Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden, en före detta ledamot av Europaparlamentet, begärde flera gånger att allmänheten skulle få tillgång till handlingar [1] rörande en före detta kommissionsledamot och en leverantör av finansiella tjänster.

2. Kommissionen identifierade sex handlingar som omfattades av klagandens begäran. Kommissionen beviljade delvis tillgång till fem handlingar och hävdade att ett fullständigt utlämnande hindrades av behovet av att skydda personuppgifter och kommersiella intressen. Kommissionen vägrade att ge tillgång till en handling, en mötesdagordning, i sin helhet. Den angav att dagordningen för mötet härrörde från en tredje part som hade rådfrågats och som motsatte sig att den skulle lämnas ut. Kommissionen hävdade att ett (partiellt) utlämnande av mötesagendan skulle kunna undergräva skyddet av personuppgifter och juridisk rådgivning.

3. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut att neka tillgång till mötesagendan i dess helhet (genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”). När kommissionen inte svarade vände sig klaganden till ombudsmannen.

Ombudsmannens förslag till lösning

4. Ombudsmannen inledde en undersökning och hennes undersökningsgrupp inspekterade dagordningen för mötet och de samråd med tredje part som kommissionen hade genomfört.

5. Inspektionen visade att mötesagendan visserligen innehöll personuppgifter, men att den inte innehöll juridisk rådgivning.

6. Ombudsmannen föreslog därför som en lösning [2] att kommissionen skulle se över sin ursprungliga ståndpunkt om klagandens begäran om allmänhetens tillgång i syfte att ge bredast möjliga tillgång till dagordningen.

7. Efter ombudsmannens förslag till lösning samrådde kommissionen återigen med den tredje parten, en advokatbyrå. Den tredje parten invände mot att handlingen lämnades ut. Den gjorde därvid gällande att ett utlämnande skulle undergräva det skydd för juridisk rådgivning och förhållandet mellan klient och advokat som skyddas enligt nationell rätt.

8. Kommissionen bedömde den tredje partens argument och drog slutsatsen att det inte finns några giltiga invändningar mot ett partiellt utlämnande av mötesagendan enligt EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar. Den underrättade den tredje parten om sin avsikt att delvis lämna ut handlingen. För att undvika oåterkalleliga åtgärder som skulle kunna bli följden av att handlingen lämnades ut och för att bevara tredje mans rätt att använda sig av rättsmedel uppmanade kommissionen emellertid tredje man att inom tio arbetsdagar meddela om den hade för avsikt att vidta rättsliga åtgärder mot kommissionens beslut.

9. När den tredje parten inte hade för avsikt att vidta rättsliga åtgärder lämnade kommissionen delvis ut dagordningen för mötet till klaganden.

10. Klaganden lämnade inga ytterligare synpunkter på den tillgång som kommissionen beviljat.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning

11. Ombudsmannen välkomnar kommissionens positiva svar på hennes förslag till lösning och dess beslut att bevilja bred partiell tillgång till sammanträdesagendan. Eftersom klaganden inte ifrågasatte kommissionens begränsade redigeringar anser ombudsmannen att klagomålet har lösts.

12. Med detta sagt är hon bekymrad över den tid det har tagit för kommissionen att anta sitt bekräftande beslut. Ombudsmannen noterar särskilt att kommissionen inledde samrådet med tredje part i detta fall först efter det att ombudsmannen hade lagt fram sitt förslag till lösning. Detta ledde till en försening på fem månader, eftersom klaganden hade lämnat in sin bekräftande ansökan i början av maj 2023 och kommissionen samrådde med den tredje parten först i september och oktober 2023.

13. Detta ärende är således ytterligare ett exempel på de betydande och systematiska förseningar som kommissionen stöter på vid behandlingen av bekräftande ansökningar, vilka ombudsmannen ansåg utgöra administrativa missförhållanden [3]. Efter en särskild rapport från ombudsmannen till Europaparlamentet i frågan uppmanade Europaparlamentet kommissionen att rätta till sina systematiska och betydande förseningar i behandlingen av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar [4].

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Kommissionen har godtagit ombudsmannens förslag till lösning och gett klaganden omfattande partiell tillgång till den begärda handlingen.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 10 juni 2024

[1] Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/solution/185319

[3] Rekommendation om den tid det tar för Europeiska kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar

(strategisk utredning OI/2/2022/OAM), 4 april 2023, finns här:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661

[4] Se https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html