Bakgrund till klagomålet

1. I oktober 2023 lämnade klaganden in en begäran om allmänhetens tillgång [1] till all korrespondens och alla meddelanden som kommissionen utbytte med Thorn i samband med en annan begäran om allmänhetens tillgång [2] som gällde möten som Thorn hade med medlemmar av en kommissionsledamots kansli och en vice ordförande för kommissionen.

2. I november 2023 svarade kommissionen. Kommissionen identifierade två e-postmeddelanden med bilagor som omfattades av klagandens begäran. Den beviljade bred partiell åtkomst till e-postmeddelandena och redigerade endast personuppgifter. Bilagorna var dock helt redigerade. Klaganden var missnöjd med detta svar och bad kommissionen att ompröva sitt beslut (genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”).

3. Efter ombudsmannens ingripande [3] svarade kommissionen i april 2024. Kommissionen identifierade sex ytterligare handlingar som omfattades av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Den beviljade fullständig tillgång till en handling och gav bred partiell tillgång till de återstående fem handlingarna och redigerade endast personuppgifter. Kommissionen vidhöll sitt ursprungliga beslut att bevilja omfattande partiell tillgång till de två handlingar som den hade identifierat i det inledande skedet.

4. Klaganden var missnöjd med detta svar och vände sig på nytt till ombudsmannen.

Utredningen

5. Ombudsmannen inledde en undersökning och hennes undersökningsgrupp granskade de omtvistade handlingarna.

Argument som framförts till ombudsmannen

6. I sin bekräftande ansökan hävdade klaganden att kommissionens ursprungliga svar var ofullständigt. De uppgav att de bilagor som härrörde från Thorn och att kommissionen hade tillhandahållit de två utlämnade handlingarna hade redigerats fullständigt utan någon förklaring. Klaganden noterade att även om den ”icke-vinstdrivande” organisationen hävdar att den har kommersiella intressen som skulle undergrävas om handlingarna lämnades ut, underlät organisationen att underbygga dessa påståenden.

7. Klaganden bad kommissionen att göra en ny sökning och förse dem med allt som skulle visa att organisationen har ett kommersiellt intresse som förhindrar ett fullständigt utlämnande av handlingarna.

8. I sitt klagomål till ombudsmannen upprepade klaganden att de utlämnade handlingarna är ofullständiga och alltför redigerade.

9. I sitt bekräftande beslut beviljade kommissionen fullständig tillgång till en handling och omfattande partiell tillgång till de återstående sju handlingarna. Den har endast redigerat personuppgifter. Kommissionen noterade att klaganden inte hade lagt fram några argument för att fastställa att det var nödvändigt att få personuppgifterna överförda för ett specifikt ändamål av allmänt intresse.

10. Kommissionen angav att de handlingar som den hade översänt med det ursprungliga svaret var de e-postmeddelanden som den hade mottagit efter samråd med den tredje parten, tillsammans med bilagor, det vill säga de handlingar som var föremål för samråd med den tredje parten. Bilagorna redigerades av den tredje parten och lämnades till klaganden som sådana.

11. Den uppgav vidare att de samråd med tredje part som den hade identifierat som att de omfattades av klagandens begäran om allmänhetens tillgång skickades till organisationen som en del av behandlingen av en annan begäran om allmänhetens tillgång än den som klaganden hade begärt. Kommissionen uppgav att det inte fanns något behov av att höra organisationen på nytt, eftersom båda ansökningarna avsåg samma handlingar.

Ombudsmannens bedömning

12. Klaganden ansåg att de handlingar som kommissionen hade lämnat ut hade redigerats i alltför stor utsträckning.

13. Under undersökningens gång granskade ombudsmannens undersökningsgrupp de åtta handlingarna i fråga. Inspektionen visade att kommissionen i det bekräftande skedet gav omfattande partiell tillgång till de två bilagor som hade lämnats i fullständigt redigerad form i det inledande skedet. Inspektionen bekräftade också att endast personuppgifter har maskerats i alla handlingar som klaganden begärde. Personuppgifterna gäller namn och kontaktuppgifter för de kommissionstjänstemän som arbetade med ärendet samt namn, kontaktuppgifter och handskriven underskrift av Thorns företrädare.

14. Ombudsmannen noterar att EU:s dataskyddsregler kräver att en person som ansöker om tillgång till personuppgifter visar att han eller hon behöver ha sådan tillgång. Om detta behov är större än de registrerades berättigade intresse kan tillgång beviljas. Klaganden har inte anfört några skäl till varför de skulle behöva dessa uppgifter. Ombudsmannen godtar därför att kommissionens beslut att redigera dessa personuppgifter är motiverat.

15. Klaganden betvivlar vidare att kommissionen har identifierat alla handlingar som omfattas av deras begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

16. Enligt EU:s fasta rättspraxis gäller att om en institution uppger att den inte innehar de begärda handlingarna finns det en rättslig presumtion för att detta uttalande är sant och korrekt.[4] Även om denna presumtion kan motbevisas med relevanta och samstämmiga bevis för att de begärda handlingarna finns och innehas av den berörda institutionen, ankommer det på sökanden att lägga fram sådana bevis.[5] Dessa bevis måste gå utöver en ren övertygelse eller misstanke om att handlingarna bör innehas av institutionen. En sökandes påstående att de har svårt att tro att institutionen inte innehar de begärda handlingarna är således inte tillräckligt för att motbevisa denna rättsliga presumtion.[6] Inte heller påståendet att den påstådda bristen på handlingar strider mot god förvaltningssed [7].

17. Ombudsmannen noterar att kommissionen inte hade identifierat alla relevanta handlingar i det inledande skedet. Efter klagandens bekräftande ansökan identifierade och lämnade kommissionen delvis ut sex ytterligare handlingar. Klaganden har inte framfört några argument som skulle kunna ifrågasätta att dessa ytterligare sex handlingar inte är alla handlingar som omfattas av deras begäran och att det finns fler handlingar.

18. Ombudsmannen avslutar därför denna undersökning.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats [8]:

Det förekom inga administrativa missförhållanden.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 5 juni 2024

[1] Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Se https://www.asktheeu.org/en/request/12844/response/45520/attach/2/Svar%202023%202144.pdf?cookie_passthrough=1

[3] Se ärende 482/2024/SF, som finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/183747

[4] T-468/16, Verein Deutsche Sprach mot kommissionen, punkterna 35–37; finns på:

https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-468/16

[5] Ibid.

[6] T-639/15–T-666/15 och T-94/16, Psara m.fl. mot Europaparlamentet, punkterna 33–36 ; finns på:

https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&td=ALL&num=T-639/15

[7] C-440/18 P, Vereine Deutsche Sprache/Europeiska kommissionen, punkt 23f; finns på:

https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-440/18&language=en

[8] Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser.