Gäller ditt klagomål en EU-institution eller ett EU-organ?
- SV Svenska
Maskinöversättningar kan innehålla fel som riskerar att minska tydligheten och exaktheten. Ombudsmannen frånsäger sig allt ansvar för eventuella avvikelser. För den mest tillförlitliga informationen och rättssäkerheten hänvisas till källversionen i engelska via länken ovan.
För mer information, se vår språk- och översättningspolicy.
Beslut om felaktig information om en sökandes status i urvalsdatabasen för kontraktsanställda (Cast) som förvaltas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) (ärende 2090/2021/VB)
Beslut
Ärende 2090/2021/VB - Undersökning inledd den Onsdag | 16 februari 2022 - Beslut den Fredag | 25 november 2022 - Berörda institutioner Europeiska rekryteringsbyrån ( Löst av institutionen ) - Land Italien
Ärendet gällde en persons status i databasen för urvalsverktyget för kontraktsanställda (Cast-databasen), från vilken EU:s institutioner, organ och byråer kan rekrytera kontraktsanställda. Klaganden hade klarat urvalsproven och fördes in i databasen, som administreras av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso), men hon angavs felaktigt som ”rekryterad” för en period på mer än fyra år.
Ombudsmannen konstaterade att klaganden kan ha gått miste om möjligheten att rekryteras av EU:s institutioner med hjälp av CAST-databasen under den perioden. Ombudsmannen föreslog Epso som en lösning att förlänga giltigheten av klagandens status i databasen med samma tid som den tid under vilken hon felaktigt hade markerats som rekryterad. Epso godtog förslaget.
Ombudsmannen avslutade undersökningen med slutsatsen att Epso hade löst frågan. För att förhindra att sådana problem uppstår i framtiden föreslog hon att Epso skulle vidta åtgärder för att se till att de sökande, varje gång deras status i Cast-databasen ändras, får ett automatiskt e-postmeddelande som informerar dem om ändringen.
Bakgrund till klagomålet
1. Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) administrerar urvalsverktyget för kontraktsanställda (Cast). Sökande som klarar urvalsproven för Cast ingår i en databas från vilken EU:s institutioner, organ och byråer kan rekrytera kontraktsanställda.
2. Under 2007 lyckades klaganden med ett urvalsförfarande för Cast och lades till i en förteckning [1] i Cast-databasen. Giltighetstiden för klagandens förteckning kommer att löpa ut i slutet av 2022.[2]
3. Från juli 2014 till februari 2015 arbetade klaganden som kontraktsanställd vid en av Europeiska kommissionens representationer.
4. Under 2016 erbjöds klaganden en tjänst som kontraktsanställd vid en EU-delegation från och med den 1 juni 2016, vilket hon ursprungligen accepterade. I april 2016 informerade dock klaganden kommissionen om att hon av familjeskäl inte kunde tillträda tjänsten.
5. I september 2020 kontaktade klaganden Epso för att dubbelkontrollera giltigheten av hennes status i Cast-databasen. Epso informerade klaganden om att hon hade markerats som ”rekryterad”. På klagandens begäran ändrade Epso hennes status till ”tillgänglig”. Epso påpekade även att det ankommer på den unionsinstitution som rekryterar sökande från databasen, i hennes fall kommissionen, att återställa sökandenas status så att den blir tillgänglig i förteckningen när de inte längre är anställda av denna institution. Det rådde klaganden att kontakta kommissionen direkt för ytterligare information.
6. I oktober 2020 kontaktade klaganden kommissionen för att begära ytterligare information. I november 2020 svarade kommissionen att efter en utredning av dess personalavdelning och Epso var den enda möjliga förklaringen till problemet ett it-problem under migreringen av Cast-databasen till en ny rekryteringsportal som skapats av Epso.
7. Kommissionen tillade att eftersom portalen förvaltas av Epso kan kommissionen inte hållas ansvarig för frågan.
8. I november 2021 vände sig klaganden till ombudsmannen.
Utredningen
9. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet. Ombudsmannens undersökningsgrupp bad Epso att bekräfta om problemet berodde på ett it-problem under migreringen av Cast-databasen.
10. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Epsos svar. Hon lade också fram ett förslag till lösning för Epso och mottog klagandens synpunkter som svar på Epsos svar.
Argument som framförts till ombudsmannen
11. Klaganden anser att hon på grund av misstaget med sin status i CAST-databasen förlorade möjligheter att rekryteras av EU:s institutioner som kontraktsanställd.
12. Epso sade att klagandens status inte ändrades under migreringen av CAST-databasen i september 2015. Den tillhandahöll skärmdumpar av klagandens status för att bevisa att hon fanns tillgänglig i databasen både före och efter migreringen. Klagandens ställning ändrades till ”rekryterad” den 28 juli 2016 efter en begäran från kommissionen av den 7 juli 2016 om den tjänst som klaganden erbjöds vid en EU-delegation.
13. Epso medgav att det var olyckligt att klagandens ställning inte ändrades till ”tillgänglig” efter det att hon hade beslutat att inte tillträda denna tjänst. Den angav emellertid att det skulle vara svårt att avgöra i vilken utsträckning klagandens rekryteringsmöjligheter påverkades av hennes ställning i databasen. Den noterade att det fanns 885 sökande på listan vid den tidpunkten, varav endast 53 hittills har rekryterats av EU:s institutioner. 359 är fortfarande tillgängliga för rekrytering, medan 473 inte längre är tillgängliga.
Ombudsmannens förslag till lösning
14. I juni 2022 lade ombudsmannen fram ett förslag till lösning för Epso. Hon medgav att Epso agerade på begäran av kommissionen när den ändrade klagandens status till rekryterad. Eftersom Epso ansvarar för förvaltningen av Cast-databasen beslutade ombudsmannen dock att vända sig till Epso med lösningsförslaget.
15. Ombudsmannen noterade att klaganden felaktigt hade markerats som rekryterad i Cast-databasen under fyra år, en månad och 14 dagar (från den 28 juli 2016 till den 11 september 2020). Under denna period kan hon ha gått miste om möjligheten att rekryteras av EU-institutioner som använde Cast-databasen för att leta efter kandidater med sin profil. Mot bakgrund av detta lade ombudsmannen fram följande förslag till lösning:
Epso bör vidta åtgärder för att se till att den klagande förblir tillgänglig för rekrytering i Cast-databasen efter det att hennes reservlista har löpt ut under minst samma period som hennes profil av misstag markerades som rekryterad (4 år, 1 månad och 14 dagar).
16. Ombudsmannen noterade att utvidgningen av klagandens tillgänglighet i databasen inte direkt skulle avhjälpa eventuella förlorade rekryteringsmöjligheter, men hon ansåg att detta var den lämpligaste åtgärden att vidta i det skedet.
17. I oktober 2022 godtog Epso ombudsmannens förslag till lösning. Den informerade ombudsmannen om att den skulle skapa ett tillägg till den relevanta Cast-förteckningen för att hålla klaganden tillgänglig för rekrytering under den tidsperiod som anges ovan.
18. Klaganden godtog lösningen utan att lämna ytterligare synpunkter.
Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning
19. Ombudsmannen välkomnar Epsos beslut att godta hennes förslag i detta fall. Hon anser att frågan har lösts.
20. Det är dock beklagligt att klaganden inte informerades när hennes status ändrades till anställning i juli 2016. Om så hade varit fallet kunde hon omedelbart ha uppmärksammat Epso på misstaget och problemet hade kunnat lösas snabbt. Ombudsmannen kommer att föreslå Epso förbättringar för att förhindra att liknande problem uppstår i framtiden.
Slutsats
På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:
Europeiska rekryteringsbyrån har löst frågan.
Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.
Förslag till förbättringar
Epso bör vidta åtgärder för att se till att varje gång en sökandes status i Cast-databasen ändras får de ett automatiskt e-postmeddelande som informerar dem om ändringen.
Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen
Strasbourg den 25 november 2022
[1] EPSO/CAST/27/4/07.
[2] https://epso.europa.eu/en/successful-candidates/contract-agents-selections-lists.