Bakgrund till klagomålet

1.  Klagomålet gällde ett urvalsförfarande som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) för rekrytering av EU-handläggare inom internationellt samarbete och förvaltning av bistånd till länder utanför EU.^[1] I meddelandet om uttagningsprov ^[2], som offentliggjordes den 5 december 2019, krävdes att de sökande hade kunskaper i minst två officiella EU-språk:

• Språk 1, som ska väljas bland något av de 24 officiella EU-språken och som ska användas i de datorbaserade proven med flervalsfrågor.
• språk 2, engelska eller franska, för de efterföljande proven ”talent screener” och ”assessment centre”.

2. De sökande fick ytterligare poäng i fasen talent screener ^[3] i förfarandet för styrkta kunskaper i engelska, franska, portugisiska, spanska, arabiska, mandarin eller ryska på minst nivå B2 ^[4], om de inte hade valt dessa språk som något av sina två första språk ^[5].

3. I november 2020 bad klaganden, en sökande i urvalsförfarandet som inte hade klarat talent screener-fasen, Epso att se över hur hans ansökan hade poängsatts. Som en del av sin begäran om omprövning uttryckte han oro över språkkraven i urvalsförfarandet, som han hävdade diskriminerade sökande vars första språk är engelska, franska, spanska eller portugisiska.

4. I sitt svar angav Epso att urvalskriterierna fastställs på grundval av direkta bidrag från de institutioner som begär uttagningsförfarandet och som avser att rekrytera de godkända sökandena. Epso angav att ett av skälen till språkkraven var att välja ut sökande med kunskaper i mer än två språk, vilket skulle göra dem bättre lämpade för den aktuella rollen.

5. Missnöjd med Epso´s svar vände sig klaganden till ombudsmannen i april 2021.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av hur Epso hanterade farhågor om språkdiskriminering i urvalsförfarandet i fråga.

7. Under undersökningens gång träffade ombudsmannen Epso, fick Epsos svar på klagomålet och därefter klagandens kommentarer som svar på Epsos svar.

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden hävdade att språkkraven diskriminerade sökande vars förstaspråk är engelska, franska, spanska eller portugisiska, vilket gjorde det svårare för dem att få ytterligare poäng för språk än för personer som inte har engelska som modersmål. Klaganden bestred Epsos skäl för att motivera språkkraven och hävdade att sökande med svagare språkkunskaper (B2) på de relevanta språken kunde få högre poäng än personer som har språket som modersmål.

9. Epso har gjort gällande att tillsättningsmyndigheten har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning vid fastställandet av de regler och villkor enligt vilka ett uttagningsprov anordnas, de kriterier som krävs för tjänsterna och ”tjänstens intresse”, vilket urvalsförfarandet ska tjäna.

10. Epso ansåg att språkkraven, som bedömdes i talent screener, var motiverade, eftersom godkända sökande kunde placeras vid en EU-delegation i länder där specifika språk talas mest. Därför fick sökande som hade kunskaper i dessa språk på minst nivå B2 fler poäng. Ju fler av dessa språk en kandidat hade kunskaper i, desto fler poäng skulle de få. Det språkkrav som bedömdes i talent screener belönade dock inte nödvändigtvis den sökandes första språk.   

11. Epso hävdade att språkkraven var formulerade på ett sådant sätt att de sökande likställdes, utan att ge en fördel till sökande med inhemska kunskaper i vissa språk. Om en sökande också skulle tilldelas poäng för sina två första språk (språk 1 och språk 2, se punkt 1 ovan) skulle detta innebära att man gav bonuspoäng till särskilda modersmålstalare och därmed gynnade dessa modersmålstalare framför andra. Detta skulle leda till indirekt diskriminering på grund av nationalitet. Genom att endast ge extra poäng till andra språk än de två första språken jämställdes däremot alla sökande. Om de sökande hade kunskaper i mer än ett språk på C1-nivå kunde de dessutom ha valt detta som sitt språk för det datorbaserade provet och fått ytterligare poäng i talangkontrollanten.

12. Epso förklarade också i detalj hur man hade samverkat med Europeiska kommissionen när man fattade beslut om de materiella aspekterna av meddelanden om uttagningsprov, bland annat när man fastställde deras innehåll, urvalskriterier och poängsättning. Epso beskrev också hur den övervakar processen.

Ombudsmannens bedömning

13. EU-institutionerna har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när de fastställer de regler och villkor enligt vilka ett urvalsförfarande anordnas på grundval av de kompetenskriterier som krävs för de tjänster som ska tillsättas och tjänstens intresse ^[6]. Särbehandling på grund av språkkunskaper måste emellertid motiveras av ett legitimt mål av allmänt intresse, såsom tjänstens intresse eller behoven i samband med de arbetsuppgifter som de rekryterade personerna kommer att behöva utföra. I sådana fall ska instituten ange skälen till särbehandlingen och ange tydliga, objektiva och förutsebara kriterier. Detta bör göra det möjligt för de sökande att förstå grunderna för kraven [7].

14. I detta urvalsförfarande står det klart att tjänsten hade ett berättigat intresse av att rekrytera personal som kan vissa språk. I detta sammanhang erkänner ombudsmannen Epsos ansträngningar för att inte automatiskt ge sökande med kunskaper i de förtecknade språken en fördel. Detta gjordes för att jämställa kandidaterna.

15. Samtidigt förstår ombudsmannen hur det för klaganden visade sig att kandidater med inhemska kunskaper i de förtecknade språken faktiskt missgynnades. Det stämmer till exempel att sökande med kunskaper i fler av de önskade språken skulle ha kunnat få lika många poäng för talangkontroll jämfört med sökande med kunskaper i färre av de önskade språken, beroende på de sökandes val av språk 1 och språk 2. Det är förståeligt att detta kan uppfattas som mindre optimalt när det gäller EU-förvaltningens behov av de berörda språken.

16. Ombudsmannen godtar dock Epsos argument att språkkraven ger alla sökande lika villkor, eftersom de alla var tvungna att ha ett tredje språk (eller fler) för att få poäng i talent screener. Med tanke på att de sökande också fritt kunde välja vilket av deras språk de skulle välja för de olika stegen i förfarandet anser ombudsmannen att språkkraven fastställdes på ett rimligt sätt. Ombudsmannen kommer dock att föreslå förbättringar när det gäller hur Epso presenterade språkkraven i meddelandet om uttagningsprov.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Epso har inte gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande.

Förslag till förbättringar

I framtida urvalsförfaranden med särskilda språkkrav bör Epso tydligare informera om språkkraven och deras logiska grund, för att undvika uppfattningen att sökande med kunskaper i ett visst språk missgynnas i förhållande till andra sökande. Detta innebär att man i meddelandet om uttagningsprov tydligare förklarar skälen till språkkraven, bland annat målen av allmänt intresse, särskilt tjänstens intresse, samt hur kraven syftar till att säkerställa rättvisa mellan de sökande i enlighet med deras respektive språkkunskaper.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 20 oktober 2022

[1] EPSO/AD/380/19 (AD7) Meddelande om uttagningsprov finns på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=EUT:C:2019:409A:FULL&from=EN , offentliggjord den 5 december 2019.

[2] I meddelandet om uttagningsprov anges de kriterier och regler som gäller för urvalsförfarandet.

[3] För mer information om talent screener, se: https://epso.europa.eu/help/faq/2711_en

[4] Enligt den gemensamma europeiska referensramen för språk (CEFR)

[5] Bilaga II till meddelandet om uttagningsprov.

[6] Se förstainstansrättens dom av den 5 februari 1997. Mål T-207/95, Ibarra Gil mot kommissionen, punkt 66: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A61995TJ0207

[7] Se t.ex. domen av den 27 november 2012 i mål C‑566/10 P, Italien mot kommissionen, punkt 90: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=130402&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5426552