Bäste M.,

Den 28 februari 2001 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på Vestsjællands Amts vägnar om kommissionens påstådda underlåtenhet att besvara en begäran om tillgång till handlingar.

Den 14 mars 2001 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 12 juni 2001. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 9 juli 2001.

Den 13 juli 2001 kontaktade min rättstjänsteman med ansvar för ditt ärende din personal för att klargöra om åtgärder som vidtagits av dig i Danmark vid den tidpunkten skulle kunna vara till hjälp vid handläggningen av ditt klagomål till Europeiska ombudsmannen. Den 25 oktober 2001 informerade er personal slutligen min jurist om att ni föredrog att inte invänta resultaten av era handlingar i Danmark.

Den 4 december 2001 överlämnade jag ett förslag till rekommendation till Europeiska kommissionen. Den 7 mars 2002 lämnade kommissionen ett detaljerat yttrande om mitt förslag till rekommendation, som jag översände till er. Den 23 april 2002 inkom Ni med Ert svar. Den 14 maj 2002 kontaktade min juridiska handläggare med ansvar för ditt ärende dig för att få ytterligare information.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Utkastet till rekommendation

Efter en undersökning av klagomålet riktade ombudsmannen genom beslut av den 4 december 2001 följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga (1):

Fullständiga uppgifter om undersökningen finns i beslutet av den 4 december 2001, av vilket en kopia också översändes till klaganden.

KOMMISSIONENS YTTRANDE

Ombudsmannen informerade kommissionen om att den enligt artikel 3.6 i stadgan skulle avge ett detaljerat yttrande före den 31 mars 2002 och att det detaljerade yttrandet kunde bestå av ett godtagande av ombudsmannens förslag till rekommendation och en beskrivning av hur det har genomförts.

Den 7 mars 2002 översände kommissionen sitt detaljerade yttrande till ombudsmannen.

I sitt yttrande förklarade kommissionen att den var införstådd med Europeiska ombudsmannens förslag till rekommendation.

Ett av undantagen från bestämmelserna om allmänhetens tillgång till handlingar gäller revisionsrapporter. Det här är dokument av speciell karaktär och listan över personer till vilka de kan avslöjas är begränsad. Efter kontrollbesök skickar kommissionen sådana rapporter till förvaltningsmyndigheten i medlemsstaten, i detta fall den danska myndigheten Arbejdsmarkedsstyrelsen.

I en skrivelse av den 17 augusti 2001 begärde Arbejdsmarkedsstyrelsen kommissionens råd om klagandens tillgång till vissa handlingar.

Det framgår av kommissionens svar av den 10 oktober 2001 att den rekommenderade "Arbejdsmarkedsstyrelsen" att ge klagomålet tillgång bland annat till den del av kommissionens kontrollrapport som avser de projekt i klagandens län som redigerades 1995.

Klaganden borde vid det här laget ha fått den relevanta dokumentationen direkt från Arbejdsmarkedsstyrelsen.

Kommissionen bifogade de relevanta skrivelserna till sitt yttrande.

Kommissionens yttrande översändes till klaganden för synpunkter. Den 23 april 2002 informerade klaganden ombudsmannen om att kommissionens yttrande inte gav upphov till några ytterligare synpunkter från klaganden.

Den 14 maj 2002 ringde ombudsmannens personal klaganden för att fråga om resultatet av klagandens begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar. Klaganden uppgav att den hade mottagit de handlingar som den behövde från de danska myndigheterna och att den inte ville gå vidare med ärendet.

Beslutet

1 Den 4 december 2001 riktade ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i stadgan:

Kommissionen bör tillämpa sina regler om allmänhetens tillgång till handlingar för att besvara den klagandes begäran om tillgång till alla kommissionens handlingar i samband med kommissionens kontrollbesök den 8 och 9 november 1995 i den klagandes distrikt och ge den klagande tillgång till de berörda akterna, såvida inte ett eller flera av undantagen i dessa regler är tillämpliga.

2 Den 7 mars 2002 informerade kommissionen ombudsmannen om att den instämde i ombudsmannens yttrande. Klaganden hade emellertid också begärt handlingarna i fråga från de danska myndigheterna, som hade bett kommissionen om råd om begäran. Kommissionen behandlade därför ärendet genom sitt råd till de danska myndigheterna. Enligt kommissionen borde klaganden ha mottagit de begärda handlingarna från de danska myndigheterna.

3 Ombudsmannen kontaktade klaganden, som bekräftade att den hade mottagit de handlingar som den behövde och att den inte hade någon önskan att gå vidare med ärendet. De vidtagna åtgärderna förefaller tillfredsställande och ombudsmannen avslutar därför ärendet.

En kopia av detta beslut kommer också att skickas till Europeiska kommissionen.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15.