Strasbourg den 12 januari 2005

Bäste J.,

Den 17 december 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen på uppdrag av Fair Trials Abroad. Klagomålet gäller förfarandet för finansiering av projekt inom Agis-ramprogrammet för polissamarbete och straffrättsligt samarbete och Europeiska kommissionens handläggning av din ansökan om sådan finansiering.

Den 13 januari 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande.

Den 30 april 2004 översände kommissionen sitt yttrande, som jag vidarebefordrade, till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Den 2 juli 2004 mottog jag era synpunkter.

Jag skriver för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klagomålet ingavs på uppdrag av Fair Trials Abroad (1), en icke-statlig organisation.

De faktiska omständigheterna enligt klaganden kan sammanfattas på följande sätt:

Den 19 och 24 februari 2003 bad klaganden kommissionen att ge den råd om vilken typ av AGIS-ansökningsformulär den var tvungen att fylla i för att kunna ansöka om AGIS-finansiering (2). Kommissionen svarade genom e-post av den 19 och 24 februari 2003.

Den 4 mars 2003 lämnade klaganden in en ansökan om finansiering till Europeiska kommissionens direktorat för rättsliga och inrikes frågor inom ramprogrammet Agis "Globalt stöd till en organisations verksamhet". Ansökan gällde ett ettårigt verksamhetsbidrag. Den begärda finansieringen uppgick till 150 000 euro.

Den 9 april 2003 mottog klaganden ett mottagningsbevis med ärendereferens (2003/AGIS/022).

Den 24 juni 2003 underrättade kommissionen klaganden om att dess projekt skulle komma i fråga för medfinansiering och att det begärda bidraget skulle minskas till 80 000 euro. Kommissionen begärde också att ett antal ytterligare handlingar skulle lämnas in (två sidor med krav), men nämnde inte att ansökan inte var fullständig.

Därefter begärde klaganden, genom olika e-postmeddelanden, ett förtydligande av ovannämnda krav. I avsaknad av svar från kommissionen lämnade klaganden in en ny budgetberäkning, med de ändringar som begärts av kommissionen såsom de uppfattats av klaganden, markerad som "endast förslag till diskussion".

Den 8 juli 2003 underrättade kommissionen klaganden om att dess ursprungliga ansökan inte innehöll någon detaljerad budgetberäkning. Till klagandens förvåning avslöjade kommissionen att den cd-skiva som bifogades den ursprungliga ansökan innehöll ett tomt Excel-budgetformulär.

I september 2003 träffade klaganden kommissionen.

Den 16 oktober 2003 per telefon och den 17 oktober 2003 genom en skrivelse uppmanade kommissionen klaganden att ansöka om annan finansiering, dvs. ett retroaktivt projektbidrag från och med september 2003, till ett belopp av 68 297 euro och för en period på sju månader. I detta syfte uppmanade kommissionen klaganden att ändra den preliminära budgeten inom sju dagar.

Den 5 och 6 november 2003 lämnade klaganden in sin ändrade ansökan om projektbidrag i enlighet med kommissionens krav.

Den 20 november 2003 skickade kommissionen en skrivelse till klaganden och förklarade för första gången att det administrationsbidrag som den hade ansökt om (dvs. ansökan på 80 000 euro) inte kunde beaktas, eftersom klaganden hade missat en tidsfrist: Alla dokument, inklusive budgetberäkningen, skulle ha skickats före den 31 juli 2003. Kommissionen informerade också klaganden om att dess ansökan om projektbidrag (dvs. ansökan på 68 297 euro) inte heller kunde beaktas, eftersom klaganden inte hade lämnat in den nödvändiga partnerskapsförklaringen. I detta sammanhang uppgav kommissionen att när den i oktober 2003 och "i stundens hetta" föreslog att klaganden skulle ändra sin ursprungliga ansökan om administrationsbidrag för att ansöka om projektbidrag, hade ett av de viktigaste kriterierna för godkännande förbisetts: ha minst två partner, baserade i två olika medlemsstater eller två medlemsstater och ett kandidatland, som deltar i samma projekt.

Den 17 december 2003 ingav klaganden ett klagomål till ombudsmannen.

Den hävdade att finansieringsförfarandet var alltför komplicerat och svårt att förstå.

När det gäller den egna ansökan hävdade klaganden att Europeiska kommissionen hade ändrat utvärderingsparametrarna, tillämpat olämpliga tidsfrister och inte motiverat sitt beslut på ett tillfredsställande sätt.

Slutligen hävdade klaganden att kommissionen hade tvingat klaganden att bedriva kostsam och tidskrävande verksamhet för att uppfylla formella tillåtlighetskriterier, även om kommissionen redan från början av förfarandet visste att den inte kunde uppfylla det materiella kriteriet att partnerorganisationer skulle vara involverade i dess projekt. I detta avseende förklarar klaganden att det är en EU-omfattande organisation som arbetar med advokater i och utanför EU för EU-medborgarnas räkning och som sådan inte har några partnerorganisationer.

Klaganden hävdade att den förlorade en möjlighet att säkra medel på annat håll för sin verksamhet eftersom kommissionen felaktigt vidhöll sina förväntningar.

Klaganden hävdade att kommissionen borde kompensera klaganden för de förluster som orsakats av dess administrativa missförhållanden.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

För det första redogjorde kommissionen för klagandens rättsliga ställning (en icke-statlig organisation som är registrerad som välgörenhetsorganisation i Förenade kungariket) och dess huvudsakliga verksamhet. Kommissionen erinrade också om att den klagande redan tidigare hade fått bidrag från kommissionen (inom ramen för "europeiseringsprogrammet" 2001 och inom ramen för Grotius-programmet 1997, 1998 och 1999).

För det andra förklarade kommissionen i allmänna ordalag Agis-finansieringen och 2003 års ansökningsomgång. Agis-finansieringen grundar sig på rådets beslut 2002/630/RIF av den 1 augusti 2002 (3) och genomfördes 2003. Enligt artikel 3.5 b i beslutet måste icke-statliga organisationer, för att vara berättigade till finansiering, bedriva verksamhet med en europeisk dimension som i regel omfattar minst hälften av medlemsstaterna. Agis-ansökningsomgången omfattade både projektbidrag och driftsbidrag för icke-statliga organisationers verksamhet, i enlighet med artikel 3.5 i beslutet. En enda ansökningsblankett och en enda budgetblankett offentliggjordes för båda typerna av bidrag. Enligt kommissionen hade en stor andel av ansökningarna brister när det gällde de krav som angavs i ansökningsomgången (särskilt när det gällde att tillhandahålla begärda handlingar och använda Excel-mallen för budgetformuläret). Kommissionen beslutade därför att granska alla förslag med liknande brister. Sökandena ombads sedan att skicka in de handlingar som saknades inom en kort tidsperiod, eftersom kommissionen hade för avsikt att se till att alla sökande kunde uppfylla alla krav innan utvärderingsförfarandet avslutades. Därefter utvärderade kommissionens utvärderingskommitté förslagen och kontrollerade om de uppfyllde kraven i budgetförordningen (rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002)(4) och om deras innehåll motsvarade den sökta finansieringen. Därefter lade kommissionen fram en förteckning över de förslag som valts ut på förhand för Agiskommittén. Den 28 maj 2003 avgav AGIS-kommittén sitt yttrande. Därefter antog kommissionens utvärderingskommitté formellt en förteckning över förhandsutvalda projekt för vilka kontrakt till projektansökarna kunde utfärdas och generaldirektören för GD Rättsliga och inrikes frågor fattade enskilda beslut som delgavs de sökande.

Kommissionen medgav att detta första år av programmet var en "lärandeperiod" för kandidaterna och att det uppstod svårigheter med programmets genomförande. Kommissionen medgav särskilt att användningen av ett enda ansökningsformulär för två olika typer av bidrag kan ha bidragit till de sökandes utbredda underlåtenhet att uppfylla alla krav. Av detta skäl medgav kommissionen att samtliga sökande med samma brister hade deltagit i det preliminära urvalsförfarandet. Kommissionen förklarade också att den tillhandahöll två separata ansökningsformulär och budgetformulär, ett för projektbidrag och ett annat för administrationsbidrag för 2004 års ansökningsomgång. Kommissionen uppgav också att den undersöker ytterligare sätt att förbättra den övergripande handläggningen av bidragsansökningar.

För det tredje hänvisade kommissionen till sin handläggning av klagandens ansökningar om driftsbidrag och projektbidrag.

Den 7 mars 2003 lämnade klaganden in en AGIS 2003-ansökan om driftsbidrag. Enligt kommissionen uppfyllde ansökan inte de krav som offentliggjordes i ansökningsomgången (avsaknad av ett detaljerat budgetformulär, avsaknad av en angiven tidsplan, underlåtenhet att tydligt ange resultaten, underlåtenhet att tillhandahålla kopior av flera dokument).

Med tanke på att projektet föreföll uppfylla den politiska prioriteringen att förbättra stödet på området för grundläggande rättigheter valdes klagandens förslag ut på förhand genom ett beslut av generaldirektören för GD Rättsliga och inrikes frågor av den 10 juni 2003. Därefter bad kommissionen klaganden att komplettera ärendet för att gå från det preliminära urvalet till kontraktsfasen (särskilt för att ge en tydlig beskrivning av den planerade verksamheten) och skickade en skrivelse med detaljerade frågor den 24 juni 2003. Kommissionen uppmanade även andra sökande i samma situation att komplettera sina handlingar.

Den 8 juli 2003 påminde kommissionen klaganden om att lämna ytterligare upplysningar.

Den 16 juli 2003 begärde klaganden ett möte. Kommissionen instämde (även om den i sitt yttrande till ombudsmannen uppgav att det inte var ett normalt förfarande) och mötet ägde rum den 10 september 2003.

Den klagande kompletterade sitt ärende den 6 oktober 2003, dvs. två månader efter den tidsfrist som fastställs i artikel 112.2 i den nya budgetförordningen. Enligt denna bestämmelse får avtalet om administrationsbidrag inte undertecknas senare än fyra månader efter det att mottagarens budgetår inletts (för den klagande inleddes budgetåret den 5 april 2003, vilket innebär att tidsfristen var den 5 augusti 2003).

Kommissionen medgav att den hade informerat klaganden om att det inte längre var möjligt att behandla klagandens ansökan om administrationsbidrag förrän den 16 oktober 2003 per telefon och den 17 oktober 2003 per brev. Samma dag, och eftersom klagandens ansökan om administrationsbidrag inte kunde behandlas i tid för att tidsfristen skulle kunna hållas, föreslog kommissionen att klaganden skulle ändra sin ansökan och ansöka om projektbidrag.

Den 6 november 2003 inkom klaganden med en ansökan om projektbidrag. Klaganden underlät dock att bifoga en partnerskapsförklaring trots att en sådan förklaring var ett villkor för att ansöka om projektbidrag. Dessutom inkluderade klaganden inte den sammanfattning av budgeten som motsvarade de ändringar som gjorts i budgetformuläret och ytterligare utgifter, som man inte hade kommit överens om tidigare (t.ex. resor till Guantanamo Bay). Kommissionen valde därför inte ut klagandens förslag till projektbidrag.

Slutligen betonade kommissionen att den aldrig gav någon försäkran om att sökanden hade rätt till någon finansiering och att klagandens eventuella utgifter var på eget ansvar och risk. Kommissionen påpekade också att klagandens inställning att den förlorade möjligheten att säkra medel på annat håll inte berör kommissionen utan är en fråga som rör klagandens interna organisation.

Kommissionen påpekade också att klaganden förklarat sig vara en organisation som omfattar hela Europa, men trots kommissionens uttryckliga begäran inte kunde lämna in den partnerskapsförklaring som krävs på grundval av artikel 3.2 i beslut 2002/630/RIF, i enlighet med Agis-ansökningsomgången.

Kommissionen uppgav att ansökningsförfarandet inbegrep många utbyten i klagandens ärende eftersom klaganden inte tillhandahöll den grundläggande informationen för utvärdering i tid och på ett korrekt sätt, trots kommissionens förslag i en rad skriftliga och muntliga utbyten.

Klagandens synpunkter

Sammanfattningsvis vidhöll klaganden sina ursprungliga påståenden och påståenden.

Klaganden anförde att den, för att säkerställa att den uppfyllde kraven i ansökningsförfarandet, såg till att en av dess företrädare deltog i ett Agis-finansieringsprogrammöte som anordnades av det brittiska inrikesministeriet den 6 oktober 2003. Kommissionen tillade att den var den enda icke-statliga organisation som var representerad vid detta möte. Klaganden drog slutsatsen att de politiska prioriteringarna tydligt var inriktade på statliga organ, att ansökningsformuläret inte tillät någon flexibilitet och att det inte var utformat för icke-statliga organisationer i allmänhet.

Beslutet

1 De påstådda bristerna i finansieringsförfarandet inom ramen för Agis-programmet

1.1 Klagomålet gäller förfarandet för finansiering av projekt inom Agis-ramprogrammet för polissamarbete och straffrättsligt samarbete. Klaganden hävdar att finansieringsförfarandet var alltför komplicerat och svårt att förstå.

1.2 Kommissionen medgav att programmets första år (2003) var en "lärandeperiod" för de sökande och att det uppstod svårigheter med genomförandet av programmet. Kommissionen medger särskilt att användningen av ett enda ansökningsformulär för två olika typer av bidrag kan ha bidragit till att de sökande i stor utsträckning underlåtit att uppfylla alla krav. Av detta skäl medgav kommissionen att samtliga sökande med samma brister hade deltagit i det preliminära urvalsförfarandet. Kommissionen uppgav också att den för 2004 års ansökningsomgång tillhandahöll separata formulär för de två olika bidragstyperna och att den undersöker ytterligare sätt att förbättra den övergripande handläggningen av bidragsansökningar.

1.3 Ombudsmannen anser att det är beklagligt att ansökningsförfarandet inom Agis-programmet verkar ha lett till svårigheter med programmets genomförande under 2003. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen har erkänt dessa svårigheter och vidtagit korrigerande åtgärder under 2003 års förfarande till förmån för alla sökande vars ansökningar innehöll liknande brister i det preliminära urvalet. Ombudsmannen noterar också att kommissionen verkar ha lärt sig av de problem som uppstod 2003 och har förbättrat förfarandet för 2004 genom att tillhandahålla separata ansökningsformulär för olika typer av bidrag. Kommissionen verkar också vara fast besluten att ytterligare förbättra den övergripande handläggningen av bidragsansökningar.

1.4 Ombudsmannen anser därför att det inte behövs några ytterligare undersökningar när det gäller denna aspekt av klagomålet.

2 Påståendet om ändrade parametrar för utvärdering, olämpliga tidsfrister och bristande motivering

2.1 Klaganden hävdar att kommissionen vid behandlingen av ansökningarna ändrade utvärderingsparametrarna, tillämpade olämpliga tidsfrister och inte motiverade sitt beslut på ett tillfredsställande sätt.

2.2 Kommissionen konstaterar att ansökningsförfarandet inbegrep ett stort antal utbyten i den klagandes fall, eftersom den klagande inte tillhandahöll den grundläggande informationen för utvärdering i tid och på ett korrekt sätt, trots kommissionens förslag i en rad skriftliga och muntliga utbyten. Enligt kommissionen var klagandens ursprungliga ansökan om administrationsbidrag ofullständig och den bad klaganden om ytterligare upplysningar genom skrivelser av den 24 juni 2003 och den 8 juli 2003. På klagandens begäran träffade kommissionen klaganden i september 2003. Klagandens ansökan om administrationsbidrag kompletterades först den 6 oktober 2003. Detta skedde efter den tidsfrist som fastställs i artikel 112.2 i budgetförordningen, där det anges att ett avtal om administrationsbidrag inte får undertecknas mer än fyra månader efter det att bidragsmottagarens budgetår har inletts. Kommissionen medgav att den informerade klaganden om detta först den 16 och 17 oktober 2003. Kommissionen rådde sedan klaganden att ändra sin ansökan för att i stället ansöka om projektbidrag. Slutligen informerade kommissionen den 20 november 2003 klaganden om att dess ansökan om projektbidrag inte kunde godtas, eftersom klaganden inte hade lämnat in den nödvändiga partnerskapsförklaringen.

2.3 Ombudsmannen anser att kommissionen har lämnat en rimlig förklaring till varför den rekommenderade klaganden att ansöka om projektbidrag i stället för administrationsbidrag. Ombudsmannen noterar vidare att den tidsfrist som fastställs i artikel 112.2 i budgetförordningen är bindande för kommissionen. Slutligen anser ombudsmannen inte att klaganden har lyckats visa att kommissionen inte har angett tillräckliga skäl för att avslå klagandens bidragsansökningar. Ombudsmannen finner därför att Europeiska kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av klagomålet. Ombudsmannen påpekar dock att frågan om huruvida kommissionen underlät att ge klaganden tillräckliga råd behandlas i nästa del av detta beslut.

3 Påståendet att kommissionen förmådde klaganden att vidta dyra och tidskrävande åtgärder och därmed sammanhängande påståenden

3.1 Klaganden hävdar att kommissionen tvingade klaganden att genomföra kostsamma och tidskrävande åtgärder för att uppfylla formella tillåtlighetskriterier, trots att kommissionen redan från början av processen visste att den inte kunde uppfylla det materiella kriteriet att partnerorganisationer skulle vara involverade i projektet. I detta avseende förklarar klaganden att det är en EU-omfattande organisation som arbetar med advokater i och utanför EU för EU-medborgarnas räkning och som sådan inte har några partnerorganisationer. Klaganden hävdar att den förlorade en möjlighet att säkra medel på annat håll för sin verksamhet eftersom kommissionen felaktigt vidhöll sina förväntningar och hävdar att kommissionen borde kompensera den för förluster som orsakats av dess administrativa missförhållanden.

3.2 Kommissionen har gjort gällande att den aldrig gav någon försäkran om att sökanden hade rätt till någon finansiering och att klagandens eventuella utgifter var på eget ansvar och risk.

Kommissionen hävdar också att klagandens ståndpunkt att den förlorade möjligheten att säkra medel på annat håll inte berör kommissionen utan är en fråga som rör klagandens interna organisation.

3.3 Ombudsmannen noterar för det första att kommissionen har uppgett att klaganden tidigare har fått bidrag från kommissionen (1997, 1998, 1999 och 2001). När det gäller klagandens ansökningar under 2003 konstaterar ombudsmannen följande. I mars 2003 ansökte klaganden om driftsbidrag. Kommissionen vidtog därefter åtgärder för att försöka flytta klagandens ansökan, liksom andra ansökningar, från det preliminära urvalet till kontraktsfasen genom att ge klaganden råd om vilka ytterligare uppgifter som behövdes. I ett senare skede (oktober 2003) rådde kommissionen klaganden att ansöka om projektbidrag. Klaganden gjorde detta, men dess ansökan avslogs senare eftersom klaganden inte hade lämnat in den nödvändiga partnerskapsförklaringen. Ombudsmannen noterar i detta sammanhang att kravet på att ha partnerorganisationer förefaller vara ett villkor för både administrationsbidrag och projektbidrag.

3.4 Ombudsmannen erinrar om att principerna för god förvaltning kräver att en tjänsteman vid behov informerar allmänheten om hur en fråga som faller inom hans eller hennes ansvarsområde ska behandlas och hur man ska gå till väga vid behandlingen av frågan (5). Ombudsmannen anser att kommissionen under omständigheterna i det aktuella fallet borde ha sett till att de råd som den gav klaganden i oktober 2003 om ansökan om projektbidrag var anpassade till klagandens särskilda situation. Kommissionens underlåtenhet att uppmärksamma klaganden på ett grundläggande villkor för stödberättigande för projektansökningar var därför ett fall av administrativt missförhållande och en kritisk anmärkning kommer att göras när det gäller denna aspekt av klagomålet.

3.5 När det gäller klagandens krav på ersättning noterar ombudsmannen att klaganden varken har kvantifierat kravet eller lagt fram bevis för någon av de två typer av förluster som den hävdar sig ha lidit. Ombudsmannen anser därför att om klaganden vill gå vidare med sitt skadeståndsanspråk bör denne vända sig direkt till kommissionen mot bakgrund av ombudsmannens konstaterande av administrativa missförhållanden. Klaganden skulle naturligtvis ha möjlighet att inge ett nytt klagomål om den anser att kommissionens svar på ett sådant påstående är otillfredsställande.

Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Principerna om god förvaltningssed kräver att en tjänsteman vid behov informerar allmänheten om hur en fråga som faller inom hans eller hennes ansvarsområde ska behandlas och hur man ska gå till väga vid behandlingen av frågan (6). Ombudsmannen anser att kommissionen under omständigheterna i det aktuella fallet borde ha sett till att de råd som den gav klaganden i oktober 2003 om ansökan om projektbidrag var anpassade till klagandens särskilda situation. Kommissionens underlåtenhet att uppmärksamma klaganden på ett grundläggande villkor för stödberättigande för projektansökningar var därför ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannen anser att om klaganden vill gå vidare med sitt skadeståndsanspråk bör denne vända sig direkt till kommissionen mot bakgrund av ombudsmannens konstaterande av administrativa missförhållanden och att det därför inte är lämpligt att försöka nå en uppgörelse i godo i frågan.

På grundval av ovanstående avslutar ombudsmannen ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Enligt dess webbplats (http://www.fairtrialsabroad.org) syftar Fair Trials Abroad till att hjälpa EU-medborgare som anklagas för ett brott i ett annat land än sitt eget att hävda sin rätt till en korrekt rättskipning.

(2) Ombudsmannen noterar att det på kommissionens webbplats (http://ec.europa.eu/justice_home/funding/agis/wai/funding_agis_en.htm) anges att Agis-ramprogrammet är uppkallat efter en kung av det antika Sparta.

(3) EGT L 203, 1.8.2002, s. 0005-0008.

(4) EGT L 248, 16.9.2002, s. 0001-0048.

(5) Artikel 10.3 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, som finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu.

(6) Artikel 10.3 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, som finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu.