Strasbourg den 18 december 2007

Bäste B.,

Den 22 mars 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (EPSO) angående det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03.

Den 30 maj 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till Epsos direktör. Epso avgav sitt yttrande den 23 augusti 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 24 september 2005.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att slutföra min utredning av ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

Klaganden deltog i urvalsproven och det skriftliga provet d i det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03, som utformades för att utgöra en reserv av administrativa assistenter (B5/B4) inom produktionssamordning och korrekturläsning (1). Den 3 februari 2005 informerade Epso klaganden om att han hade uppnått godkänt resultat på det skriftliga provet d med 27,44 poäng och att han således inte hade uppnått godkänt resultat på 30/60 poäng.

Den 22 februari 2005 lämnade klaganden in en begäran om omprövning till uttagningskommittén och frågade om det var möjligt att göra om det skriftliga provet d. Klaganden hävdade att även om det i reglerna för det prov som delades ut till de sökande den 16 oktober 2004 angavs följande: ”Det är förbjudet att lämna sin plats utan tillstånd, under fördelningen av proven, under proven och när papper samlas in”, lämnade de sökande sin plats utan tillstånd under det skriftliga provet (d), och de lämnade in sina papper själva till examinatorerna (papperna samlades inte in av de senare). Med tanke på att klaganden satt mellan granskarens skrivbord och utgångsdörren var han mer utsatt för buller, viskningar och andra ljud som påverkade hans koncentration. Han hävdade också att det saknades specificering av vilken typ av korrekturläsares betyg som ska användas i det skriftliga provet (d).

Den 3 mars 2005 svarade uttagningskommittén att det inte var möjligt att anordna ett nytt skriftligt prov d. Nämnden förklarade att underlåtenhet att använda standardkorrekturläsarnas korrektionspoäng i det skriftliga provet d inte bestraffades. Dessutom försäkrade nämnden klaganden om att alla tester som ägde rum i testcentrumet i Warszawa utfördes på ett lämpligt sätt. Den 22 mars 2005 skrev klaganden till dataskyddsstyrelsen och invände mot dess svar och begärde en andra översyn.

I sitt klagomål till Europeiska ombudsmannen hävdade klaganden att reglerna för undersökningen inte hade följts och att underlåtenhet att följa dem hade lett till störningar under det skriftliga provet d i urvalsdelproven som påverkade hans koncentration.

Klaganden hävdade att hans begäran om granskning av uttagningskommittén inte hade hanterats korrekt.

Klaganden hävdade att Epso borde anordna ytterligare ett skriftligt prov d i urvalsdelproven i det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03 och låta honom göra om det.

Frågeställningen

Epsos yttrande

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03 som anordnades inom området för produktionssamordning och korrekturläsning. Den 16 oktober 2004 deltog han i urvalsdelproven och de skriftliga proven i Warszawa. Den 3 februari 2005 informerade uttagningskommittén klaganden om att han hade fått 27,44 poäng av 60 poäng, medan det lägsta antalet poäng som krävs för att klara det skriftliga provet d var 30. Genom en skrivelse av den 22 februari 2005 begärde klaganden omprövning hos nämnden och gjorde för det första gällande att han hade distraherats under nämnda prov och följaktligen inte hade kunnat utföra sitt arbete efter bästa förmåga. För det andra angavs inte i det skriftliga provet d vilka korrekturläsare som skulle användas.

Den 3 mars 2005 informerade uttagningskommittén honom, efter att ha prövat alla de argument som sökanden hade framfört, om att det enligt meddelandet om uttagningsprov inte var möjligt att omorganisera det skriftliga provet d för endast en sökande. Klaganden informerades om att underlåtenhet att använda standardkorrekturläsarnas korrektionspoäng i det skriftliga provet d inte bestraffades. Dessutom försäkrade nämnden klaganden om att alla prov hade genomförts på ett lämpligt sätt, att de förhållanden som rådde under proven i provcentrumet i Warszawa var desamma för alla sökande och att inga klagomål om störningar hade inkommit från någon annan sökande. Nämnden hävdade att klagandens begäran om översyn lämnades in efter det att den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov hade löpt ut (testerna hölls den 16 oktober 2004, medan hans begäran lämnades in den 22 februari 2005, dvs. 129 dagar efter testdatumet).

Den 22 mars 2005 lämnade klaganden in en andra begäran om omprövning till uttagningskommittén med samma poäng som i hans ursprungliga begäran. Den 13 april 2005 besvarade nämnden denna andra begäran genom att bekräfta sitt ursprungliga beslut. Styrelsen förklarade att

”Under det skriftliga provet d fick de sökande lämna lokalen med lämplig motivering tillsammans med en övervakare. (...) Om kandidaterna till exempel ville ge upp före utgången av den angivna tiden kunde de själva lämna över det förseglade kuvertet till en övervakare och lämna.

Till sitt yttrande bifogade uttagningskommittén kopior av rapporterna från provcentrumets handledare och de övervakare som ansvarar för olika provblock, där det angavs att inga incidenter eller ogynnsamma förhållanden hade noterats under det skriftliga provet d vid provcentrumet i Warszawa. Dessutom underströk nämnden att klaganden inte framförde några anmärkningar eller klagomål om de nämnda villkoren under själva testet.

I sitt yttrande bekräftade Epso att de sökande under provet fick lämna provlokalen av motiverade skäl och med tillstånd från provcentrumets handledare. Epso vidhöll vidare att uttagningskommittén vid utarbetandet av proven och (i förekommande fall) vid poängsättningen av dem tar vederbörlig hänsyn till de förhållanden under vilka proven hålls. Detta för att säkerställa likabehandling av alla kandidater, vilket nämnden uttryckte i sin skrivelse till klaganden av den 13 april 2005.

Under dessa omständigheter kunde Epso inte dra slutsatsen att klaganden hade utsatts för diskriminerande behandling till förmån för andra sökande eller att de fysiska förhållandena under proven kunde motivera en omorganisation av dem. Andra sökande som deltog i samma prov vid samma provcentrum samtidigt som den klagande fick godkänt resultat.

Slutligen underströk Epso att man under ett prov på tre timmar inte kan förbjuda de sökande att lämna provlokalen när ett giltigt skäl anges (att använda toaletter, avstå från prov, må dåligt osv.). Med lämpligt tillstånd och under övervakning är en sådan praxis endast normal under sådana tester. Handledarna för provningscentrumen handlägger sådana ansökningar i enlighet med de regler som gäller för det aktuella uttagningsprovet. Epso underströk dessutom att ovanstående situationer beaktas vid utarbetandet och, i förekommande fall, poängsättningen av proven. I alla instruktioner som gavs till de sökande före proven föreskrevs dessutom uttryckligen sådana situationer.

När det gäller svaret från uttagningskommitténs ordförande uppgav Epso att trots att klaganden hade lämnat in sin begäran till kommittén efter utgången av den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov, undersökte kommitténs ordförande de frågor som tagits upp. I sina två skrivelser av den 3 mars 2005 respektive den 13 april 2005 svarade ordföranden i detalj efter att varje gång ha granskat alla de argument som framförts av klaganden. Epso drog slutsatsen att nämnden varken underlät att undersöka alla argument som framförts av klaganden eller att svara honom i enlighet med de relevanta bestämmelserna i meddelandet om uttagningsprov och inom de tidsfrister som krävs.

Klagandens synpunkter

Klaganden vidhöll sitt klagomål och upprepade att de fysiska förhållandena inte var lika för alla deltagare, eftersom bullret var större i området runt den främre raden, där han satt. Klaganden uppgav att han inte reagerade vid tidpunkten för provet för att inte orsaka mer buller och störningar och för att koncentrera sig så mycket han kunde.

Eftersom det i meddelandet om uttagningsprov angavs att de sökande kan lämna in klagomål efter att ha fått ett negativt beslut underströk klaganden att han lämnade in sitt klagomål först efter att ha fått det negativa beslutet och inte efter själva provet.

Slutligen förstod klaganden inte varför uttagningskommittén inte hade tagit vederbörlig hänsyn till de förhållanden under vilka proven hölls, såsom beskrivs i yttrandet, i hans fall.

Beslutet

1 Påstådda störningar under det skriftliga provet d i urvalsdelproven

1.1 Klaganden, som utan framgång deltog i det skriftliga provet d) i det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03, hävdade att reglerna för provet inte hade följts och att underlåtenhet att följa dem hade lett till störningar under det skriftliga provet d) som påverkade hans koncentration.

Han hänvisade i detta avseende till reglerna för det prov som delades ut till alla sökande på provdagen för det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03, där följande angavs: "Det är förbjudet att lämna din plats utan tillstånd, under fördelningen av testerna, under testerna och när papper samlas in ". Till stöd för sitt påstående hävdade klaganden att kandidaterna, i strid med ovanstående regler, lämnade sina platser utan tillstånd och lämnade in sina papper själva eftersom papper inte samlades in av granskarna. Klaganden hävdade att han var mer utsatt för det buller, de viskningar och andra ljud som berodde på att vissa kandidater lämnade skolan i förtid och att dessa förhållanden hade påverkat hans koncentration negativt, eftersom han satt mellan granskarens skrivbord och utgångsdörren. Klaganden hävdade också att det saknades specificering av vilken typ av korrekturläsares betyg som skulle användas i det skriftliga provet d.

Klaganden hävdade att Epso borde anordna ytterligare ett skriftligt prov d i urvalsdelproven i det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03 och låta honom göra om det.

1.2 Epso angav i sitt yttrande att de sökande under provet fick lämna provlokalen under provet av motiverade skäl och med tillstånd från provcentrumets handledare, och att detta angavs i de instruktioner som de sökande fick före provet. Epso underströk att man under ett prov på tre timmar inte kan förbjuda de sökande att lämna provlokalen när det finns ett giltigt skäl (att använda toaletter, avstå från prov, må dåligt osv.). Epso underströk att sådan praxis, med lämpligt tillstånd och under övervakning, endast är normal under sådana prov. Handledarna för provningscentrumen handlägger sådana ansökningar i enlighet med de regler som gäller för det aktuella uttagningsprovet. Klaganden informerades om att underlåtenhet att använda standardkorrekturläsarnas korrektionspoäng i det skriftliga provet d inte bestraffades.

1.3 Europeiska ombudsmannen erinrar inledningsvis om att gemenskapsdomstolarna, i enlighet med principerna om god förvaltningssed och likabehandling, har slagit fast att gemenskapsinstitutionerna har en skyldighet gentemot alla sökande i ett uttagningsprov att se till att proven genomförs så smidigt och korrekt som möjligt (2). En oegentlighet som inträffar under provet i ett uttagningsprov påverkar emellertid inte provens lagenlighet, såvida den inte är materiell och kan snedvrida resultaten av proven (3).

1.4 I det aktuella fallet konstaterar ombudsmannen dock att Epso tillsammans med sitt yttrande över klagomålet, som skickades till klaganden under undersökningen, lämnade detaljerade redogörelser (i form av kopior av rapporterna från provcentrumets handledare och de övervakare som ansvarar för de olika provblocken) för varje fall där en sökande tilläts lämna provlokalen under provet. Ombudsmannen medger att dessa rapporter tydligt visar att tolv sökande avstod från proven under det skriftliga provet d, som varade i tre timmar, dvs. från kl. 14.00 till 17.00 (4). Dessutom gällde den enda kommentaren under rubriken ”incidenter à signaler” det preliminära urvalsprovet (a). Detta bekräftar följaktligen Epsos ståndpunkt att inga incidenter eller ogynnsamma förhållanden noterades under det skriftliga provet d i provcentrumet i Warszawa och att provet genomfördes så smidigt och korrekt som möjligt. Ombudsmannen konstaterar vidare att den tretimmarsperiod som avsatts för det skriftliga provet d, såsom Epso angav för klaganden i sin skrivelse av den 13 april 2005, tog vederbörlig hänsyn till eventuella distraktioner i samband med att sökande lämnade provlokalen.

1.5 Ombudsmannen noterar dessutom att Epso inte förnekade att de sökande hade informerats i instruktionerna till dem innan det skriftliga provet d inleddes om att ”Det är förbjudet att lämna sin plats utan tillstånd, under fördelningen av proven, under proven och när papper samlas in” men förtydligade ovanstående regel genom att lägga till att de sökande kunde lämna provlokalen av motiverade skäl samtidigt som de åtföljdes av en övervakare och, om de skulle besluta att överge provet, kunde de själva lämna in sina papper till övervakarna.

Ombudsmannen anser att sådana regler är rimliga.

1.6 Under dessa omständigheter finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet. Ombudsmannen anser också att klaganden inte lyckades visa att hans misslyckande i det skriftliga provet d berodde på ovanstående regler. Hans talan kan därför inte bifallas.

2 Underlåtenhet att korrekt hantera klagandens begäran om omprövning

2.1 Klaganden hävdade att hans begäran om omprövning av uttagningskommittén inte hade behandlats på ett korrekt sätt, eftersom uttagningskommittén i sitt svar på båda hans begäran om omprövning hävdade att han hade lämnat in sin ursprungliga begäran av den 22 februari 2005, det vill säga efter utgången av den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov (proven hölls den 16 oktober 2004, medan hans begäran om omprövning lämnades in den 22 februari 2005, det vill säga 129 dagar efter provdatumet).

2.2 I sitt yttrande förklarade Epso att trots att klaganden hade lämnat in sin begäran till uttagningskommittén efter utgången av den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov, granskade kommitténs ordförande de frågor som tagits upp och svarade i sina två skrivelser av den 3 mars 2005 respektive den 13 april 2005 inom de tidsfrister som krävdes och i detalj på alla de argument som sökanden hade framfört.

2.3 Ombudsmannen påpekar att det i den relevanta bestämmelsen i meddelandet om uttagningsprov föreskrivs att (5) den sökande kan lämna in en begäran om omprövning genom att skicka en skrivelse med skälen till denna begäran och att uttagningskommittén kommer att svara "så snart som möjligt". Ombudsmannen noterar dessutom att ovannämnda bestämmelse i meddelandet om uttagningsprov gav de sökande en processuell rättighet (6) och skapade en skyldighet för nämnden att på ett korrekt sätt besvara hans eller hennes motiverade begäran om omprövning av ett visst beslut. I klagandens fall respekterade nämnden denna skyldighet genom sin skrivelse av den 3 februari 2005.

2.4 I det aktuella fallet förstår ombudsmannen, på grundval av den förklaring som Epso lämnade i sitt yttrande, att uttagningskommittén, efter klagandens begäran om omprövning, i själva verket hade granskat och omprövat klagandens skriftliga prov (d). Nämnden tycktes inte finna några skäl att göra om klagandens skriftliga prov d och skickade sitt svar till klaganden inom nio dagar efter mottagandet av hans begäran. I detta avseende påpekar ombudsmannen att han inte känner till någon regel eller princip som nödvändigtvis skulle kräva att nämnden ger olika betyg till klagandens skriftliga prov (d).

2.5 Ombudsmannen noterar vidare att uttagningskommittén agerade som ovan trots att den ansåg att klagandens begäran om omprövning inte lämnades in inom den tidsfrist som fastställs i meddelandet. Ombudsmannen noterar därför att klaganden lämnade in sin begäran den 22 februari 2005 och att det i meddelandet föreskrevs en tidsfrist på 20 kalenderdagar för sådana begäranden, med början den dag då han underrättades om beslutet av den 3 februari 2005 att utesluta honom från det allmänna uttagningsprovet EPSO/B/13/03. Det förefaller därför som om nämnden hade fel när den angav att klagandens begäran om översyn lämnades in efter det att den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov hade löpt ut.

2.6 Av det skäl som anges i punkt 2.4 ovan anser ombudsmannen dock att uttagningskommittén agerade i enlighet med meddelandet om uttagningsprov och att det därför inte föreligger något administrativt missförhållande när det gäller detta påstående.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Epso inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Epsos direktör kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) EUT C 243 A, 2003, s. 20.

(2) Se mål T-159/98, Torre m.fl. mot kommissionen, REG 2001, s. Mål T-193/00, Felix mot kommissionen, REG 2002, s. I-A-23 och II-101, punkt 45. och dom av den 13 december 2006 i mål F-22/05, Neophytos Neophytou mot kommissionen, ännu ej publicerad i rättsfallssamlingen, punkt 60.

(3) Se mål T-200/97, Jiménez mot harmoniseringsbyrån, REG 1999, s. Mål T-159/98, Torre m.fl. mot kommissionen, se ovan, punkt 47. och domen i det ovannämnda målet Neophytos Neophytou mot kommissionen, punkt 60.

(4) Enligt Epsos detaljerade rapporter lämnade de sökande som avstod från det skriftliga provet d följande tider: 1 kl. 14.10, 5 kl. 14.15, 1 kl. 14.25, 2 kl. 14.40, 1 kl. 14.46, 1 kl. 14.55 och 1 kl. 15.00.

(5) Bilagan till meddelandet om uttagningsprov EPSO/B/13/03 innehåller en bestämmelse som hänvisar till ”begäran om omprövning”, som gäller när en sökande anser att hans eller hennes intressen har skadats av ett visst beslut. Enligt denna bestämmelse kan en motiverad begäran om omprövning inges per brev inom 20 kalenderdagar från den dag då det berörda beslutet meddelades, varefter uttagningskommittén kommer att svara så snart som möjligt. I sin skrivelse av den 22 februari 2005 till uttagningskommitténs sekreterare uppgav klaganden att han trodde att han "(...) skulle ha presterat mycket bättre om det inte hade varit för vissa störningar under delprov d (...) [Därför att delproven a, b och c utfördes i enlighet med reglerna för det prov som hade fördelats mellan de sökande, garanterade inte delprov d som genomfördes den 16 oktober 2004 lika möjligheter (Europeiska unionens officiella tidning, D Allmän information, punkt 1.) för alla sökande."

(6) Se förstainstansrättens beslut i de förenade målen T-95/00 och T-96/00, Zaur-Gora och Dubigh mot kommissionen, REGP 2001, s. I-A-79 och II-379, punkt 26.