Strasbourg den 10 mars 2005

Bäste V. och W.,

Den 19 februari 2004 och den 24 mars 2004 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på uppdrag av X, företagsledare för företag Y (nedan kallad klaganden), mot kommissionen angående underlåtenheten att betala en faktura inom ramen för den slutliga utvärderingen av ett projekt i Sydafrika.

Den 27 april 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 22 juni 2004 och den 15 juli 2004 informerade ni mig om att ärendet kunde anses vara avgjort. Den 25 augusti 2004 tillställde kommissionen ombudsmannen bevis för att den berörda betalningen hade gjorts.

Jag skriver nu för att bekräfta resultaten av de undersökningar som har gjorts och för att avsluta ärendet formellt.

Klagomålet

Klagomålet ingavs för första gången den 18 februari 2004 av chefen för ett företag med namnet Y. Eftersom styrkande handlingar saknades kontaktade ombudsmannen emellertid klaganden och den 29 mars 2004 översände företagets juridiska rådgivare de begärda handlingarna.

Enligt klaganden kan de faktiska omständigheterna sammanfattas på följande sätt:

År 1998 genomförde företaget halvtidsutvärderingen av projekt Z i Sydafrika inom ramen för ett kontrakt som undertecknats med Europeiska kommissionen.

I juni 2001 kontaktade kommissionens delegation i Sydafrika företaget för att göra den slutliga utvärderingen av Z. För detta andra uppdrag undertecknade företaget dock ett avtal med Z och inte med kommissionen. Den 5 december 2001 inkom företaget med en faktura med arvoden och ersättningsgilla kostnader till ett belopp av 10 336,67 euro. Z kunde dock inte betala bolaget för sina tjänster.

Klaganden kontaktade både Z och kommissionens delegation vid ett flertal tillfällen men utan framgång. Därefter kontaktade han Byrån för samarbete EuropeAid (GD AIDCO).

Den 11 december 2003 mottog han ett svar från GD Aidco. Eftersom avtalet undertecknades mellan Z och företaget ansåg GD Aidco att det inte fanns någon rättslig grund för kommissionen att betala klaganden, men åtog sig att se till att Z skulle fullgöra sina åtaganden gentemot klaganden. Detta bekräftades senare genom en skrivelse från kommissionen av den 11 februari 2004.

Den 22 mars 2004, efter en resa till Sydafrika och diskussioner med kommissionens delegation, skrev klaganden på nytt till GD Aidco. Han hävdade att kommissionens roll var den främsta orsaken till de problem som klaganden hade stött på och att kommissionen därför var ansvarig. Klaganden gjorde särskilt följande påpekanden:

1) Kommissionens delegation kontaktade klaganden för den slutliga utvärderingen av Z. Eftersom det skulle ha tagit för lång tid att underteckna ett avtal med kommissionen föreslog kommissionen att ett avtal skulle undertecknas mellan Z och företaget.

2) Z informerade kommissionen om att företaget inte skulle kunna betala för detta uppdrag. Kommissionen föreföll ha erbjudit sig att betala ytterligare medel (25 000 euro) till Z.

3) Z och klaganden undertecknade avtalet och delegationen beordrade att resan skulle inledas.

4) Den första fakturan som företaget lämnade in betalades av Z. Kommissionen betalade inte det ytterligare beloppet på 25 000 euro, eftersom den ansåg att Z hade tillräckliga medel för att betala för hela uppdraget.

5) en finansiell revision visade att Z inte hade tillräckliga medel. Klagandens andra faktura kunde inte betalas.

I denna skrivelse informerades också kommissionen om att ett klagomål hade lämnats in till Europeiska ombudsmannen.

Sammanfattningsvis hävdar klaganden att kommissionen är ansvarig för Z:s underlåtenhet att betala klagandens faktura på 10 336,67 euro. Klaganden yrkar betalning av 10 336,67 euro samt dröjsmålsränta. Han hävdar också att interna administrativa problem inom kommissionen, som verkar vara orsaken till avsaknaden av betalning, bör klargöras.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande anförde kommissionen sammanfattningsvis följande:

Kommissionen beslutade att bevilja ett belopp på 3 163 499 euro till en icke-statlig organisation kallad Z. Projektet förnyades flera gånger och avslutades slutligen den 31 december 2001.

Kommissionen undertecknade ett avtal med klaganden om att genomföra halvtidsutvärderingen av projektet. En slutlig utvärdering, som ursprungligen inte hade planerats, ansågs senare vara nödvändig. Kommissionen kunde dock inte förnya finansieringsöverenskommelsen för fjärde gången. Det beslutades därför att utvärderingen skulle finansieras genom den femte årliga programuppskattningen och kommissionens avdelningar uppmuntrade klaganden att underteckna ett avtal med Z. Trots viss tvekan godtog klaganden detta och avtalet undertecknades den 5 januari 2001. Detta var den enda lösningen för att gå vidare med den slutliga utvärderingen. Klaganden genomförde den slutliga utvärderingen, som godkändes av alla parter. Det fanns dock redovisnings- och stödberättigandeproblem med vissa utgifter som Z hade lämnat in till kommissionen. Kommissionen vägrade därför att överföra medel till Z. Z betalade inte den faktura som skickades i klagomålet till ett sammanlagt belopp på 10 336,67 euro.

Även om kommissionen inte undertecknade något avtal med klaganden medger den att den uppmuntrade klaganden att underteckna ett avtal med Z. Kommissionens behöriga avdelningar försökte hitta en lösning. Avsaknaden av en avtalsmässig koppling till klaganden och de konstaterade oegentligheterna hindrade dem dock från att betala klaganden direkt.

Kommissionen beslutade därför att genomföra en revision av projektet. Denna revision avslöjade problem med bokföringen, vilket visade att Z kunde vara insolvent. Därför är det inte längre möjligt för Z att fullgöra sina åtaganden gentemot klaganden. Kommissionen kontaktade Z för en skuldöverföring. Z instämde i denna lösning. I detta syfte och undantagsvis kommer Z att göra det möjligt för kommissionen att betala klaganden direkt för dess räkning. Denna utbetalning bör ske den 30 juni 2004.

Den 25 augusti 2004 översände kommissionen bevis på betalningen till ombudsmannen.

Klagandens synpunkter

Inga skriftliga synpunkter inkom från klaganden. Den 15 juli 2004 informerade dock klagandens juridiska rådgivare ombudsmannen om att de ansåg att ärendet var avgjort.

Beslutet

1 Kommissionens påstådda ansvar för utebliven betalning av en faktura

1.1 År 1998 genomförde ett företag, Y, halvtidsutvärderingen av projekt Z i Sydafrika inom ramen för ett kontrakt som undertecknats med Europeiska kommissionen. År 2001 genomförde företaget den slutliga utvärderingen av Z. För detta andra uppdrag undertecknades dock kontraktet med Z och inte med kommissionen. Den 5 december 2001 ingav bolaget en faktura som Z inte kunde betala. Klaganden, företagets chef, hävdar att kommissionen är ansvarig för att Z inte betalade klagandens faktura på 10 336,67 euro. Klaganden yrkar betalning av 10 336,67 euro samt dröjsmålsränta. Han hävdar också att interna administrativa problem inom kommissionen, som verkar vara orsaken till avsaknaden av betalning, bör klargöras.

1.2 Kommissionen uppger att den undertecknade ett avtal med klaganden för att genomföra halvtidsutvärderingen av Z. En slutlig utvärdering ansågs också nödvändig, men eftersom kommissionen inte kunde förnya finansieringsöverenskommelsen för fjärde gången uppmuntrade kommissionens avdelningar klaganden att underteckna ett avtal med Z. I slutet av utvärderingen lämnade klaganden in en faktura på totalt 10 336,67 euro till Z, som Z inte betalade. Efter en revision utförd av kommissionen visade det sig att det inte längre var möjligt för Z att fullgöra sina åtaganden gentemot klaganden. Sammanfattningsvis informerade kommissionen ombudsmannen om att kommissionen efter en skuldöverföring skulle betala klaganden direkt den 30 juni 2004.

Den 25 augusti 2004 översände kommissionen bevis på betalningen till ombudsmannen.

1.3 Inga skriftliga synpunkter inkom från klaganden. Den 15 juli 2004 informerade dock klagandens juridiska rådgivare ombudsmannen om att de ansåg att ärendet var avgjort.

2 Slutsats

Det framgår av kommissionens synpunkter och klagandens korrespondens att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därmed tillfredsställt klaganden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

Ombudsmannen noterar klagandens allmänna påstående att interna administrativa problem inom kommissionen, som verkar vara orsaken till avsaknaden av betalning, bör klargöras. Under 2005 kommer ombudsmannen att överväga om det skulle vara lämpligt att förnya sin tidigare undersökning på eget initiativ om problemet med sena betalningar (1).

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europeiska ombudsmannens beslut i undersökningen på eget initiativ OI/5/99/(IJH)GG om Europeiska kommissionen (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/99oi5.htm).