Bäste C.,

Den 16 mars 2001 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot kommissionen, i er egenskap av ordförande för den italienska föreningen Agenda Locale 21. Det gäller föreningens deltagande i programmet Ungdom för Europa 1997, som lanserades av kommissionen.

Den 7 maj 2001 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 13 augusti och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskar. Jag har mottagit synpunkter från er den 2 oktober 2001.

För att fortsätta utredningen i denna fråga bad jag den 15 oktober 2001 kommissionen att skicka mig en kopia av vissa relevanta handlingar, och jag informerade er om detta. Jag mottog dessa dokument från kommissionen den 29 november 2001.

Den 6 mars 2002 skickade du ytterligare handlingar till stöd för ditt klagomål.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

Föreningen presenterade ett projekt inom ramen för kommissionens program Ungdom för Europa 1997. Projektet var framgångsrikt och ett avtal (kontrakt nr 41978-A.2.1-IT-54-1997-R2) undertecknades mellan institutionen och föreningen. Det ekonomiska bidraget från kommissionen skulle uppgå till högst 10000 euro, vilket motsvarar 48,56 % av den beräknade utgiften enligt det förslag som lagts fram för kommissionen.

Den 23 oktober 1997 mottog klaganden den första delutbetalningen från kommissionen som uppgick till 8000 € ,, vilket motsvarar 80 % av det totala beloppet.

Den 5 augusti 1998 överlämnade han slutrapporten till Sokrates, Leonardo & Byrån för tekniskt bistånd till ungdomar (nedan kallad TAO). På grundval av rapporten föreslog kontoret för tekniskt stöd att resterande 20 % av beloppet skulle betalas ut, efter godkännande av kommissionens ansvariga avdelningar.

Den 18 december 2000 mottog klaganden en skrivelse från byrån för tekniskt bistånd, i vilken klaganden för det första bad om ursäkt för förseningen i behandlingen av slutrapporten. För det andra uppgav kontoret för tekniskt stöd att det efter kommissionens bedömning av slutrapporten framgick att vissa av de kostnader som angavs i rapporten inte var motiverade. Kommissionen ansåg att de slutliga stödberättigande kostnaderna uppgick till 3132 euro. Kommissionen föreslog därför att betala 1 519 euro, dvs. 48,56 % av beloppet.

Den 2 januari 2001 skrev klaganden till kontoret för tekniskt bistånd angående ovanstående. Han anförde följande: i) Beslutet att minska det ursprungligen överenskomna beloppet var omotiverat, eftersom föreningen till fullo hade uppfyllt de skyldigheter som fastställs i avtalet. ii) kommissionen inte tydligt hade angett vilka kostnader den ansåg vara icke stödberättigande och iii) rätten att överklaga kommissionens beslut inte nämndes i skrivelsen av den 18 december 2000.

TAO medgav i sitt svar av den 29 januari 2001 att det i beslutet av den 18 december 2000 inte nämndes några möjligheter till överklagande och bad om ursäkt för detta. Klaganden underrättades därför om att han hade möjlighet att överklaga det berörda beslutet inom 60 dagar från mottagandet av skrivelsen av den 29 januari 2001, om han så önskade. TAO påpekade vidare att klaganden genom skrivelse av den 3 september 1999 och genom telefax av den 18 november 1999 ombads att inkomma med styrkande handlingar för att styrka de påstådda kostnaderna. Klaganden översände de begärda upplysningarna den 21 januari 2000. Efter en ny granskning av hela ärendet vidhöll kommissionen sitt ursprungliga beslut att endast 3 132 € av kostnaderna var vederbörligen understödda och därför berättigade till slutbetalning.

Den 31 januari 2001 skrev klaganden ytterligare en skrivelse till kommissionen där han betonade att institutionen inte tog hänsyn till det "tilläggsavtal 1" som TAO och klaganden kommit överens om. Genom en skrivelse av den 9 januari 1998, som svar på klagandens begäran av den 25 september 1997, instämde kommissionen i att "deltagarna inte kommer att bidra med 7 miljoner italienska lire i enlighet med ansökan. Organisationens medarbetare kommer att arbeta frivilligt för att hålla utgifterna på samma nivå som inkomsterna.”

Genom en skrivelse av den 23 februari 2001 underrättades klaganden om att institutionens ståndpunkt i frågan var oförändrad.

Den klagande ingav därför ett klagomål till ombudsmannen, i vilket han hävdade att kommissionens beslut att endast godta 3 132 euro och därför delvis återkräva det belopp som ursprungligen beviljats inte var motiverat eftersom föreningen hade agerat i enlighet med de regler som gällde för projektet.

I sitt yttrande förklarade kommissionen bakgrunden till ärendet och erinrade i princip om innehållet i skriftväxlingen med klaganden.

Kommissionen påpekade att klaganden trots flera begäranden endast tillhandahöll styrkande handlingar för 3 132 euro. Kommissionen beslutade därför att bevilja 1 519 euro, motsvarande 48,56 % av detta belopp, i enlighet med de fastställda reglerna för programmet Ungdom för Europa 1997.

Kommissionen betonade dessutom att det för närvarande inte finns någon anledning att ändra det ursprungliga beslutet. Kommissionen angav dock att om klaganden skulle tillhandahålla styrkande handlingar för de deklarerade utgifterna skulle den vara beredd att ompröva sin ståndpunkt.

I sina synpunkter vidhöll klaganden i princip sitt klagomål och underströk att hans sammanslutning till fullo har respekterat reglerna och att alla ändringar av det ursprungliga avtalet har godkänts av kontoret för tekniskt stöd. Tvärtom angav kommissionen inte tydligt vilka utgifter den inte anser vara motiverade och därför oacceptabla.

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att det var nödvändigt att granska vissa relevanta handlingar för att fortsätta sin undersökning. I en skrivelse av den 12 oktober 2001 begärde han därför att kommissionen skulle sända en kopia av den slutrapport som den klagande hade översänt den 5 augusti 1998 och av det "kompletterande avtal 1" som TAO och den klagande hade kommit överens om den 9 januari 1998. Ombudsmannen informerade klaganden om sitt agerande och gav klaganden möjlighet att själv skicka in dessa handlingar, om han så önskade. Kommissionen översände de begärda handlingarna den 29 november 2001.

Den 6 mars 2002 mottog ombudsmannen ytterligare handlingar från klaganden, vilka bestod av kopior av korrespondensen mellan föreningen och kommissionen samt vissa utdrag ur den slutrapport som skickades till institutionen den 5 augusti 1998. I följebrevet betonade klaganden återigen att kommissionens beslut att minska det bidrag som beviljats föreningen var orättvist. Föreningen hade lämnat alla tänkbara bevis för utgifterna. Det framgår emellertid att kommissionen inte beaktade att den höll med om att deltagarna inte skulle bidra med 7 miljoner lire och att organisationens medarbetare skulle arbeta frivilligt för att hålla utgifterna på samma nivå som inkomsterna. Detta belopp kunde därför inte styrkas med kvitterade fakturor eller räkenskapshandlingar. Den allmänna princip som fastställs i förordning (EG) nr 1685/2000 (1), enligt vilken värdet av obetalt frivilligt arbete fastställs med beaktande av den tid som ägnats åt detta arbete och det normala tim- och dagtraktamentet för det arbete som utförts, bör tillämpas i detta fall.

Beslutet

1.1 Föreningen "Agenda locale 21" deltog i programmet "Ungdom för Europa 1997", som lanserades av Europeiska kommissionen, och projektet var framgångsrikt. Kommissionen gick ursprungligen med på att bevilja föreningen 10000 euro, vilket motsvarar 48,56 % av den beräknade utgiften enligt förslaget. Efter utvärderingen av slutrapporten ansåg kommissionen dock att utgifterna var vederbörligen motiverade och endast uppgick till 3132 euro. Kommissionen skickade därför ett betalningskrav till föreningen.

Den klagande, som är föreningens ordförande, hävdade att kommissionens beslut att endast godta 3132 euro och därför delvis återkräva det belopp som ursprungligen beviljats inte var motiverat eftersom föreningen har agerat i enlighet med de regler som gäller för projektet.

1.2 Både kommissionen och klaganden vidhöll i sina yttranden och synpunkter sina ursprungliga ståndpunkter.

1.3 Klaganden hävdar att värdet av oavlönat frivilligt arbete som utförs av föreningsmedlemmar bör räknas som utgifter. Klaganden hävdar att detta belopp inte kan styrkas med kvitterade fakturor eller räkenskapshandlingar och att förordning (EG) nr 1685/2000 bör tillämpas. I förordning (EG) nr 1685/2000, som nämns av den klagande, föreskrivs faktiskt att obetalt volontärarbete ska vara stödberättigande utgifter. Ett villkor är dock att dess värde kan bedömas och granskas oberoende. Klaganden förefaller inte ha försett kommissionen med räkenskapshandlingar som gör det möjligt att göra en oberoende bedömning och revision av arbetet.

1.4 Detta ärende rör de skyldigheter som följer av ett avtal som ingåtts mellan kommissionen och klagandens sammanslutning.

1.5 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (2). Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

1.6 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall med nödvändighet är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

1.7 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

1.8 Det förefaller som om kommissionen i detta fall har lagt fram en sammanhängande och rimlig redogörelse för skälen till att den anser att den minskning av bidraget som ursprungligen planerades är motiverad.

Under dessa omständigheter förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska kommissionen Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) Kommissionens förordning (EG) nr 1685/2000 av den 28 juli 2000 om genomförandebestämmelser till rådets förordning (EG) nr 1260/1999 när det gäller stödberättigande utgifter för insatser som medfinansieras av strukturfonderna , EGT L 193, 29.7.2000, s. 39.

(2) Se årsrapporten för 1997, s. 22.