Bäste X,

Jag har beslutat att avsluta den ovannämnda undersökningen.[1] Den gällde följande två Frontex-rutiner för hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar:

1. Om Frontex finner att en begäran är så komplicerad att den måste söka en ”vänlig lösning” med den person som begär tillgång, anser Frontex att det är både lagligt och fördelaktigt för den sökande att skjuta upp registreringen av begäran och därmed förhindra att de lagstadgade tidsfristerna börjar löpa.  

2. Om Frontex vid en närmare granskning finner att en registrerad begäran om tillgång är så oprecis att handlingen/handlingarna inte kan identifieras, anser Frontex att den kan skjuta upp de lagstadgade tidsfristerna.

En snabb hantering av ansökningar om tillgång till handlingar är central för EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001). För att förhindra att en lagstadgad tidsfrist löper ut, eller att skjuta upp den senare, är sådana allvarliga frågor att det normalt sett skulle finnas uttryckliga rättsliga regler för detta. Eftersom det inte finns några sådana uppmanade jag Er att ompröva Ert organs avslag på mitt ursprungliga förslag om att upphöra med dessa två förfaranden.[2] Ni beslutade att inte göra det.[3] Jag bekräftar följaktligen bedömningen i min rekommendation [4] och har avslutat undersökningen med konstaterandet att dessa förfaranden utgör administrativa missförhållanden. 

Utöver vår oenighet om lagenligheten av de två metoderna anser jag att det är nödvändigt och lämpligt att uttrycka viss oro över det sätt på vilket er ståndpunkt i denna fråga lades fram.

För det första noterar jag att en del av era svar i stor detalj fokuserade på de eventuella historiska lagstiftningsavsikterna bakom de aktuella rättsliga bestämmelserna. Även om det förvisso kan vara till hjälp att titta på förarbetena vid tolkningen av en lagtext, anser jag att det finns tillräcklig och tydlig rättspraxis som tolkar de relevanta bestämmelserna i förordning 1049/2001. Denna rättspraxis har syftat till att genomföra de grundläggande målen i lagstiftningen om allmänhetens tillgång till handlingar. Jag noterar också att Europaparlamentet nyligen antog en resolution där det ställde sig bakom min rekommendation i detta fall [5].

Du anser också att dessa metoder är till nytta för personer som begär tillgång. Jag kan inte hålla med om att det är fördelaktigt för de sökande när ett EU-organ ensidigt tillåter sig att skjuta upp eller tillfälligt upphäva de tillämpliga lagstadgade tidsfristerna. I avsaknad av en första registrering av en begäran om tillgång är det omöjligt eller extremt svårt för de sökande att hävda sina rättigheter enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

Hänvisningarna till rättspraxis och ombudsmannens tidigare beslut är lika förbryllande. När det gäller det förstnämnda bad vi tidigt om specifika hänvisningar till rättspraxis [6] som påstås motivera de aktuella metoderna [7]. De hänvisningar till rättspraxis som vi slutligen fick [8] visar den vikt som domstolen tillmäter användningen av och iakttagandet av de lagstadgade tidsfristerna i förordning 1049/2001. Domstolen har särskilt tydligt slagit fast att en vänskaplig förlikning inte gör det möjligt för den berörda institutionen att ensidigt förlänga tidsfristerna för att behandla allmänhetens begäran om tillgång till handlingar [9].

När det gäller mitt kanslis tidigare beslut noterar jag att ni har dragit allmänna antaganden från sådana beslut där detta inte var motiverat. Du hänvisade till exempel till ett ärende som gällde Europeiska läkemedelsmyndigheten [10], men som endast kan läsas mot bakgrund av dess mycket specifika fakta [11], och som inte kan åberopas för att dra slutsatsen att ombudsmannen anser att det är rimligt eller lagligt att skjuta upp registreringen. Det ärende du nämner gällde flera ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar från en enda sökande i omedelbar närhet som rimligen kunde betraktas som ”en enda ansökan”, vars behandling skulle medföra en alltför stor administrativ börda. Jag fann att Europeiska läkemedelsmyndigheten i sådana fall har rätt att söka en ”rättvis lösning” och att en sådan rättvis lösning kan innebära att behandlingen av sådana flera begäranden skjuts upp, på vissa villkor. Jag välkomnar naturligtvis och uppmuntrar användningen av min byrås slutsatser som referenskälla, men det är nedslående när en sådan användning ger intryck av ett försök att avslöja motsägelser och misskreditera efterföljande bedömningar.

Det är också nedslående att se min hänvisning till en praxis från Europeiska kommissionen, som tar upp frågan om för tidig registrering av begäranden, tolkas som att mitt kontor i allmänhet uppmuntrar till omregistrering av begäranden som Frontex anser vara oprecisa. I min rekommendation sade jag att ”när en institution eller ett organ inom rimlig tid (2–3 arbetsdagar) inser att den av misstag har registrerat en oprecis begäran” kan det vara rimligt att korrigera en sådan för tidig registrering. Jag nämnde uttryckligen att jag anser att en omregistrering av en begäran är rimlig endast om den sker i samband med en snabb korrigering av en för tidig registrering inom 2–3 arbetsdagar från dagen för mottagandet av begäran. Jag ställde mig inte bakom kommissionens praxis att omregistrera begäranden om tillgång som sådana.

Jag beklagar att det inte har varit möjligt att avsluta denna undersökning på ett mer positivt sätt.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 13 mars 2024

[1] Ärendesidan på ombudsmannens webbplats: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/158399

[2] Ombudsmannens skrivelse av den 7 november 2023: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/177525

[3] Svaret av den 15 december 2023 från Frontex verkställande direktör: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183332

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/170366

[5] Europaparlamentets resolution av den 14 december 2023 om Frontex med utgångspunkt i utredningen från LIBE-utskottets arbetsgrupp för granskning av Frontex (P9_TA(2023)0483, punkt 10): https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0483_EN.html

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183333

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183334

[8] https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/183335

[9] Domstolens dom av den 2 oktober 2014, Strack/kommissionen, C-127/13, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62013CJ0127, punkterna 26–28.

[10] Ärende 1608/2017/ MIG (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/111254).

[11] I ärende 2243/2022/SF betonade ombudsmannen särdragen på följande sätt: ”Ombudsmannen har tidigare konstaterat att en kömekanism under vissa omständigheter kan utgöra en ”rättvis lösning” om institutionen annars skulle behöva vägra allmänheten tillgång på grund av en alltför stor administrativ börda. I de tidigare målen rörde det sig närmare bestämt om flera ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar från en enda sökande i nära tidsmässig närhet som rimligen kunde betraktas som ”en enda ansökan”, vars behandling skulle medföra en alltför stor administrativ börda. Ombudsmannen fann att EMA i sådana fall har rätt att söka en ”rättvis lösning” och att en sådan rättvis lösning kan innebära köande av sådana flera begäranden. Under dessa särskilda omständigheter ansåg ombudsmannen att en kömekanism kan vara ett genomförbart instrument för att säkerställa att så många enskilda som möjligt kan utöva sin rätt till allmänhetens tillgång till handlingar och att alla enskilda behandlas rättvist och lika.” (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/179137, punkt 32.)