Strasbourg den 26 maj 2005

Bästa dr K.,

Den 9 mars 2004 lämnade du, på Internationaler Hilfsfonds e.V. vägnar, in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Europeiska kommissionens påstådda underlåtenhet att ge dig fullständig tillgång till dess akt.

Den 22 mars 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 6 juli 2004. Jag översände den till Er den 15 juli 2004 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 22 september 2004.

Den 4 oktober 2004 bad jag kommissionen att lämna ytterligare upplysningar om ert klagomål. Kommissionen skickade sitt svar den 9 december 2004.

Den 15 december 2004 bad jag kommissionen om tillgång till en viss handling (ett e-postmeddelande av den 23 september 1999). Ni underrättades om detta samma dag, och en kopia av kommissionens svar på min begäran om ytterligare upplysningar översändes till er vid detta tillfälle.

Den 23 december 2004 lämnade du ytterligare synpunkter på ditt klagomål. I synnerhet bad ni ombudsmannen att informera Europaparlamentet om vad ni ansåg vara kommissionens förhalningstaktik och omotiverade ursäkter.

Den 11 januari 2005 inspekterade min tjänsteavdelning e-postmeddelandet av den 23 september 1999 i kommissionens lokaler. En kopia av den relevanta handlingen togs vid detta tillfälle.

Den 18 januari 2005 översände jag en kopia av rapporten om denna inspektion (utan kopia av det relevanta dokumentet) till er och uppmanade er att lämna synpunkter på denna rapport och på kommissionens svar på min begäran om ytterligare upplysningar som jag redan hade skickat till er. Ni inkom med synpunkter den 4 mars 2005.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

I november 2001 ingav klaganden, en tysk icke-statlig organisation, ett klagomål (1702/2001/GG) mot Europeiska gemenskapens kontor för humanitärt bistånd (ECHO) angående dess ansökan om undertecknande av ramavtalet om partnerskap. I detta klagomål framförde klaganden flera påståenden, bland annat a) ett påstående om att kommissionens insisterande på att kontrollera klagandens efterlevnad av kraven för stödberättigande genom en revision utgjorde diskriminering och b) ett påstående om att kommissionen hade underlåtit att ge klaganden tillgång till sin akt. I sitt beslut av den 21 maj 2002 drog ombudsmannen slutsatsen att klaganden inte hade visat att det hade förekommit diskriminering när det gäller påstående a. När det gäller påstående b konstaterade ombudsmannen att kommissionen inte hade ifrågasatt klagandens rätt till tillgång. Ombudsmannen noterade också att sådan tillgång under tiden hade beviljats. Under dessa omständigheter ansåg ombudsmannen att det inte föreföll föreligga något administrativt missförhållande när det gäller detta påstående. Ärendet avslutades därför. Ombudsmannens beslut innehöll dock ett antal kritiska anmärkningar när det gäller andra aspekter av klagomålet.

Klaganden fick därefter tillgång till en annan akt från kommissionen. Förteckningen över handlingar i detta ärende (rörande LIEN-kontrakt 97–2011) omfattade två e-postmeddelanden som enligt klaganden hade skickats av den behöriga avdelningen vid kommissionen till Echo (ett e-postmeddelande från T.J. till V. vid Echo av den 23 september 1999 och ett e-postmeddelande från J. till S.). Enligt klaganden ingick dessa handlingar inte i den akt som klaganden hade beviljats tillgång till. Klaganden hävdade vidare att den först för sent hade upptäckt att det som den hade ansett vara ett internt e-postmeddelande från ECHO av den 8 augusti 2001 i själva verket var ett meddelande till det tyska utrikesministeriet. Enligt klaganden innehöll den akt som klaganden hade beviljats tillgång till inte det svar som det tyska utrikesministeriet förmodligen hade gett på detta e-postmeddelande. På grundval av ett meddelande som upprättades av ECHO den 17 november 1995 (till vilket klaganden hade fått tillgång) antog klaganden vidare att det måste finnas en annan handling som denne inte hade fått tillgång till. Klaganden hävdade därför att den borde få tillgång till information som den ansåg hade lämnats av S., en tjänsteman vid kommissionen.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden således i huvudsak att kommissionen hade underlåtit att ge klaganden fullständig tillgång till sina handlingar i ärendet om dess ansökan om undertecknande av det ramavtal om partnerskap som handlagts av ECHO.

I sitt klagomål lämnade klaganden också synpunkter på ombudsmannens beslut om påstående a. Med tanke på att inga påståenden föreföll ha framförts i detta sammanhang informerade ombudsmannen dock klaganden om att dessa synpunkter inte skulle behandlas i den aktuella undersökningen.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Det relevanta ärendet gällde klagandens ansökan om att underteckna ramavtalet om partnerskap. Det rörde sig således om ett tematiskt ärende som inte på något sätt syftade till att innehålla alla handlingar, oavsett hur de avsåg klaganden, som utbyttes inom kommissionen. Ärendet var tänkt att innehålla officiella dokument, såsom brev och anteckningar. E-postmeddelanden utgör i regel informella meddelanden, vilket motsvarar ett telefonsamtal, såvida de inte har registrerats av arkivtjänsten genom att de utgör ett officiellt informationsutbyte. Oregistrerade e-postmeddelanden skulle kunna bifogas en akt, om det anses relevant, men lämnades inte in systematiskt och alla krav på att en akt ska innehålla alla e-postmeddelanden som utbyts mellan enskilda personer om ett visst ämne var helt enkelt orealistiska.

De handlingar som klaganden påstod hade tagits bort från den akt som klaganden fick tillgång till den 15 januari 2002 var följande:

a) Två e-postmeddelanden från en SCR-tjänsteman (SCR blev senare "EuropeAid Co-operation Office") till två tjänstemän vid kommissionen, varav ett skickades den 23 september 1999, ett annat utan något specifikt datum.

b) Ett svar (antingen skriftligt eller muntligt) som det tyska utrikesministeriet borde ha lämnat till ett e-postmeddelande från ECHO av den 8 augusti 2001. och

c) Ett meddelande (av ospecificerad karaktär) som en tjänsteman vid generaldirektoratet för utveckling kan ha skickat till en ECHO-tjänsteman 1995.

När det gäller de handlingar som nämns under a hade en husrannsakan genomförts som hade lett till att ett e-postmeddelande från SCR till ECHO av den 23 september 1999 hade hämtats. Det fanns inget skriftligt svar från ECHO på SCR. Inga uppgifter om ett andra e-postmeddelande från SCR hittades på grundval av hänvisningarna i klagomålet. Om man antar att detta e-postmeddelande också hade skickats 1999 kunde det dock inte ha skickats till ECHO, eftersom den mottagare som klaganden angav 1999 hade arbetat inom SCR och inte inom ECHO.

Följande slutsatser kan därför dras:

- Det första e-postmeddelandet till Echo hade utan tvivel besvarats muntligen och inte följts upp skriftligen.

- Det andra e-postmeddelandet ingick i ett internt informationsutbyte inom SCR och hade inte kopierats till ECHO.

- Den ansvariga ECHO-avdelningen undanhöll inte medvetet dessa e-postmeddelanden från klaganden, eftersom den endast hade lärt sig av klaganden om deras existens och endast hade kunnat fastställa förekomsten på ECHO:s servrar av ett av dem på grundval av de uppgifter som lämnats av klaganden.

Under dessa omständigheter var det svårt att se varför dessa e-postmeddelanden skulle ha inkluderats i filen.

Den 28 april 2004 informerade kommissionens byrå för samarbete EuropeAid ECHO om att dessa två e-postmeddelanden klassificerades som konfidentiella och därför inte kunde lämnas ut till klaganden.

När det gäller den handling som nämns i punkt b hade ett direkt svar från det tyska utrikesministeriet på ECHO:s e-postmeddelande av den 8 augusti 2001 aldrig mottagits, varken per e-post eller per telefon. Det bör dock noteras att ett syfte - hur sekundärt det än må vara - med detta e-postmeddelande hade varit att begära uppdaterad information om utvecklingen av de rättsliga förfarandena mot klaganden i Tyskland. Ett meddelande från det tyska utrikesministeriet i denna fråga hade skickats till ECHO den 15 november 2001, och detta dokument fanns med i den akt som klaganden hade tillgång till i januari 2002. Det skulle vara förvånande om ministeriet skulle ha lämnat denna information två gånger.

Det bör vidare noteras att det huvudsakliga och klart identifierbara syftet med ECHO:s e-postmeddelande av den 8 augusti 2001 hade varit att informera det tyska utrikesministeriet om att det skulle begära dess tillstånd att lämna ut hela innehållet i akten till klaganden, inklusive handlingar från tredje part. Att använda detta e-postmeddelande för att visa ECHO:s ovilja att ge fullständig tillgång till handlingarna i ärendet föreföll därför vara en avsiktlig snedvridning av kommissionens avsikter.

När det gäller den handling som nämns i led c fanns det inga skriftliga bevis för när, om eller hur sådana uppgifter hade begärts eller erhållits. Om de relevanta uppgifterna hade lämnats muntligen var det inte längre möjligt att genomföra en utredning genom att kontakta de tjänstemän som behandlade ärendet vid den tidpunkten (1995), eftersom dessa tjänstemän inte längre var i tjänst.

Om informationen hade funnits tillgänglig var det i samtliga fall oklart vilka skäl eller fördelar ECHO skulle ha haft med att censurera denna informationskälla.

Klaganden hade gjort minst tre påståenden (att ett antal tillvägagångssätt hade behövts för att få sådan tillgång, att tillgång hade getts tack vare ombudsmannens ingripande och att ECHO till en början avsiktligt hade undanhållit 22 sidor från ansökningsakten) som kunde bevisas vara falska.

På grundval av ovanstående ansåg kommissionen att klaganden inte hade styrkt sitt påstående att ECHO-akten avsiktligt hade manipulerats för att undanhålla relevant information från den. De handlingar som klaganden nämnde var antingen obefintliga, hade inte kopierats till ECHO eller hade inte tagits med i den akt som klaganden hade haft tillgång till, eftersom de inte hade haft någon relevans för behandlingen av denna akt.

Kommissionen hävdade att klagandens skrivstil utgjorde verbalt missbruk. Kommissionen ansåg även att klaganden, genom att upprepa samma påstående i samma fråga, missbrukade sin rätt att inge klagomål i det avsiktliga syftet att störa de europeiska institutionerna.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och insisterade på att få tillgång till ECHO:s samtliga handlingar i ärendet. När det gäller e-postmeddelandet av den 8 augusti 2001 hävdade klaganden att sådana e-postmeddelanden inte hade skrivits i syfte att inte få något svar. Om svaret hade lämnats per telefon eller på annat sätt, var det nödvändigt att fråga var den relevanta noteringen för akten hade gått.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om ytterligare upplysningar

Den 4 oktober 2004 skrev ombudsmannen därför till kommissionen för att begära ytterligare information. I sin skrivelse noterade ombudsmannen att kommissionen hade nämnt att den hade kunnat hitta det e-postmeddelande som skickats till ECHO den 23 september 1999 av en tjänsteman vid SCR, men att dess byrå för samarbete EuropeAid ansåg att detta e-postmeddelande var konfidentiellt och därför inte kunde lämnas ut till klaganden. Ombudsmannen bad därför kommissionen att förklara på vilken rättslig grund och av vilka skäl tillgång till denna handling hade nekats.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Den omtvistade handlingen ingick inte i ECHO:s akt avseende klagandens ansökan om undertecknande av ramavtalet om partnerskap år 1996. Den hade inte haft någon relevans för eller betydelse för behandlingen av detta ärende. Den relevanta handlingen ingick i ett annat ärende rörande klaganden som innehas av EuropeAids samarbetstjänst. Kommissionen hade informerat ombudsmannen om sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av detta dokument i sitt yttrande om ombudsmannens förslag till rekommendation i ärende 1874/2003/GG. Dokumentet nämndes i detta yttrande som dokument 2 i akt 4, del I (dvs. bland de handlingar som inte skulle lämnas ut).

Begäran om tillgång till kommissionens handlingar
i ärendet

Den 15 december 2004 begärde ombudsmannen att kommissionen skulle ge tillgång till handlingen i fråga. Klaganden underrättades om detta samma dag.

Den klagandes skrivelse av den 23 december 2004

Den 23 december 2004 lämnade klaganden ytterligare synpunkter på sitt klagomål. Klaganden bad särskilt ombudsmannen att informera Europaparlamentet om vad den ansåg vara kommissionens förhalningstaktik och omotiverade ursäkter. Klaganden hävdade också att ombudsmannen borde inspektera alla handlingar som han hade vägrats tillgång till, och inte bara en.

Inspektion av kommissionens akt

Den 11 januari 2005 inspekterade ombudsmannen e-postmeddelandet av den 23 september 1999 i kommissionens lokaler. En kopia av den relevanta handlingen togs vid detta tillfälle.

Klagandens synpunkter

En kopia av inspektionsrapporten (utan kopia av det relevanta dokumentet) och kommissionens svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information skickades till klaganden för synpunkter.

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Den hävdade också att det måste finnas ytterligare handlingar i ECHO:s akt när det gäller 1) ECHO:s kontakter med det tyska utrikesministeriet och 2) ECHO:s examensarbete och att ECHO bör ges tillgång till dessa handlingar.

Dessutom lämnade klaganden synpunkter på ECHO:s behandling av ansökan om undertecknande av ramavtalet om partnerskap.

Den klagande noterade att kommissionen i en skrivelse av den 10 januari 2002 hade informerat den om att när den behandlade dess begäran om tillgång till handlingarna i ärendet följde ECHO noggrant instruktionerna från kommissionens generalsekretariat, som informerades och rådfrågades steg för steg från allra första början. Klaganden uppmanade därför ombudsmannen att hitta dessa handlingar och ställa dem till ombudsmannens förfogande eller, om dessa handlingar inte kunde spåras, konstatera att det förekommit administrativa missförhållanden.

Klaganden kommenterade också vissa aspekter av kommissionens yttrande om klagomål 2862/2004/GG. Dessutom bad klaganden ombudsmannen att ta hänsyn till alla relevanta fakta som nämndes i dess synpunkter på kommissionens yttrande över klagomålet (1).

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Den klagande, en tysk icke-statlig organisation, hade ansökt hos Europeiska gemenskapens kontor för humanitärt bistånd (ECHO) om att få underteckna ramavtalet om partnerskap. Denna ansökan hade gett upphov till en tvist mellan klaganden och kommissionen och slutligen till ett klagomål till Europeiska ombudsmannen (klagomål 1702/2001/GG). I detta klagomål hade klaganden bland annat påstått att kommissionen hade underlåtit att ge tillgång till dess ärendeakt. Under sin undersökning konstaterade ombudsmannen att kommissionen inte hade ifrågasatt klagandens rätt till tillgång och att sådan tillgång under tiden hade beviljats. Under dessa omständigheter ansåg ombudsmannen att det inte föreföll föreligga något administrativt missförhållande när det gäller detta påstående. Ärendet avslutades därför. Ombudsmannens beslut innehöll dock ett antal kritiska anmärkningar när det gäller andra aspekter av klagomålet.

1.2 I mars 2004 lämnade klaganden in ett nytt klagomål till ombudsmannen. I detta klagomål hävdade klaganden att kommissionen hade underlåtit att ge klaganden fullständig tillgång till sina handlingar i ärendet. Klaganden identifierade eller beskrev de handlingar till vilka tillgång hade nekats enligt klagandens uppfattning. Två av dessa handlingar nämndes i förteckningen över handlingar i ett annat kommissionsärende (rörande LIEN-kontrakt 97–2011).

1.3 Efter att ha inhämtat kommissionens yttrande beslutade ombudsmannen att genomföra ytterligare undersökningar genom att be kommissionen om ytterligare information och genom att granska ett dokument i kommissionens ärendeakt. I sina synpunkter på resultaten av dessa ytterligare undersökningar hävdade klaganden att det måste finnas ytterligare handlingar i ECHO:s akt när det gäller 1) ECHO:s kontakter med det tyska utrikesministeriet och 2) ECHO:s examensarbete och att det bör ges tillgång till dessa handlingar.

1.4 Ombudsmannen anser att klaganden därigenom lämnade in ett nytt påstående och uppmanade därför ombudsmannen att utvidga omfattningen av denna undersökning till att omfatta de ytterligare handlingar som klaganden hade hänvisat till. Ombudsmannen anser dock att det inte finns tillräckliga bevis för att de handlingar som klaganden hänvisar till existerar. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns tillräckliga skäl att be kommissionen om ett kompletterande yttrande om klagandens ytterligare påstående.

1.5 I sina synpunkter på resultaten av ombudsmannens ytterligare undersökningar konstaterade den klagande att kommissionen i en skrivelse av den 10 januari 2002 hade informerat den om att "Echo noggrant följde instruktionerna från kommissionens generalsekretariat, som informerades och rådfrågades steg för steg från allra första början". Klaganden uppmanade därför ombudsmannen att hitta dessa handlingar och ställa dem till ombudsmannens förfogande eller, om dessa handlingar inte kunde spåras, konstatera att det förekommit administrativa missförhållanden.

1.6 Ombudsmannen anser att klaganden på så sätt framförde ytterligare ett påstående. Detta ytterligare påstående gäller i huvudsak tillgången till den (interna) korrespondens som verkar ha utväxlats mellan ECHO och kommissionens generalsekretariat när det gäller klagandens begäran om tillgång till kommissionens handlingar i ärendet. Det bör dock noteras att klaganden ännu inte verkar ha lämnat in någon formell begäran om tillgång till dessa handlingar. Den begäran om tillgång till kommissionens handlingar i ärendet som klaganden gjorde kunde uppenbarligen inte omfatta dessa handlingar, eftersom den relevanta korrespondensen genomfördes först efter det att denna begäran hade lämnats in. Ombudsmannen anser vidare att det inte finns något som tyder på att kommissionen skulle vara skyldig att lägga till sådana handlingar (som rör kommissionens interna förfaranden för ansökningar om tillgång till handlingar) i själva den akt till vilken tillgång begärs. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att utvidga sin undersökning till att omfatta denna aspekt av ärendet.

1.7 I sina synpunkter på resultaten av ombudsmannens ytterligare undersökningar hänvisade klaganden till ett annat klagomål som han hade lämnat in till ombudsmannen (klagomål 2862/2004/GG) och bad ombudsmannen att ta hänsyn till alla relevanta fakta som nämndes i hans synpunkter på kommissionens yttrande över klagomålet. Ombudsmannen har noggrant övervägt de synpunkter som lämnats av klaganden i ärende 2862/2004/GG (2). Han anser dock att dessa synpunkter inte innehåller några faktiska omständigheter som skulle påverka prövningen av denna invändning. I sina synpunkter i ärende 2862/2004/GG ansåg klaganden att kommissionen hade överträtt artikel 23 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (3) när den behandlade ansökningarna om tillgång till handlingar. I artikel 23 i kodexen anges emellertid att ansökningar om tillgång till handlingar ska behandlas i enlighet med de bestämmelser som antagits av den berörda institutionen och i enlighet med de allmänna principer och gränser som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001. Med tanke på att klagandens ursprungliga påstående var att kommissionen hade underlåtit att följa förordning (EG) nr 1049/2001 anser ombudsmannen att klagandens hänvisning till artikel 23 i kodexen inte behöver behandlas separat.

2 Påstådd underlåtenhet att ge fullständig tillgång till kommissionens handlingar
i ärendet

2.1 Klaganden hävdade att kommissionen hade underlåtit att ge klaganden tillgång till vissa handlingar. Dessa dokument kan (med hjälp av den sammanfattning som kommissionen tillhandahåller i sitt yttrande) beskrivas på följande sätt:

a) Två e-postmeddelanden från en SCR-tjänsteman (SCR blev senare "EuropeAid Co-operation Office") till två tjänstemän vid kommissionen, varav ett skickades den 23 september 1999, ett annat utan något specifikt datum.

b) Ett svar (antingen skriftligt eller muntligt) som det tyska utrikesministeriet borde ha lämnat till ett e-postmeddelande från ECHO av den 8 augusti 2001. och

c) Ett meddelande (av ospecificerad natur) som en tjänsteman vid GD Utveckling kan ha skickat till en ECHO-tjänsteman 1995.

2.2 I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

När det gäller de handlingar som nämns under a hade en husrannsakan genomförts som hade lett till att ett e-postmeddelande från SCR till ECHO av den 23 september 1999 hade hämtats. Detta e-postmeddelande hade besvarats muntligen och hade inte följts upp skriftligen. Inga uppgifter om ett andra e-postmeddelande från SCR hittades på grundval av hänvisningarna i klagomålet. Om man antar att detta e-postmeddelande också hade skickats 1999 kunde det dock inte ha skickats till ECHO, eftersom den mottagare som klaganden angav 1999 hade arbetat inom SCR och inte inom ECHO. Det var svårt att se varför dessa e-postmeddelanden skulle ha inkluderats i filen. Den 28 april 2004 informerade kommissionens byrå för samarbete EuropeAid ECHO om att dessa två e-postmeddelanden klassificerades som konfidentiella och därför inte kunde lämnas ut till klaganden.

När det gäller den handling som nämns i punkt b hade ett direkt svar från det tyska utrikesministeriet på ECHO:s e-postmeddelande av den 8 augusti 2001 aldrig mottagits, varken per e-post eller per telefon. Det bör dock noteras att ett syfte - hur sekundärt det än må vara - med detta e-postmeddelande hade varit att begära uppdaterad information om utvecklingen av de rättsliga förfarandena mot klaganden i Tyskland. Ett meddelande från det tyska utrikesministeriet i denna fråga hade skickats till ECHO den 15 november 2001, och detta dokument fanns med i den akt som klaganden hade tillgång till i januari 2002. Det skulle vara förvånande om ministeriet skulle ha lämnat denna information två gånger.

När det gäller den handling som nämns i led c fanns det inga skriftliga bevis för när, om eller hur sådana uppgifter hade begärts eller erhållits. Om de relevanta uppgifterna hade lämnats muntligen var det inte längre möjligt att genomföra en utredning genom att kontakta de tjänstemän som behandlade ärendet vid den tidpunkten (1995), eftersom dessa tjänstemän inte längre var i tjänst.

På grundval av ovanstående ansåg kommissionen att de handlingar som klaganden hade nämnt antingen var obefintliga, inte hade kopierats till ECHO eller inte hade inkluderats i den akt som klaganden hade haft tillgång till, eftersom de inte hade haft någon relevans för behandlingen av denna akt.

2.3 Ombudsmannen noterar att de handlingar som nämns under a) består av två e-postmeddelanden som skickats av en tjänsteman vid kommissionens SCR-tjänst (J.) till V respektive S. Han noterar vidare att båda meddelandena i förteckningen över inventarier för LIEN-kontrakt 97–2011 anges ha skickats den 23 september 1999.

Kommissionen hävdade att det andra av dessa e-postmeddelanden (det som skickades till S.) inte kunde ha skickats till ECHO, eftersom den mottagare som klaganden angav 1999 hade arbetat inom SCR och inte inom ECHO. Ombudsmannen noterar att klaganden inte bestred detta uttalande. Under dessa omständigheter förefaller kommissionens argument att detta e-postmeddelande inte hade tagits med i den akt som klaganden hade haft tillgång till, eftersom det inte hade någon betydelse för behandlingen av denna akt, rimligt.

När det gäller det andra e-postmeddelandet från J. noterar ombudsmannen att kommissionen inte förnekade att detta e-postmeddelande verkligen var adresserat till ECHO. För att kontrollera om kommissionens argument att detta e-postmeddelande inte behövde ingå i ECHO:s ärendeakt, med motiveringen att det inte var relevant för behandlingen av detta ärende, var korrekt, undersökte ombudsmannen detta dokument.

Det bör noteras att denna handling är en av de handlingar som kommissionen ansåg vara konfidentiella när klaganden begärde tillgång till sin akt rörande LIEN-kontrakt 97-2011. Begäran om tillgång till detta ärende har gett upphov till ett annat klagomål från klaganden (klagomål 1874/2003/GG) som ombudsmannen avslutade den 14 december 2004 med en kritisk anmärkning. Denna kritiska anmärkning grundade sig på ombudsmannens åsikt att kommissionen inte hade angett giltiga skäl för att vägra tillgång till denna och många andra handlingar.

Inspektionen av det relevanta e-postmeddelandet visade att detta meddelande utgjorde en begäran om information från SCR till ECHO. Mot bakgrund av detta anser ombudsmannen att kommissionens beslut att inte ta med detta e-postmeddelande i ECHO:s ärendeakt var godtagbart.

2.4 När det gäller det svar som det tyska utrikesministeriet påstås ha lämnat på e-postmeddelandet av den 8 augusti 2001 (det dokument som nämns under b) noterar ombudsmannen att ECHO i detta e-postmeddelande informerade det tyska utrikesministeriet om att klaganden har begärt tillgång till kommissionens akt och att denna akt innehåller information från det tyska utrikesministeriet. ECHO förklarade vidare att det inte hade några invändningar mot att bevilja klaganden tillgång till denna information, men att det, i enlighet med de regler som då var i kraft, endast skulle göra detta efter det att det tyska utrikesministeriet hade gett sitt tillstånd. Den tillade att "en officiell ansökan om tillstånd kommer att skickas till ert kontor av [A.]". När det gäller den begäran om information om klaganden som också ingick i detta e-postmeddelande noterar ombudsmannen att klaganden inte bestred kommissionens argument att sådan information skickades av det tyska utrikesministeriet den 15 november 2001. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionens förklaring förefaller rimlig.

2.5 När det gäller det dokument som nämns under c) noterar ombudsmannen att det i det interna meddelandet av den 17 november 1995 (på vilket klaganden grundar sitt antagande att ett sådant dokument måste finnas) endast anges att mottagaren kan kontakta en annan tjänsteman vid kommissionen för att få information ("tu pourrais t'informer d'une manière plus satisfaisante auprès de M. [S.]". Även om det (sannolikt) antas att detta råd har följts, finns det inget som tyder på att den information som S. lämnade var skriftlig. Det är riktigt att klaganden verkar anta att detta verkligen borde ha gjorts. Det bör dock erinras om att rätten till tillgång till kommissionens handlingar i ärendet endast omfattar befintliga handlingar. Frågan huruvida kommissionen skulle ha varit skyldig att föra ett register över all information som utbytts på detta sätt omfattas således inte av förevarande anmärkning.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dessa synpunkter översändes till ombudsmannen den 17 mars 2005.

(2) Dessa synpunkter översändes till ombudsmannen den 17 mars 2005.

(3) Tillgänglig på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu/).