Strasbourg den 15 mars 2006

Bäste M.,

Den 11 januari 2005 lämnade du in ett klagomål på uppdrag av GONZAGA-PRO d.o.o. till Europeiska ombudsmannen om anbudsförfarandet EuropeAid/119519/C/S/HR "Reform av rättsväsendet - möbler till centrumet för rättslig utbildning under justitieministeriet - Kroatien - del 3"(1) som genomfördes av Europeiska kommissionens delegation i Republiken Kroatien och beslutet att tilldela kontraktet till en högre anbudsgivare.

Den 14 februari 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 30 juni 2005 och jag översände det till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om Ni så önskade. Inga synpunkter har inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden deltog i anbudsförfarandet EuropeAid/119519/C/S/HR Reform of Judiciary - furniture supply for Judicial training Centre under Ministry of Justice - Croatia - Part 3. Den 17 december 2004 informerade Europeiska kommissionens delegation i Republiken Kroatien (nedan kallad delegationen) klaganden om att dess anbud inte hade antagits på grund av att det tekniska anbudet inte ansågs uppfylla kraven i anbudsunderlaget när det gäller punkt 21. Enligt delegationen föreslog klagandens anbud en vit skärm i stället för den begärda projektionsställningen. Kontraktet tilldelades MED-KOK till ett belopp av 29 522 euro.

Enligt klaganden var uttalandet mot dess anbud inte sant, eftersom det i både position 21 i det finansiella anbudet och position 13 i det tekniska anbudet tydligt angavs att anbudet innehöll en prognos. Klaganden medgav att beskrivningen av projektionsställningen i det tekniska anbudet var felaktig på grund av ett skrivfel och att inget fotografi bifogades anbudet. Även om klaganden hade kontakt med delegationen vid flera tillfällen under anbudsförfarandet begärdes inga ytterligare klargöranden från honom. Klaganden ifrågasatte beslutet att tilldela anbudet till en 29 % högre anbudsgivare (8 557,41 euro), på grund av en prognos som kostar 651,54 euro. Klaganden underströk dessutom att han inte hade fått något svar på sitt fax av den 20 december 2004.

Klaganden framförde följande påståenden mot kommissionen:

1. Felaktig utvärdering av den klagandes anbud.
2. Underlåtenhet att begära ytterligare förtydliganden.
3. Avsaknad av svar på ett fax som skickades den 20 december 2004.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande gjorde kommissionen följande anmärkningar:

1 Felaktig utvärdering av den klagandes anbud

Beskrivningen av de begärda egenskaperna i punkt 21, som anges i det anbudsunderlag som är föremål för klagomålet, var följande:

"LCD-projektionsstativ (för strålkastare, diabild och overheadprojektion). höjd flexibel, justerbar mellan 100 och 140 cm; platt topp kan sättas i horisontellt och i sluttande läge; särskilt fack för bärbar dator.”

Under den tekniska utvärderingen av anbuden fastställde utvärderingskommittén att anbudsgivaren GONZAGA åtföljde delar av sitt anbud med bilder som visade de föreslagna delarna. Även om punkt 21 för en projektionsställning i den klagandes anbud hade följande lydelse: "Projektställ (foto bifogat)" och åtföljdes av ett fotografi, det var i själva verket ett fotografi av en projektionsrutschbana. Fotografiet av projektionsbilden var markerat och markerat och det stod "projektionsbild" på slovenska (" projekcijsko platno"). Den skriftliga beskrivningen av föremålet i anbudsgivarens tekniska anbud har följande lydelse: "Projektställ bör fästas på väggen" och "Dimensioner av den erbjudna projektionsställ är 150 x 150 cm". Denna skriftliga beskrivning visade tydligt att denna varubeskrivning inte på något sätt kunde avse den begärda varuposten.

Utvärderingskommittén drog därför slutsatsen att klaganden, genom att föreslå en felaktig punkt, hade missförstått kravet i anbudsunderlaget.

2 Underlåtenhet att begära ytterligare förtydliganden

Begäran om ytterligare förtydliganden skulle lätt kunna strida mot principen om icke-diskriminering. En skyldighet att begära ett sådant klargörande kan endast åläggas med stöd av principerna om god förvaltningssed eller likabehandling när det organ som är ansvarigt för att pröva anbuden har upptäckt ett särskilt uppenbart fel i ett av dem, det vill säga när det organ som är ansvarigt för att pröva anbuden har kunnat fastställa ursprunget, den exakta arten och orsaken till felet. I alla andra fall skulle kontakten med anbudsgivaren innebära en risk för att ett nytt anbud lämnas under sken av en ren rättelse, vilket skulle kunna leda till ett åsidosättande av principen om likabehandling, eftersom de andra konkurrerande företagen inte skulle ha samma möjlighet. I detta avseende hänvisade kommissionen till mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen (2).

Klagandens fel kan inte anses vara särskilt uppenbart, eftersom utvärderingskommittén inte kunde fastställa felets ursprung, exakta art och orsak. Dessutom fanns det tillräckligt med bevis i klagandens anbud för att dra slutsatsen att den föreslagna posten inte uppfyllde kraven i anbudsunderlaget. Följaktligen skickades ingen begäran om förtydligande till anbudsgivaren.

3 Avsaknad av svar på ett fax av den 20 december 2004

Svaret skickades till klaganden den 12 januari 2005. I detta svar förklarade delegationen för klaganden skälen till det sena svaret, nämligen semesterperioden. Kommissionen bad ombudsmannen om ursäkt för denna försening i sitt yttrande.

Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att dess avdelningar hade agerat korrekt, respekterat de regler och principer som var bindande för den och att det därför inte hade förekommit några administrativa missförhållanden.

Klagandens synpunkter

Klaganden lämnade inga synpunkter.

Beslutet

1 Felaktig utvärdering av den klagandes anbud

1.1 Den klagande deltog i anbudsförfarandet EuropeAid/119519/C/S/HR "Reform av rättsväsendet - Möbelleveranser till centrumet för rättslig utbildning under justitieministeriet - Kroatien - Del 3". Den 17 december 2004 underrättades klaganden om att hans anbud inte hade antagits på grund av att det tekniska anbudet inte ansågs uppfylla kraven i anbudsunderlaget när det gäller punkt 21. Enligt Europeiska kommissionens delegation i Republiken Kroatien (nedan kallad delegationen) föreslog klagandens anbud en vit skärm i stället för den begärda projektionsställningen. Enligt klaganden var uttalandet mot anbudet inte sant, eftersom det i både position 21 i det finansiella anbudet och position 13 i det tekniska anbudet tydligt angavs att hans anbud innehöll ett förslag till prognos.

1.2 Enligt kommissionen var beskrivningen av de begärda egenskaperna i punkt 21 i anbudshandlingarna följande:

"LCD-projektionsstativ (för strålkastare, diabild och overheadprojektion). höjd flexibel, justerbar mellan 100 och 140 cm; platt topp kan sättas i horisontellt och i sluttande läge; särskilt fack för bärbar dator.”

Även om punkt 21 för en projektionsställning i den klagandes anbud hade följande lydelse: "Projektställ (foto bifogat)" och åtföljdes av ett fotografi, det var i själva verket ett fotografi av en projektionsrutschbana. Fotografiet av projektionsbilden var markerat och markerat och det stod "projektionsbild" på slovenska (" projekcijsko platno"). Den skriftliga beskrivningen av föremålet i anbudsgivarens tekniska anbud har följande lydelse: "Projektställ bör fästas på väggen" och "Dimensionerna av det erbjudna projektionsstället är 150 x 150 cm", vilket tydligt visade att denna beskrivning inte på något sätt kunde relatera till den begärda artikeln. Utvärderingskommittén drog därför slutsatsen att anbudsgivaren, genom att föreslå en felaktig uppgift, hade missförstått kravet i anbudsunderlaget.

1.3 Ombudsmannen konstaterar att de tekniska specifikationerna för punkt 21 (projektionsställning) definierades i anbudsunderlaget och att egenskaperna hos den punkt som klaganden föreslog för punkt 21 skilde sig från dessa tekniska specifikationer, vilket framgår av klagandens tekniska anbud (sidan 5). Dessutom innehöll klagandens anbud ett fotografi av ett föremål vars egenskaper inte tycktes motsvara kraven i anbudsunderlaget när det gäller punkt 21. I detta avseende noterar ombudsmannen också att klaganden i sitt klagomål hade medgett att beskrivningen av projektionsställningen i det tekniska anbudet var felaktig på grund av ett skrivfel. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen rimligen drog slutsatsen att klaganden föreslog en annan punkt än den som anges i anbudsunderlaget som punkt 21.

1.4 Kommissionen har därför inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i denna del av ärendet.

2 Underlåtenhet att begära ytterligare förtydliganden

2.1 Klaganden hävdade att delegationen inte hade begärt ytterligare klargöranden om klagandens anbud.

2.2 I sitt yttrande konstaterade kommissionen följande: ”En skyldighet att begära sådana förtydliganden får endast åläggas med stöd av principerna om god förvaltningssed eller likabehandling om det organ som ansvarar för granskningen av anbuden har upptäckt ett särskilt uppenbart fel i ett av dem, dvs. om det organ som ansvarar för granskningen av anbuden kan fastställa felets ursprung, exakta art och orsak. I alla andra fall skulle varje kontakt med anbudsgivaren innebära en risk för att ett nytt anbud lämnas under sken av en ren rättelse, vilket skulle kunna leda till ett åsidosättande av principen om likabehandling, eftersom de andra konkurrerande företagen inte skulle ha samma möjlighet.” I detta avseende hänvisade kommissionen till mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen (3). Kommissionen ansåg att klagandens fel inte kunde betecknas som särskilt uppenbart, eftersom utvärderingskommittén inte kunde fastställa felets ursprung, exakta art och orsak. Dessutom fanns det tillräckligt med bevis i klagandens anbud för att dra slutsatsen att den föreslagna posten inte uppfyllde kraven i anbudsunderlaget. Följaktligen skickades ingen begäran om förtydligande till anbudsgivaren.

2.3 Ombudsmannen konstaterar att meddelandet om upphandling inte innehåller några särskilda bestämmelser om frågan om begäran om förtydligande. I punkt 21 i meddelandet om upphandling anges dock att det har sin rättsliga grund i rådets förordning (EG) nr 2666/2000 av den 5 december 2000 om bistånd till Albanien, Bosnien och Hercegovina, Kroatien, Förbundsrepubliken Jugoslavien och f.d. jugoslaviska republiken Makedonien (4). Enligt artikel 7 i denna förordning skall kommissionen genomföra gemenskapsstödet i enlighet med budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (5). Ombudsmannen konstaterar vidare att kommissionens förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om genomförandebestämmelser för vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 (6) (nedan kallad förordning 3418/93) innehåller särskilda bestämmelser om kontakter mellan den berörda institutionen och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande. I artikel 99.7 i förordning 3418/93 föreskrivs följande: "Varje anbudsinfordran skall särskilt ... h) Förbjuda all kontakt mellan institutionen och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande, utom under följande exceptionella omständigheter: ... [(andra stycket)] efter det att anbuden öppnats: Om det krävs vissa förtydliganden i samband med ett anbud eller om uppenbara skrivfel i anbudet behöver rättas till, får institutionen kontakta anbudsgivaren under förutsättning att villkoren i anbudet inte ändras till följd av detta." Förstainstansrätten har fastslagit att artikel 99 h andra stycket inte kan tolkas som att institutionerna åläggs en skyldighet att kontakta anbudsgivarna (8).

2.4 Ombudsmannen konstaterar att det ovannämnda förbudet i artikel 99 h andra stycket i förordning 3418/93 är ett uttryck för principen om likabehandling av anbudsgivare, som är en allmän princip i gemenskapsrätten (9). Denna princip innebär bland annat att alla anbud måste överensstämma med de tekniska specifikationer som anges i meddelandet om upphandling (10) och att anbudsgivarna är jämställda när deras anbud bedöms (11). I detta sammanhang hänvisar ombudsmannen till mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen (12). I det fallet avstod kommissionen från att kontakta sökanden trots att urvalskommittén hade upptäckt ett "systematiskt fel i beräkningen" av kostnaden för vissa arbetstider vid bedömningen av sökandens anbud. Förstainstansrätten ogillade talan om ogiltigförklaring av kommissionens beslut att förkasta sökandens anbud och ansåg bland annat att varje kontakt mellan kommissionen och sökanden, i syfte att gemensamt försöka klargöra arten av och orsaken till ett sådant systematiskt beräkningsfel, skulle medföra en risk för att andra delar av anbudet, avseende fastställandet av anbudspriset, justerades. En sådan kontakt skulle ha inneburit ett ”åsidosättande av principen om likabehandling till nackdel för de övriga anbudsgivarna, vilka alla, i likhet med sökanden, är lika skyldiga att vara försiktiga vid utarbetandet av sina anbud”.

2.5 Mot bakgrund av ovanstående och med beaktande av slutsatserna i punkt 1.3 ovan anser ombudsmannen att kommissionen i det aktuella fallet rimligen kunde ha dragit slutsatsen att tillhandahållandet av förtydliganden avseende den punkt som klaganden föreslagit för punkt 21, som skulle ha till syfte och verkan att avhjälpa anbudets avvikelse från de relevanta anbudsvillkoren, skulle ha lett till en ändring av villkoren i klagandens anbud, i strid med principen om likabehandling av anbudsgivare. Ombudsmannen anser därför att kommissionen har lämnat en giltig och adekvat förklaring till varför den inte begärt förtydliganden i den fråga som klaganden har hänvisat till.

2.6 Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av klagomålet.

2.7 Kommissionen tycks dock anse att den kan ha en skyldighet att begära förtydliganden om ett anbud när det finns ett särskilt uppenbart fel, även om ett sådant förtydligande skulle innebära en ändring av villkoren i anbudet. Närmare bestämt har kommissionen i sitt yttrande hävdat att den kan vara skyldig att begära förtydliganden ”om det organ som ansvarar för granskningen av anbuden i ett av dem upptäcker ett särskilt uppenbart fel” och att ”i alla andra fall skulle varje kontakt med anbudsgivaren innebära en risk för att ett nytt anbud lämnas under sken av en ren rättelse, vilket skulle kunna leda till ett åsidosättande av principen om likabehandling” (min kursivering). Det sätt på vilket detta argument har formulerats tycks tyda på att kontakten med anbudsgivaren, när det rör sig om ett särskilt uppenbart fel, inte medför någon risk för att villkoren i anbudet ändras på ett sätt som är oförenligt med principen om likabehandling av anbudsgivare. Ombudsmannen anser emellertid att ett sådant argument inte förefaller vara förenligt med principen om likabehandling av anbudsgivare, som är en allmän gemenskapsrättslig princip, och med artikel 99 h andra stycket i förordning nr 3418/93. Därför gör ombudsmannen ytterligare en relevant anmärkning nedan.

3 Avsaknad av svar på ett fax av den 20 december 2004

3.1 Klaganden hävdade att delegationen inte hade svarat på sitt fax av den 20 december 2004.

3.2 I sitt yttrande vidhöll kommissionen att ett svar hade skickats till klaganden den 12 januari 2005. I sitt svar förklarade delegationen för klaganden skälen till sitt sena svar, nämligen semesterperioden. I sitt yttrande bad kommissionen om ursäkt för denna försening.

3.3 Klaganden lämnade inga synpunkter på denna del av kommissionens yttrande. Eftersom delegationen skickade ett svar till klaganden den 12 januari 2005 och förklarade orsaken till förseningen och i sitt yttrande om detta klagomål bad om ursäkt för förseningen, anser ombudsmannen att det inte är motiverat att ytterligare undersöka och beakta denna aspekt av klagomålet.

4 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller det första och det andra påståendet. Vidare är en ytterligare undersökning och prövning av det tredje påståendet inte motiverad. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

Kommissionen tycks hävda att den kan vara skyldig att begära förtydliganden avseende ett anbud när det föreligger ett särskilt uppenbart fel, även om ett sådant förtydligande skulle medföra en ändring av villkoren i anbudet. Ombudsmannen vill fästa kommissionens uppmärksamhet på att ett sådant argument inte förefaller vara förenligt med principen om likabehandling av anbudsgivare, som är en allmän princip i gemenskapsrätten, och med artikel 99 h andra stycket i förordning 3418/93.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Meddelande om upphandling 2004/S 176-150387, EUT 2004 S 176.

(2) Mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen, REG 1996, s. II-321.

(3) Mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen, REG 1996, s. II-0321.

(4) EGT L 306, 2000, s. 1.

(5) EGT L 356, s. 1; svensk specialutgåva, område 5, volym 1, s. 28.

(6) EGT L 315, 1993, s. 1.

(7) Artikel 99 i förordning nr 3418/93, i dess lydelse enligt kommissionens förordning (EG) nr 1687/2001 av den 21 augusti 2001 om ändring av förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 om genomförandebestämmelser för vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 (EGT L 228, s. 8).

(8) Se mål T-19/95, Adia Interim SA mot kommissionen, REG 1996, s. II-321, punkt 44.

(9) Se mål C-57/01, Makedoniki Metro, Mikhaniki AE och Elliniko Dimosio, REG 2003, s. I-1091, punkt 69.

(10) Se mål C-243/89, kommissionen mot Danmark, REG 1993, s. I-3353, punkt 37; Mål C-87/94, kommissionen mot Belgien, REG 1996, s. I-2043, punkterna 70–74.

(11) Se mål C-19/00, SIAC Construction Ltd och County Council of the County of Mayo, REG 2001, s. I-7725, punkt 34.

(12) Se domen i det ovannämnda målet Adia Interim SA mot kommissionen, punkterna 41-48.