Bakgrund till klagomålet

1. Nämnden för lagstiftningskontroll inrättades 2015 [1] och är ett oberoende organ inom kommissionen som ger råd till kommissionskollegiet. Den tillhandahåller central kvalitetskontroll och stöd för kommissionens konsekvensbedömningar och utvärderingar i ett tidigt skede av lagstiftningsprocessen. Nämnden för lagstiftningskontroll granskar och utfärdar yttranden och rekommendationer om alla kommissionens utkast till konsekvensbedömningar, kontroller av ändamålsenligheten och andra större utvärderingar av befintlig lagstiftning. Den ger också råd om kommissionens politik för bättre lagstiftning till generalsekretariatet [2].

2. Det är av avgörande betydelse att nämnden för lagstiftningskontroll avger ett ”positivt” eller ”positivt med reservationer” yttrande för att alla lagstiftningsinitiativ som åtföljs av en konsekvensbedömning ska kunna läggas fram för antagande av kommissionen. Om nämndens yttrande är ”negativt” måste konsekvensbedömningsrapporten ses över och lämnas in på nytt till nämnden för lagstiftningskontroll. Om ett negativt yttrande från nämnden för lagstiftningskontroll avges två gånger är det endast kommissionens vice ordförande med ansvar för kontakter mellan institutionerna och framtidsfrågor som får lägga fram initiativet för kommissionskollegiet för att besluta om det ska gå vidare med det relevanta lagstiftningsförslaget eller inte.

3. Nämnden för lagstiftningskontroll består av sju ledamöter, det vill säga en generaldirektör för kommissionen som fungerar som ordförande, tre kommissionstjänstemän på hög nivå och tre experter som rekryterats utanför kommissionen.[3] Alla ledamöter arbetar för nämnden på heltid, utan andra ansvarsområden, under en period på tre år som inte kan förlängas.

4. I maj 2022 begärde klaganden att allmänheten [4] skulle få tillgång till alla intresseförklaringar som lämnats in av nuvarande och tidigare ledamöter av nämnden för lagstiftningskontroll sedan den inrättades 2015.[5]

5. I juni 2022 svarade kommissionen att den inte hade några handlingar om potentiella intressekonflikter som anmälts av medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll med avseende på särskilda rapporter som de arbetade med.[6] Kommissionen hänvisade också till förklaringar om potentiella eller konkreta intressen som skulle kunna strida mot de skyldigheter som medlemmarna i nämnden för lagstiftningskontroll har. Sådana förklaringar kan vid behov göras enligt nämndens regler. Kommissionen sade dock att även information till klaganden om huruvida sådana handlingar fanns förhindrades av EU:s regler om skydd av personuppgifter. Kommissionen påpekade att klaganden inte hade motiverat varför han behövde allmänhetens tillgång till dessa personuppgifter och att en sådan motivering krävs enligt EU-lagstiftningen [7].

6. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”. Han klargjorde att han hade begärt de ”förklaringar om att agera oberoende och i allmänhetens intresse och att redovisa eventuella intressen som kan anses inverka negativt på hans eller hennes oberoende” som ledamöterna i nämnden för lagstiftningskontroll är skyldiga att avge innan de tillträder sitt uppdrag enligt det relevanta rekryteringsmeddelandet [8].

7. I avsaknad av svar från kommissionen inom de tillämpliga tidsfristerna vände sig klaganden till ombudsmannen.

8. I december 2022, efter ombudsmannens begäran [9], svarade kommissionen klaganden genom att utfärda ett ”bekräftande beslut”.

9. I sitt svar identifierade kommissionen sex intresseförklaringar som lämnats in av tidigare och nuvarande medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll som rekryterats utanför kommissionen. Den förklarade att ledamöterna i nämnden för lagstiftningskontroll, som är kommissionstjänstemän på hög nivå, redan är bundna av bestämmelserna om intressekonflikter i EU:s tjänsteföreskrifter och att de därför inte hade ombetts att fylla i nya förklaringar.

10. Kommissionen beviljade delvis tillgång till de sex förklaringarna.

11. Den har redigerat eller tagit bort den del av formulären som används av den rekryterande avdelningen för att bedöma eventuella deklarerade intressekonflikter i förhållande till den erbjudna tjänsten. Kommissionen ansåg att dessa delar inte omfattades av begäran.

12. Dessutom har kommissionen maskerat de delar av förklaringarna som innehåller personuppgifter, inbegripet den del som används av medlemmarna i nämnden för lagstiftningskontroll för att deklarera information om sina ekonomiska, yrkesmässiga eller personliga intressen som kan ge upphov till konflikter. Kommissionen ansåg att klaganden inte hade lagt fram några argument för att fastställa behovet av att få dessa uppgifter överförda för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Dessutom ansåg kommissionen att RSB-medlemmarnas legitima intressen, särskilt deras integritet, skulle kunna skadas av att den begärda informationen lämnas ut.

13. Klaganden var missnöjd med detta svar och vände sig till ombudsmannen i januari 2023.

14. Klaganden instämde inte i kommissionens åsikt att information om huruvida medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll har uppgett några intressen eller inte är personuppgifter som bör förbli konfidentiella. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade han att det finns ett allmänintresse av att ha tillgång till ledamöternas förklaringar för att bedöma huruvida nämndens yttranden avges utan intressekonflikter och, om det finns några intressekonflikter, huruvida lämpliga mildrande åtgärder har vidtagits. Klaganden instämde inte heller i kommissionens åsikt att de delar av deklarationsformulären som användes av den rekryterande avdelningen för att identifiera intressekonflikter inte omfattades av tillämpningsområdet.

Ombudsmannens förslag till lösning

15. Ombudsmannen fann att det var rimligt för kommissionen att anse att de delar av formulären som användes av den rekryterande avdelningen för att identifiera eventuella eller faktiska intressekonflikter i samband med den erbjudna tjänsten inte omfattades av klagandens begäran. Denna begäran gällde uttryckligen förklaringarna från medlemmarna i nämnden för lagstiftningskontroll.

16. Ombudsmannen fann också att det var rimligt för kommissionen att betrakta alla deklarerade intressen, inbegripet avsaknaden av deklarerade intressen, som personuppgifter. Enligt definitionen av personuppgifter i EU-lagstiftningen är personuppgifter all information som rör en identifierad eller identifierbar person [10].

17. Granskningen av de oredigerade versionerna av de sex förklaringarna av ombudsmannens undersökningsgrupp visade att fem av de sex berörda ledamöterna inte hade anmält något intresse. Dessa fem intresseförklaringar var således tomma formulär, förutom namn och andra personuppgifter som identifierar medlemmen (t.ex. e-postadress och telefonnummer).

18. Ombudsmannen förstod att klaganden sökte allmänhetens tillgång till intresseförklaringarna för att skingra sin oro över oberoendet för ledamöterna i nämnden för lagstiftningskontroll. Hon föreslog därför att kommissionen skulle lämna ut de delar av de fem handlingar i vilka det förklarades att det inte förelåg några potentiella eller faktiska intressekonflikter, det vill säga de ”tomma fälten”, men redigera de återstående personuppgifterna (namn, adress, e-postadress, telefonnummer, sökandenummer, meddelandenummer och underskrift). På så sätt kunde klaganden försäkras om att fem av sex ledamöter i nämnden för lagstiftningskontroll förklarade att det inte förelåg några potentiella eller faktiska intressekonflikter.

19. Alternativt föreslog ombudsmannen att kommissionen skulle informera klaganden om att fem av sex nuvarande och tidigare ledamöter inte uppgav några potentiella eller faktiska intressekonflikter, utan att säga vilka dessa fem ledamöter är.

20. Som svar godtog kommissionen ombudsmannens alternativa förslag och gav klaganden den begärda informationen. Kommissionen ansåg att ett utlämnande av de fem ”tomma” formulären utan personuppgifter skulle kräva att den antog ett nytt bekräftande beslut. Kommissionen ansåg dock att detta inte var motiverat, eftersom den ansåg att dess ursprungliga beslut var rättsligt korrekt.

21. I sina synpunkter på kommissionens svar uttryckte klaganden tillfredsställelse över att kommissionen hade lämnat ut information om att fem av de sex medlemmarna i nämnden för lagstiftningskontroll inte hade anmält några intressen. Han ansåg emellertid att kommissionen även borde ha lämnat ut den sjätte förklaringen. Han hävdade att medborgare, och särskilt journalister, inte kan tvingas lita blint på kommissionen utan att kunna kontrollera informationen om potentiella intressekonflikter på ett oberoende sätt.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning

22. Ombudsmannen välkomnar kommissionens positiva svar på hennes förslag till lösning.

23. Ombudsmannen erinrar om att kommissionen i detta specifika fall vägrade att lämna ut personuppgifter om medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll, inbegripet innehållet i den sjätte förklaringen, eftersom klaganden i sin ursprungliga och bekräftande ansökan inte hade lagt fram några argument för att fastställa behovet av att få personuppgifter om medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll överförda till honom för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Detta krav härrör från EU:s lagstiftning om skydd av personuppgifter.

24. Med detta sagt håller ombudsmannen med klaganden om att EU-institutionerna bör anstränga sig för att upprätthålla och stärka allmänhetens förtroende för opartiskheten hos administrativa organ som involverar experter, såsom nämnden för lagstiftningskontroll. Hon noterar i detta sammanhang att vissa EU-organ proaktivt och på ett tillgängligt sätt offentliggör intresseförklaringar från experter som arbetar med dem.[11] Dessutom offentliggör flera byråer intresseförklaringar från styrelseledamöter [12].

25. Med tanke på vikten av allmänhetens förtroende för nämndens oberoende, ett organ som spelar en viktig roll i utarbetandet av kommissionens lagstiftningsförslag, bör kommissionen proaktivt offentliggöra de intresseförklaringar som lämnats in av nämndens ledamöter. Ombudsmannen föreslår förbättringar i detta avseende.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Kommissionen godtog ombudsmannens förslag till lösning.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Kommissionen bör proaktivt offentliggöra intresseförklaringarna från ledamöterna i nämnden för lagstiftningskontroll och vid behov ändra de relevanta reglerna för nämnden.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 2 oktober 2023

[1] Se beslut C(2015) 3263 final om inrättande av en oberoende nämnd för lagstiftningskontroll: https://commission.europa.eu/system/files/2016-05/decision-on-the-established-of-an-independent-regulatory-scrutiny-board_may2015_en.pdf

[2] För mer information, besök: https://commission.europa.eu/law/law-making-process/regulatory-scrutiny-board_en#:~:text=The%20Regulatory%20Scrutiny%20Board%20is,legislative%20process%20(Figur%201)

[3] En förteckning över nuvarande medlemmar finns på: https://commission.europa.eu/law/law-making-process/regulatory-scrutiny-board/members-regulatory-scrutiny-board_en

[4] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, EGT 145/43, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[5] Begäran om åtkomst gjordes via AskTheEU.org och finns på: https://www.asktheeu.org/en/request/regulatory_scrutiny_board_intere

[6] Sådana potentiella intressekonflikter kan anmälas enligt artikel 4.1 i beslutet om inrättande av nämnden för lagstiftningskontroll, http://epsvlwp095.ep.parl.union.eu:10000/workingarea/2022/incident/202202187/Background%20documents/Decision%20on%20RSB.pdf

[7] Artikel 9.1 b i Europaparlamentets och rådets förordning 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter, EUT L 295/39, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725 (nedan kallad förordning 2018/1725).

[8] Klaganden hänvisade till offentliggörandet av en ledig tjänst som ledamot av nämnden för lagstiftningskontroll i lönegrad AD 14 (huvudrådgivare) COM/2020/10398 (2020/C 428 A/01), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3AC2020%2F428A%2F01&qid=1695200008791

[9] Klaganden ingav också klagomål 2187/2022/MIG om kommissionens underlåtenhet att utfärda ett bekräftande beslut.

[10] Artikel 3.1 i förordning 2018/1725.

[11] Se till exempel, angående Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet https://ess.efsa.europa.eu/doi/doiweb/doisearch, angående Europeiska miljöbyrån https://www.eea.europa.eu/en/about/who-we-are/governance/list-of-scientific-committee-members?activeAccordion=60c58646-7f2b-4fc2-a1bd-6dcadcffc1fd

[12] Se till exempel, när det gäller Europeiska kemikaliemyndigheten https://echadoiextprd1.powerappsportals.com/Publdecl/MBdecl/, när det gäller Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet https://www.efsa.europa.eu/en/people/mbmembers, när det gäller Europeiska läkemedelsmyndigheten https://www.ema.europa.eu/en/about-us/who-we-are/management-board/members.