Bästa ledamöter!

Den 11 april 2001 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på EARL D:s vägnar mot kommissionens beslut att kräva återbetalning av det gemenskapsbidrag som beviljats EARL D. inom ramen för projektet JOP Facility 2 i Polen (referenskodex: J2BNPDARHA).

Den 7 maj 2001 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 28 juni 2001. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 18 september 2001. Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klagandena var de relevanta omständigheterna följande:

Inom ramen för projektet JOP Facility 2 deltog företaget EARL D. (nedan kallat "klaganden") i ett jordbruksprojekt i Polen som inleddes i januari 1997. Den klagande fick bidrag från gemenskapen för genomförandet av detta projekt.

I juli 1998 genomförde två tjänstemän vid kommissionen en kontroll av klagandens räkenskaper.

I en skrivelse till klaganden av den 8 december 1999 påpekade kommissionen att klaganden under inspektionen inte hade tillhandahållit de begärda handlingarna rörande registreringen av fakturorna och betalningarna för JOP-projektet. Dessutom hade kommissionen upptäckt en förväxling mellan klagandens bankkonto och privata bankkonton. Slutligen visade det sig att en betalning som klaganden gjort till en av sina konsulter återbetalades till klaganden.

Den 26 februari 2000 begärde kommissionen därför återbetalning av det bidrag som beviljats klaganden.

Den 2 maj 2000 hade klaganden ett möte i Luxemburg med kommissionens tjänstemän för att förklara situationen och lägga fram de räkenskaper som kommissionen begärt.

Den 26 februari 2001 bekräftade kommissionen sin begäran om återbetalning av bidraget och krävde även ränta på bidragsbeloppet.

Klaganden konstaterar att vid tidpunkten för inspektionen innehades de räkenskaper som kommissionens tjänstemän begärde av dess revisor, och även om klaganden föreslog att de skulle inspektera dessa handlingar vägrade de att göra det.

När det gäller sammanblandningen mellan privata bankkonton och klagandens bankkonto har klaganden uppgett att det enda syftet inte var att blanda ihop det bidrag som beviljats för JOP-projektet med de belopp som använts för dess företags verksamhet.

När det gäller det belopp som konsulten återbetalade konstaterar klaganden att den hade varit i behov av ekonomiskt stöd för att genomföra projektet och att den därför lånade ett visst belopp från en av sina konsulter.

Klaganden påpekar slutligen att eftersom genomförbarhetsstudien hade godtagits av kommissionen fanns det ingen förklaring till varför bidraget skulle återbetalas av klaganden.

Mot bakgrund av ovanstående ingav klaganden ett klagomål till ombudsmannen den 11 april 2001. Klaganden hävdade att kommissionens begäran av den 8 december 1999 om återbetalning av bidraget borde ogiltigförklaras, eftersom klaganden inte var ansvarig för något fel: Det samriskföretag som skapades i Polen fungerade väl och hela projektet hade genomförts framgångsrikt. Klaganden hade alltid agerat med full insyn med mellanhanden och om det fanns ett fel i samband med genomförandet av projektet låg ansvaret hos kommissionen.

Frågeställningen

I sina synpunkter förklarar kommissionen att den 4 mars 1996 ingicks ett ramavtal mellan kommissionen och en fransk bank i egenskap av finansiell intermediär (nedan kallad FI). Den 17 januari 1997 undertecknade kommissionen och FI det särskilda avtalet och den 29 januari 1997 undertecknade FI och klaganden finansieringsavtalet, i vilket det angavs på vilka villkor bidraget skulle göras tillgängligt för klaganden.

Den 25 november 1997 översände FI klagandens korrespondens till kommissionen angående utbytet av de externa konsulterna. Anbudet till de nya konsulterna daterat den 25 september 1997. Kommissionen noterar att klaganden i sitt klagomål hävdar att den började investera i samriskföretaget i Polen i juli 1997. Kommissionen ställer sig emellertid frågan varför den klagande i september 1997 begärde att nya konsulter skulle genomföra en genomförbarhetsstudie - vilket alltid är en förutsättning för en investering - när investeringen redan hade ägt rum i juli 1997.

Kommissionen har vidare påpekat att den mottog genomförbarhetsstudien och de detaljerade kostnadsredovisningarna den 10 juli 1998 och inte i december 1997, vilket den klagande hävdar.

Den 14 augusti 1998 begärde kommissionen bevis för det exakta belopp som betalats ut till de nya externa konsulterna. På grundval av en skrivelse av den 16 oktober 1998 och ett fax av den 20 oktober 1998 från FI upptäckte kommissionen att ett bankkonto tillhörande en av konsulterna hade debiterats 921,166 BEF respektive 910,912 BEF vid nästan samma tidpunkt. Denna transaktion utgjorde en indikation på att det belopp som klaganden betalade till konsulten kunde ha återbetalats till konsulten.

Den 23 november 1998 sände konsulten en skrivelse till kommissionen i vilken han hävdade att beloppet i fråga utgjorde ett lån utan ränta som han hade beviljat klaganden och som skulle återbetalas av klaganden efter mottagandet av gemenskapsbidraget. Kommissionen konstaterar att detta uttalande kom från konsulten och inte från klaganden.

Till följd av ett telefaxmeddelande från kommissionen av den 28 maj 1999 genomförde två tjänstemän vid kommissionen en undersökning på plats den 1 juli 1999. Slutsatserna av undersökningen var för det första att det under de transaktioner som genomfördes inom ramen för JOP-projektet hade förekommit en förväxling mellan privata bankkonton och klagandens bankkonto och för det andra att det inte fanns något låneavtal utan ränta mellan konsulten och klaganden. Ett sådant avtal undertecknades först efter det att utredningen redan hade ägt rum.

Den 8 december 1999 skickade kommissionen en skrivelse till klaganden med en begäran om återbetalning av bidraget. Kommissionen grundade sitt beslut på tre grunder: 1) Det var omöjligt att kontrollera registreringen av fakturorna och betalningarna för JOP-projektet i klagandens räkenskaper eftersom de relevanta handlingarna inte gjordes tillgängliga för kommissionens tjänstemän. Klaganden hävdade att bokföringen innehades av dess revisor som var tjänstledig vid tidpunkten för undersökningen. 2) Merparten av projektbetalningarna hade gjorts via privata bankkonton och inte via den erkända klagandens bankkonto. 3) Fakturan från klaganden till en av dess konsulter återlämnades omedelbart till klaganden. Vid tidpunkten för undersökningen fanns det inget avtal för detta lån utan ränta.

Den 2 maj 2000 höll kommissionen ett möte med företrädare för klaganden, men denne lämnade inga nya, fullständiga och övertygande skriftliga bevis till stöd för sina påståenden.

Den 2 februari 2001 bekräftade kommissionen sin ståndpunkt att begära återbetalning av bidraget.

Kommissionen konstaterar slutligen att den genomförbarhetsstudie som genomfördes av klagandens konsulter varken var seriös eller väl förberedd: Den statistiska informationen i ett kapitel i studien var inte aktuell, ett helt kapitel var bara en översättning av avtal som klaganden tidigare undertecknat, och den formulering som användes i en av tabellerna i studien var bara en återgivning av den formulering som användes i en annan genomförbarhetsstudie.

Klaganden konstaterar att företaget började investera i detta gemensamma företag i juli 1997, eftersom detta utgjorde ett administrativt krav för att gå vidare med projektet. Det belopp som investerades vid den tidpunkten var begränsat och den investering som genomförbarhetsstudien hänvisar till ägde rum hösten 2000. Klaganden är inte ansvarig för eventuella förseningar i översändandet av information till kommissionen, eftersom den alltid i tid hade försett FI med nödvändig dokumentation.

Genomförbarhetsstudien överlämnades till FI den 21 januari 1998. Klaganden är inte ansvarig för vad som ägde rum mellan detta datum och den 10 juli 1998, det datum då kommissionen påstår sig ha mottagit studien.

När det gäller resultaten av inspektionen gör klaganden följande anmärkningar:

För det första föreslogs det att kommissionens tjänstemän skulle inspektera de begärda handlingarna, men de vägrade att göra det.

För det andra gjordes betalningarna via privata konton under projektets gång, eftersom den externa verksamheten inte kan beaktas via företagets konto.

För det tredje var det lån som klaganden erhöll från en av sina konsulter endast ett belopp som hade beviljats i förväg för att genomföra investeringarna. Det fanns inget kontrakt eftersom konsulten accepterade klagandens begäran och skickade tillbaka pengarna omedelbart.

Vid mötet den 2 maj 2001 i Luxemburg ställdes all dokumentation om projektets transaktioner till kommissionens förfogande.

Klaganden konstaterar slutligen att den ansåg att den alltid hade handlat i enlighet med gällande bestämmelser och att den hade förtroende för FI. Projektet är seriöst och väl genomfört och det samriskföretag som skapats i Polen fungerar väl. Klaganden drog slutsatsen att företaget, på grund av de investeringar som gjorts i detta gemensamma företag, inte var i stånd att återbetala bidraget.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdar att kommissionens begäran av den 8 december 1999 om återbetalning av bidraget bör ogiltigförklaras, eftersom klaganden inte var ansvarig för något fel: Det samriskföretag som skapades i Polen fungerade väl och hela projektet hade genomförts framgångsrikt. Klaganden hade alltid agerat med full insyn med mellanhanden och om det fanns ett fel i samband med genomförandet av projektet låg ansvaret hos kommissionen.

1.2 I sitt yttrande konstaterade kommissionen att klaganden under den inspektion som genomfördes i klagandens lokaler inte hade lämnat in de begärda handlingarna. Dessutom hade det förekommit förvirring mellan privata bankkonton och klagandens godkända bankkonto. Slutligen skickades klagandens faktura till en av dess konsulter omedelbart tillbaka till klaganden. Det fanns inget avtal som motiverade denna transaktion.

1.3 Ombudsmannen noterar att villkoren för återbetalning av det bidrag som beviljats inom ramen för JOP-projektet fastställs i både ramavtalet och det särskilda avtalet. I punkt 8 i det särskilda avtal som ingåtts mellan kommissionen och den finansiella intermediären föreskrivs att ”EG-finansieringen kan bli återbetalningspliktig av stödmottagaren, inklusive alla eventuella utgifter som kommissionen kommer att ha exponerat vid fullföljandet av sina fordringar, i enlighet med artiklarna 10.5 och 18.3 i ramavtalet”. I artiklarna 10.5 och 18.3 i ramavtalet fastställs på vilka villkor kommissionen får begära återbetalning av hela eller delar av sitt bidrag från stödmottagaren. Dessa villkor blev bindande för klaganden genom undertecknandet av finansieringsavtalet.

1.4 I det aktuella fallet förefaller kommissionens begäran om återbetalning av bidraget vara välgrundad: Kommissionens beslut grundar sig på tre skäl: 1) det var omöjligt att kontrollera registreringen av fakturorna och betalningarna i klagandens räkenskaper eftersom de relevanta handlingarna inte gjordes tillgängliga för kommissionen, 2) Merparten av projektbetalningarna hade gjorts via privata bankkonton och inte via den erkända klagandens bankkonto. 3) Det fanns ett lån, för vilket det inte fanns något avtal, mellan klaganden och en av dess konsulter.

1.5 Den förklaring till begäran om återbetalning som kommissionen gav både den klagande och ombudsmannen förefaller därför rimlig. Dess begäran förefaller därför vara förenlig med de villkor som fastställs i ramavtalet och finansieringsavtalet. Inga administrativa missförhållanden konstaterades därför.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman