Strasbourg den 30 juli 2007

Bäste herr L.,

Den 5 april 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen angående dess beslut av den 3 mars 2005 att inte gå vidare med dina påståenden om bedräglig användning av ett bidrag som institutionen beviljat en regional sammanslutning i Spanien (referens 98/034208).

Den 29 april 2005 informerade jag kommissionens ordförande om ert klagomål och bad honom att avge ett yttrande om det senast den 31 juli 2005. Den 5 augusti 2005 avgav kommissionen sitt yttrande på franska. Den 2 september 2005 översände kommissionen en översättning av sitt yttrande till spanska, som översändes till Er den 20 september 2005, med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Den 20 oktober 2005 översände ni era skriftliga synpunkter till mig.

Den 19 juni 2006 begärde jag ytterligare upplysningar från kommissionen. Den 2 augusti 2006 översände kommissionen sitt andra yttrande, som jag översände till er den 12 september 2006, med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Jag har inte fått några synpunkter från er på kommissionens andra yttrande.

Den 13 februari 2007 översände kommissionen ytterligare upplysningar till mig. Jag vidarebefordrade denna information till Er den 8 mars 2007. Den 13 april 2007 mottog jag era synpunkter.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna i målet sammanfattningsvis följande:

Klaganden hade skrivit till Europeiska gemenskapernas revisionsrätt och påstått att en regional sammanslutning från regionen Kantabrien i Spanien (nedan kallad sammanslutningen), med vilken Europeiska kommissionen hade undertecknat ett bidragsavtal (referensnummer 98/034208), använde gemenskapsmedel på ett bedrägligt sätt. Den 25 februari 2004 informerade revisionsrätten klaganden om att den hade vidarebefordrat all information till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), så att detta organ kunde utreda anklagelserna ordentligt. Den 1 mars 2004 lämnade klaganden in ett klagomål om detta problem till både Olaf och kommissionen.

Den 19 maj 2004 underrättade OLAF klaganden om att den hade genomfört en utredning avseende föremålet för hans klagomål och att dess avdelningar till följd av denna utredning hade dragit slutsatsen att en del av det gemenskapsstöd som beviljats organisationen skulle återkrävas. Olaf noterade i sin skrivelse att alla ytterligare åtgärder bör vidtas av de avdelningar inom kommissionen som ansvarar för beviljandet av medlen, nämligen generaldirektoratet för utbildning och kultur (GD Utbildning och kultur). Den klagande vidarebefordrade OLAF:s skrivelse till kommissionen den 31 maj 2004 med en begäran om att åtgärder skulle vidtas mot sammanslutningen. Kommissionen svarade den 22 juni 2004 och informerade klaganden om att de ansvariga avdelningarna fullföljde ärendet och att han skulle informeras om resultatet av undersökningen så snart som möjligt.

Den 3 mars 2005 informerade kommissionen klaganden om att den hade granskat projektets finansiella aspekter, särskilt de styrkande handlingar som sammanslutningen hade lämnat in avseende alla utgifter som uppkommit i samband med genomförandet av projektet. Efter att ha analyserat denna bevisning drog kommissionen slutsatsen att dess första finansiella bedömning av projektet, som genomfördes den 21 september 1999 och godkändes den 18 oktober 1999, var korrekt och att det inte hade förekommit några oegentligheter vid genomförandet av bidragsavtalet. Kommissionen beslutade därför att inte ta upp ärendet på nytt och att inte vidta några åtgärder mot sammanslutningen.

Den 5 april 2005 ingav klaganden ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot kommissionen. Enligt honom motsade kommissionens beslut av den 3 mars 2005 att inte fullfölja de anklagelser som han hade framfört mot sammanslutningen de slutsatser som Olaf hade dragit i sin utredning. Han noterade också att kommissionens beslut inte föreföll ta hänsyn till ovanstående slutsatser.

Påståendet om vilket ombudsmannen bad kommissionen att avge ett yttrande var följande:

Även om OLAF den 19 maj 2004 hade informerat den klagande om att OLAF, till följd av hans klagomål av den 1 mars 2004 om bedräglig användning av ett bidrag som kommissionen beviljat en regional sammanslutning (referens 98/034208), hade rekommenderat att det ekonomiska stödet skulle återbetalas, beslutade kommissionen den 3 mars 2005 att bortse från denna rekommendation och klarlägga att det förekommit oegentligheter.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande förklarade kommissionen att den, på grundval av gemenskapens handlingsprogram Raphaël(1) på kulturarvsområdet, undertecknade ett bidragsavtal (referens 98/034208) på 40 000 euro med sammanslutningen. Projektet syftade till att stödja ett projekt om audiovisuellt arv(2).

Den 20 oktober 1999 gjorde kommissionen, på grundval av de deklarerade utgifterna och efter att ha dragit av icke stödberättigande kostnader, en enda utbetalning till organisationen på 18 085,93 euro.

Den 26 februari 2001 översände revisionsrätten, efter att ha mottagit ett klagomål mot sammanslutningen från klaganden, klagomålet till OLAF. Med hänsyn till innehållet i klagomålet och de påståenden som framförts däri beslutade OLAF den 22 mars 2001 att inleda en undersökning.

Den 21 mars och den 30 juni 2003 skickade OLAF två rekommenderade skrivelser till sammanslutningen för att genomföra en inspektion på plats av sammanslutningens lokaler. Båda breven returnerades olevererade av den spanska posttjänsten. Till följd av detta var Olaf tvungen att avbryta sin inspektion och hade därför inte tillgång till de ursprungliga styrkande handlingarna. Den 16 december 2003 drog Olaf slutsatsen att den, eftersom den inte hade haft möjlighet att kontrollera de styrkande handlingar som förklarade föreningens användning av gemenskapsmedlen, var tvungen att anta att bidragsavtalet hade överträtts. OLAF tillade att gemenskapsmedlen bör återbetalas och att byrån kommer att informera kommissionen så att de ansvariga avdelningarna kan vidta lämpliga åtgärder. Genom en skrivelse av den 19 maj 2004 underrättade OLAF klaganden om resultatet av sin undersökning.

Mot bakgrund av Olafs rekommendationer inledde kommissionen ett återkravsförfarande på grundval av en förmodad överträdelse av artikel 7 i bidragsavtalet. Genom en skrivelse av den 18 maj 2004 underrättades sammanslutningen om kommissionens beslut och uppmanades att inkomma med synpunkter inom två veckor.

Den 3 juni 2004 skrev föreningen till kommissionen och förklarade att den inte hade fått något meddelande från OLAF. Den 7 och den 30 juni 2004 översände föreningen alla nödvändiga handlingar om de kostnader som uppkommit inom ramen för bidragsavtalet. Efter att ha granskat de styrkande handlingarna drog kommissionen slutsatsen att inga oegentligheter föreföll ha ägt rum vid genomförandet av bidragsavtalet. Kommissionen beslutade därför att inte fullfölja sitt återkravsförfarande mot föreningen. Genom en skrivelse av den 3 mars 2005 underrättades de tre berörda parterna, nämligen OLAF, sammanslutningen och klaganden, om kommissionens slutsatser. I kommissionens yttrande bifogades kopior av korrespondensen mellan OLAF och kommissionen med både sammanslutningen och klaganden.

Kommissionen underströk att OLAF:s slutsatser grundade sig på att sammanslutningen inte hade lämnat något svar. Det framgick emellertid av de handlingar som sökanden hade ingett, när kommissionen väl hade inlett sin egen undersökning, att villkoren för bidragsavtalet var uppfyllda. Det saknades således rättslig grund för att återkräva det belopp som utbetalats till föreningen , det vill säga 18 085,93 euro.

Även om kommissionen ansåg att sammanslutningen hade följt alla relevanta förfaranden och vidtagit alla nödvändiga åtgärder, beslutade dess avdelningar att genomföra en revision av projektet för att skingra eventuella tvivel. Under detta förfarande skulle alla originalhandlingar granskas. Kommissionen anser att denna revision skulle göra det möjligt för den att klargöra eventuella missförstånd. Kommissionen förklarade att sammanslutningen genom en skrivelse av den 20 juni 2005 hade godtagit kommissionens förslag och meddelat sin avsikt att väcka talan om förtal mot klaganden.

Kommissionen drog slutsatsen att dess avdelningar hade agerat korrekt och åtog sig att informera klaganden om resultaten av revisionen så snart de fanns tillgängliga.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter på kommissionens yttrande upprepade klaganden argumenten i sitt klagomål. Han välkomnade dock kommissionens initiativ att genomföra en revision av projektet i fråga. Klaganden anser att detta förfarande bör belysa problemet på ett nytt sätt.

Ytterligare undersökningar

Mot bakgrund av den tillgängliga informationen skrev ombudsmannen till kommissionen den 19 juni 2006 och begärde ytterligare information om huruvida den revision som nämndes i yttrandet hade slutförts. Om så var fallet begärde ombudsmannen en kopia av revisionsrapporten, utöver information om den uppföljning som kommissionen avsåg att göra av sina iakttagelser.

Kommissionens andra yttrande

I sitt andra yttrande förklarade kommissionen att ett professionellt revisionsföretag hade utfört en revision av sammanslutningen den 17 och 18 januari 2006. Dessutom skickades den 10 april 2006 ett första utkast till revisionsrapport för synpunkter till föreningen. Föreningen lämnade sina synpunkter på utkastet till rapport den 10 april 2006. Kommissionen noterade att dess avdelningar i skrivande stund granskade all tillgänglig information, inklusive revisorns slutsats. Kommissionen ansåg att den förmodligen skulle kunna informera ombudsmannen om resultaten av revisionen under oktober 2006.

Klagandens synpunkter på kommissionens andra yttrande

Ombudsmannen fick inga synpunkter från klaganden på kommissionens andra yttrande.

Kompletterande uppgifter från kommissionen

Den 13 februari 2007 tillställde kommissionen ombudsmannen en kopia av sammanfattningen och slutsatserna från den revision av kontrakt nr 98/034208 som utfördes den 17 och 18 januari 2006 av ett professionellt revisionsföretag på organisationens kontor. Kommissionen bad om ursäkt för förseningen med att färdigställa rapporten. Kommissionen noterade att det, i enlighet med avsnitt V som innehöll slutsatserna från revisionen, visade sig att sammanslutningen inte hade gjort sig skyldig till några oegentligheter vid genomförandet av bidragsavtalet. Därför föreföll inga gemenskapsmedel ha använts på ett otillbörligt sätt och därför gjordes ingen begäran om återbetalning av belopp som redan betalats ut.

Klagandens synpunkter på kommissionens kompletterande uppgifter

I sina synpunkter på de ytterligare uppgifter som lämnats av kommissionen underströk klaganden att revisionsrätten och Olaf redan hade tagit ställning i denna fråga, som kommissionen vägrade att genomföra. Han ansåg att kommissionen inte hade agerat korrekt genom att underlåta att vidta åtgärder mot sammanslutningen.

Beslutet

1 Kommissionens utredning av ett påstått bedrägeri

1.1 Klaganden uppger för det första att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) den 19 maj 2004 hade informerat honom om att den, till följd av hans klagomål av den 1 mars 2004 om bedräglig användning av ett bidrag (referens 98/034208) som kommissionen beviljat en regional sammanslutning från regionen Kantabrien i Spanien (nedan kallad sammanslutningen), hade rekommenderat att det ekonomiska stödet skulle återbetalas. Han hävdar vidare att kommissionen, trots OLAF:s rekommendation, den 3 mars 2005 beslutade att bortse från denna rekommendation och att frikänna sammanslutningen från varje form av förseelse.

Klaganden anser att kommissionens beslut strider mot de slutsatser som Olaf kommit fram till efter sin tidigare undersökning av problemet.

1.2 Kommissionen har gjort gällande att den, efter att ha dubbelkontrollerat användningen av gemenskapsmedel i detta fall och med beaktande av resultaten av en kompletterande revision som utfördes av en oberoende revisor den 17 och 18 januari 2006, drog slutsatsen att sammanslutningen vid genomförandet av bidragsavtalet inte hade gjort sig skyldig till några oegentligheter. Kommissionen anser följaktligen att sammanslutningen inte har använt några gemenskapsmedel på ett otillbörligt sätt och att det därför inte finns anledning att begära återbetalning av redan utbetalda belopp.

Kommissionen anser därför att dess avdelningar agerade korrekt som svar på det klagomål som mottagits mot sammanslutningen.

1.3 På grundval av den information som gjordes tillgänglig under Europeiska ombudsmannens undersökning verkar det som om revisionsrätten den 22 mars 2001, som svar på ett klagomål om att mottagaren av ett gemenskapsbidrag hade använt EU-medel på ett otillbörligt sätt, överlämnade allt material till OLAF. Olaf inledde därefter en utredning om användningen av dessa medel och försökte utan framgång kontakta föreningens företrädare för att se till att alla relevanta handlingar inspekterades på plats.

Ombudsmannen noterar att Olaf föreföll grunda sin slutsats att en överträdelse av bidragsavtalet kan ha skett på det faktum att dess avdelningar inte fick något svar från sammanslutningen på dess begäran om en inspektion på plats av alla relevanta handlingar.

1.4 Ombudsmannen konstaterar, i enlighet med kommissionens skrivelse till sammanslutningen av den 18 maj 2004, att beslutet att inleda ett återkravsförfarande enligt artikel 7 i bidragsavtalet berodde på att sammanslutningen inte hade lämnat de begärda ekonomiska uppgifterna till OLAF, vilket strider mot artiklarna 5 och 6 i bidragsavtalet.

Ombudsmannen noterar också att sammanslutningen, som svar på kommissionens begäran, uppgav att den inte hade mottagit någon kommunikation från Olaf och att den hade lämnat in all begärd bevisning om sin användning av EU-medel. Efter att ha granskat denna bevisning drog kommissionen den 3 mars 2005 slutsatsen att villkoren i kontraktet hade iakttagits och att det därför inte föreföll ha förekommit några oegentligheter vid genomförandet av bidragsavtalet. Kommissionen ansåg följaktligen att det inte fanns någon grund för att återkräva de belopp som redan hade utbetalats.

Ombudsmannen påpekar att den ekonomiska information som föreningen lämnat till stöd för sin hantering av bidraget bifogades kommissionens yttrande och därför vidarebefordrades till klaganden. Ombudsmannen noterar att han inte har fått någon information som skulle ha kunnat ifrågasätta innehållet i de handlingar på grundval av vilka kommissionen beslutade att inte vidta någon återvinningstalan mot föreningen.

1.5 Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen, för att undanröja eventuella tvivel, begärde en revision av projektet från en oberoende revisor, som granskade alla relevanta handlingar. Den oberoende revisorn utfärdade en slutrapport som frikände sammanslutningen från ekonomiska eller förvaltningsmässiga oegentligheter. Avsnitt V i rapporten innehöll slutsatserna från revisionen och följande uttalanden om de finansiella kontrollerna:

”Vårrevision utfördes i enlighet med internationella revisionsstandarder och omfattade sådana tester och kontroller som vi ansåg nödvändiga för att uppnå de revisionsmål som anges i uppdragsbeskrivningen. Vårt urval resulterade i en granskning av 100 % av de kostnader för vilka ersättning begärts för kontraktet.

Vi planerade och genomförde vår revision för att uppnå rimlig säkerhet om huruvida de kostnader som uppdragstagaren begärde ersättning för innehöll några väsentliga felaktigheter. Revisionen omfattade granskning av bevis på testbasis till stöd för de utgifter för vilka ersättning begärts. Vi anser att vår revision utgör en rimlig grund för vårt uttalande. (...)

De utgifter som [sammanslutningen]begärt ersättning för återspeglar på ett korrekt sätt de stödberättigande utgifter för projektet under perioden som uppdragstagaren ådragit sig i enlighet med bestämmelserna och skyldigheterna i avtalet.

Vi rekommenderar att kommissionen återkräver Nil euro för kontrakt nr 98/Q3420S enligt beräkningen nedan.”

Avsnitt V i rapporten innehöll även följande uttalanden om förvaltningskontrollerna:

”Vianser att de förfaranden och interna kontroller som inrättats av [sammanslutningen]har möjliggjort en tillfredsställande ekonomisk förvaltning av projektet, att de har fungerat tillfredsställande och att de överensstämde med projektets rättsliga/avtalsmässiga grund. De föreskrev också att fel, oriktigheter och bedrägerier skulle förebyggas och upptäckas.”

Ombudsmannen påpekar att de relevanta avsnitten i ovannämnda revision skickades av kommissionen till ombudsmannen som ytterligare information. Dessa uppgifter vidarebefordrades till klaganden. Ombudsmannen noterar att han inte har fått någon information som kan ha ifrågasatt slutsatserna i ovannämnda revision.

1.6 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen agerade rimligt och i enlighet med tillämpliga regler när den beslutade att inte vidta någon återvinningsåtgärd mot sammanslutningen för de EU-medel som mottagits inom ramen för ett avtal om gemenskapsbidrag. Ombudsmannen anser vidare att kommissionen på lämpligt sätt informerade klaganden om skälen till sin ståndpunkt.

Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att undersökningen inte har avslöjat något administrativt missförhållande.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets och rådets beslut nr 2228/97/EG av den 13 oktober 1997 om att inrätta ett handlingsprogram för gemenskapen på kulturarvsområdet (Rafaelprogrammet). EGT L 305, 1997, s. 31.

(2) "Muestra Internacional Audiovisual de Patrimonio Cultural" (MIPS).