Strasbourg den 4 september 2003

Bästa fru,

Den 6 februari 2003 lämnade du på GAW-GmbH:s vägnar in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Europeiska kommissionens hantering av projektreferens 33428 (D/95/A/020/PIII/FPC-R).

Den 17 februari 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande.

Den 8 april 2003 översände ni ytterligare upplysningar till mig angående ert klagomål som jag vidarebefordrade till kommissionen den 28 april 2003.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 4 juni 2003. Jag översände den till Er den 6 juni 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 23 juni 2003.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Det ursprungliga klagomålet

1995 tilldelades ett konsortium av företag eller institutioner från fyra (senare fem) medlemsstater ett kontrakt inom ramen för Leonardo da Vinci-programmet (kontrakt D/95/A/020/PIII/FPC) för ett projekt om språkkvalifikationer ("Europäische Sprachenqualifikation für Berufspraktiker im Bereich Tourismus"; projektets referensnummer 3428). Syftet med projektet var att utveckla och förbereda språkexamina för personer som arbetar inom turistnäringen. Avtalet ingicks för en period på två år (1 december 1995–31 december 1997). Kommissionens avtalspart var Reiseverkehrsakademie Düsseldorf – RVA – der GFS-GmbH.

Därefter utarbetades ett nytt kontrakt som innebar att projektet skulle förlängas med något mer än ett år (1 januari 1998–30 april 1999). projektets referensnummer 33428). Detta avtal ingicks mellan kommissionen och ”Reiseverkehrsakademie Düsseldorf – RVA – der GAW-GmbH”. Samordnaren för det första avtalet hade tidigare informerat kommissionen om att GmbH nu kallades "heißt jetzt" GAW (skrivelse av den 2 februari 1998)(1).

Det framkom senare att GFS-GmbH och GAW-GmbH (även om de drevs och ägdes av samma familj) var två olika företag. GFS-GmbH har gått i konkurs.

Kommissionen ansåg sig ha vilseletts och begärde den 17 december 2001 att GAW skulle återbetala det belopp som redan hade betalats ut enligt det nya avtalet. Den 2 januari 2002 invände chefen för GAW-GmbH.

Den 12 november 2002 meddelade kommissionen klaganden att den hade beslutat att avslå överklagandet av den 2 januari 2002 och att klaganden skulle återbetala ett belopp på 43 113,22 euro. Kommissionen påpekade att den ansåg att det inte hade ingåtts något rättsligt bindande avtal avseende projektnummer 33428, eftersom det senare hade framkommit att GAW-GmbH inte var identiskt med GFS-GmbH utan ett separat bolag. I en skrivelse av den 29 november 2002 överklagade klaganden detta beslut och begärde att kommissionen skulle betala ett belopp på 16 200 euro som enligt klaganden fortfarande var utestående enligt kontrakt 33428. Detta överklagande avslogs den 23 januari 2003 och den 27 januari 2003 påminde kommissionen klaganden om att den ännu inte hade återbetalat det aktuella beloppet.

I två skrivelser av den 3 februari och ytterligare en skrivelse av den 6 februari 2003 underrättade klaganden kommissionen om att den inte godtog kommissionens ståndpunkt. Klaganden ansåg att avtalet för det tredje året otvetydigt hade ingåtts med GAW-GmbH och att kommissionen inte hade invänt mot denna ändring i tid. Den tillade att en eventuell underlåtenhet att informera kommissionen (vilket klaganden bestred) under alla omständigheter skulle ha begåtts av den tidigare GFS-GmbH. Klaganden informerade vidare kommissionen om att den inte hade några medel och att den skulle behöva inleda ett konkursförfarande om kommissionen insisterade på att den skulle återbetala det relevanta beloppet.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen hade fel när den krävde tillbaka nämnda belopp på grund av ett påstått missförstånd i samband med bytet av avtalspart. Enligt klaganden ifrågasatte detta missförstånd inte den korrekta användningen av gemenskapsmedlen och borde därför inte bestraffas med maximistraffet, det vill säga återbetalning av de belopp som redan hade övervältrats på dess partner, tillsammans med ränta, som skulle försätta dem i konkurs. Klaganden betonade att den aktuella tvisten inte bara berörde klaganden själv utan även dess partner och att ärendet daterades flera år tillbaka i tiden.

Klaganden anser att de relevanta gemenskapsmedlen i vilket fall som helst skulle ha gått förlorade om GFS hade fortsatt kontraktet, med tanke på att GFS hade gått i konkurs. Enligt klaganden innebar det faktum att det nya GAW-GmbH hade genomfört projektet under dess tredje år att gemenskapsmedel sparades. Klaganden betonade också att projektet hade gett positiva resultat. Företaget begärde därför att kommissionen skulle betala det belopp som (enligt klaganden) fortfarande var utestående enligt det nya avtalet. Klaganden bad ombudsmannen om brådskande hjälp och föreslog att ombudsmannen skulle se till att beslutet om återkrav avbröts.

Klagandens ytterligare skrivelse

Den 8 april 2003 översände klaganden till ombudsmannen en skrivelse av den 26 mars 2003 som den hade mottagit från den behörige kommissionsledamoten och kopior av två skrivelser som den hade skickat till kommissionen den 8 april 2003. I dessa sistnämnda skrivelser och i skrivelsen till ombudsmannen nämnde klaganden bland annat att de slutliga räkenskaperna för "projekt 99/01" fortfarande saknades.

Frågeställningen

Klagomålet vidarebefordrades snabbt till kommissionen för synpunkter. Ombudsmannen uppmärksammade kommissionen på att klaganden ansåg att ärendet var brådskande. Samtidigt informerades dock klaganden om att ombudsmannen inte har befogenhet att tillfälligt upphäva beslut som fattats av kommissionen.

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter på klagomålet:

Tvivel om den klagandes ekonomiska hantering av projektet hade uppstått i samband med utvärderingen av den slutrapport som hade lämnats in för det första kontraktet i februari 1998. Kommissionen har vid flera tillfällen begärt upplysningar och kompletterande bevisning. De handlingar som klaganden lämnat in hade dock inte gjort det möjligt för kommissionen att göra en korrekt analys av de stödberättigande kostnaderna. Kommissionen hade därför bett Deloitte & Touche om en extern revision som genomfördes den 26 och 27 november 2000.

Genom denna revision hade kommissionen fått kännedom om att dess avtalspartner (GFS) under tiden hade gått i konkurs och hade "återbildats" under ett annat namn (GAW), vilket innebar att dess status ändrades samtidigt som avtalet underförstått fortsatte att gälla. Revisionen hade också visat att det nästan helt saknades tillräckliga räkenskaper. Bland annat hade de flesta fakturor och styrkande handlingar skrivits för hand eller existerade inte alls, och det fanns inga ”tidrapporter” för att styrka personalkostnader. Revisorerna drog därför slutsatsen att alla kostnader inte var stödberättigande.

Genom en skrivelse av den 16 juli 2001 underrättade kommissionen klaganden om att den skulle begära återbetalning av ett belopp på 116 299 euro (96 107 euro plus ränta) som redan hade betalats enligt det första avtalet och av förskottsbetalningen på 43 113,22 euro (37 800 euro plus ränta) enligt det andra avtalet. Det första betalningsföreläggandet skickades till klaganden den 21 februari 2002, det andra den 17 december 2001.

Det första betalningsföreläggandet återsändes till kommissionen av klaganden den 7 mars 2002. Klaganden (nedan kallad GAW) hävdade att företaget inte var adressaten och att det inte företrädde "GFS" med vilket det ursprungliga avtalet hade ingåtts. Det andra betalningsföreläggandet bestreds också av klaganden.

I maj 2002 hade kommissionen samrått med sin rättstjänst, som hade kommit fram till att det andra avtalet var ogiltigt eftersom det var behäftat med ett väsentligt fel avseende avtalspartens person. Juridiska avdelningen hade avrått från att vidta rättsliga åtgärder för att återkräva de belopp som betalats ut enligt det första avtalet.

Den 18 oktober 2002 mottogs projektsamordnaren av kommissionen i syfte att finna en "vänlig lösning". Tvivlen på uppdragstagarens allvar hade dock fortsatt efter detta möte.

Kommissionen hade därför beslutat att återkräva den förskottsbetalning som gjorts enligt det andra avtalet och samtidigt ändra den rättsliga grunden för detta krav, som nu var avtalets ogiltighet. Det nya återkravet på 43 113,22 euro skickades till klaganden den 27 januari 2003.

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) hade också tagit upp frågan. Genom en skrivelse av den 11 februari 2003 underrättade Olaf kommissionen om att den hade inlett en extern undersökning avseende klaganden.

När det gäller klagandens argument ansåg kommissionen att det inte bara hade förekommit ett ”missförstånd”. Kommissionens avdelningar hade endast informerats om en ändring av namnet på dess avtalspartner och det hade betonats att det inte hade skett någon ändring av den avtalsslutande organisationen (se skrivelse av den 2 februari 1998). Kommissionen hade också informerats om att den nya företrädaren för företaget var J.F., som ersatte M.F. Några månader senare, den 20 augusti 1998, hade dock GFS-GmbH försatts i konkurs (utan att kommissionen hade underrättats om detta). Detta visade att det fanns två olika enheter och att F.-familjen var tvungen att vara medveten om detta faktum. Argumentet att klaganden hade "sparat" gemenskapsmedel var inte övertygande. Om kommissionen hade fått kännedom om konkursen skulle ingen ytterligare betalning ha gjorts efter detta datum.

Den bevisning som klaganden lade fram gjorde det inte möjligt för kommissionen att fastställa kostnaderna i samband med projektet. Detta gjorde att alla kostnader inte var stödberättigande.

Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att även en liten organisation kunde ha finansiella konton, föra register med nödvändiga styrkande handlingar och hantera banktransaktioner. Det stora antalet styrkande handlingar som skrivits för hand och förvirringen när det gäller kopplingarna mellan samordnaren (F.), projektansökaren (det företag som först leddes av M.F. – hustrun – sedan efter J.F.:s konkurs – dottern) och partnerna och deras respektive roller gav dessutom upphov till grundläggande tvivel om hur allvarligt detta projekt hade genomförts.

Kommissionens avdelningar ansåg därför att de kostnader som hade redovisats inte var stödberättigande trots att projektet föreföll ha gett vissa resultat.

När det gäller klagandens ytterligare skrivelse till ombudsmannen av den 8 april 2003 framförde kommissionen följande synpunkter:

Den klagandes begäran om utbetalning för "projektet 1999" (ett förväntat belopp på 43 387,50 euro) som hade lämnats in den 20 juli 2001 och sedan granskats var på väg att avslutas. I detta fall kan en del av kostnaderna anses vara stödberättigande. Detta belopp var dock lägre än förskottsbetalningen på 101 237,50 euro. Det exakta belopp som ska återkrävas var ännu inte känt, men skulle med stor sannolikhet uppgå till omkring 6 401,17 euro. Ett avslutande brev med information till den klagande om detta kommer att skickas inom de närmaste dagarna.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och ansåg att kommissionen felaktigt hade lagt fram vissa fakta i ärendet. Klaganden påpekade också att det mesta av det som kommissionen hade skrivit i den faktiska delen av sitt yttrande inte gällde klaganden utan den tidigare GFS-GmbH. Den betonade att GFS-GmbH och GFS-GmbH var två separata juridiska personer.

Klaganden bad ombudsmannen att se till att Olafs deltagande skulle dras tillbaka och att alla dess (klagandens) styrkande handlingar som var i händerna på dess skattekonsult skulle granskas.

Enligt klaganden hade dess arbete tilldelats den europeiska språkstämpeln.

Klaganden bad ombudsmannen att använda sitt inflytande för att få till stånd ett uppskjutande av betalningskrav och betalning av utestående belopp från 1998/99 och 1999/2001. Den tillade att ytterligare synpunkter skulle inges så snart kommissionens räkenskaper för 1999/2001 hade mottagits.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Det ursprungliga klagomålet gällde ett avtal som ingåtts mellan Europeiska kommissionen och GAW-GmbH (klaganden), ett tyskt företag. Detta avtal hade ingåtts för projektnummer 33428 och för perioden från och med den 1 januari 1998 till och med den 30 april 1999. Det var en uppföljare till ett tidigare avtal som hade ingåtts mellan kommissionen och "GFS-GmbH" avseende projektnummer 3428 och för perioden från och med den 1 december 1995 till och med den 31 december 1997.

1.2 I sin andra skrivelse av den 8 april 2003 nämnde klaganden först ett "projekt 99/01". I sitt yttrande noterade kommissionen att klagandens begäran om utbetalning inom ramen för ”projektet för 1999” snart skulle behandlas. Det förefaller som om dessa hänvisningar avser ytterligare ett avtal som verkar ha ingåtts mellan kommissionen och klaganden 1999. Med tanke på att klaganden inte har lämnat några närmare uppgifter om innehållet i detta avtal och att kommissionens beslut om klagandens begäran om betalning enligt detta avtal förefaller vara nära förestående, anser ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att behandla de klagomål som klaganden kan ha med avseende på detta avtal inom ramen för denna undersökning.

1.3 I sitt yttrande påpekade kommissionen att frågan hade tagits i beslag av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). Genom en skrivelse av den 11 februari 2003 underrättade Olaf kommissionen om att den hade inlett en extern undersökning avseende klaganden. I sina synpunkter på kommissionens yttrande bad klaganden ombudsmannen att se till att Olafs deltagande skulle dras tillbaka. Ombudsmannen anser att klaganden därför har lämnat in ytterligare ett klagomål. Med tanke på att det är svårt att föreställa sig hur kommissionen skulle kunna dra tillbaka ett ärende från Olaf som den har överlämnat till detta organ och beträffande vilket Olaf redan har inlett en utredning, bör detta påstående förmodligen förstås som en uppmaning till Olaf att avsluta sin utredning. Det finns emellertid inget som tyder på att klaganden tidigare har vänt sig administrativt till Olaf i detta avseende. Ombudsmannen anser därför att han inte kan behandla detta påstående i denna undersökning.

1.4 Detta beslut behandlar således endast klagandens ursprungliga påstående om det betalningskrav som utfärdats med projektreferens 33428. I detta sammanhang hade klaganden bett ombudsmannen om brådskande hjälp och föreslagit att ombudsmannen skulle se till att återkravet avbröts. Det bör noteras att ombudsmannen inte har befogenhet att upphäva beslut som fattats av kommissionen. Detta faktum uppmärksammades klaganden på i skrivelsen med information om ombudsmannens inledande av undersökningen.

2 Påstått felaktigt betalningskrav

2.1 Den 17 december 2001 skickade kommissionen en begäran till klaganden om återbetalning av förskottsbetalningen på 43 113,22 euro (37 800 euro plus ränta) enligt det andra avtalet. Den klagandes överklagande av detta beslut av den 2 januari 2002 avslogs av kommissionen den 12 november 2002. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionens beslut var felaktigt och att kommissionen dessutom borde betala det belopp på 16 200 euro som enligt klaganden fortfarande var utestående enligt det relevanta avtalet.

2.2 Kommissionen påpekade att det första avtalet hade undertecknats med "GFS-GmbH". Enligt kommissionen hade dess avdelningar endast informerats om en ändring av namnet på dess avtalspart och det hade betonats att det inte hade skett någon ändring av den avtalsslutande organisationen (se skrivelse av den 2 februari 1998). Kommissionen betonade att det var först genom en revision av det första avtalet som den hade fått kännedom om att dess avtalspartner (GFS) hade gått i konkurs under tiden och hade "återbildats" under ett annat namn (GAW), vilket innebar att dess status ändrades samtidigt som avtalet underförstått fortsatte att gälla. Enligt kommissionen var GFS-GmbH och klaganden två olika enheter. Kommissionen ansåg därför att det andra avtalet var ogiltigt, eftersom det var behäftat med ett väsentligt fel avseende avtalspartens person. Företaget hävdade vidare att den bevisning som klaganden lagt fram inte hade gjort det möjligt för det att fastställa kostnaderna i samband med projektet och att alla kostnader därför inte var stödberättigande.

2.3 Förevarande klagomål rör påståenden och anspråk som härrör från ett avtal som ingåtts mellan kommissionen och klaganden.

2.4 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (2). Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

2.5 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

2.6 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

2.7 I det aktuella fallet har kommissionen lagt fram en sammanhängande och rimlig redogörelse för skälen till att den anser att det aktuella avtalet är ogiltigt, vilket motiverar dess beslut att vägra att betala ytterligare belopp till klaganden och att återkräva det belopp som redan betalats ut. Det bör i detta sammanhang noteras att klaganden själv medger att GFS-GmbH och klaganden själv är två separata juridiska personer. Ombudsmannen behöver därför inte beakta kommissionens ytterligare argument att den bevisning som klaganden lagt fram inte hade gjort det möjligt för den att fastställa kostnaderna i samband med projektet och att alla kostnader därför inte var stödberättigande.

2.8 Under dessa omständigheter förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Se även ombudsmannens beslut av den 20 juni 2002 om klagomål 1453/2001/GG (finns på ombudsmannens webbplats – http://www.ombudsman.europa.eu), som gällde samma avtal.

(2) Se årsrapporten för 1997, s. 22 sek.