Strasbourg den 5 september 2005

Bäste herr C.,
bäste fru M.,

Den 24 maj 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen på det portugisiska förlaget Texto Editora Ldas vägnar. Klagomålet avser projekt 7 ACP RPR 437 - Bibliographic Fund of the Portuguese Language, finansierat av sjunde Europeiska utvecklingsfonden.

Den 15 juni 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande.

Den 30 september 2004 avgav kommissionen sitt yttrande på franska. Den 13 oktober 2004 översände kommissionen sitt yttrande översatt till portugisiska, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Den 30 november 2004 mottog jag era synpunkter.

Jag skriver för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

De faktiska omständigheterna enligt klagandena kan sammanfattas på följande sätt:

Den 16 maj 1995 ingick kommissionen och PALOP-gruppen (Pas Africains de Langue Officielle Portugaise) ett finansieringsavtal (nedan kallat finansieringsavtalet) nr 5516/REG med en budget på 2 500 000 euro för att finansiera projektet "Bibliografiska fonden" AVS RPR 437 (nedan kallat projektet).

Projektets övergripande mål var att stärka politiken för att främja böcker och läsning i PALOP-länderna och särskilt, bland annat, att stärka den nationella kapaciteten att distribuera böcker genom att utbilda bibliotekarier och bokhandlare och installera, till en kostnad av 225 000 euro, fem mobila bibliotek (ett bibliotek per PALOP-land) vardera med ett lager på 500 böcker. Det övergripande ansvaret för projektet överlämnades till en nationell institution i Moçambique som heter Fundo Bibliografico (nedan kallad FB) och Moçambique utsågs till PALOP-land med ansvar för projektet. Moçambiques utrikesministerium utsågs till upphandlande myndighet med ansvar för genomförandet av projektet (nedan kallat den upphandlande myndigheten).

Den 9 september 1997 undertecknade den upphandlande myndigheten ett kontrakt med klaganden, som hade valts ut genom ett internationellt anbudsförfarande för att tillhandahålla tekniskt stöd till FB i egenskap av den institution som ansvarade för projektet. I detta sammanhang nämner klaganden att företaget är den största förläggaren av böcker som säljs på PALOP-ländernas marknader och att dess kataloger är välkända i dessa länder.

En rådgivande kommitté för projektet bildades, bestående av företrädare för kommissionen, PALOP-regeringarna, FB och klaganden. I april 1999 beslutade Rådgivande kommittén av logistiska skäl att ersätta de planerade fem mobilbiblioteken med ett bokbestånd för befintliga bibliotek, med samma budget på 225 000 euro. Den 18 augusti 2000 godkände kommissionen denna ändring av projektet skriftligen. Det bekräftades också att varje PALOP-land skulle besluta vilka böcker som skulle levereras till deras befintliga bibliotek, vilket skulle ha varit fallet vid installation av mobila bibliotek. Under år 2000 upprättade PALOPs sina förteckningar över böcker som sändes till FB. Förteckningarna upprättades ofta på grundval av klagandens kataloger.

Kommissionen och den upphandlande myndigheten ansåg att det var nödvändigt att ha ett öppet anbudsförfarande för leverans av böcker. På begäran av kommissionen gav klaganden tekniskt stöd till den upphandlande myndigheten vid utarbetandet av kravspecifikationer på grundval av förteckningar över böcker som tidigare hade valts ut av varje PALOP-land. Flera utkast till anbudshandlingar, inklusive tekniska specifikationer, skickades till kommissionen från och med slutet av 2000 och ändrades varje gång i enlighet med kommissionens begäran.

Den 3 maj 2002 inledde den upphandlande myndigheten ett anbudsförfarande (EuropeAid/113952/D/S/MZ). Två anbud lämnades in och den 23 augusti 2002 valdes ett av dem ut. Den utvalda anbudsgivaren hade ingen koppling till klaganden.

Den 6 november 2002 rekommenderade kommissionen att den upphandlande myndigheten skulle ogiltigförklara anbudet med motiveringen att kommissionen hade mottagit klagomål om att de böcker som fanns med i förteckningen över böcker som skulle väljas ut till största delen var titlar som klaganden hade gett ut. Kommissionen angav emellertid att det inte hade skett någon överträdelse av upphandlingsreglerna. I detta sammanhang betonade klaganden i sitt klagomål till ombudsmannen att den inte ingrep i utarbetandet av de förteckningar över böcker som sändes av PALOP-länderna.

Därefter lade den upphandlande myndigheten fram ett förslag till kommissionen om att böcker skulle kunna beställas genom direkta kontrakt med förlag i stället för att använda anbudsförfarandet. Den 10 december 2002 svarade kommissionens delegation i Maputo att detta förslag hade godtagits, förutsatt att böckerna inte gavs ut av klaganden.

Den 16 december 2002 återkallade samma delegation sin skrivelse av den 10 december 2002 och meddelade att kommissionens avdelningar i Bryssel inte skulle godta de direkta kontrakten.

Den 23 december 2002 begärde klaganden att kommissionen skulle slutföra projektet genom ett anbudsförfarande eller något annat sätt att tillhandahålla böcker och vid behov ge mer tid för genomförandet av projektet genom att senarelägga slutdatumet.

Den 25 februari 2003 underrättade kommissionen klaganden om att den inte ansåg det nödvändigt att följa upp dess förslag.

Den 25 mars 2003 bad klaganden kommissionen om en förklaring och gjorde en brådskande begäran om tillgång till handlingar som rör projektet, i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (1).

Efter skriftväxling med klaganden översände kommissionen den 20 oktober 2003 kopior av handlingar.

Den 24 maj 2004 ingav klagandens advokater ett klagomål till ombudsmannen. Klagomålet åtföljdes av omfattande dokumentation.

Klaganden hävdade att kommissionen agerade inkonsekvent vid genomförandet av projektet och följaktligen äventyrade dess framgångsrika resultat.

Sökanden gjorde särskilt gällande att kommissionens rekommendation att avbryta det anbudsförfarande som inleddes den 3 maj 2002 för leverans av böcker skadade klagandens kommersiella anseende och att det var olagligt att avbryta anbudsförfarandet.

Företaget hävdade också att kommissionen inte lade fram någon alternativ metod för leverans av böcker och inte besvarade klagandens skrivelser i detalj.

Slutligen hävdade klaganden att kommissionen på ett omotiverat sätt dröjt med att besvara dess skrivelse av den 25 mars 2003, som innehöll en begäran om tillgång till handlingar rörande projektet enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

Klaganden hävdade att kommissionen borde vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra projektet antingen genom att godkänna direkta kontrakt för leverans av böcker som valts ut av PALOP-länderna (i enlighet med artikel 11.2 i AVS-EEG-ministerrådets beslut Nº3/90 (2)) eller genom att fortsätta med det ursprungliga anbudsförfarande som inleddes den 3 maj 2002.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

Målen för projekt 7 AVS RPR 437, som finansierades genom sjunde Europeiska utvecklingsfonden, anges i finansieringsavtalet för projektet och anges i det avtal om tekniskt bistånd som undertecknats med klaganden. Dess övergripande mål var att stärka politiken för att främja böcker och läsning. Därför planerades olika verksamheter som kan delas in i tre områden: 1) utbildning av förläggare, installation av infrastruktur för utgivning, undanröjande av rättsliga/administrativa och skattemässiga hinder, tilldelning av PALOP-priser för böcker på portugisiska (område för utgivning och distribution), 2) utbildning av bibliotekarier, bokhandlare och installation av mobila bibliotek (distributionsområde), (3) utbildning av journalister och läsaktivister för de lokala "läsklubbarna" och redigering av en veckopublikation (område för främjande av läsning). Efteråt ersattes den planerade inmatningen av installation av mobila bibliotek genom att tillhandahålla ett lager av böcker i befintliga bibliotek i PALOP-länder. Finansieringsöverenskommelsen ändrades i enlighet med detta.

Den 3 maj 2002 inleddes ett anbudsförfarande för leverans av böcker, med kommissionens samtycke och i enlighet med AVS-EEG-ministerrådets beslut nr 3/90.

När det gäller klagandens påståenden och påståenden intog kommissionen följande ståndpunkt:

a) När det gäller det påstådda inkonsekventa beteendet:

I förfarandet för ingående eller genomförande av kontrakt om externt bistånd som finansieras genom EU:s budget (i detta fall från sjunde Europeiska utvecklingsfonden) ansvarar de nationella upphandlande myndigheterna (i detta fall Moçambiques regering) för att förbereda, förhandla om och tilldela kontrakt. Det är dock upp till kommissionen att kontrollera att förfarandereglerna tillämpas korrekt. Kommissionen anser att den inom ramen för sina skyldigheter agerade konsekvent.

Under den period då anbudsförslagen lämnades in in inkom olika klagomål mot projektet till kommissionen om en eventuell intressekonflikt (klagomål av den 6 juni 2002 från det portugisiska förlaget Lisboa Editora, klagomål av den 11 juli 2002 från det portugisiska förlaget Areal). Utgivaren Porto Editora lämnade också in ett klagomål med samma klagomål till OLAF och den portugisiska pressen hänvisade också till ärendet ("O Independente" N. 737 av den 28 juni 2002).

Efter det att förslagen hade lagts fram stod kommissionen inför det faktum att de flesta titlarna på listan över böcker som skulle levereras publicerades av projektets tekniska assistent (klaganden). Kommissionen ansåg därför att det kunde föreligga en eventuell intressekonflikt och att den tekniska assistentens oberoende, som krävs enligt artikel 12 i bilaga IV till beslut 3/90, inte kunde garanteras. Den upphandlande myndigheten var inte heller skyldig att tilldela den utvalda anbudsgivaren ett kontrakt. Kommissionen rekommenderade därför den upphandlande myndigheten att ogiltigförklara anbudet och att inte tilldela kontraktet.

b) Angående den påstådda rättsstridigheten i förfarandet för ogiltigförklaring av anbudet:

Den upphandlande myndigheten får ogiltigförklara anbudet om villkoren i artikel 35.2 i beslut 3/90 är uppfyllda. Ett av dessa villkor är bristen på konkurrens. I en skrivelse av den 6 november 2002 rekommenderade kommissionen den upphandlande myndigheten att ogiltigförklara anbudet, eftersom det kunde finnas en risk för intressekonflikt, eftersom projektets tekniska assistent samtidigt var utgivare av de flesta böcker som skulle levereras. Enligt kommissionen ledde en sådan intressekonflikt till en allvarlig snedvridning av konkurrensen, eftersom den gjorde det omöjligt för andra förlag att delta i anbudsförfarandet och det därför inte förekom någon konkurrens. Kommissionen rekommenderade därför, med stöd av artikel 35.2 i beslut 3/90, att den upphandlande myndigheten skulle ogiltigförklara anbudet för att säkerställa öppenhet och likabehandling.

Kommissionen betonade dock att klaganden i egenskap av teknisk assistent hade agerat korrekt i enlighet med arbetsordningen vid fullgörandet av kontraktet och tillhandahållandet av tekniskt stöd till projektet.

c) När det gäller påståendet att kommissionen äventyrade projektets framgångsrika resultat:

Att tillhandahålla ett lager av böcker till befintliga bibliotek var en av de planerade insatserna för att förverkliga projektets övergripande mål, dvs. att stärka den lokala kapaciteten för utgivning och distribution av böcker och för att främja läsning. Enligt kommissionen var tillhandahållandet av böcker inte ett oundgängligt villkor för att återstående planerade verksamheter, som var helt oberoende av tillhandahållandet av böcker och som faktiskt genomfördes, skulle vara effektiva. Denna verksamhet (2 seminarier om administrativa, rättsliga och skattemässiga aspekter, installation av fem skrivbordssystem och utbildning av skrivbordsutgivare, Utdelning av PALOP-priser för böcker på portugisiska. utbildningsprogram för bibliotekarier, bokhandlare, journalister och läsaktivister och sändning av veckovisa radiosändningar om litteratur) bidrog i själva verket till det planerade främjandet av läsning i PALOP-länderna. Kommissionen angav emellertid att det hade varit önskvärt att tillhandahålla böcker, men att den med hänsyn till den eventuella intressekonflikten inte kunde fatta något annat beslut än att rekommendera att anbudet skulle ogiltigförklaras.

d) När det gäller a) påståendet att kommissionen inte föreslog några alternativa metoder för leverans av böcker och b) klagandens påstående:

I finansieringsavtalet för projektet, som är ett avtal mellan kommissionen och AVS-länderna, fastställdes projektets slutdatum till den 31 december 2002. Enligt finansieringsöverenskommelsen kunde ingen förlängning beviljas för någon av projektets åtgärder om inte åtgärden var grundläggande för projektet, vilket innebär att avsaknaden av en sådan åtgärd skulle kunna göra projektet ineffektivt. Eftersom dessa villkor för en förlängning inte var uppfyllda avslutades projektet.

Enligt avdelning III kapitel 5 avsnitten 2 och 3 i Lomé IV-konventionen är det endast gemenskapen, dess medlemsstater och AVS-länderna som kan identifiera, förbereda och granska projekten samt föreslå och besluta om deras finansiering. Klaganden är inte i stånd att lämna in en sådan begäran och dess påstående bör därför anses vara ogrundat.

d) När det gäller påståendet om skada på klagandens anseende:

Kontraktet om tillhandahållande av tekniskt bistånd mellan klaganden och den upphandlande myndigheten gav aldrig någon anledning för kommissionen att ifrågasätta klagandens goda anseende. Kommissionens slutsats att det fanns en möjlig intressekonflikt i anbudet för leverans av böcker innebär inte att kvaliteten på de tjänster som klaganden tillhandahöll som teknisk assistent ifrågasattes.

e) När det gäller förseningarna i svaret på klagandens begäran:

Kommissionen bad om ursäkt för dröjsmålet med att besvara klagandens skrivelse av den 23 december 2002. Kommissionen skickade sitt svar den 25 februari 2003 och förklarade att det var omöjligt att följa upp den klagandes begäran om att slutföra projektet genom att inleda ett nytt anbudsförfarande eller genom att tillämpa en alternativ lösning, eftersom finansieringsöverenskommelsen hade löpt ut.

Kommissionen ansåg att klagandens begäran av den 28 april 2003 (3) om tillgång till handlingar rörande projektet inte var tillräckligt exakt och bad den 16 april 2004 klaganden att lämna ytterligare upplysningar för att identifiera de begärda handlingarna. Kommissionen underströk att enligt artikel 6 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska svarsfristen börja löpa från och med den dag då institutionen har fått tillräcklig information för att kunna behandla begäran.

Den 10 juni 2003 underrättade kommissionen klaganden om att den kunde ta del av de begärda handlingarna på plats, eftersom deras volym gjorde det omöjligt att göra och skicka kopior.

Den 2 juli 2003 begärde klaganden att kommissionen skulle översända kopiorna av handlingarna, eftersom den inte kunde ta del av dem på plats.

Den 20 oktober 2003 översände kommissionen de begärda kopiorna (961 sidor).

Klagandens synpunkter

Sammanfattningsvis vidhöll klaganden sina ursprungliga påståenden och påståenden.

Klaganden betonade att kommissionen redan vid den tidpunkt då förarbetena till anbudsförfarandet inleddes visste att 50–90 % av titlarna på de förteckningar över böcker som skulle tillhandahållas offentliggjordes av klaganden och att den, i motsats till vad kommissionen angav i sitt yttrande, inte fick kännedom om detta faktum förrän anbudsförfarandet hade inletts och anbuden hade lämnats in. Kommissionen insisterade dock på att anbudsförfarandet skulle inledas och deltog i det förberedande arbetet. Som en del av det senare gav kommissionen råd om hur anbudsspecifikationerna skulle utarbetas, begärde korrigeringar och godkände dessa specifikationer.

Klaganden ifrågasatte också kommissionens påstående att det var omöjligt att förlänga finansieringsavtalet eller ange en alternativ form av leverans av böcker. Klaganden påpekade att de moçambikiska myndigheterna begärde att kommissionen skulle tillåta leverans av böcker genom direkta kontrakt och förlänga finansieringsöverenskommelsen innan den löpte ut.

Klaganden påpekade också att kommissionen själv hade medgett att leveransen av böcker var nödvändig för ett framgångsrikt resultat av projektet (skrivelse av den 10 december 2002 från delegationen till den upphandlande myndigheten, av vilken en kopia bifogades klagomålet). Klaganden uppgav att det är uppenbart att ett projekt som rör främjande av läsning inte kan lyckas om det inte finns några böcker att läsa och att tillhandahållandet av böcker till befintliga bibliotek i afrikanska länder, som är tomma till följd av mellanliggande inbördeskrig, därför är ett nödvändigt villkor för att alla andra åtgärder som rör läsfrämjande ska vara effektiva.

Klaganden ifrågasatte kommissionens uttalande om dess oberoende som konsult. I detta sammanhang ansåg den att klaganden, på grundval av artikel 12.2 i bilaga IV till beslut 3/90, om den upphandlande myndigheten skulle ge sitt skriftliga tillstånd även kunde tillhandahålla böcker som klaganden hade gett ut.

Klaganden bestred också kommissionens påstående att den i sin skrivelse av den 25 februari 2003 hade förklarat för klaganden att det var omöjligt att följa upp dess begäran av den 23 december 2002 om att slutföra projektet genom att inleda ett nytt anbudsförfarande eller genom att tillämpa en alternativ lösning, eftersom finansieringsöverenskommelsen hade löpt ut. Klaganden bifogade en kopia av kommissionens svar.

Slutligen uppgav klaganden att kommissionen, i motsats till vad den hävdade i sitt yttrande, aldrig hade informerat klaganden om att dess begäran om tillgång till handlingar inte var tillräckligt exakt.

Klaganden tycks också framföra ett nytt påstående om att kommissionen underlåtit att förse klaganden med en fullständig uppsättning handlingar rörande projektet och inte motiverat detta. Enligt klaganden saknades följande handlingar: En kopia av det klagomål som Porto Editora lämnat in till kommissionen, en kopia av pressartikeln och de första sidorna i det klagomål som lämnats in av Lisboa Editora.

Beslutet

1 Inledande anmärkning

1.1 I sina synpunkter framförde klaganden ett nytt påstående om att kommissionen, till följd av dess begäran om tillgång enligt förordning 1049/2001, hade underlåtit att skicka kopior av alla handlingar som rör projektet till klaganden, utan att ange några skäl till detta.

1.2 Ombudsmannen påpekar att klaganden, i enlighet med det förfarande som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001, kunde ha lämnat in en bekräftande ansökan när det gäller kommissionens underlåtenhet att tillhandahålla alla begärda handlingar. I förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs dessutom rättsmedel genom domstolsförfaranden eller klagomål till ombudsmannen först efter det att en bekräftande ansökan har avslagits.

1.3 Ombudsmannen noterar att klaganden inte tycks ha lämnat in en sådan bekräftande ansökan innan han vände sig till honom i frågan.

1.4 Enligt artikel 2.4 i Europaparlamentets beslut om förordningen och de allmänna villkoren för ombudsmannens ämbetsutövning (4) ska klagomål föregås av lämpliga administrativa kontakter med de berörda institutionerna eller organen. Med tanke på att klaganden inte lämnade in någon bekräftande ansökan anser ombudsmannen att de lämpliga administrativa tillvägagångssätten inte hade slutförts när det gäller föremålet för det nya påståendet. Ombudsmannen begränsar därför sitt beslut till klagandens ursprungliga påståenden och anspråk.

2 Påstått inkonsekvent beteende och fara för projektet

2.1 Finansieringsavtalet för att genomföra projekt 7 AVS RPR 437 "Bibliografiska fonden" (projektet) undertecknades mellan kommissionen och de portugisisktalande afrikanska länderna (palops) den 16 maj 1995. Moçambiques utrikesministerium (den upphandlande myndigheten) hade ansvarat för genomförandet av projektet. År 1997 ingick klaganden (ett förlag etablerat i Portugal, med en stark närvaro på PALOP:s bokmarknader) ett avtal med den upphandlande myndigheten om att tillhandahålla tekniskt stöd till projektet. En av komponenterna i projektet var installation av mobila bibliotek. Denna komponent ersattes senare av att tillhandahålla ett lager av böcker till befintliga bibliotek. För detta ändamål gjordes en ändring av finansieringsöverenskommelsen den 18 augusti 2000 och det tekniska biståndets omfattning utvidgades för att även bidra till genomförandet av denna verksamhet. Under 2000 upprättade PALOP-myndigheterna förteckningar över böcker, först i syfte att installera mobila bibliotek och sedan förse befintliga bibliotek med böcker. Under tiden beslutade den upphandlande myndigheten och kommissionen att valet av leverantör av böcker till befintliga bibliotek skulle ske genom ett anbudsförfarande. Efter det att anbudsförfarandet hade godkänts av kommissionen inledde den upphandlande myndigheten anbudsförfarandet den 3 maj 2002 i enlighet med AVS-EEG-ministerrådets beslut nr 3/90(5). Den 24 augusti 2002 valdes ett av två anbud ut. Den 6 november 2002 rekommenderade kommissionen den upphandlande myndigheten att ogiltigförklara anbudet och att inte tilldela kontraktet. Den 6 december 2002 föreslog den upphandlande myndigheten att kommissionen skulle godkänna leveransen av böcker genom direkta kontrakt i stället för ett anbud och att finansieringsöverenskommelsen skulle förlängas. Den 16 december 2002 svarade kommissionen att den inte godtog förslaget. Finansieringsavtalet löpte ut den 31 december 2002.

2.2 I sitt klagomål till ombudsmannen, som lämnats in av dess advokater, hävdar klaganden att kommissionen agerade inkonsekvent vid genomförandet av projektet och följaktligen äventyrade dess framgångsrika resultat.

Till stöd för sina påståenden hävdar klaganden att kommissionen först tillät att anbudsförfarandet inleddes, trots att den visste att PALOP-länderna hade valt böcker som mestadels publicerades av klaganden, och därefter, efter nästan två års förfaranden, rekommenderade att anbudet skulle annulleras på grundval av samma faktum. Under tiden hade finansieringsöverenskommelsen löpt ut och tillgången på böcker hade blivit omöjlig.

2.3 Kommissionen påpekade att de nationella myndigheterna ansvarar för att förbereda, förhandla om och tilldela kontrakt inom ramen för förfarandet för ingående och genomförande av de kontrakt om externt bistånd som finansieras genom EU:s budget (i detta fall genom sjunde Europeiska utvecklingsfonden). Det är dock upp till kommissionen att kontrollera att förfarandereglerna tillämpas korrekt. Kommissionen anser att den inom ramen för sina skyldigheter agerade konsekvent. Under den period då anbudsförslagen lämnades in inkom olika klagomål till kommissionen om en eventuell intressekonflikt. Efter det att förslagen hade lagts fram stod kommissionen inför det faktum att de flesta titlarna på listan över böcker som skulle tillhandahållas publicerades av projektets tekniska assistent (klaganden). Kommissionen ansåg således att en intressekonflikt faktiskt kunde uppstå och rekommenderade att anbudet skulle ogiltigförklaras.

Kommissionen har även påpekat att tillhandahållandet av böcker inte var ett oundgängligt villkor för att de återstående planerade verksamheterna inom projektet, som var helt oberoende av tillhandahållandet av böcker, skulle bli effektiva. Dessa aktiviteter har verkligen genomförts och har bidragit till det planerade främjandet av läsning i fem PALOP-länder.

2.4 För det första påpekar ombudsmannen att de moçambikiska myndigheterna ansvarade för genomförandet av projektet. Kommissionen övervakade genomförandet genom förhandskontroll av anbudsförfarandet och tilldelningen av ett kontrakt. Kommissionen godkände således meddelandet om upphandling och anbudsunderlaget, inklusive de tekniska specifikationerna.

2.5 För det andra konstaterar ombudsmannen, på grundval av den bevisning som lagts fram för honom och efter att ha granskat de tekniska specifikationerna i anbudet (6), att de förteckningar över böcker som PALOP-länderna skickat till de moçambikiska myndigheterna innehöll en uppgift om förläggaren (ofta var det klaganden), medan de tekniska specifikationerna i anbudet, som utarbetats av de moçambikiska myndigheterna (med klagandens hjälp) och som uppenbarligen lämnats in av dessa myndigheter till kommissionen för godkännande, endast innehöll titlar och beskrivningar av de böcker som skulle levereras.

2.6 Även om man antar att PALOP-ländernas förteckningar var tillgängliga för kommissionen vid den tidpunkt då den godkände de tekniska specifikationerna för anbudet (vilket inte är säkert), anser ombudsmannen att det inte skulle vara rimligt att förvänta sig att kommissionen skulle ha granskat all information som de tekniska specifikationerna baserades på, eller att den skulle ha tagit upp frågan om en eventuell intressekonflikt vid kontrollen av huruvida anbudet skulle inledas, eftersom kommissionen inte verkar ha uppmärksammats på frågan vid den tidpunkten.

2.7 Ombudsmannen anser vidare att även om klagandens argument att ett projekt för främjande av läsning inte kan bli framgångsrikt om det inte finns några böcker att läsa är övertygande, förefaller kommissionens uppfattning att tillhandahållandet av böcker inte var ett oundgängligt villkor för att de återstående planerade verksamheterna inom projektet skulle bli effektiva och att dessa var oberoende av tillhandahållandet av böcker inte uppenbart orimlig.

2.8 Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av klagomålet.

3 Påståendet att ogiltigförklaringen av anbudet är rättsstridig

3.1 Klaganden hävdar att annulleringen av anbudet, som rekommenderades av kommissionen, var olaglig.

3.2 Kommissionen motiverar sin rekommendation att annullera anbudet med följande skäl, sammanfattningsvis:

(1) Det förelåg en eventuell intressekonflikt i anbudet, eftersom klaganden, som var projektets tekniska assistent, också var utgivare av de flesta böcker som fanns med i de förteckningar över böcker som skulle tillhandahållas genom detta anbud. I detta sammanhang noterar kommissionen att klagandens oberoende som konsult, i enlighet med artikel 12 i bilaga IV (Allmänna villkor för tjänstekontrakt som finansieras av EUF) till beslut 3/90, inte garanterades.

(2) Det hade inte förekommit någon konkurrens i anbudet, eftersom projektets tekniska assistent (klaganden) var utgivare av merparten av de böcker som fanns upptagna på förteckningarna över böcker som skulle levereras och den upphandlande myndigheten således, enligt artikel 35.2 i beslut 3/90, kunde ogiltigförklara anbudet och dessutom inte var skyldig att tilldela ett kontrakt.

Den första grunden

3.3 När det gäller kommissionens första grund noterar ombudsmannen att artikel 12 i bilaga IV till beslut 3/90 har följande lydelse:

”Konsulten ska efter det att avtalet har ingåtts eller sagts upp begränsa sin roll i samband med projektet till tillhandahållandet av tjänsterna. Konsulten och varje annan entreprenör, konsult eller leverantör till vilken konsulten är knuten eller knuten ska, utom med skriftligt tillstånd från den upphandlande myndigheten, diskvalificeras från att utföra byggentreprenader, varor eller andra tjänster för projektet i någon egenskap, inbegripet anbudsförfaranden för någon del av projektet.”

Ombudsmannen noterar att denna bestämmelse uttryckligen föreskriver en möjlighet för den upphandlande myndigheten att ge en konsult skriftligt tillstånd för ”utförande av …-varor”. Ombudsmannen anser också att klaganden inte rimligen kunde förväntas begränsa sin roll på bokmarknaderna i PALOP-länderna, där den traditionellt hade en ledande roll, efter ingåendet av avtalet om tekniskt stöd till projektet. Ombudsmannen är därför inte övertygad om att artikel 12 i bilaga IV till beslut 3/90 motiverar att avtalet hävs.

Den andra grunden

3.4 När det gäller kommissionens andra grund noterar ombudsmannen att det i artikel 35.2 i beslut 3/90 föreskrivs att "den upphandlande myndigheten kan ogiltigförklara ett anbudsförfarande i följande fall (…) g) om det inte har förekommit någon konkurrens".

3.5 Ombudsmannen förstår att kommissionens slutsats om bristen på konkurrens grundades på det faktum att de flesta böckerna i förteckningarna gavs ut av ett enda förlag och att det därför inte kunde finnas någon konkurrens om utbudet av dem. Ombudsmannen anser att kommissionens åberopande av artikel 35.2 i beslut 3/90 som rättslig grund för att rekommendera den upphandlande myndigheten att ogiltigförklara anbudet förefaller rimligt. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av klagomålet.

4 Den påstådda skadan på klagandens anseende

4.1 Klaganden hävdar att kommissionens rekommendation att annullera anbudet skadade dess kommersiella anseende.

4.2 Kommissionen bestrider att dess beslut har skadat den klagandes anseende med tanke på att 1) avtalet om tekniskt bistånd mellan den klagande och den upphandlande myndigheten aldrig var föremål för något kommissionsbeslut som kunde leda till slutsatsen att den klagandes anseende ifrågasattes, (2) Kommissionens slutsats att det fanns en möjlig intressekonflikt i anbudsförfarandet innebär inte att kvaliteten på det tekniska stöd som klaganden tillhandahållit ifrågasätts.

4.3 Ombudsmannen noterar att kommissionen inte tycks lägga fram något argument som kritiserar den klagandes beteende eller kvaliteten på det tekniska stöd som tillhandahålls av den klagande.

4.4 Ombudsmannen anser dessutom att en intressekonflikt generellt sett kan uppstå till följd av en kombination av omständigheter som inte innebär något fel från den berörda personens sida.

4.5 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionens bedömning att det fanns risk för en intressekonflikt som berörde klaganden inte rimligen kan anses innebära någon skada för klagandens anseende.

4.6 Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av klagomålet.

5 Handläggning av den klagandes begäran

5.1 Klaganden hävdar att kommissionen på ett omotiverat sätt dröjt med att besvara dess skrivelse av den 25 mars 2003, som innehöll en begäran om tillgång till handlingar.

5.2 Kommissionen påpekar att enligt artikel 6 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska tidsfristen för att lämna ett svar i sak börja löpa från och med den dag då institutionen har fått tillräcklig information för att behandla begäran. Kommissionen anger i sitt yttrande att klaganden inte lämnade tillräckliga uppgifter för att identifiera de begärda handlingarna i sin skrivelse av den 25 mars 2003 (7), som registrerades av kommissionen den 3 april 2003. Den 16 april 2003 begärde kommissionen detta. Efter det att klaganden hade översänt dessa upplysningar underrättade kommissionen den 10 juni 2003 klaganden om att den kunde ta del av de begärda handlingarna på plats. Efter klagandens begäran om att kopiorna i fråga skulle skickas per post på egen bekostnad skickade kommissionen kopior av de begärda handlingarna per post den 20 oktober 2003.

5.3 Ombudsmannen har granskat kopior av de skrivelser som utväxlats mellan kommissionen och klaganden. Den 25 mars 2003 begärde klaganden tillgång till alla handlingar i projektets akt. Kommissionen skickade ett preliminärt svar den 16 april 2003 och förklarade att det behövdes mer tid för att förbereda ärendet med tanke på dess volym, men kommenterade inte att klagandens begäran inte var tillräckligt tydlig. Den 28 april 2003 och den 30 maj 2003 riktade klaganden samma begäran till kommissionen. Den 10 juni 2003 meddelade kommissionen att tillträde kunde ges på plats. Den 18 juni och den 1 juli 2003 begärde klaganden att kopior skulle skickas per post på egen bekostnad. Den 30 juli 2003 informerade kommissionen klaganden om betalningssättet för kopior (vilket godtogs av klaganden) och den 20 oktober 2003 översände den handlingarna till klaganden.

5.4 När det gäller behandlingen av klagandens ansökan om tillgång till handlingar av den 25 mars 2003 noterar ombudsmannen att kommissionen i sitt yttrande förklarade att förseningen i behandlingen av klagandens ansökan berodde på att klagandens ansökan inte var tillräckligt exakt.

5.5 Ombudsmannen förstår inte varför kommissionen i sitt yttrande ansåg det lämpligt att motivera sitt dröjsmål med handläggningen av klagandens ansökan med att ansökan inte var tillräckligt exakt, medan kommissionen i sin skrivelse till klaganden av den 16 april 2003 endast uppgav att klagandens ansökan hade registrerats den 3 april 2003 och att tidsfristen för handläggningen av den skulle förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar med tanke på det mycket stora antalet begärda handlingar. På grundval av de handlingar som lämnats till honom noterar ombudsmannen att kommissionen aldrig informerade klaganden om att dess ansökan inte var tillräckligt exakt och inte begärde mer information.

5.6 Ombudsmannen påpekar att klagandens ansökan om tillgång till handlingar registrerades den 3 april 2003. Enligt artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 löpte tidsfristen för att behandla den (förlängd med ytterligare 15 arbetsdagar av kommissionen) ut den 21 maj 2003. Kommissionen översände dock informationen om beviljande av tillgång på plats den 10 juni 2003. Den försenade handläggningen av den klagandes ursprungliga ansökan utgör en underlåtenhet från kommissionens sida att följa bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001. Detta var ett fall av administrativt missförhållande och en kritisk anmärkning kommer att göras nedan.

6 Påstådd brist på information om alternativa metoder för att tillhandahålla böcker och relaterade påståenden

6.1 Klaganden hävdar att kommissionen inte lade fram någon alternativ metod för leverans av böcker och inte besvarade klagandens skrivelser i detalj.

Den klagande hävdar att kommissionen bör vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra projektet genom att godkänna antingen direkta kontrakt för leverans av böcker som valts ut av PALOP-länderna (i enlighet med artikel 11.2 i beslut 3/90) eller genom att gå vidare med det ursprungliga anbudsförfarande som inleddes den 3 maj 2002.

6.2 Ombudsmannen förstår att detta påstående gäller klagandens skrivelse till kommissionen av den 23 december 2002 och kommissionens svar av den 25 februari 2003. Ombudsmannen noterar därför att klaganden i sin skrivelse av den 23 december 2002 (varav en kopia överlämnades till ombudsmannen) sammanfattningsvis begärde att kommissionen skulle slutföra projektet genom att ingå ett anbudsförfarande eller ange ett annat sätt att tillhandahålla böcker och vid behov senarelägga slutdatumet för projektets genomförande.

6.3 Kommissionen besvarade den klagandes skrivelse den 25 februari 2003 och förklarade att den inte kunde godta dess påstående eftersom det enligt avdelning III kapitel 5 avsnitten 2 och 3 i Lomekonvention IV endast är gemenskapen, dess medlemsstater och AVS-länderna som kan identifiera, förbereda och granska projekten samt föreslå och besluta om deras finansiering.

6.4 I sitt yttrande, som vidarebefordrades till klaganden av ombudsmannen, tillade kommissionen att i finansieringsavtalet för projektet, som är ett avtal mellan kommissionen och AVS-länderna, var det föreskrivna slutdatumet den 31 december 2002. Enligt finansieringsöverenskommelsen bör varje åtgärd i projektet för vilken en ansökan om förlängning kan lämnas in vara grundläggande för det projektet, vilket innebär att avsaknaden av en sådan åtgärd kan göra projektet ineffektivt. Eftersom dessa villkor för förlängningen inte var uppfyllda avslutades projektet.

6.5 Ombudsmannen anser att kommissionens förklaringar om alternativa metoder för tillhandahållande av böcker och klagandens påstående förefaller rimliga. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden i denna del av klagomålet. Klagandens påstående kan därför inte godtas.

Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Den klagandes ansökan om tillgång till handlingar registrerades av kommissionen den 3 april 2003. Enligt artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 löpte tidsfristen för handläggning av ansökan (som kommissionen förlängt med ytterligare 15 arbetsdagar) ut den 21 maj 2003. Den 10 juni 2003 översände kommissionen den information som gav tillgång till uppgifterna på plats. Den försenade handläggningen av klagandens ansökan utgör en underlåtenhet från kommissionens sida att följa bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001. Detta var ett fall av administrativt missförhållande.

Med tanke på att de faktiska omständigheterna i målet hänför sig till de specifika händelserna i det förflutna förefaller det inte vara möjligt att nå en vänskaplig förlikning. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

(2) AVS-EEG-ministerrådets beslut Nº3/90 av den 29 mars 1990 om antagande av allmänna bestämmelser, allmänna villkor och förfaranderegler för förlikning och skiljeförfarande vid upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden och om deras tillämpning, EGT L 382, 31.12.1990, s. 0001-0107 (nedan kallat beslut 3/90). Artikel 11.2 i beslut 3/90 har följande lydelse: "Såvida det inte kan motiveras av föremålet för upphandlingen skall tekniska specifikationer som anger produkter av ett visst märke eller ursprung, eller en viss process, och som därför gynnar eller eliminerar vissa produkter, vara förbjudna. Ett sådant förbud ska omfatta varumärken, patent eller typer, eller ett visst ursprung eller en viss tillverkning. Om produkter eller processer inte kan specificeras på ett tillräckligt precist och begripligt sätt, får de dock benämnas, förutsatt att orden "eller likvärdigt" läggs till."

(3) Ombudsmannen förstår: av den 25 mars 2003.

(4) Antaget av Europaparlamentet den 9 mars 1994 (EGT L 113, 4.5.1994, s. 5) och ändrat genom dess beslut av den 14 mars 2002 om strykning av artiklarna 12 och 16 (EGT L 92. 9.4.2002 s. 13).

(5) AVS-EEG-ministerrådets beslut nr 3/90 av den 29 mars 1990 om antagande av allmänna bestämmelser, allmänna villkor och förfaranderegler för förlikning och skiljeförfarande för byggentreprenad-, varu- och tjänstekontrakt som finansieras av EDP och om deras tillämpning (nedan kallat beslut nr 3/90), EGT L 382, 31.12.1990, s. 1.

(6) http://europa.eu/commm/europeaid/cgi/frame12.pl/frame12.pl/frame12.pl/right, s. 17. PDF: Annekteringsteknik.

(7) Ombudsmannen förstår att klagandens skrivelse var daterad den 25 mars 2003 och inte den 28 april 2003, vilket anges i kommissionens yttrande.