Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden deltog i ett urvalsförfarande för EU-personal som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) för rekrytering av handläggare på området information, kommunikation och teknik (EPSO/AD/398/22 [1]). Som en del av urvalsförfarandet var klaganden tvungen att göra ”motiveringsprov”[2] på distans som övervakades av en extern uppdragstagare till Epso.

2. Den 10 maj 2023 gjorde klaganden proven.

3. Efter proven, efter att ha diskuterat med andra sökande, insåg klaganden att kalkylatorns funktion i provansökan var begränsad under de prov som hon hade gjort. I synnerhet kunde hon inte använda tangentbordet för att slutföra ekvationer på kalkylatorn. Eftersom hon hade använt en dator med ett annat operativsystem än dessa kandidater drog hon slutsatsen att detta tekniska problem var kopplat till datorns operativsystem.

4. Den 13 maj 2023 kontaktade klaganden Epsos uppdragstagare för att ta upp frågan och fick ett ärendenummer.

5. Samma dag lämnade klaganden in ett klagomål till Epso. I sitt klagomål hävdade hon att kalkylatorns begränsade funktionalitet innebar att hon var tvungen att använda sin mus för att använda kalkylatorn, vilket tog lång tid, medan andra kandidater hade kunnat använda sina tangentbord. Hon hävdade att detta försatte henne i en ofördelaktig situation jämfört med andra kandidater.

6. Epso avvisade klagomålet eftersom den hävdade att klaganden inte hade lämnat in sitt klagomål i enlighet med instruktionerna för distansprov, särskilt att hon inte hade tagit upp frågan med entreprenören vid tidpunkten för provet.

7. Klaganden hävdade att hon vid tidpunkten för provet inte kunde ha vetat att kalkylatorns funktion var begränsad jämfört med andra sökande.

8. Klaganden var missnöjd med Epsos svar och vände sig till ombudsmannen.

Utredningen

9. Ombudsmannen inledde en undersökning av vilka bevis Epso krävde när det gäller felsökning för att behandla klagomålet.

10. I samband med undersökningen frågade ombudsmannen också om Epso skulle överväga att se över den tekniska loggen för klagandens prov.

11. I detta sammanhang mottog ombudsmannen Epsos svar på klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar.

12. Parallellt med detta genomförde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ om Epsos distansprov [3]. De slutsatser som dragits i detta sammanhang är relevanta för denna undersökning.

Argument som framförts till ombudsmannen

13. Klaganden hävdade att hon hade tagit upp frågan med både Epsos uppdragstagare och Epso själv så snart hon fick kännedom om frågan. Hon fick ett ärendenummer från uppdragstagaren som hon lämnade till Epso.

14. Hon kunde inte ha tagit upp frågan med det tekniska stödet under testerna, eftersom hon blev medveten om den begränsade funktionaliteten hos sin räknare först efter testet. Före proven fick de sökande inga instruktioner om hur kalkylatorn förväntades fungera.

15. I sitt svar till ombudsmannen uppgav Epso att man hade avvisat klagomålet eftersom klaganden inte hade försökt ta upp frågan med tekniskt stöd under provet, vilket anges i instruktionerna.

16. Epso kontrollerade visserligen den tekniska loggen över klagandens prov i samband med ombudsmannens undersökning, men uppgav att det inte fanns några tekniska medel för att i efterhand kontrollera att vissa funktioner i verktygen verkligen inte fungerade.

Ombudsmannens bedömning

17. Som svar på klagandens oro över bristen på vissa funktioner hänvisade Epso till det faktum att klaganden inte hade tagit upp frågan med entreprenörens tekniska stöd vid tidpunkten för provet. Kommissionen bemötte inte klagandens argument att hon inte kunde ha tagit upp frågan med tekniskt stöd, eftersom hon fick kännedom om problemet först efter testet. Detta argument förefaller emellertid rimligt och Epso borde åtminstone ha besvarat det.

18. I samband med en annan undersökning av ombudsmannen [4] uppgav Epso att när de sökande får problem men kan avsluta provet/proven anser Epso att det är rimligt att de inte kontaktar det tekniska stödet under provet. I ett sådant fall uppgav Epso att den skulle undersöka de tekniska loggarna i ett ärende ytterligare. Denna logik förefaller helt klart vara lika giltig i detta fall, där klaganden inte kunde kontakta den tekniska supporten under testet, eftersom hon inte var medveten om problemet förrän senare. Ombudsmannen anser att Epso gjorde fel när den avvisade klagomålet enbart på grund av att klaganden inte tog upp frågan med tekniskt stöd under proven och att det sätt på vilket Epso hanterade klagomålet utgjorde ett administrativt missförhållande.

19. I samband med ombudsmannens undersökning granskade Epso dock den tekniska loggen över klagandens prov.

20. Epso uppgav att det inte finns några tekniska medel för att i efterhand kontrollera om vissa funktioner i kalkylatorn inte var tillgängliga.

21. Epso lade inte fram några utförliga argument för varför den inte kunde kontrollera att vissa funktioner i verktygen verkligen inte fungerade, men ombudsmannen noterar att klaganden slutförde proven. I avsaknad av en slutgiltig kontroll av hur kalkylatorn fungerar som är tillgänglig för klaganden och andra kandidater är det inte möjligt att dra några slutsatser om huruvida och i vilken utsträckning klaganden missgynnades jämfört med andra kandidater, och ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.

22. När det gäller hur Epso hanterade klagomålet, eftersom Epso konsulterade de tekniska loggarna i samband med undersökningen, anser ombudsmannen att det inte är nödvändigt att utfärda en rekommendation i denna fråga.

23. För framtida urvalsförfaranden som inbegriper distansprov anser ombudsmannen dock att det är viktigt att Epso, genom att konsultera tekniska loggar, kan kontrollera om det fanns problem med verktygens funktion i provansökan. Endast genom att göra detta kan den på ett korrekt sätt undersöka klagomål från sökande som upplever problem under proven och eventuellt ge dem möjlighet till prövning. Ombudsmannen är medveten om att Epso för närvarande genomför ett förfarande för tilldelning av ett kontrakt för genomförande av sina distansprov. I detta sammanhang kommer ombudsmannen att lägga fram ett förslag till förbättringar som syftar till att ta itu med ovannämnda fråga.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Det förekom administrativa missförhållanden i hur Epso hanterade klagomålet om tekniska problem som en sökande upplevde i ett distansprov.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Epso bör undersöka om det är möjligt att retroaktivt granska alla tekniska aspekter av en sökandes erfarenhet av en provansökan, inbegripet verktygens funktionalitet, genom att konsultera tekniska loggar. Om detta är tekniskt möjligt bör Epso insistera på att denna möjlighet ingår i det framtida avtal om tillhandahållande av tjänster för distansprov som Epso för närvarande håller på att utarbeta.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 8 juli 2024

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.CA.2022.076.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AC%3A2022%3A076A%3ATOC

[2] Proven görs på distans med hjälp av en särskild applikation. Proven i slutledningsförmåga består av en uppsättning frågor om logiskt tänkande, tolkning av sifferuppgifter och logiskt tänkande.

[3] OI/1/2023/VS https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[4] Ärende 1866/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64925