Bakgrund till klagomålet

1. Den 26 maj 2021 begärde klaganden, en icke-statlig organisation,^[1] att Europeiska kommissionen skulle ge allmänheten tillgång till handlingar som rör en revision av en italiensk extern flotta som kommissionens generaldirektorat för havsfrågor och fiske (GD Havsfrågor och fiske) hade genomfört 2019. Klaganden var särskilt intresserad av information om övervakningen av den italienska fiskeflottan i kustvatten utanför afrikanska länder.

2. Den 14 juli 2021 utfärdade kommissionen sitt beslut. Den identifierade ett dokument, revisionsrapporten, som omfattades av begäran. Den beviljade delvis tillgång till rapporten genom att maskera de personuppgifter som den innehöll, såsom namn och initialer på de personer som nämndes samt namn och identifieringsnummer på fartygen.^[2] Kommissionen tillade att den också hade maskerat vissa andra delar, eftersom den ansåg att de inte omfattades av begäran.

3. Den 30 juli 2021 bad klaganden kommissionen att ompröva sitt beslut (genom att lämna in en bekräftande ansökan)^[3]. Klaganden angav att den önskade få tillgång till hela rapporten. Kommissionen anförde även flera argument för varför den ansåg att det förelåg ett ”övervägande allmänintresse av utlämnandet”.

4. Den 23 augusti 2021 förlängde kommissionen svarsfristen med 15 arbetsdagar ^[4].

5. Den 13 september 2021 skickade kommissionen ett definitivt svar.

6. Den 30 november 2021 skickade kommissionen ytterligare ett svar.

7. Efter att inte ha hört från kommissionen vände sig klaganden till ombudsmannen i december 2021.

Utredningen

8. Ombudsmannen inledde en undersökning av kommissionens dröjsmål med att besvara klagandens begäran om översyn. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen kommissionens kommentarer om den försening som den hade ådragit sig.

9. Den 23 mars 2022 utfärdade kommissionen sitt slutliga beslut om klagandens begäran om tillgång till handlingar (bekräftande beslut)^[5] och bad om ursäkt för förseningen.

Argument som framförts

Av den klagande

10. Klaganden sade att den litade på kommissionens ord och väntade i god tro på ett svar, övertygad om att kommissionen snart skulle anta ett bekräftande beslut. Klaganden var särskilt förbryllad över att kommissionen efter mer än tre månaders väntan lämnade ytterligare ett svar utan någon faktisk garanti för ett svar.

11. Klaganden sade att detta inte är första gången som kommissionen väsentligt överskrider tidsfristerna för att besvara en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Kommittén är mer allmänt oroad över kommissionens praxis.

Av kommissionen

12.  I sin korrespondens med klaganden uppgav kommissionen att den gjorde sitt yttersta för att behandla den bekräftande ansökan snabbt och hänvisade till sina begränsade personalresurser och den arbetsbörda som genererats av andra pågående ansökningar.

13. I sitt svar till ombudsmannen uppgav kommissionen att den ådragit sig förseningen på grund av följande:

• Den var tvungen att se till att EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar tillämpades på ett sätt som var förenligt med annan relevant lagstiftning ^[6]. Kommissionen tillade att varken EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar eller den andra lagstiftningen hade företräde framför den andra.
• Kommissionen var tvungen att överväga om den skulle samråda med de italienska myndigheterna om ett eventuellt utlämnande ^[7], eftersom vissa delar av revisionsrapporten härrörde från dem.
• Kommissionen var tvungen att ompröva begärans omfattning, eftersom klaganden i sin bekräftande ansökan angav att den önskade få tillgång till hela revisionsrapporten.
• Den var tvungen att kontrollera om revisionsrapporten gällde ett EU Pilot-förfarande ^[8] och, om så var fallet, om detta förfarande fortfarande pågick. Detta skulle ha haft en avgörande inverkan på om tillträde kunde beviljas ^[9].
• Kommissionen var tvungen att bedöma flera argument som klaganden framförde i sin bekräftande ansökan om varför den anser att det finns ett ”övervägande allmänintresse av utlämnande”.
• Kommissionens generalsekretariat, som behandlar den bekräftande ansökan, var tvunget att samråda med GD Havsfrågor och fiske, som behandlade den ursprungliga ansökan, om utkastet till svar. Kommissionen uppgav att den inte kunde samråda med sin rättstjänst förrän en överenskommelse hade nåtts mellan dessa två avdelningar.

14. Kommissionen ansåg att förlängningen av tidsfristen för att besvara klagandens bekräftande ansökan var motiverad och proportionerlig mot bakgrund av dessa omständigheter.

Ombudsmannens bedömning

15. Allmänhetens tillgång till handlingar är en grundläggande rättighet som bidrar till att skydda öppenheten och legitimiteten hos EU:s institutioner, organ och byråer. För att säkerställa meningsfull tillgång är det viktigt att EU-förvaltningen behandlar varje begäran om allmänhetens tillgång så snabbt som möjligt.

16. I detta fall tog det kommissionen mer än sju månader att besvara klagandens bekräftande ansökan. Förseningen går långt utöver de tidsfrister som fastställs i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar.

17. Ombudsmannen noterar att begäran inte var omfattande och inte hade någon uppenbar komplexitet. Det är också svårt att identifiera några exceptionella omständigheter som skulle ha krävt att kommissionen avvek från standardförfarandet för handläggning av bekräftande ansökningar.

18. Kommissionen har under denna undersökning och efter ombudsmannens uttryckliga begäran om detta antagit sitt bekräftande beslut i detta ärende. Därför är inga ytterligare undersökningar motiverade.

19. Med detta sagt anser ombudsmannen att det är förståeligt att klaganden är missnöjd med den tid det tar för kommissionen att behandla hans begäran. Kommissionens resultat i detta fall uppfyller inte de normer som medborgarna har rätt att förvänta sig av en modern, medborgarvänlig och öppen förvaltning.

20. Eftersom förseningar i allt högre grad tas upp i klagomål på detta område inledde ombudsmannen nyligen en undersökning på eget initiativ om den tid det tar för kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar ^[10].  Medan denna undersökning pågår uppmanar ombudsmannen kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar inom de tillämpliga tidsfristerna.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Ombudsmannen konstaterade brister i kommissionens hantering av detta ärende, men inga ytterligare undersökningar är motiverade eftersom frågan om förseningar nu behandlas systematiskt.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 21 april 2022

[1] I enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Med åberopande av undantaget i artikel 4.1 b i förordning 1049/2001, nämligen skyddet för den enskildes privatliv och integritet.

[3] I enlighet med artikel 7.2 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[4] I enlighet med artikel 8.2 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[5] I enlighet med artikel 8 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[6] Kommissionen hänvisade bland annat till förordning (EU) nr 1380/2013 om den gemensamma fiskeripolitiken och förordning (EG) nr 1224/2009 om införande av ett kontrollsystem i gemenskapen för att säkerställa att bestämmelserna i den gemensamma fiskeripolitiken efterlevs.

[7] I enlighet med artikel 4.4 och 4.5 i förordning 1049/2001.

[8] EU Pilot-förfarandet (EUP(2020)9562).

[9] Se artikel 4.2 tredje strecksatsen i förordning 1049/2001.

[10] Ombudsmannen inledde undersökningen på eget initiativ OI/2/2022/MIG den 4 april 2022: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/154404.