Strasbourg den 6 juli 2006

Bäste herr S.,

Den 4 mars 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02.

Den 14 april 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till direktören för Europeiska rekryteringsbyrån (Epso). Epso skickade sitt yttrande tillsammans med Europeiska kommissionen den 21 juni 2004. Jag vidarebefordrade den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 26 juli 2004.

Den 4 mars 2005 lade jag fram ett förslag till en vänskaplig förlikning med Epso och kommissionen om en aspekt av ert ärende. Epso och kommissionen avgav sitt gemensamma yttrande den 27 april 2005. Jag vidarebefordrade den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 19 juni 2005.

Den 18 november 2005 lämnade jag ett förslag till rekommendation till Epso och kommissionen. Epso och kommissionen avgav sitt gemensamma yttrande den 14 februari 2006. Jag vidarebefordrade den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 10 mars 2006.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden ansökte till det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02, som anordnades av Europeiska kommissionen i syfte att utgöra en reserv för franskspråkiga översättare och offentliggjordes i Europeiska gemenskapernas officiella tidning den 24 september 2002.

I punkt B.2 i meddelandet om uttagningsprov angavs att sökandena måste få det minsta antal poäng som krävs för varje delprov. Klaganden tilläts delta i urvalsdelproven och de skriftliga proven.

I en skrivelse av den 16 januari 2004 informerade Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) klaganden om att han inte fick delta i de muntliga proven eftersom han inte hade uppnått de minimipoäng som krävdes för delprov c.

I ett e-postmeddelande av den 22 januari 2004 till Epso begärde klaganden att få tillgång till sitt rättade provpapper och att få namnen på uttagningskommitténs medlemmar. Den berörda tjänstemannen informerade honom om att han skulle kontakta styrelsens ordförande. Den 26 januari 2004 skrev klaganden till nämnden för att be den om en markerad kopia av sitt provpapper. Den 27 januari 2004 skickade Epso på nämndens vägnar en omärkt kopia av provhandlingen till klaganden och en kopia av utvärderingsblanketten som hade fyllts i av nämnden. Utvärderingsformuläret bestod av fem rutor i vertikal ordning, som var och en innehöll vad rubriken för dessa rutor beskrev som "commentaire général" (allmänna kommentarer). En av dessa rutor kan kryssas i enligt Jordbruksverkets bedömning. Ju högre rutan är ikryssad, desto högre är märket. För testet att klaganden hade misslyckats, dvs. test c) hade den lägsta rutan kryssats i. Texten i den rutan var följande: "Traduction ne présentant pas les qualités de fidélité à l'original et/ou d'expression française requises pour les tâches à accomplir" (översättningen har inte tillräckligt goda egenskaper för att vara trogen originalet och/eller lämplig i fransk användning för de uppgifter som ska utföras). Klaganden hade fått 15 poäng av 40, och kravet för godkänt var 20 poäng. Klaganden hade fått utvärderingsblanketten för prov b), som han hade godkänt med 28 poäng av 40. På utvärderingsformuläret för det testet hade den näst högsta rutan kryssats i.

Klaganden framförde följande påståenden:

1. Uttagningskommittén hade inte gett honom tillgång till hans rättade prov i det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02.
2. Uttagningskommittén hade inte gett honom namnen på sina medlemmar.

Klaganden hävdade att han borde få tillgång till sitt rättade prov och till förteckningen över medlemmarna i uttagningskommittén för det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02.

Kommissionens och Epsos yttrande

Klagomålet riktades mot kommissionen och Epso. Eftersom det aktuella uttagningsprovet ursprungligen anordnades av kommissionen och senare hamnade under Epsos ansvar, beslutade ombudsmannen att be kommissionen och Epso att avge ett yttrande om klagomålet. Kommissionen och Epso har lagt fram ett gemensamt yttrande som kan sammanfattas på följande sätt:

När det gäller påståendet att uttagningskommittén hade underlåtit att ge klaganden tillgång till sitt rättade prov, innebar kommissionens praxis i detta avseende att de sökande ges tillgång till en omärkt kopia av sitt prov tillsammans med det slutliga utvärderingsformulär som fyllts i av uttagningskommittén. Denna praxis hade antagits efter ett åtagande från kommissionens tidigare ordförande Romano Prodi i en skrivelse till ombudsmannen den 7 december 1999. I förevarande fall har denna praxis följts på ett korrekt sätt.

Förteckningen över medlemmarna i uttagningskommittén offentliggjordes den 4 mars 2003 i Europeiska unionens officiella tidning i enlighet med punkt D.2 i meddelandet om uttagningsprov (1).

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter hävdade klaganden sammanfattningsvis att praxisen att ge tillgång till en omärkt kopia av provhandlingen tillsammans med det slutliga utvärderingsformulär som uttagningskommittén fyllde i inte gjorde det möjligt för en sökande att fullt ut förstå de poäng som han eller hon hade erhållit. Han uppgav att det han ville ha var information som skulle göra det möjligt för honom att förbättra sin prestation i framtida tävlingar.

Klaganden kommenterade inte kommissionens och Epsos svar på hans andra påstående.

OMBUDSMANS EFFORTS FÖR ACHIEVE A FRIENDLY SOLUTION

Efter noggrant övervägande av yttrandet och klagandens synpunkter var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionen och Epso hade besvarat klagandens påståenden på ett tillfredsställande sätt.

Förslaget till vänskaplig förlikning

Enligt artikel 3.5 i ombudsmannens stadga (2) ska ombudsmannen i möjligaste mån söka en lösning tillsammans med den berörda institutionen för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.

Ombudsmannen riktade därför följande förslag till vänskaplig förlikning till kommissionen och Epso:

Epso och kommissionen skulle kunna överväga att ge klaganden mer detaljerad information om varför uttagningskommittén ansåg att kvaliteten på hans översättning för prov c) var otillräcklig för att motivera en godkänd lönegrad.

Kommissionens och Epsos svar

I sitt gemensamma svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning framförde Epso och kommissionen olika synpunkter på det aktuella uttagningsprovets karaktär. Som svar på förslaget om vänskaplig förlikning uppgav de att uttagningskommittén hade noterat flera fel i översättningen "au niveau du sens (non-sens, contresens et faux-sens) ou de style, des omissions, des inexactitudes ou des imprécisions, ainsi que des fautes de grammaire et de temps" (fel som rör sinne - nonsens, kontrasens, falskt sinne - eller stil, utelämnanden, felaktigheter, oklarheter, grammatiska fel och spända fel).

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter uppgav klaganden att han inte alls var nöjd med den information som kommissionen och Epso hade lämnat i sitt yttrande. Han uppgav att han var mycket väl medveten om att han hade misslyckats i det allmänna uttagningsprovet eftersom han hade gjort fel. Han ville dock få information som skulle göra det möjligt för honom att förbättra sina prestationer i framtida tävlingar.

OMBUDSMANENS UTKAST TILL REKOMMENDATION

Förslaget till rekommendation

Den 18 november 2005 riktade ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen:

Epso och kommissionen bör ge klaganden information som i tillräcklig utsträckning visar hur allvarliga och omfattande de olika typer av fel som uttagningskommittén har identifierat är.

Förslaget till rekommendation baserades på följande överväganden:

1. Klaganden hade deltagit i det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02 som anordnades av Europeiska kommissionen i syfte att upprätta en reservlista över franskspråkiga översättare. Han hade godkänts på det skriftliga provet, där han hade underkänts på prov c). Han hade bett Europeiska rekryteringsbyrån (Epso), som under tiden hade tagit över ansvaret för uttagningsprovet, om en kopia av sitt rättade prov. Han hade fått en kopia av sitt omärkta prov samt en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsblankett. Utvärderingsformuläret bestod av fem rutor i vertikal ordning, som var och en innehöll vad rubriken för dessa rutor beskrev som "commentaire général" (allmänna kommentarer). En av dessa rutor kan kryssas i enligt Jordbruksverkets bedömning. Ju högre rutan är ikryssad, desto högre är märket. För testet att klaganden hade misslyckats, dvs. test c) hade den lägsta rutan kryssats i. Texten i den rutan var följande: "Traduction ne présentant pas les qualités de fidélité à l'original et/ou d'expression française requises pour les tâches à accomplir" (för de uppgifter som ska utföras, har översättningen inte tillräckligt med kvaliteter av trohet mot originalet och / eller lämplighet i fransk användning för de uppgifter som ska utföras). Klaganden hade fått 15 poäng av 40, och kravet för godkänt var 20 poäng. Klaganden hade också fått utvärderingsblanketten för prov b), som han hade godkänt med 28 poäng av 40. På utvärderingsformuläret för det testet hade den näst högsta rutan kryssats i. I sitt klagomål till ombudsmannen mot kommissionen och Epso hävdade klaganden att nämnden hade underlåtit att ge honom tillgång till hans markerade provpapper.

2. I sitt gemensamma yttrande konstaterade Epso och kommissionen att den praxis som ursprungligen tillämpades av kommissionen, och senare även av Epso, innebar att de sökande fick tillgång till en omärkt kopia av sina provhandlingar tillsammans med det slutliga utvärderingsformulär som hade fyllts i av uttagningskommittén. Denna praxis hade antagits efter ett åtagande från kommissionens tidigare ordförande av den 7 december 1999 till Europeiska ombudsmannen.

3. Det åtagande som Epso och kommissionen hänvisade till hade gjorts efter ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet av den 18 oktober 1999. Rapporten följde på ombudsmannens undersökning på eget initiativ av den sekretess som utgjorde en del av kommissionens rekryteringsförfarande (3). Den särskilda rapporten innehöll bland annat en formell rekommendation om att kommissionen i framtida uttagningsprov bör ge de sökande tillgång till sina egna rättade prov på begäran. Denna rekommendation grundades på följande överväganden:

"...att kunna inspektera sitt eget markerade examensprov medför flera fördelar för kandidaten. För det första får kandidaten möjlighet att upptäcka sina misstag och därmed förbättra sin framtida prestation. För det andra stärks sökandens förtroende för administrationen. Detta är viktigt eftersom det verkar finnas en utbredd övertygelse om att tester inte alltid bedöms korrekt av kommissionen och att de ibland inte bedöms alls. För det tredje, om en kandidat anser att han eller hon har bedömts felaktigt, kommer han eller hon att kunna argumentera mycket mer exakt om han eller hon har sett sitt markerade provmanus." (s. 5 i ombudsmannens särskilda rapport.)

4. I sin skrivelse av den 7 december 1999 godtog kommissionens tidigare ordförande Romano Prodi ombudsmannens rekommendation att kandidaterna skulle få tillgång till sina rättade provhandlingar. I sin skrivelse till ombudsmannen uppgav han följande:

"Kommissionen välkomnar rekommendationerna i denna rapport och kommer att föreslå de rättsliga och organisatoriska arrangemang som krävs för att de sökande på begäran skall få tillgång till sina egna rättade provhandlingar från och med den 1 juli 2000."(4)

5. Ombudsmannen ansåg i sitt förslag till rekommendation i detta ärende att det faktum att de sökande får en kopia av uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär kan vara en lämplig indikation på uttagningskommitténs bedömning av de fel och svagheter som den har identifierat i en sökandes granskningsdokument. Lämpligheten av den information som lämnas i utvärderingsformuläret ska bedömas med hänsyn till syftet att ge en kandidat en kopia av hans eller hennes rättade examinationsdokument, som anges i ombudsmannens särskilda rapport som det hänvisas till ovan. Utvärderingsformuläret måste därför ge den berörda sökanden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av dessa syften. Detta krav innebär att utvärderingsformuläret, när det gäller ett översättningsprov, måste innehålla information inte bara om typerna, utan också om allvaret och omfattningen av de fel eller svagheter som nämnden identifierat i de sökandes dokument, dock utan att det medför en orimlig administrativ börda för nämnderna. Sådan information skulle vara särskilt användbar för sökande som, i likhet med klaganden i förevarande mål, ofta vill veta i vilka avseenden de bör sträva efter att förbättra sina resultat i framtida uttagningsprov. Ombudsmannen påpekade att mot bakgrund av ovanstående, och med tanke på det stora utrymme för skönsmässig bedömning som nämnden har när den utvärderar de sökandes prestationer i proven, har nämnden ingen rättslig skyldighet, eller någon skyldighet som följer av principerna om god förvaltning, att förse de sökande med ett detaljerat utlåtande om de specifika fel eller svagheter som den har identifierat.

6. På grundval av ovanstående överväganden fann ombudsmannen att den ytterligare information som lämnats av Epso och kommissionen som svar på hans förslag till en vänskaplig förlikning (fel som rör förnuft - nonsens, motsinne, falskt förnuft - eller stil, utelämnanden, felaktigheter, oklarheter, grammatiska fel och spända fel) inte kunde anses ge klaganden information som var tillräckligt tydlig och detaljerad mot bakgrund av de syften som uttrycktes i ombudsmannens särskilda rapport från 1999 och godtogs av kommissionen det året, eftersom klaganden inte fick någon information om hur många fel som hade upptäckts för var och en av de enskilda typer av fel som identifierats av uttagningskommittén och om huruvida allvarliga eller endast mindre fel hade begåtts. Detta var ett fall av administrativt missförhållande och det ovannämnda förslaget till rekommendation lades därför fram.

Epsos och kommissionens yttrande

I sitt gemensamma yttrande om ombudsmannens förslag till rekommendation förklarade Epso och kommissionen i detalj att varje typ av fel hade bestraffats med hänsyn till dess art och allvar. Fel avseende ”förståelse” bestraffades med mellan 1 och 5 poäng. Fel som gällde ”maîtrise du français” bestraffades med mellan 0,5 och 5 poäng och ”les éléments négatifs” med mellan 1 och 2 poäng.

Epso och kommissionen angav därefter att uttagningskommittén hade beaktat den utvärdering som lagts fram av varje oberoende utvärderare (utvärderingar som kan skilja sig från varandra) och således fastställt det övergripande betyg som skulle ges. De påpekade att den slutliga utvärderingen endast bestämdes genom fastställandet av ett globalt betyg, vilket krävs enligt meddelandet om uttagningsprov. De betonade vidare att det inte är nämndens ansvar att ange allvaret och betydelsen av de olika typer av fel som identifierats under korrigeringen av det berörda dokumentet.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter uppgav klaganden att han till fullo instämde i ombudsmannens förslag till rekommendation och resonemanget bakom det. Han uppgav vidare att han avstod från att lämna ytterligare synpunkter i frågan för att inte fördröja utredningen.

BESLUTET

1.1 Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet COM/LA/3/02 som anordnades av Europeiska kommissionen i syfte att upprätta en reservlista över franskspråkiga översättare. Han fick tillträde till det skriftliga provet, där han underkändes i prov c). Han bad Europeiska rekryteringsbyrån (Epso), som under tiden hade tagit över ansvaret för det allmänna uttagningsprovet, om en kopia av sitt rättade provpapper. Han fick en kopia av sitt omärkta prov samt en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsblankett. Utvärderingsformuläret bestod av fem rutor i vertikal ordning, som var och en innehöll vad rubriken för dessa rutor beskrev som "commentaire général" (allmänna kommentarer). En av dessa rutor kan kryssas i enligt Jordbruksverkets bedömning. Ju högre rutan är ikryssad, desto högre är märket. För testet att klaganden hade misslyckats, dvs. test c) hade den lägsta rutan kryssats i. Texten i den rutan var följande: "Traduction ne présentant pas les qualités de fidélité à l'original et/ou d'expression française requises pour les tâches à accomplir" (för de uppgifter som ska utföras, har översättningen inte tillräckligt med kvaliteter av trohet mot originalet och / eller lämplighet i fransk användning för de uppgifter som ska utföras). Klaganden hade fått 15 poäng av 40, och kravet för godkänt var 20 poäng. Klaganden hade också fått utvärderingsblanketten för prov b), som han hade godkänt med 28 poäng av 40. På utvärderingsformuläret för det testet hade den näst högsta rutan kryssats i. I sitt klagomål till ombudsmannen mot kommissionen och Epso hävdade klaganden att nämnden hade underlåtit att ge honom tillgång till hans markerade provpapper.

1.2 I sitt gemensamma yttrande konstaterade Epso och kommissionen att den praxis som ursprungligen tillämpades av kommissionen, och senare även av Epso, innebar att de sökande fick tillgång till en omärkt kopia av sina provhandlingar tillsammans med det slutliga utvärderingsformulär som hade fyllts i av uttagningskommittén. Denna praxis hade antagits till följd av ett åtagande som kommissionens tidigare ordförande gjorde inför Europeiska ombudsmannen den 7 december 1999.

1.3 I sina synpunkter uppgav klaganden att han ville ha information som skulle göra det möjligt för honom att förbättra sina resultat i framtida uttagningsprov.

1.4 Ombudsmannen ansåg att klaganden borde ha fått mer information om poängsättningen av hans prov och lade därför fram ett förslag till vänskaplig förlikning som innebar att Epso och kommissionen kunde överväga att ge klaganden mer detaljerad information om varför uttagningskommittén ansåg att kvaliteten på hans översättning för prov c) var otillräcklig för att motivera en godkänd lönegrad.

1.5 Ombudsmannen ansåg att Epsos och kommissionens svar på förslaget till vänskaplig förlikning inte var tillfredsställande och lade därför fram ett förslag till rekommendation där frågan behandlades enligt följande.

1.6 Ombudsmannen noterade att Epso och kommissionen hade hänvisat till ett åtagande att ge de sökande tillgång till en kopia av deras rättade prov. Detta åtagande gjordes av kommissionen efter ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet av den 18 oktober 1999. Rapporten följde på ombudsmannens undersökning på eget initiativ av den sekretess som utgjorde en del av kommissionens rekryteringsförfarande (5). Den särskilda rapporten innehöll bland annat en formell rekommendation om att kommissionen i framtida uttagningsprov bör ge de sökande tillgång till sina egna rättade prov på begäran. Denna rekommendation grundades på följande överväganden:

"...att kunna inspektera sitt eget markerade examensprov medför flera fördelar för kandidaten. För det första får kandidaten möjlighet att upptäcka sina misstag och därmed förbättra sin framtida prestation. För det andra stärks sökandens förtroende för administrationen. Detta är viktigt eftersom det verkar finnas en utbredd övertygelse om att tester inte alltid bedöms korrekt av kommissionen och att de ibland inte bedöms alls. För det tredje, om en sökande anser att han eller hon har bedömts felaktigt, kommer han eller hon att kunna argumentera mycket mer exakt om han eller hon har sett sitt markerade provmanus. " (s. 5 i ombudsmannens särskilda rapport.)

1.7 I sitt brev av den 7 december 1999 godtog kommissionens tidigare ordförande Romano Prodi ombudsmannens rekommendation att kandidaterna skulle få tillgång till sina rättade provhandlingar. I sin skrivelse till ombudsmannen uppgav han följande:

"Kommissionen välkomnar rekommendationerna i denna rapport och kommer att föreslå de rättsliga och organisatoriska arrangemang som krävs för att de sökande på begäran skall få tillgång till sina egna rättade provhandlingar från och med den 1 juli 2000."(6)

1.8 Ombudsmannen ansåg att tillhandahållandet av en kopia av uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär till de sökande kan vara en lämplig indikation på uttagningskommitténs bedömning av de fel och svagheter som den identifierat i en sökandes examinationsdokument. Bedömningen av om de uppgifter som lämnas i utvärderingsformuläret är tillräckliga ska göras med hänsyn till syftet att ge den sökande en kopia av hans eller hennes rättade prov. Utvärderingsformuläret måste därför ge den berörda sökanden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av dessa syften. Detta krav innebär att utvärderingsformuläret, när det gäller ett översättningsprov, måste innehålla information inte bara om typerna, utan också om allvaret och omfattningen av de fel eller svagheter som nämnden identifierat i de sökandes dokument, dock utan att det medför en orimlig administrativ börda för nämnderna. Sådan information skulle vara särskilt användbar för sökande som, i likhet med klaganden i förevarande mål, ofta vill veta i vilka avseenden de bör sträva efter att förbättra sina resultat i framtida uttagningsprov. Ombudsmannen påpekade att nämnden, mot bakgrund av ovanstående och med tanke på det stora utrymme för skönsmässig bedömning som den har när den utvärderar de sökandes prestationer i proven, inte har någon rättslig skyldighet eller skyldighet enligt principerna om god förvaltning att förse de sökande med ett detaljerat utlåtande om de specifika fel eller svagheter som den har identifierat.

1.9 På grundval av ovanstående överväganden fann ombudsmannen att den ytterligare information som lämnats av Epso och kommissionen som svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning inte kunde anses ge klaganden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av de syften som uttrycktes i ombudsmannens särskilda rapport från 1999 och godtogs av kommissionen det året, eftersom klaganden inte fick någon information om hur många fel som hade upptäckts för var och en av de enskilda typer av fel som identifierats av uttagningskommittén och om huruvida allvarliga eller endast mindre fel hade begåtts. Ombudsmannen drog slutsatsen att detta var ett fall av administrativa missförhållanden och lade därför fram utkastet till rekommendation om att Epso och kommissionen bör ge klaganden information som i tillräcklig utsträckning visar hur allvarliga och omfattande de olika typer av fel som nämnden identifierat är.

1.10 I sitt gemensamma yttrande om förslaget till rekommendation förklarade Epso och kommissionen i detalj att varje typ av fel hade bestraffats med hänsyn till dess art och allvar. Fel avseende ”förståelse” bestraffades med mellan 1 och 5 poäng. Fel avseende ”maîtrise du français” bestraffades med mellan 0,5 och 5 poäng. ”les éléments négatifs” straffades med mellan 1 och 2 poäng. De angav att uttagningskommittén hade beaktat den utvärdering som lagts fram av varje oberoende utvärderare (utvärderingar som kan skilja sig från varandra) och således fastställt det övergripande betyg som skulle ges. De påpekade att den slutliga utvärderingen endast bestämdes genom fastställandet av ett globalt betyg, vilket krävs enligt meddelandet om uttagningsprov. De betonade dessutom avslutningsvis att det inte är uttagningskommitténs ansvar att ange allvaret och betydelsen av de olika typer av fel som identifierats under korrigeringen av det berörda dokumentet (min kursivering).

1.11 I sina synpunkter uppgav klaganden att han till fullo instämde i ombudsmannens förslag till rekommendation och resonemanget bakom det.

1.12 Ombudsmannen noterar att Epso och kommissionen inte har informerat klaganden om hur många fel som hade upptäckts för var och en av de enskilda typer av fel som identifierats av uttagningskommittén och om huruvida allvarliga eller endast mindre fel hade begåtts. Ombudsmannen noterar också att Epso och kommissionen varken har hävdat att tillhandahållandet av ovanstående information skulle medföra en orimlig administrativ börda eller angett några andra giltiga skäl till att de inte har lämnat denna information till klaganden.

1.13 Mot bakgrund av ovanstående vidhåller ombudsmannen sin slutsats om administrativa missförhållanden i sitt förslag till rekommendation när det gäller klagandens första påstående (se punkterna 1.8 och 1.9 ovan). Ombudsmannen kommer därför att göra en relevant kritisk anmärkning nedan.

2 Påstådd underlåtenhet att ange namnen på medlemmarna i uttagningskommittén

2.1 Klaganden hävdade att uttagningskommittén inte hade gett honom namnen på sina medlemmar.

2.2 I sitt gemensamma yttrande konstaterade Epso och kommissionen att namnen på medlemmarna i uttagningskommittén hade offentliggjorts den 4 mars 2003 i Europeiska unionens officiella tidning i enlighet med punkt D.2 i meddelandet om uttagningsprov. De lämnade en fullständig hänvisning och hänvisade till den relevanta webbplats där förteckningen över namnen fanns tillgänglig.

2.3 I punkt h kommenterade klaganden inte denna aspekt av klagomålet.

2.4 Ombudsmannen noterar att den klagande i ett e-postmeddelande av den 22 januari 2004 till Epso ursprungligen begärde namnen på uttagningskommitténs medlemmar samt hans rättade tentamensdokument. I sitt svar informerade Epso klaganden om att han skulle vända sig till nämndens ordförande med sin begäran. I sin skrivelse till styrelsen av den 26 januari 2004 begärde klaganden emellertid inte namnen på styrelseledamöterna, och styrelsens svar innehöll inte dessa namn. I sitt gemensamma yttrande påpekade Epso och kommissionen dessutom med rätta att namnen på styrelseledamöterna hade offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning och att de försåg klaganden med den relevanta hänvisningen.

2.5 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte föreligger några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av klagomålet.

3 Slutsats

3.1 På grundval av ombudsmannens slutsatser i punkt 1 ovan är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Att förse de sökande med en kopia av uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär kan vara en lämplig indikation på uttagningskommitténs bedömning av de fel och svagheter som den har identifierat i en sökandes examinationsdokument. Bedömningen av om den information som lämnas i utvärderingsformuläret är tillräcklig ska göras med hänsyn till syftet att ge den sökande en kopia av hans eller hennes rättade examinationsdokument, i enlighet med ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet av den 18 oktober 1999, som godtogs av Europeiska kommissionen den 7 december 1999. Utvärderingsformuläret bör därför ge den berörda kandidaten tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av dessa syften. Detta krav innebär att utvärderingsformuläret, när det gäller ett översättningsprov, måste innehålla information inte bara om typerna, utan också om allvaret och omfattningen av de fel eller svagheter som nämnden identifierat i de sökandes dokument, dock utan att det medför en orimlig administrativ börda för nämnderna.

I det aktuella fallet kan det utvärderingsformulär som lämnats till klaganden inte anses ha gett klaganden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av de syften som uttrycktes i ombudsmannens särskilda rapport av den 18 oktober 1999, eftersom klaganden inte fick någon information om hur många fel som hade upptäckts för var och en av de enskilda typer av fel som identifierats av uttagningskommittén och om huruvida allvarliga eller endast mindre fel hade begåtts. Detta var ett fall av administrativa missförhållanden.

3.2 Enligt artikel 8.4 i Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser (7) kan ombudsmannen, om han anser att institutionens detaljerade yttrande om hans förslag till rekommendation inte är tillfredsställande, utarbeta en särskild rapport till Europaparlamentet om det administrativa missförhållandet. I sin årsrapport för 1998 påpekade ombudsmannen att möjligheten för honom att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet var av ovärderligt värde för hans arbete. Han tillade att särskilda rapporter därför inte bör läggas fram alltför ofta, utan endast i samband med viktiga frågor där parlamentet kunde vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen (8). Årsrapporten för 1998 överlämnades till och godkändes av Europaparlamentet.

3.3 Mot bakgrund av ovanstående och med beaktande av arten av det fall av administrativa missförhållanden som anges ovan (underlåtenhet av en särskild uttagningskommitté att ge en viss sökande tillräcklig information om hans eller hennes prestationer i ett översättningsprov) anser ombudsmannen att det inte är lämpligt att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet. Parlamentet kommer dock att informeras om ärendet i ombudsmannens årsrapport för 2006. Ombudsmannen kommer dessutom att överväga om den fråga som behandlas i detta fall med fördel kan ingå i hans undersökning på eget initiativ om tillgång till de utvärderingskriterier som fastställts av nämnderna för skriftliga prov (9). Ombudsmannen kan också överväga om det skulle vara relevant att inleda en separat undersökning på eget initiativ i ovannämnda ärende.

3.4 På grundval av ovanstående avslutar ombudsmannen ärendet.

Epsos direktör och kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänlig hälsning

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Yttrandet innehöll en fullständig hänvisning och information på den relevanta webbplats där förteckningen över namnen fanns tillgänglig.

(2) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(3) Europeiska ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet efter undersökningen på eget initiativ av den sekretess som ingår i kommissionens rekryteringsförfarande: http://www.euro-ombudsman.eu.int/special/en/default.htm.

(4) Jfr Europeiska ombudsmannens pressmeddelande nr 16/99 av den 15 december 1999.

(5) Europeiska ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet efter undersökningen på eget initiativ av den sekretess som ingår i kommissionens rekryteringsförfarande: http://www.euro-ombudsman.eu.int/special/en/default.htm.

(6) Jfr Europeiska ombudsmannens pressmeddelande nr 16/99 av den 15 december 1999.

(7) Antaget den 8 juli 2002 och ändrat genom ombudsmannens beslut av den 5 april 2004.

(8) Årsrapport för 1998, s. 27-28.

(9) Undersökning på eget initiativ OI/5/05/PB.