Strasbourg den 4 september 2003

Bästa fru,

Den 2 december 2002 ingav du ett klagomål mot Europeiska unionens råd angående rådets vägran att ge dig tillgång till dina provhandlingar i konkurrensrådet/C/412.

Den 9 december 2002 vidarebefordrade jag klagomålet till rådets generalsekreterare. Rådet avgav sitt yttrande den 19 februari 2003. Jag översände den till Er den 3 mars 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter har inkommit från er.

Den 16 april 2003 överlämnade jag ett utkast till rekommendation till rådet. Den 29 juli 2003 översände rådet sitt detaljerade yttrande om detta förslag till rekommendation, som jag översände till er den 30 juli 2003, med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 31 augusti 2003. Inga synpunkter har inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden, som är tysk medborgare, deltog i uttagningsprovet Council/C/412 för kontorsassistenter (C5-klass) på tyska. Tävlingen bestod av fyra delar: två flervalsprov (A och B), ett skriftligt prov för vilket PC måste användas (C) och ett muntligt prov (D). Det skriftliga provet delades in i tre delprov. I det andra av dessa prov (prov b) var de sökande tvungna att producera en ren text från och lägga ut cirka 45 rader som hade skrivits på en skrivmaskin och som innehöll manuskriptkorrigeringar och referenser samt skrivfel och grammatiska fel. Denna text skulle markeras från 0 till 40 poäng. Lösenordet var 24 poäng.

Den 12 november 2002 informerade rådet henne om att hon endast hade erhållit 18 poäng på prov C.b och att hon därför inte kunde antas till det muntliga provet.

I en skrivelse av den 20 november 2002 informerade klaganden rådet om att hon aldrig tidigare hade gjort ett sådant prov och tillade att eftersom hon fortfarande var intresserad av att arbeta inom EU-institutionerna skulle det vara till stor hjälp för henne att få reda på skälen till att hon inte hade uppnått kravet för godkänt. Klaganden begärde därför tillgång till bedömningen av testet i fråga.

I sitt svar av den 27 november 2002 informerade rådet klaganden om att uttagningskommittén hade granskat hennes papper och beslutat att bekräfta det ursprungliga betyget. Rådet tillade att det tyvärr inte var möjligt att ge klaganden tillgång till hennes granskningsdokument.

I sitt klagomål till ombudsmannen betonade klaganden att rådets vägran att ge henne tillgång till hennes markerade undersökningsdokument inte var godtagbar. Hon påpekade att det inte hade angetts några skäl för denna vägran. Klaganden tillade att denna vägran gjorde det omöjligt för henne att förstå varför hon inte hade klarat det relevanta provet.

Frågeställningen

Rådets yttrande

I sitt yttrande framförde rådet följande synpunkter:

Enligt artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna ska uttagningskommitténs arbete vara hemligt. Såsom domstolen redan har påpekat infördes denna sekretess i syfte att garantera uttagningskommitténs oberoende och objektiviteten i dess arbete, genom att skydda den från all yttre inblandning och påtryckningar. Följaktligen stred iakttagandet av denna sekretess mot att avslöja de attityder som enskilda medlemmar i uttagningskommittén intog och även mot att avslöja alla faktorer som rör individuella eller jämförande bedömningar av sökande (1). Denna sekretess, som är en del av uttagningskommitténs arbete, hindrade även att kriterierna för poängsättning av uttagningsproven meddelades, vilka kriterier utgjorde en integrerad del av uttagningskommitténs jämförande bedömning av en sökandes respektive meriter (2).

Skyldigheten att skydda sekretessen i uttagningskommitténs arbete hindrade den från att ge en sökande tillgång till hans eller hennes rättade provhandling, eftersom den senare avslöjade de enskilda ledamöternas attityder i samband med bedömningen av de sökande.

Överlämnandet av de poäng som erhållits i de olika delproven utgjorde en tillräcklig motivering som låg till grund för uttagningskommitténs beslut

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter inkom från klaganden.

Utkastet till rekommendation

Utkastet till rekommendation

Den 16 april 2003 förelade ombudsmannen rådet följande förslag till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Europeiska unionens råd bör ge klaganden tillgång till sitt eget markerade granskningsdokument.

Detta förslag till rekommendation grundades på följande överväganden:

1. Klaganden, som är tysk medborgare, deltog i uttagningsprovet Council/C/412 för kontorsassistenter (C5-klass) på tyska. Efter att ha informerats om att hon inte hade uppnått godkänt resultat på ett av de skriftliga proven i detta uttagningsprov ansökte hon om att få tillgång till det godkända provet. Rådet avslog denna begäran. I sitt klagomål till ombudsmannen ansåg klaganden att denna vägran inte var godtagbar.

2. I sitt yttrande påpekade rådet att uttagningskommitténs arbete enligt artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna ska vara hemligt och att denna sekretess har införts i syfte att garantera uttagningskommitténs oberoende och objektiviteten i dess arbete. Rådet anser att skyldigheten att skydda sekretessen för uttagningskommitténs arbete hindrade den från att ge en sökande tillgång till hans eller hennes rättade prov, eftersom det senare avslöjade de enskilda ledamöternas attityder i samband med bedömningen av de sökande.

3. Europeiska ombudsmannen har redan varit tvungen att behandla frågan om tillgång till de sökandes rättade provhandlingar i ärenden som rör Europeiska kommissionen (3) och Europaparlamentet (4).

4. På grundval av sina undersökningar om kommissionens rekryteringsförfaranden överlämnade ombudsmannen den 18 oktober 1999 en särskild rapport till Europaparlamentet (5) som innehåller följande överväganden:

"Ombudsmannen känner inte till någon bestämmelse i gemenskapsrätten eller gemenskapsdomstolarnas rättspraxis som skulle hindra kommissionen från att tillåta en sökande i ett skriftligt prov att se sitt eget utmärkta manus. I artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna föreskrivs att ”uttagningskommitténs förfaranden” ska vara hemliga. Uttagningskommitténs överläggningar måste därför förbli hemliga, men det innebär inte nödvändigtvis att en sökande måste hindras från att se sitt eget rättade prov.

Det huvudargument som kommissionen har anfört för att motivera sin vägran avser arten av rekryteringsförfarandet. Kommissionen anser att uttagningskommittén bedömer varje sökande genom att jämföra hans eller hennes resultat med resultatet för alla andra sökande i samma uttagningsprov. Av detta drar kommissionen slutsatsen att utlämnandet av det markerade provet inte skulle tjäna något syfte, eftersom det endast återspeglar bedömningen av en person som inte har bedömt alla andra sökande.

Att kunna inspektera sitt eget markerade provexemplar innebär dock flera fördelar för kandidaten. För det första får kandidaten möjlighet att upptäcka sina misstag och därmed förbättra sin framtida prestanda. För det andra stärks sökandens förtroende för administrationen. Detta är viktigt eftersom det verkar finnas en utbredd tro på att testerna inte alltid bedöms ordentligt av kommissionen och att de ibland inte bedöms alls. För det tredje, om en kandidat anser att han har blivit felaktigt bedömd, kommer han att kunna argumentera mycket mer exakt om han har sett sitt markerade provskript. Under alla omständigheter bör den medborgare som begär information vara den som bedömer om informationen är användbar, inte administrationen.

Kommissionen har även hänvisat till de administrativa och ekonomiska bördor som utlämnandet av provexemplar skulle kunna medföra. Ombudsmannen är övertygad om att kommissionens avdelningar skulle kunna organisera förfarandet för utlämnande av uppgifter på ett sätt som minimerar kostnaderna, eftersom det är osannolikt att varje sökande skulle vilja se sitt markerade prov.

… (olika betydelser)

Kommissionen har även med rätta påpekat att uttagningskommitténs verksamhet är underkastad gemenskapsdomstolarnas kontroll. Detta innebär dock att frågor som lätt hade kunnat lösas om den sökande hade haft möjlighet att se det markerade provet kan behöva behandlas av domstolarna. Ombudsmannen anser att detta är mycket otillfredsställande för kandidaterna. Att ge tillgång till det markerade examinationsskriptet, å andra sidan, kommer sannolikt att tillfredsställa många frågor med ett minimum av ansträngning och tid.

… (olika betydelser)

Som Amsterdamfördraget har bekräftat utgör skyldigheten att fatta beslut så öppet som möjligt en av de grundläggande principerna i Europeiska gemenskapernas förvaltningsrätt. Dessutom är det viktigt att se till att medborgarna får ett positivt intryck när de möter gemenskapsinstitutionerna för första gången. Medborgare som vill arbeta för gemenskaperna får ett mycket dåligt intryck om de tvivlar på att de har bedömts på ett rättvist och korrekt sätt. För att skingra sådana tvivel är det viktigt att varje sökande har möjlighet att inspektera den märkta kopian av sitt eget prov. Denna möjlighet strider inte på något sätt mot kravet att uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt, eftersom det inte rör uttagningskommitténs överläggningar där de sökandes relativa meriter bedöms. Av dessa skäl förefaller kommissionens underlåtenhet att ändra sina administrativa förfaranden för att ge varje sökande möjlighet att få tillgång till sitt eget rättade provexemplar utgöra ett administrativt missförhållande.”

5. På grundval av dessa överväganden lämnade ombudsmannen en rekommendation till kommissionen enligt vilken kommissionen i sina framtida rekryteringsprov, och senast från och med den 1 juli 2000, på begäran skulle ge de sökande tillgång till sina egna rättade prov. Genom en skrivelse av den 7 december 1999 informerade Europeiska kommissionens ordförande ombudsmannen om att kommissionen hade godtagit denna rekommendation.

6. Den 17 november 2000 antog Europaparlamentet en resolution (6) i vilken det ställde sig bakom ombudsmannens särskilda rapport och gratulerade kommissionen till dess positiva svar på ombudsmannens rekommendation. Parlamentet uttryckte också en förhoppning om att "alla andra europeiska organ och institutioner kommer att följa kommissionens exempel".

7. Den 17 juli 2000 riktade ombudsmannen ett utkast till rekommendationer till Europaparlamentet, i vilket han föreslog att parlamentet skulle ge de berörda klagandena tillgång till sina rättade undersökningshandlingar. Den 27 november 2000 informerade parlamentet ombudsmannen om att det hade godtagit principen att de sökande skulle ha rätt att få en kopia av sina egna rättade provhandlingar och beskrev hur det skulle genomföra ombudsmannens förslag till rekommendationer (7).

8. De argument som rådet har anfört i förevarande mål avser inte några särdrag hos de uttagningsprov som anordnas av rådet som särskiljer dem från de uttagningsprov som anordnas av Europaparlamentet och kommissionen. Ombudsmannen anser därför att övervägandena i hans särskilda rapport om kommissionens rekryteringsförfaranden (i tillämpliga delar) även gäller för de uttagningsprov som anordnas av rådet.

9. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att rådets vägran att ge klaganden tillgång till hennes markerade granskningsdokument är ett administrativt missförhållande.

Rådets detaljerade yttrande

I sitt detaljerade yttrande informerade rådet ombudsmannen om att det hade beslutat att godta förslaget till rekommendation och att ge klaganden tillgång till sitt eget markerade granskningsdokument. En kopia av den klagandes provhandling och uttagningskommitténs utvärdering av den skulle skickas till den klagande samma dag.

Rådet noterade att med beaktande av tjänsteföreskrifterna och förstainstansrättens nyligen avkunnade dom i mål T-72/01 (8) kan översändandet av dessa handlingar inte anses strida mot principen om sekretess i uttagningskommitténs arbete.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter på rådets detaljerade yttrande inkom från klaganden.

Beslutet

1 Vägran att bevilja tillgång till markerad tentamen

1.1 Klagomålet gällde rådets vägran att ge klaganden tillgång till hennes betygsatta prov i uttagningsprovet Council/C/412 för kontorsassistenter (C5-klass) på tyska.

1.2 Den 16 april 2003 riktade ombudsmannen, i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga, ett förslag till rekommendation till rådet enligt vilken rådet bör ge den klagande tillgång till sitt eget markerade granskningsdokument.

1.3 I sitt detaljerade yttrande informerade rådet ombudsmannen om att det hade beslutat att godta förslaget till rekommendation och att ge klaganden tillgång till sitt eget markerade granskningsdokument.

2 Slutsats

2.1 På grundval av sina undersökningar drar ombudsmannen slutsatsen att rådet har godtagit ombudsmannens förslag till rekommendation och att de åtgärder som rådet vidtagit är tillfredsställande.

2.2 Ombudsmannen avslutar därför ärendet. Rådets generalsekreterare kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Mål 89/79, Bonu mot rådet, REG 1980, s. 553, punkt 5.

(2) Mål C-254/95 P, Europaparlamentet mot Innamorati, REG 1996, s. I-3423, punkt 29.

(3) Undersökning på eget initiativ 1004/97/(PD)/GG.

(4) Klagomål 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP och 25/2000/IP.

(5) EGT C 371, 1999, s. 12.

(6) EGT C 223, 2001, s. 352, 368.

(7) Jfr ombudsmannens beslut av den 11 maj 2001 om klagomål 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP och 25/2000/IP, som finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(8) Dom av den 25 juni 2003 i mål T-72/01, Pyres mot kommissionen.