog kommissionen denna begäran genom en skrivelse av den 20 juni 2005.

Kommissionens synpunkter på klagandens argument

Kommissionen delade inte klagandens uppfattning att ansökningsomgången, som enda grund för att avslå en ansökan som icke stödberättigande, angav att den inte skulle lämnas in på en ansökningsblankett som hade ändrats eller använts tidigare eller fyllts i för hand. Tvärtom anges i avsnitt IV.1 i AGIS-ansökningsomgången för 2005 att ”för att vara berättigad till stöd måste en bidragsansökan åtföljas av alla de handlingar som anges i avsnitt VI”.

Ett av de viktigaste dokumenten i avsnitt VI var ”-en preliminär budget, daterad och undertecknad, presenterad på standardbudgetformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats) (...)”.

Detta viktiga dokument hade inte lämnats in av IALS och dess ansökningar hade avslagits i enlighet med detta, och klaganden hade informerats om den exakta orsaken och fått en korrekt hänvisning till var detta angavs i ansökningsomgången.

Klaganden hade felaktigt använt budgetformuläret för Agis 2004 som angav högst 5 % för budgetrubrik L ”Bidragsberättigande indirekta kostnader”, medan det i det korrekta budgetformuläret för 2005 angavs ett högsta belopp för denna rubrik på 7 % av bidragsberättigande direkta kostnader. Detta korrekta formulär hade gjorts tillgängligt för nedladdning på kommissionens webbplats under en rubrik där det tydligt stod ”Handlingar för sökande: Ansökningsomgång 2005”.

Kravet på att använda ett särskilt formulär för alla sökande var nödvändigt för förvaltningen av programmet och gjorde det möjligt för kommissionen att fastställa stödberättigandet på ett öppet sätt och att ge garantier för att alla sökande behandlades lika. Även om kommissionen hade haft en flexibilitetsmarginal som gjorde det möjligt att godta andra formulär än 2005 års AGIS-formulär, skulle det ha varit ytterst svårt att objektivt fastställa i vilken utsträckning andra formulär kunde ha godtagits och detta kunde ha orsakat diskriminering mellan ansökningarna.

Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att det inte hade förekommit något administrativt missförhållande från dess sida.

När det gäller klagandens påståenden ville kommissionen klargöra att de förslag som förkastades 2005 rörde ämnen som återigen skulle omfattas av det tematiska tillämpningsområdet för Agis 2006. Förslagen skulle därför kunna läggas fram på nytt inom ramen för 2006 års Agis-ansökningsomgång. De skulle i så fall komma i fråga för tilldelning av bidrag på samma grunder som alla andra inkomna förslag och i enlighet med villkoren i 2006 års ansökningsomgång.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter framförde klaganden sammanfattningsvis följande synpunkter:

I sitt yttrande hävdade kommissionen att de tre IALS-ansökningarna inte var stödberättigande på grundval av avsnitt IV.1 i 2005 års ansökningsomgång för Agis. I avsnitt IV angavs följande: ”För att en bidragsansökan ska vara stödberättigande måste den åtföljas av alla de handlingar som anges i avsnitt VI.” Kommissionen hade således i sitt yttrande angett att grunden för uteslutningen av de tre IALS-ansökningarna hade varit en underlåtenhet att tillhandahålla alla nödvändiga handlingar. I kommissionens skrivelser med information till IALS om diskvalificeringen av IALS-ansökningarna angavs dock att ”det inlämnade budgetformuläret inte var det standardiserade budgetformuläret”. Eftersom kommissionens svar på förevarande klagomål hade grundats på en annan grund för diskvalificering än den som framfördes i deras skrivelser, kunde kommissionens uppfattning inte godtas och de argument som framfördes däri var irrelevanta i förevarande fall.

Innehållet i kommissionens yttrande diskuterades dock. I kriterium 3 i avsnitt IV.1 anges att bidragsansökan måste uppfylla alla formella krav och ”b]e åtföljas av alla handlingar som anges i avsnitt VI”. Bland de dokument som förtecknas i avsnitt VI.1 finns ”en preliminär budget, daterad och undertecknad, som presenteras på standardbudgetformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats).” IALS hade försett kommissionen med en budget per bidragsansökan. Alla budgetar var daterade och undertecknade. De hade dessutom lämnats in på det standardformulär som användes för Agis-projekten och innehöll alla uppgifter som krävdes enligt programmet. Budgetformuläret fanns på kommissionens webbplats och hade inte konstruerats godtyckligt av IALS. IALS uppfyllde således kraven i kriterium 3.

Det var riktigt att de inlämnade budgetformulären inte var 2005 års formulär. De formulär för 2004 som användes i de tre IALS-ansökningarna och formulären för 2005 års budget var dock identiska. I huvudsak hade IALS därför lämnat in en preliminär budget, daterad och undertecknad och presenterad på standardbudgetformuläret, enligt vad som krävdes. Den stora likheten mellan de årliga budgetformulären återspeglades i valet av förslagsställare för ansökningsomgången för att beskriva de budgetformulär som krävs i allmänna ordalag som ”standardbudgetformuläret för detta program”, snarare än i specifika ordalag som budgetformuläret för 2005.

Kommissionen hade hävdat att 2005 års budgetformulär skilde sig från 2004 års budgetformulär genom att den maximala procentandel av budgeten som kunde begäras som allmänna omkostnader 2005 var 7 % av de stödberättigande kostnaderna i stället för 5 % 2004. Denna lilla skillnad skulle inte göra de tre IALS-budgetarna icke stödberättigande i sak, eftersom de 5 % som IALS begär för allmänna omkostnader skulle ligga inom den gräns på 7 % som tillåts i 2005 års budget. Under alla omständigheter förhandlar kommissionen i praktiken om budgetar med sökandena, och till och med väsentliga ändringar av budgeten görs innan sökandena ingår avtal med kommissionen.

Villkoren för stödberättigande för de budgetar som ingår i bidragsansökningarna infördes under alla omständigheter uttryckligen genom kriterium 4 i avsnitt IV.1 i inbjudan att lämna förslag. Kriterium 4 gällde särskilt villkoren för stödberättigande avseende den budget som ska lämnas in tillsammans med bidragsansökan. I punkt 4 i avsnitt IV.1 angavs att en bidragsansökan måste uppfylla följande kriterier för att vara stödberättigande: ”... den skall lägga fram en budget i euro som är balanserad i fråga om inkomster och utgifter. Den begärda gemenskapsfinansieringen får inte överstiga 70 % av projektets kostnader. Det ska omfatta ett bidrag på minst 30 % av den totala projektkostnaden (från den sökande, partner, andra sponsorer och intäkter), utom när det gäller särskilda projekt och kompletterande åtgärder. Den budget som lämnades in av IALS uppfyllde alla dessa kriterier för stödberättigande. Det bör noteras att formuläret för budgeten och den nuvarande formuläret för budgeten inte var ett kriterium för stödberättigande enligt avsnitt IV.1.

Även om kommissionens argument, enligt vilket den budgetform som användes i de tre IALS-ansökningarna var olämplig, skulle godtas, kan sanktionen för användning av fel budgetformulär inte vara att hela ansökningsakten inte är stödberättigande. I inbjudan att lämna förslag angavs uttryckligen, och därför restriktivt, att ”ansökningar som lämnas in på ett ansökningsformulär som har ändrats eller använts tidigare, samt formulär som lämnas in för hand, kommer att uteslutas”. Det fanns ingen bestämmelse i ansökningsomgången som införde påföljden diskvalificering av ansökan av något annat skäl. Identifieringen av användningen av fel ansökningsformulär som den enda grund på vilken en hel akt kan diskvalificeras hade formulerats på ett klart, uttryckligt och kategoriskt sätt. Kommissionens ensidiga införande av ytterligare en grund för administrativa sanktioner för diskvalificering (trots den uttryckliga bestämmelsen i inbjudan) var ett tydligt fall av administrativt missförhållande.

Om andra handlingar i ansökningsakten inte var stödberättigande hade kommissionen rätt att begära ändrade handlingar. Detta återspeglades i kommissionens sedvanliga praxis att begära ytterligare handlingar eller ändrade handlingar från de sökande efter det att ansökningarna lämnats in och det fastställda inlämningsdatumet har passerat.

Sammanfattningsvis infördes genom 2005 års AGIS-ansökningsomgång uttryckligen den enda grunden för diskvalificering av en AGIS-ansökningsakt. Detta var användningen av fel ansökningsformulär. Diskvalificering av hela ansökningsakten på grund av något annat skäl var ett fall av administrativt missförhållande. Avslaget på de tre IALS-ansökningarna om finansiering inom ramen för 2005 års Agis-program på grundval av användningen av 2004 års budgetformulär överensstämde inte med 2005 års Agis-ansökningsomgång och var därför ett tydligt fall av administrativa missförhållanden.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Klagomålet gäller det beslut som fattades av kommissionens generaldirektorat 4, Rättsliga och inrikes frågor, om att avslå tre ansökningar om finansiering från Institutet för avancerade juridiska studier (IALS) som svar på en ansökningsomgång inom ramen för Agis 2005. Detta beslut fattades med motiveringen att det budgetformulär som klaganden använde inte var 2005 års budgetformulär utan 2004 års budgetformulär, som inte var giltigt för 2005 års budgetförfarande. Klaganden hävdade i sina synpunkter på kommissionens yttrande för första gången att kommissionen inte hade utnyttjat sitt utrymme för skönsmässig bedömning för att be IALS att korrigera felet (som kommissionen såg det) i IALS-ansökningarna. Utövandet av detta utrymme för skönsmässig bedömning skulle enligt klaganden ha varit förenligt med ”vanlig praxis”.

1.2 Ombudsmannen anser att klagandens nya argument som nämns ovan i huvudsak utgör en ny grund för klagandens ifrågasättande av lämpligheten i kommissionens beslut att avslå de ansökningar som lämnats in av IALS. Den klagande har dock inte lämnat några konkreta uppgifter eller bevis om kommissionens "vanliga praxis" som hon har hänvisat till. Vidare förefaller klaganden inte ha vänt sig till kommissionen på förhand med avseende på denna nya grund för sitt klagomål, vilket krävs enligt artikel 2.4 i Europeiska ombudsmannens stadga (1). Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte är lämpligt att undersöka denna grund inom ramen för denna undersökning. Klaganden har möjlighet att vända sig till kommissionen i denna fråga och kan lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen om hon anser att kommissionens relevanta svar är otillfredsställande.

2 Påståendet om felaktigt avslag på bidragsansökningar

2.1 Klagomålet gäller det beslut som fattades av kommissionens generaldirektorat 4, Rättsliga och inrikes frågor, om att avslå tre ansökningar om finansiering från Institute for Advanced Legal Studies (IALS) som svar på en inbjudan att lämna förslag inom ramen för Agis 2005. För sin granskning av klagomålet noterar ombudsmannen följande relevanta bestämmelser i denna förslagsinfordran (2) (understrykning tillagd):

"IV. Utvärderingskriterier för förslag

1. Kriterier och stödberättigande

För att en bidragsansökan ska vara stödberättigande måste den uppfylla följande kriterier:

- (...)

- (...)

- Den skall uppfylla de formella kraven och åtföljas av alla de dokument som anges i avsnitt VI.

(...)”...

"VI. Praktisk information om att lämna in en ansökan

Ansökningarna ska lämnas in tillsammans med det ansökningsformulär och den mall för preliminär budget som finns på den europeiska webbplatsen.

[webbplatsreferens] ...

Ansökningar som lämnas in på en ansökningsblankett som har ändrats eller använts tidigare, samt blanketter som fylls i för hand, kommer att diskvalificeras.

1. Handlingar som ska lämnas in

Följande handlingar ska lämnas in i tre exemplar:

(...)

(...)

En daterad och undertecknad preliminär budget som presenteras på standardformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats) ...”.

Ombudsmannen noterar också följande i enlighet med artikel 110.1 i budgetförordningen (3):

”Stipendierna skall omfattas av ett årligt program som skall offentliggöras i början av året (...). Detta arbetsprogram skall genomföras genom offentliggörande av ansökningsomgångar (...)".

I artikel 173.1 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen (4) föreskrivs dessutom följande:

”Ansökningar [om bidrag] ska göras på det formulär som delas ut av de behöriga utanordnarna och i enlighet med de kriterier som fastställs i den grundläggande rättsakten och inbjudan att lämna förslag.”

2.2 I det aktuella fallet har Institutet för avancerade juridiska studier (IALS) lämnat in tre ansökningar om finansiering till kommissionen som svar på ovannämnda ansökningsomgång. Genom en skrivelse av den 27 april 2005 underrättade kommissionen klaganden om att den hade ”analyserat de ansökningar som lämnats in inom ramen för ansökningsomgången Agis 2005 i enlighet med de kriterier för stödberättigande som fastställs i avsnitten IV och VI i ansökningsomgången” och att IALS-förslag hade ”avslagits som icke stödberättigande, eftersom det inlämnade budgetformuläret inte [var] standardbudgetformuläret för ansökningsomgången Agis 2005 (punkt VI.1 i ansökningsomgången)”. Genom ett e-postmeddelande av den 6 maj 2005 ifrågasatte klaganden kommissionens beslut att avslå de ansökningar som lämnats in av IALS. Hon åberopade bestämmelsen i ansökningsomgången enligt vilken ”ansökningar som lämnas in på ett ansökningsformulär som har ändrats eller använts tidigare, samt formulär som fylls i för hand, kommer att diskvalificeras.” och hävdade att de avvisade förslagen från IALS ” varken lämnades in på ett ansökningsformulär som har ändrats eller använts tidigare eller fylldes i för hand”. Genom en skrivelse av den 20 juni 2005 underrättade kommissionen klaganden om att den hade omprövat IALS ansökningar och konstaterade att IALS ”inte använde 2005 års budgetformulär, utan 2004 års formulär, som inte var giltigt för 2005 års budgetförfarande”. Kommissionen hänvisade vidare till punkt VI.I i ansökningsomgången för Agis 2005, där det anges att "Ansökningar måste lämnas in tillsammans med ansökningsblanketten och mallen för preliminär budget som finns tillgänglig på den europeiska webbplatsen", på grundval av vilken kommissionen bekräftade att de ansökningar som lämnats in av IALS inte var stödberättigande.

2.3 I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen felaktigt hade avslagit de bidragsansökningar som lämnats in av IALS som svar på en ansökningsomgång inom ramen för Agis 2005-programmet. Till stöd för detta påstående hävdade hon att a) ansökningarna varken hade lämnats in på ett ansökningsformulär som hade ändrats eller använts tidigare eller hade fyllts i för hand och att inbjudan att lämna förslag ”inte införde någon påföljd för diskvalificering av något annat skäl”, och b) ”det budgetformulär som användes var det formulär som användes under tidigare år. Den enda skillnaden mellan det formulär som används och 2005 års formulär finns på sidan ett där år 2005 nämns.

2.4 Kommissionen betonade i sitt yttrande att det i avsnitt IV.1 i AGIS-ansökningsomgången för 2005 anges att "[f]ör att vara berättigad till stöd måste en bidragsansökan åtföljas av alla de handlingar som anges i avsnitt VI". Ett av de viktigaste dokumenten i avsnitt VI var ”-en preliminär budget, daterad och undertecknad, presenterad på standardbudgetformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats) (...)”. Detta viktiga dokument hade inte lämnats in av IALS och dess ansökningar hade avslagits i enlighet med detta, eftersom klaganden hade informerats om den exakta orsaken och fått korrekt hänvisning till var detta angavs i ansökningsomgången. Klaganden hade felaktigt använt budgetformuläret för Agis 2004 som angav högst 5 % för budgetrubrik L ”Bidragsberättigande indirekta kostnader”, medan det i det korrekta budgetformuläret för 2005 angavs ett högsta belopp för denna rubrik på 7 % av bidragsberättigande direkta kostnader. Detta korrekta formulär hade gjorts tillgängligt för nedladdning på kommissionens webbplats under en rubrik där det tydligt stod ”Handlingar för sökande: Ansökningsomgång 2005”. Kravet på att använda ett särskilt formulär för alla sökande var nödvändigt för förvaltningen av programmet och gjorde det möjligt för kommissionen att fastställa stödberättigandet på ett öppet sätt och att ge garantier för att alla sökande behandlades lika. Även om kommissionen hade haft en flexibilitetsmarginal som gjorde det möjligt att godta andra formulär än 2005 års AGIS-formulär, skulle det ha varit ytterst svårt att objektivt fastställa i vilken utsträckning andra formulär kunde ha godtagits och detta kunde ha orsakat diskriminering mellan ansökningarna. Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att det inte hade förekommit något administrativt missförhållande från dess sida.

2.5 I sina synpunkter på kommissionens yttrande anförde klaganden bland annat följande: I kriterium 3 i avsnitt IV.1 anges att bidragsansökan måste uppfylla alla formella krav och ”åtföljas av alla handlingar som förtecknas i avsnitt VI”. Bland de dokument som förtecknas i avsnitt VI.1 finns ”en preliminär budget, daterad och undertecknad, som presenteras på standardbudgetformuläret för programmet, inklusive en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter och inkomster (det relevanta budgetformuläret finns på kommissionens webbplats).” IALS hade försett kommissionen med en budget per bidragsansökan. Alla budgetar var daterade och undertecknade. De hade dessutom lämnats in på det standardformulär som användes för Agis-projekten och innehöll alla uppgifter som krävdes enligt programmet. Budgetformuläret fanns på kommissionens webbplats och hade inte konstruerats godtyckligt av IALS. IALS uppfyllde således kraven i kriterium 3. Det var riktigt att de inlämnade budgetformulären inte var 2005 års formulär. De formulär för 2004 som användes i de tre IALS-ansökningarna och formulären för 2005 års budget var dock identiska. I huvudsak hade IALS därför lämnat in en preliminär budget, daterad och undertecknad och presenterad på standardbudgetformuläret, enligt vad som krävdes. Den stora likheten mellan de årliga budgetformulären återspeglades i valet av förslagsställare för ansökningsomgången för att beskriva de budgetformulär som krävs i allmänna ordalag som ”standardbudgetformuläret för detta program”, snarare än i specifika ordalag som budgetformuläret för 2005. Kommissionen hade hävdat att 2005 års budgetformulär skilde sig från 2004 års budgetformulär genom att den maximala procentandel av budgeten som kunde begäras som allmänna omkostnader 2005 var 7 % av de stödberättigande kostnaderna i stället för 5 % 2004. Denna lilla skillnad skulle inte göra de tre IALS-budgetarna icke stödberättigande i sak, eftersom de 5 % som IALS begär för allmänna omkostnader skulle ligga inom den gräns på 7 % som tillåts i 2005 års budget. Dessutom uppfyllde den budget som lämnats in av IALS, med avseende på dess innehåll, alla de kriterier som anges i avsnitt IV.1 fjärde strecksatsen i förslagsinfordran.

2.6 Ombudsmannen noterar för det första att enligt bestämmelserna i avsnitten IV.1 och VI i ansökningsomgången för Agis 2005 som nämns i punkt 2.1 i detta beslut var en bidragsansökan inom ramen för Agis-programmet för 2005 endast stödberättigande om den åtföljdes av bland annat den"mall för preliminär budget (...) som presenterades på standardbudgetformuläret för programmet", som fanns på kommissionens webbplats när ansökningsomgången offentliggjordes. Ombudsmannen godtar därför inte klagandens argument att en bidragsansökan inom ramen för 2005 års Agis-ansökningsomgång endast kan uteslutas om den lämnas in på en ansökningsblankett som har ändrats eller använts tidigare eller fyllts i för hand.

2.7 Ombudsmannen godtar inte heller klagandens argument att en ansökan om bidrag inom ramen för Agis-programmet för 2005 var stödberättigande även om den inte åtföljdes av "mallen för preliminär budget (...) som presenterades på standardbudgetformuläret för [Agis-programmet 2005]". I artikel 110.1 i budgetförordningen föreskrivs att ”bidragen skall omfattas av ett årligt program” och att den berörda ansökningsomgången har rubriken ”Program för polissamarbete och straffrättsligt samarbete i brottmål (Programme Agis) Årligt arbetsprogram och ansökningsomgång för 2005”. Ombudsmannen anser följaktligen att "programmet", i den mening som avses i ovannämnda bestämmelse i avsnitt IV.1 i denna förslagsinfordran, inte bara var Agis-programmet, som klaganden har föreslagit, utan Agis-programmet för 2005. I enlighet med ansökningsomgången var därför en ansökan om bidrag inom ramen för Agis-programmet för 2005 inte stödberättigande om den inte åtföljdes av den modell för preliminär budget som presenterades i det standardiserade budgetformuläret för detta särskilda program. I inbjudan att lämna förslag föreskrevs inte heller några undantag från denna regel. Under dessa omständigheter godtar ombudsmannen inte klagandens argument att de ansökningar som lämnats in av IALS var stödberättigande, eftersom de, även om de inte åtföljdes av den modell för preliminär budget som presenterades i det standardiserade budgetformuläret för 2005 års Agis-program, åtföljdes av budgetformuläret för 2004 års Agis-program, som var praktiskt taget identiskt med budgetformuläret för 2005 års Agis-program, och eftersom det materiella innehållet i den inlämnade budgeten uppfyllde de kriterier som anges i avsnitt IV.1 fjärde strecksatsen i inbjudan att lämna förslag. Som nämnts ovan är det relevanta behörighetskravet för ansökningsomgången uttryckligt och icke-exceptionellt. Det undantag som klaganden har begärt skulle dessutom ge upphov till allvarliga frågor om efterlevnaden av den grundläggande principen om likabehandling av dem som ansöker om bidrag inom ramen för Agis-programmet från 2005 (5), enligt vilken ”beviljandet av bidrag ska omfattas av principerna om öppenhet och likabehandling”. I likhet med klaganden hade dessa andra sökande samma skyldighet att omsorgsfullt utarbeta ansökningar och lämna in dem i enlighet med villkoren i ansökningsomgången (6). I detta avseende påpekar ombudsmannen också att kommissionen, såsom anges i kommissionens yttrande, i samband med sin bedömning av bidragsansökningarnas stödberättigande har ett legitimt intresse av att undvika att undersöka graden av likhet mellan standardformulär (budgetformulär eller andra) som lämnas in av sökande och de som krävs enligt förslagsinfordran och som tillhandahålls av kommissionen för det relevanta programmet.

2.8 Mot bakgrund av ovanstående godtar ombudsmannen inte klagandens påstående att kommissionen felaktigt avvisade de bidragsansökningar som lämnats in av IALS som svar på inbjudan att lämna förslag inom ramen för Agis 2005-programmet. Eftersom kommissionens ifrågasatta beslut inte utgjorde ett administrativt missförhållande godtar ombudsmannen inte klagandens påståenden.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Artikel 2.4 i Europeiska ombudsmannens stadga: ”Ett klagomål ska lämnas in inom två år från den dag då den person som lämnar in klagomålet fick kännedom om de sakförhållanden som klagomålet grundar sig på och ska föregås av lämpliga administrativa kontakter med de berörda institutionerna och organen.” Syftet med detta krav är att ge den berörda institutionen eller det berörda organet möjlighet att rätta till sitt beteende, eller åtminstone att förklara sig, innan ett klagomål lämnas in till ombudsmannen, och därefter, om ett klagomål lämnas in till ombudsmannen, att göra det möjligt för ombudsmannen att beakta institutionens svar när han fattar beslut om huruvida det finns tillräckliga skäl för att inleda en undersökning.

(2) Ansökningsomgången offentliggjordes på webbplatsen för kommissionens generaldirektorat för rättsliga och inrikes frågor (http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/agis/funding_agis_en.htm), för vilken ett tillkännagivande gjordes i Europeiska unionens officiella tidning (EUT C 266/11).

(3) Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, EGT L 248, s. 1.

(4) Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. EGT L 357, s. 71.

(5) "Beviljandet av bidrag skall vara underkastat principerna om öppenhet och likabehandling. De får inte kumuleras eller beviljas retroaktivt och de måste omfatta samfinansiering”, enligt artikel 109.1 i ovannämnda budgetförordning.

(6) Se mål T-19/95, Adia Interim mot kommissionen, REG 1996, s. II-321, punkterna 43–47.