Bäste herr L.,

Den 29 juni 2001 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om kommissionens påstådda underlåtenhet att inrätta kompletterande försäkringssystem för sina lokalanställda i enlighet med bestämmelserna om särskilda anställningsvillkor för lokalanställda som tjänstgör i Österrike.

Den 10 juli 2001 översände jag klagomålet till kommissionen för yttrande.

Kommissionen avgav sitt yttrande om ditt klagomål den 12 december 2001. Jag vidarebefordrade kommissionens yttrande till er samma dag med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Den 31 januari 2002 översände ni era synpunkter till mig.

Den 7 februari 2002 skrev jag till kommissionen för att få ytterligare upplysningar om ert ärende. Kommissionen svarade den 18 mars 2002 och jag vidarebefordrade detta svar till er den 25 mars 2002 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Den 25 april 2002 översände ni era synpunkter på kommissionens svar.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

År 1998 ingav två företrädare för kommissionens lokalanställda i Österrike ett klagomål till ombudsmannen (367/98/(VK)/GG). Klagomålet avsåg kommissionens underlåtenhet att tillhandahålla den lokala personal som arbetade vid delegationen (från och med den 1 januari 1995: representation) i Wien med kompletterande försäkringssystem. Enligt de relevanta bestämmelserna i ”Regler om särskilda anställningsvillkor för lokalanställda som tjänstgör i Österrike” (nedan kallade de särskilda villkoren) skulle det inrättas kompletterande försäkringssystem för arbetsoförmåga (artikel 25), invaliditet och dödsfall (artikel 27) och pensionering (artikel 28).

På grundval av sina undersökningar av detta klagomål drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionens underlåtenhet att inrätta dessa kompletterande försäkringssystem utgjorde ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen lämnade därför följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

I sitt detaljerade yttrande påpekade kommissionen att ett försäkringsavtal i enlighet med artikel 25 i de särskilda villkoren redan hade ingåtts.

När det gäller tilläggsförsäkringarna avseende invaliditet, dödsfall och pensionering förklarade kommissionen att erbjudanden från lokala försäkringsbolag hade erhållits. Dessa anbud skulle nu granskas av en oberoende expert på kommissionens bekostnad. På grundval av denna granskning skulle det lämpligaste anbudet väljas och ett utkast till avtal för var och en av de relevanta försäkringarna skulle lämnas till den lokala personalen för godkännande. I enlighet med ombudsmannens förslag till rekommendation skulle försäkringarna ha retroaktiv verkan. Kostnaderna för att göra försäkringarna retroaktiva fram till den 1 januari 1995 skulle delas mellan kommissionen (60 %) och lokalanställda (40 %), i enlighet med artikel 30.3 i de särskilda villkoren. De praktiska villkoren för att betala dessa kostnader skulle fastställas i samarbete med den lokala personalen och det försäkringsbolag som valdes vid den tidpunkt då avtalen skulle ingås.

Under dessa omständigheter drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen således hade godtagit hans förslag till rekommendation och avslutade hans ärende genom beslut av den 26 april 2001. Ombudsmannen påpekade dock att klagandena kunde inge ett nytt klagomål om kommissionen inte uppfyllde sina löften.

I juni 2001 vände sig klaganden (som var en av de två klagandena i ärende 367/98/(VK)/GG) på nytt till ombudsmannen. I sin skrivelse påpekade klaganden att 1) enligt ställföreträdande chefen för representationen i Wien skulle inrättandet av den kompletterande pensionsförsäkringen kunna ta upp till ytterligare två år och att 2) kommissionen nu, enligt det senaste förslaget till nya "Regler om särskilda anställningsvillkor för lokalanställda som tjänstgör i Österrike" som lades fram i maj 2001, hade för avsikt att inrätta detta system med verkan från och med den 1 januari 1996, dvs. ett år senare än vad som tidigare planerats. Klaganden föreslog att ombudsmannen skulle lämna följande rekommendationer till kommissionen: 1) Tilläggspensionsförsäkringen bör upprättas med verkan från och med den 1 januari 1995. (2) Kommissionen bör godta en klausul som säkerställer att den värdeminskning som orsakats av inflationen sedan den 1 januari 1995 kompenseras fullt ut och (3) kommissionen bör godta att de lokalanställda som gått i pension eller lämnat sin tjänst efter den 1 januari 1995 eller som skulle gå i pension eller lämna sin tjänst innan systemet inrättades också kan omfattas av tilläggspensionsförsäkringen.

Klaganden förnyade således i praktiken sitt klagomål om att kommissionen inte hade inrättat tilläggsförsäkringar för sina lokalanställda i enlighet med relevanta bestämmelser.

Frågeställningen

I sitt yttrande hänvisade kommissionen till svaren på klagomål 367/98/(VK)/GG och påpekade att de bakomliggande omständigheterna fortfarande var giltiga och lämnade följande ytterligare synpunkter:

Kommissionen hade inlett en marknadsundersökning för att inrätta ett kompletterande försäkringssystem för invaliditet, dödsfall och pensionering. De mottagna anbuden hade granskats av en oberoende expert som betalades av kommissionen. Denna bedömning hade lagts fram för de berörda lokalanställda. Ett möte med det försäkringsbolag med vilket avtalet skulle ingås var planerat till den 4 april 2001.

Den 2 april 2001 ingav emellertid ett av de andra bolagen som hade lämnat ett anbud ett formellt klagomål till kommissionen, i vilket de gjorde gällande att rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni 1992 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av tjänster inte hade iakttagits. Det berörda försäkringsbolaget begärde även att förfarandet för tilldelning av kontraktet skulle skjutas upp till dess att dess klagomål hade behandlats av kommissionen.

Tilldelningsförfarandet hade således avbrutits och det möte som planerats till den 4 april 2001 hade ställts in. Efter en grundlig granskning av ärendet hade kommissionen dragit slutsatsen att det inte fanns någon tillräcklig rättslig garanti för att ett försäkringsavtal som ingåtts under sådana omständigheter inte skulle bestridas i domstol, vilket försenade ikraftträdandet med flera år. Kommissionen ansåg därför att det var att föredra att inleda ett nytt förfarande för tilldelning av kontraktet. Även om det inte var möjligt att ange ett konkret datum för tilldelningen av kontraktet i detta skede ansåg kommissionen att den period på ytterligare två år som klaganden planerade var alltför lång. De berörda avdelningarna åtog sig att agera med tillbörlig aktsamhet i denna fråga.

Det dokument som klaganden hade hänvisat till och som avsåg en retroaktiv verkan från och med den 1 januari 1996 var ett utkast som fortfarande behövde diskuteras internt och mellan de ansvariga avdelningarna. De åtaganden som gjorts gentemot ombudsmannen i den mån som administrationen skulle fullgöra de kompletterande försäkringssystemens ikraftträdande med retroaktiv verkan.

Den andra och den tredje av de punkter som klaganden lyfte fram utgjorde nya påståenden som ännu inte hade diskuterats mellan personalen och administrationen. De praktiska formerna för genomförandet av det framtida försäkringsavtalet kunde endast fastställas av administrationen på grundval av dess skönsmässiga befogenheter när detta avtal slutfördes, efter samråd med den berörda personalen och det valda försäkringsbolaget.

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål.

Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen slutsatsen att han behövde ytterligare information för att kunna behandla klagomålet. Han bad därför kommissionen att precisera om de lokalanställda som hade lämnat tjänsten efter den 1 januari 1995 och före den dag då de kompletterande försäkringssystemen slutligen skulle inrättas skulle kunna dra nytta av dessa system och, om svaret skulle bli nekande, förklara varför den ansåg att dess ståndpunkt var förenlig med dess åtagande att upprätta de relevanta kompletterande försäkringssystemen med retroaktiv verkan från och med den 1 januari 1995.

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Lokalanställda som har upphört att arbeta för representationen i Wien efter den 1 januari 1995 - referensdatumet för det retroaktiva ikraftträdandet - och före den dag då de kompletterande försäkringssystemen för invaliditet, dödsfall och pensionering slutligen skulle inrättas bör kunna dra nytta av dessa system på följande villkor: Anslutningen skulle regleras av samma villkor som de som var tillämpliga på lokalt anställda som fortfarande arbetade vid den tidpunkt då tilläggsförsäkringssystemen trädde i kraft. Det måste ske på frivillig basis och i enlighet med de relevanta andelar för arbetsgivare och arbetstagare som anges i artikel 30.3 i de särskilda villkoren. Arbetsgivarens retroaktiva avgifter skulle begränsas till perioden mellan den 1 januari 1995 och den dag då de berörda personerna lämnade sin tjänst.

Kommissionens relevanta åtagande påverkar inte eventuella nationella lagar eller andra författningar eller interna regler hos det försäkringsbolag som ska väljas som skulle kunna stå i vägen för en sådan möjlighet.

I sina synpunkter tackade klaganden ombudsmannen för hans framgångsrika insatser, vilket framgår av kommissionens svar. Han bad dock ombudsmannen att hålla ett öga på fallet för att se till att de kompletterande försäkringssystemen inrättas så snart som möjligt. Klaganden noterade att det datum som kommissionen tidigare hade angett för ingående av det relevanta avtalet (våren 2001) inte hade uppfyllts. Såvitt han visste hade kommissionen inte ens offentliggjort den nya anbudsinfordran i Europeiska unionens officiella tidning. Mot bakgrund av detta ansåg klaganden att risken för en försening på två år tyvärr föreföll verklig.

Beslutet

1.1 I juni 2001 förnyade klaganden ett tidigare inlämnat klagomål (klagomål 367/98/(VK)/GG) mot Europeiska kommissionen om kommissionens påstådda underlåtenhet att inrätta kompletterande försäkringssystem för sina lokalanställda i enlighet med "Regler om särskilda anställningsvillkor för lokalanställda som tjänstgör i Österrike". Klaganden kritiserade särskilt 1) att inrättandet av det kompletterande pensionssystemet skulle kunna ta upp till två år till och 2) att kommissionen nu avsåg att inrätta detta system med verkan från och med den 1 januari 1996, dvs. ett år senare än planerat.

1.2 Kommissionen förklarade att den hade planerat ett möte med ett försäkringsbolag - med vilket den avsåg att ingå avtalet - den 4 april 2001, men att man till följd av ett klagomål från en annan anbudsgivare hade beslutat att inleda ett nytt förfarande för tilldelning av kontraktet. Även om det inte var möjligt att ange ett konkret datum för tilldelningen av kontraktet i detta skede ansåg kommissionen att den period på ytterligare två år som klaganden planerade var alltför lång. De berörda avdelningarna åtog sig att agera med tillbörlig aktsamhet i denna fråga.

1.3 Ombudsmannen anser mot bakgrund av omständigheterna att kommissionens beslut att inleda ett nytt förfarande för tilldelning av det aktuella kontraktet inte förefaller orimligt.

1.4 I sitt svar på en begäran om ytterligare upplysningar bekräftade kommissionen att den åtog sig att se till att tilläggsförsäkringarna trädde i kraft retroaktivt från och med den 1 januari 1995 och att de lokalanställda som lämnat sin tjänst efter den 1 januari 1995 och före den dag då tilläggsförsäkringarna avseende invaliditet, dödsfall och pensionering slutligen skulle inrättas skulle kunna dra nytta av dessa system.

1.5 Ombudsmannen noterar att han under sin undersökning av klagomål 367/98/(VK)/GG rekommenderade kommissionen att göra sitt yttersta för att se till att tilläggsförsäkringssystemen inrättas så snart som möjligt och med retroaktiv verkan. Han har vidare påpekat att hans undersökning av detta klagomål avslutades genom beslut av den 26 april 2001 efter det att kommissionen hade godtagit detta förslag till rekommendation. Ombudsmannen drar av kommissionens kommentarer i detta ärende slutsatsen att den har för avsikt att fullgöra dessa åtaganden.

1.6 Under dessa omständigheter förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

1.7 Ombudsmannen anser dock att kommissionen nu bör agera så snabbt som möjligt för att inrätta de kompletterande försäkringssystemen, särskilt mot bakgrund av bakgrunden till detta ärende som i slutändan går tillbaka till 1994. Ombudsmannen litar på att kommissionen senast i slutet av detta år kommer att informera honom om hur arbetet med att genomföra hans förslag till rekommendation fortskrider.

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte föreligga något administrativt missförhållande från Europeiska kommissionens sida. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN