Bäste G.,

Den 26 november 2001 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen angående Europaparlamentets behandling av din ansökan om allmänt uttagningsprov EUR/A/158/2000. Den 29 december skickade du ytterligare en skrivelse för att komplettera ditt klagomål.

Den 11 januari 2002 vidarebefordrade jag klagomålet till Europaparlamentets talman. Parlamentet avgav sitt yttrande den 12 april 2002. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som jag mottog den 23 maj 2002.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den 28 juni 2000 ansökte klaganden om att få delta i det allmänna uttagningsprovet EUR/A/158/2000 som anordnades av Europaparlamentet och offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning C 147 A7 01 av den 26 maj 2000.

Genom skrivelse av den 17 oktober 2001 underrättade parlamentets konkurrensavdelning klaganden om att han inte hade fått delta i uttagningsprovet på grund av bristande yrkeserfarenhet. Ett skäl anfördes med hänvisning till punkt III.B.2 b och c i meddelandet om uttagningsprov. Den sökande ska ha en universitetsexamen och efter varandra ha fullgjort minst två års yrkeserfarenhet på en nivå som motsvarar den typ av arbetsuppgifter som anges i avdelning II i meddelandet om uttagningsprov.

Den 2 november 2001 begärde klaganden, som ansåg att hans ansökan inte hade bedömts korrekt, att uttagningskommittén skulle ompröva den. I sitt svar av den 14 december 2001 uppgav uttagningskommittén att den klagandes ansökan hade omprövats och bekräftade beslutet att inte tillåta den klagande att delta i det allmänna uttagningsprovet.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att i) parlamentet underlåtit att svara på ett fax som han skickat den 18 januari 2001, ii) parlamentets avdelningar, genom att svara på franska på hans ytterligare fax av den 25 april och den 6 september 2001, trots att de var adresserade på italienska, bröt mot principen om god förvaltning, enligt vilken var och en kan skriva till unionens institution på ett av fördragens språk och måste få svar på samma språk, iii) Uttagningskommitténs uttalande att han inte motiverade sin yrkeserfarenhet på två år var inte välgrundat, eftersom han tillhandahöll en kopia av sitt brev om anställning vid Banca popolare di Bergamo samt en kopia av sitt första och sista lönebesked, i enlighet med meddelandet om uttagningsprov.

Frågeställningen

Klagomålet vidarebefordrades till Europaparlamentet för yttrande.

När det gäller den påstådda bristen på svar på klagandens fax av den 18 januari 2001 uppgav parlamentet att dess avdelningar den 17 januari 2001 skickade ett mottagningsbevis för klagandens ansökan av den 28 juni 2000. Parlamentet anser därför att denna skrivelse bör betraktas som ett svar på faxet av den 18 januari 2001.

När det gäller användningen av det franska språket i svaret på klagandens fax av den 25 april och den 6 september 2001 meddelade parlamentet att det endast fanns en italiensktalande tjänsteman vid konkurrensmyndigheterna. Vissa svar på telefonsamtal eller fax som skrivits på italienska gavs därför på ett annat språk bland de svar som de sökande kände till, enligt de uppgifter som lämnats i deras ansökningsblankett. Klaganden uppgav att han hade goda kunskaper i franska. Konkurrensmyndigheterna besvarade därför hans fax på franska. Parlamentet underströk att dessa svar inte var officiella skrivelser, utan endast korta meddelanden genom vilka konkurrensmyndigheterna informerade klaganden om att det inte fanns någon information tillgänglig om granskningen av ansökningarna och om tidsplanen för uttagningsprovet. Uttagningskommittén inledde sitt arbete den 7 juni 2001 och avslutade behandlingen av ansökan i oktober 2001. Med tanke på det stora antalet inkomna ansökningar beslutade man att inte skicka någon formell skrivelse till alla sökande förrän uttagningskommittén skulle granska alla ansökningar. Den 17 oktober 2001 översände uttagningskommittén den officiella skrivelsen till klaganden om beslutet att inte låta honom delta i uttagningsprovet. Brevet är skrivet på italienska.

När det gäller avslaget på klagandens ansökan till det allmänna uttagningsprovet påpekade parlamentet för det första att de handlingar rörande hans yrkeserfarenhet som klaganden bifogat sitt klagomål till ombudsmannen inte hade översänts till parlamentet. För det andra angav kommissionen att uttagningskommittén, till följd av klagandens begäran i en skrivelse av den 2 november 2001, hade granskat hans ärende. Det framgick att klaganden endast hade lämnat in uppdragsskrivelsen från Banca Popolare di Bergamo av den 8 januari 1998, som gällde ett tidsbegränsat avtal om vikariatsanställning. Inga ytterligare uppgifter om längden på hans anställningsavtal eller lönebesked hade lämnats. Uttagningskommittén var därför tvungen att utesluta klaganden från uttagningsprovet i enlighet med bestämmelserna i meddelandet om uttagningsprov.

I sina synpunkter uppgav klaganden att han hade skickat in ett stort antal handlingar till stöd för sin ansökan. På grund av ärendets storlek skickade han det delvis med rekommenderat brev och delvis med vanligt brev. Detta var möjligt enligt avdelning X.2 i meddelandet om uttagningsprov, där det föreskrivs att ansökningsblanketten, den optiska läsaren och en kopia av alla styrkande handlingar skall skickas, helst med rekommenderat brev, senast den 7 juli 2000. Klaganden påpekade att det kan hända att normala brev inte når adressaten. Om handlingarna är ofullständiga bör alla berörda sökande informeras om detta och ges möjlighet att skicka de handlingar som saknas på nytt.

Klaganden lämnade inga synpunkter på de övriga punkterna i klagomålet.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att parlamentet inte hade svarat på ett fax som han skickade den 18 januari 2001.

1.2 I sitt yttrande uppgav parlamentet att dess avdelningar den 17 januari 2001 skickade ett mottagningsbevis för klagandens ansökan av den 28 juni 2000. Parlamentet anser därför att denna skrivelse bör betraktas som ett svar på faxet av den 18 januari 2001.

1.3 I sitt fax av den 17 januari 2001 begärde den klagande att få information om hans kandidatur. Denna information verkar ha varit innehållet i mottagningsbeviset.

1.4 Under dessa omständigheter förefaller det inte föreligga något administrativt missförhållande från parlamentets sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

2.1 Klaganden påpekade att parlamentets avdelningar, genom att svara på franska på hans fax av den 25 april och den 6 september 2001, trots att de var adresserade på italienska, bröt mot principen om god förvaltning, enligt vilken var och en kan skriva till unionens institution på ett av fördragens språk och måste få svar på samma språk.

2.2 I detta avseende meddelade parlamentet att det endast fanns en italiensktalande tjänsteman vid konkurrensmyndigheterna. Vissa svar på telefonsamtal eller fax som skrivits på italienska gavs därför på ett annat språk bland de svar som de sökande kände till, enligt de uppgifter som lämnats i deras ansökningsblankett. Klaganden uppgav att han hade goda kunskaper i franska. Konkurrensmyndigheterna besvarade därför hans fax på franska. Parlamentet underströk att dessa svar inte var officiella skrivelser, utan endast korta meddelanden genom vilka konkurrensmyndigheterna informerade klaganden om att det inte fanns någon information tillgänglig om granskningen av ansökningarna och om tidsplanen för uttagningsprovet.

2.3 Enligt artikel 21 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna, som proklamerades i Nice i december 2000, kan var och en skriva till unionens institutioner på något av fördragens språk och skall få svar på samma språk.

2.4 Ombudsmannen noterar att konkurrensmyndigheterna i detta fall använde ett annat språk än det som klaganden valt för sin korrespondens, i syfte att ge klaganden ett snabbt svar och endast för korta förklarande anmärkningar. All officiell korrespondens med klaganden fördes på italienska.

2.5 Under dessa omständigheter förefaller det inte föreligga något administrativt missförhållande från parlamentets sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

3.1 Klaganden hävdade att uttagningskommitténs uttalande om att han inte motiverade den tvååriga yrkeserfarenheten inte var välgrundat, eftersom han tillhandahöll en kopia av sitt anställningsbrev med "Banca popolare di Bergamo" samt en kopia av sitt första och sista lönebesked, i enlighet med meddelandet om uttagningsprov.

3.2 Parlamentet påpekade att de handlingar om hans yrkeserfarenhet som klaganden bifogat sitt klagomål till ombudsmannen inte hade översänts till parlamentet. Uttagningskommittén var därför tvungen att utesluta klaganden från uttagningsprovet, i enlighet med kravet i meddelandet om uttagningsprov.

3.3 Klaganden uppgav att han, på grund av ärendets storlek, delvis skickade det med rekommenderat brev och delvis med vanligt brev. Vidare påpekade han att det kan hända att vanliga brev inte når adressaten. Om handlingarna är ofullständiga bör alla berörda sökande informeras om detta och ges möjlighet att skicka de handlingar som saknas på nytt.

3.4 Även om uttagningskommittén för ett uttagningsprov på grundval av meriter och prov har ett utrymme för skönsmässig bedömning vid bedömningen av de sökandes meriter och praktiska erfarenhet, är den enligt domstolens fasta rättspraxis bunden av ordalydelsen i meddelandet om uttagningsprov. Enligt tjänsteföreskrifterna är den grundläggande funktionen med ett meddelande om uttagningsprov att ge de intresserade så exakta uppgifter som möjligt om villkoren för tillträde till tjänsten, så att de kan bedöma om de ska ansöka om den och vilka styrkande handlingar som är viktiga för uttagningskommitténs arbete och som därför måste bifogas ansökan (1).

3.5 I meddelandet om uttagningsprov EUR/A/158/2000 angavs alla nödvändiga villkor som de sökande skulle uppfylla och hur de skulle lämna in sina ansökningar.

Av de uppgifter som ombudsmannen har tillgång till framgår att det inte finns några bevis för att uttagningskommittén har överskridit sina befogenheter vid bedömningen av klagandens ansökan eller att den inte har agerat i enlighet med meddelandet om uttagningsprov när den beslutade att klagandens ansökan inte kunde godtas på grund av att han inte uppfyllde kraven.

3.6 Ombudsmannen anser att Europaparlamentets förklaringar är rimliga och att klaganden inte har lagt fram tillräckliga bevis för att styrka sitt påstående.

Under dessa omständigheter förefaller det inte föreligga något administrativt missförhållande från parlamentets sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden i Europaparlamentet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europaparlamentets talman kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN

(1) Mål T-158/89, Van Hecken mot Ekonomiska och sociala kommittén, REG 1991, s. II-1341.