Bakgrund till klagomålet

1. Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) är en EU-byrå med uppdrag att stödja medlemsstaterna i tillämpningen av EU:s regler om asyl, internationellt skydd och mottagningsvillkor. Europeiska unionens asylbyrå stöder medlemsstaterna på området internationellt skydd genom att tillhandahålla praktiskt, rättsligt, rådgivande och operativt stöd.

2. Klaganden undertecknade ett avtal med Europeiska unionens asylbyrå om tillhandahållande av juridisk expertis. Enligt avtalet fick han i uppdrag att stödja de nationella myndigheterna i en EU-medlemsstat i deras asylförfaranden. År 2023 beslutade Europeiska unionens asylbyrå att inte förnya hans kontrakt. Klaganden ifrågasatte Europeiska unionens asylbyrås beslut och begärde att få se eventuella bedömningsrapporter om hans prestation enligt avtalet.

3. Europeiska unionens asylbyrå behandlade klagandens begäran i enlighet med EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar.[1] Den identifierade fyra handlingar, närmare bestämt fyra e-postmeddelanden som innehöll återkoppling om klagandens arbete som avlönad extern expert. Europeiska unionens asylbyrå beviljade delvis tillgång till de fyra e-postmeddelandena, med bortredigering av personuppgifter. Den förklarade att den inte kunde lämna ut personuppgifterna i fråga för att skydda den enskildes privatliv och integritet.[2] Europeiska unionens asylbyrå uppgav att den hade maskerat namnen på enskilda personer, men även andra personuppgifter som potentiellt kunde identifiera vissa enskilda personer med tanke på det begränsade antalet berörda personer, särskilt datumen för e-postmeddelandena i fråga.

4. Klaganden bad därefter Europeiska unionens asylbyrå att ompröva sitt beslut att vägra tillgång (genom att göra en så kallad bekräftande ansökan). Medan han förstod att vissa personuppgifter måste redigeras för att skydda andra personers integritet, insisterade han på att han ville ha tillgång till namnen på författarna till varje e-postmeddelande och till de datum de skickades. I september 2023 bekräftade Europeiska unionens asylbyrå sitt beslut.

5. Klaganden var missnöjd med hur Europeiska unionens asylbyrå hade hanterat hans begäran om allmänhetens tillgång till handlingar och vände sig till ombudsmannen.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av Europeiska unionens asylbyrås vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till de fyra handlingar som identifierats i klagomålet.

7. Under undersökningens gång granskade ombudsmannen de oredigerade kopiorna av de omtvistade handlingarna. Ombudsmannen fick också ytterligare synpunkter från Europeiska unionens asylbyrå på klagomålet.

Argument som lagts fram för ombudsmannen

8. Klaganden sade att han behövde se namnen på författarna till varje e-postmeddelande för att kontrollera att förfarandet hade varit rättvist. Han antog att e-postmeddelandena hade skickats av en viss anställd vid Europeiska unionens asylbyrå som han hade haft regelbundna utbyten med. I den meningen visste han vem den personen var. Han förstod således inte på vilket sätt denna persons rätt till privatliv skulle kunna åsidosättas, eftersom de i princip hade godtagit att deras namn skulle vara känt för de sakkunniga som skulle bedömas.

9. Han sade också att datumen för e-postmeddelandena inte borde ha redigerats. Enligt honom är ”datum” inte personuppgifter som omfattas av definitionen i den lagstiftning som är tillämplig på EU-institutionerna när det gäller skydd av personuppgifter.[3] Han hävdade att han har ett berättigat intresse av att få tillgång till datumen för e-postmeddelandena för att kontrollera att de skickades inom samma tidsram som avtalets löptid.

10. Europeiska unionens asylbyrå hävdade att e-postmeddelandena innehåller en rad olika personuppgifter, såsom för- och efternamn, befattningar och e-postadresser, vilket kan göra de berörda personerna direkt identifierbara. Utlämnande av personuppgifter skulle undergräva skyddet av dessa personers privatliv och integritet, i enlighet med EU:s lagstiftning om skydd av personuppgifter.

11. Europeiska unionens asylbyrå förklarade att dataskyddslagstiftningen föreskriver att personuppgifter endast får överföras till en mottagare om han eller hon fastställer att det är nödvändigt att få uppgifterna överförda för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Europeiska unionens asylbyrå hävdade att klaganden inte hade lagt fram något övertygande argument för att fastställa en sådan nödvändighet. Dessutom hade klaganden inte visat varför den information som redan lämnats ut, det vill säga det fullständiga innehållet i bedömningen av hans arbete, inte var tillräcklig. Europeiska unionens asylbyrå betonade att klaganden själv redan hade erkänt att han visste vem upphovsmannen var, vilket enligt Europeiska unionens asylbyrå innebär att det inte finns något verkligt behov av ytterligare utlämnande.

12. När det gäller datumen för e-postmeddelandena hävdade Europeiska unionens asylbyrå att ett utlämnande av dem skulle kunna göra det möjligt att koppla innehållet i e-postmeddelandet till dess upphovsman eller den person från vilken informationen i det härrör samt information om tredje parter. I sina kompletterande synpunkter på klagomålet lämnade Europeiska unionens asylbyrå ytterligare klargöranden om hur offentliggörandet av datumen för de aktuella e-postmeddelandena kunde göra det möjligt för allmänheten att dra slutsatsen vem som var upphovsman till e-postmeddelandet. Europeiska unionens asylbyrå begärde att dessa klargöranden skulle förbli konfidentiella.

Ombudsmannens bedömning

13. Ombudsmannens undersökningsgrupps granskning bekräftade att de fyra omtvistade handlingarna innehåller personuppgifter och att de redigeringar som Europeiska unionens asylbyrå har gjort rör dessa personuppgifter.

14. Begreppet ”personuppgifter” i EU:s lagstiftning om dataskydd är mycket brett. Personuppgifter omfattar ”varjeupplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (...). en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras.”[4]

15. Europeiska unionens asylbyrå har med rätta hävdat att den, för att överföra personuppgifterna till klaganden (med andra ord lämna ut handlingarna i sin helhet utan att personuppgifterna maskeras), först måste kontrollera om klaganden har visat ett behov av att få dessa personuppgifter överförda till honom för ett specifikt ändamål av allmänt intresse.

16. Klaganden sade att han behövde fullständig tillgång till handlingarna för att kontrollera att Europeiska unionens asylbyrå hade följt det korrekta förfarandet när den beslutade att inte förnya hans kontrakt och eventuellt vidta ytterligare rättsliga åtgärder. Enligt EU:s rättspraxis är detta emellertid ett rent privat intresse[5].

17. Ombudsmannen noterar att ”datum” i princip inte är personuppgifter, såvida de inte gör en individ identifierbar, direkt eller indirekt. Under undersökningens gång bad ombudsmannens undersökningsgrupp Europeiska unionens asylbyrå att klargöra hur offentliggörandet av datumen för e-postmeddelandena i fråga skulle kunna göra det möjligt för allmänheten att sluta sig till e-postmeddelandets författare. Som svar lämnade Europeiska unionens asylbyrå konfidentiella förklaringar om den specifika situationen vid den tidpunkt då e-postmeddelandena skickades. Mot bakgrund av dessa ytterligare förklaringar anser ombudsmannen att Europeiska unionens asylbyrås ståndpunkt är rimlig.

18. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att Europeiska unionens asylbyrås vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till de fyra omtvistade handlingarna var rimlig.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen ärendet med följande slutsats[6]:

Europeiska unionens asylbyrå har inte gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden i detta fall.

Klaganden och Europeiska unionens asylbyrå kommer att underrättas om detta beslut.

Rosita Hickey
Förfrågningschef

Strasbourg den 3 juli 2024

[1] Förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Detta undantag fastställs i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001.

[3] Förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Artikel 3.1 i förordning (EU) 2018/1725.

[5] Tribunalens dom av den 9 oktober 2018 i mål T-634/17, Anikó Pint mot Europeiska kommissionen, punkt 59, finns på: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-634/17&language=en

[6] Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en