Bäste M.,

Den 19 februari 2001 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen i din egenskap av generalsekreterare för SI.GE.MA (Sindacato della gente di mare). Klagomålet gällde kommissionens beslut att minska den ekonomiska ersättning som ursprungligen godkänts till förmån för SI.GE.MA inom ramen för programmet ”Small Scale Coasta Fisheries Project 63”.

Den 29 mars 2001 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 7 juni 2001. Jag översände den till Er den 11 juni 2001 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, vilket Ni gjorde den 18 juni 2001. Den 11 december 2001 inkom Ni med ytterligare upplysningar.

Den 28 februari 2002 skrev jag till kommissionen för att föreslå en vänskaplig förlikning. Kommissionen skickade sitt svar till mig den 6 maj 2002 och jag vidarebefordrade det till er den 14 maj 2002. Den 15 maj 2002 översände ni era synpunkter på kommissionens svar.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna följande:

Den 1 oktober 1997 svarade SI.GE.MA på den anbudsinfordran som kommissionen hade inlett för att genomföra ett pilotprojekt till stöd för småskaligt kustfiske och kvinnliga familjemedlemmar i samhällen för småskaligt kustfiske (1). Den 31 mars 1998 informerade kommissionen SI.GE.MA om att dess förslag var framgångsrikt. Det ekonomiska bidraget från kommissionen skulle uppgå till högst 125 901 euro, vilket motsvarar 75 % av de totala stödberättigande kostnader som anges i det förslag som lagts fram för kommissionen.

Den 22 oktober 1998 informerade klaganden GD Fiske om att två av de 16 utsedda tekniska experterna av personliga skäl var tvungna att avslå utnämningen. De skulle ersättas av ytterligare 15 experter som skulle ge 200 av totalt 760 timmars lektioner, utan några återverkningar på kostnaderna för projektet.

Den 12 december 1998 översände SI.GE.MA interimsrapporten till kommissionen, som betalade ut det första förskottet i början av mars 1999.

Projektet avslutades i slutet av mars 1999 och slutrapporten skickades den 26 juli 1999, följt av ett tillägg den 26 augusti 1999.

Den 13 december 1999 underrättade kommissionen klaganden om att två företrädare för GD Fiske skulle genomföra en inspektion på plats i början av år 2000. Inspektionen genomfördes den 17-18 januari 2000.

Eftersom kommissionen den 6 mars 2000 ansåg att lönen för de 14 lärare som fick månadslön (935 euro per månad för 40 timmars lektioner vardera och för sex månader) var extremt hög, bad den klaganden att förklara hur den hade beräknats.

I en skrivelse av den 5 april 2000 påpekade klaganden att den vid beräkningen av lönen för de lärare som fick månadslön hade beaktat inte bara antalet timmar som varje lärare undervisade, utan även den tid som ägnats åt förberedande arbete, det vill säga totalt 538 timmar.

Den 31 maj 2000 informerade kommissionen klaganden om sina slutsatser efter slutrapporten och kontrollen på plats den 17-18 januari 2000. Kommissionen anförde följande:

" (...) När det gäller arbetskostnaden anser vi att den är extremt hög och vi kan inte acceptera den som sådan. De 14 lärarna med månadslön har endast gett lektioner i 40 timmar vardera under 6 månader, vilket ger en lön på 140,25 euro/timme. (...) Vi kan inte ta hänsyn till (...) att lärarnas arbete med månadslön bör betraktas som en helhet inklusive förberedelse och inte per timme eftersom det inte finns några dokument som visar hur många timmar som spenderats på förberedelsen.

(...)

Vi kommer att gå vidare med slutbetalningen på 6,643 euro inom 30 dagar, om du inte skickar oss någon ny information under denna tid."

I en skrivelse av den 20 juni 2000 underströk klaganden att det förberedande arbetet hade varit nödvändigt, nämligen för att utarbeta den didaktiska strategin och för att materialet skulle distribueras till alla deltagare.

Klaganden påpekade också att alla timmar som en enskild lärare arbetade var vederbörligen styrkta och motiverade, eftersom lärarna var tvungna att underteckna ett register. Ett sådant register visades för kommissionens inspektörer vid deras besök på plats den 17-18 januari 2000. Han underströk vidare att kommissionen inte reagerade inom 30 dagar från mottagandet av den slutrapport som överlämnades den 27 juli 1999, i enlighet med artikel 5.1 b i bilaga 3 till förklaringen.

Den 20 juli 2000 översände kommissionen ett kompromissförslag till klaganden om att avsluta ärendet. Den uppgav att den var beredd att betala 50 % av arbetstiden för förberedande arbete, dvs. 269 timmar till 62 euro/timme.

Klaganden godtog inte kommissionens förslag och eftersom det visade sig att det inte var möjligt att nå en lösning i ärendet ingav klaganden ett klagomål till ombudsmannen, i vilket han hävdade följande:

SI.GE.MA har respekterat de relevanta reglerna för projektet och följt innehållet i den förklaring som godkänts av kommissionen. Institutionen bör därför ompröva sitt beslut att minska det totala beloppet för det ekonomiska bidrag som godkänts till förmån för SI.GE.MA.

Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen för yttrande. I sitt yttrande tog kommissionen kortfattat upp följande punkter:

Enligt det budgetförslag som bifogats det förslag som lagts fram av SI.GE.MA och godkänts av kommissionen angavs arbetskraftskostnaderna för alla kategorier av experter månadsvis. För de 16 experterna planerades ett belopp på 935 euro/månad/expert under sex månader.

I mars 1999 bad kommissionen stödmottagaren att redogöra för beräkningsgrunden för experternas månadslön, som föreföll vara extremt hög. Klaganden lämnade dock ingen användbar information.

Vid den kontroll på plats den 17-18 januari 2000 som genomfördes av två företrädare för GD Fiske kunde klaganden inte heller förklara hur schablonbeloppet på 5 610 (935 euro x 6 månader) för var och en av de 14 experter som betalades månadsvis hade beräknats.

Kommissionen skickade därför ytterligare två skrivelser den 6 och den 23 mars 2000 till klaganden, som svarade den 20 juni 2000. Han förklarade att när han förutsåg lönen för de 14 experterna som betalades månadsvis tog han också hänsyn till den tid som ägnats åt förberedande arbete, vilket resulterade i 538 timmar.

På grundval av all den information som den klagande och de som kommissionen hade tillgång till försökte institutionen nå en kompromiss och föreslog att 50 % av det förberedande arbetet skulle betalas, dvs. 269 timmar med en timtaxa på 62 euro.

I sina synpunkter på kommissionens yttrande vidhöll klaganden i princip sitt ursprungliga klagomål.

Den 11 december 2001 översände klaganden ytterligare en handling till ombudsmannen som stöd för sitt klagomål. Detta dokument bestod av en kopia av det register som varje lärare fyllt i med datum, eget namn, underskrift, verksamhetsperiod och en kort beskrivning av den verksamhet som bedrivits inom ramen för det förberedande arbetet.

Ombudsmannens ansträngningar för att uppnå en vänskaplig lösning

Efter noggrant övervägande av yttrandet och iakttagelserna var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionen hade svarat på klagandens påstående på ett tillfredsställande sätt.

Ombudsmannen välkomnade kommissionens ansträngningar för att lösa fallet och dess förslag att betala 50 % av det förberedande arbetet, dvs. 269 timmar med en timtaxa på 62 euro. Han ansåg att detta visade att kommissionen hade godtagit principen att 14 lärare hade ägnat tid åt förberedande arbete. Det var dock oklart varför kommissionen inte var beredd att betala hela det belopp som ursprungligen godkänts, eftersom det verkade som om klaganden lade fram bevis för de 538 arbetstimmarna.

Ombudsmannen ansåg att kommissionens vägran att betala det totala antalet timmar som ägnats åt förberedande arbete skulle kunna utgöra ett administrativt missförhållande.

Den 28 februari 2002 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen. I sin skrivelse uppmanade ombudsmannen kommissionen att ompröva sin ståndpunkt genom att godta att även betala de återstående förberedande timmarna, dvs. 269 arbetstimmar.

I sitt svar av den 6 maj 2002 påpekade kommissionen att den stött på flera problem när det gäller kvaliteten på de uppgifter som lämnats av klaganden och svårigheterna att få tillgång till dem under hela förfarandet. Kommissionen underströk att dess mål från början har varit att tillämpa en sund ekonomisk förvaltning och att säkerställa skyddet av gemenskapens ekonomiska intressen.

Kommissionen påpekade dessutom att den redan hade lagt fram ett förslag för att lösa ärendet med klaganden. Den förklarade sig dock beredd att gå längre, i enlighet med ombudsmannens förslag, för att avsluta ärendet. Innan institutionen går vidare med en sådan föreslagen betalning kräver den en försäkran om att alla anställda i projektet har fått betalt.

Den 15 maj 2002 godtog klaganden kommissionens förslag. Han översände också vissa handlingar till ombudsmannen som han ansåg vara relevanta för att ge kommissionen de försäkringar som begärts och bad ombudsmannen att vidarebefordra dem till kommissionen. Ombudsmannen kommer att översända handlingarna med detta beslut till kommissionen.

Beslutet

1.1 SI.GE.MA, som klaganden är generalsekreterare för, svarade på den anbudsinfordran som kommissionen hade inlett för att genomföra ett pilotprojekt till stöd för småskaligt kustfiske och kvinnliga familjemedlemmar i samhällen för småskaligt kustfiske (2). Projektet var framgångsrikt och skulle beviljas med ett ekonomiskt bidrag från kommissionen på högst 125 901 euro, vilket motsvarar 75 % av de totala stödberättigande kostnaderna enligt det förslag som lagts fram för institutionen. Projektet genomfördes enligt tidsplanen och avslutades i slutet av mars 1999. Den 31 maj 2000 meddelade kommissionen klaganden sitt beslut att minska det ursprungligen planerade ekonomiska bidraget. De totala stödberättigande kostnaderna för projektet skulle uppgå till 141 789 euro, varav kommissionens andel uppgår till 75 %, vilket motsvarar 106 341 euro.

I sitt klagomål till ombudsmannen påpekade klaganden att SI.GE.MA har respekterat de relevanta reglerna för projektet och följt innehållet i förklaringen, såsom den godkänts av kommissionen. Han hävdade att institutionen därför borde ompröva sitt beslut att minska det totala beloppet för det ekonomiska bidrag som godkänts till förmån för SI.GE.MA.

1.2 I sitt yttrande betonade kommissionen att dess beslut att minska det ursprungliga planerade beloppet var fullständigt motiverat. Arbetskostnaderna för experterna föreföll vara extremt höga och klaganden kunde inte förklara hur schablonbeloppet på 5 610 euro (935 euro x 6 månader) för de 14 experter som betalades månadsvis hade beräknats.

1.3 På grundval av all den information som den klagande och de som kommissionen förfogar över har fått försökte institutionen nå en kompromiss och föreslog att 50 % av det förberedande arbetet skulle betalas, dvs. 269 timmar med en timtaxa på 62 euro.

1.4 Ombudsmannen välkomnade kommissionens ansträngningar för att lösa fallet och dess förslag att betala 50 % av det förberedande arbetet, dvs. 269 timmar med en timtaxa på 62 euro. Han ansåg att detta visade att kommissionen hade godtagit principen att 14 lärare hade ägnat tid åt förberedande arbete. Det var dock oklart varför kommissionen inte var beredd att betala hela det belopp som ursprungligen godkänts, eftersom det verkade som om klaganden lade fram bevis för de 538 arbetstimmarna.

Ombudsmannen ansåg att kommissionens vägran att betala det totala antalet timmar som ägnats åt förberedande arbete skulle kunna utgöra ett administrativt missförhållande.

1.5 Ombudsmannen lade därför fram ett förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen. Han uppmanade kommissionen att ompröva sin ståndpunkt genom att acceptera att även betala de återstående förberedande timmarna, dvs. 269 arbetstimmar.

1.6 Kommissionen har godtagit ombudsmannens förslag och klaganden uttryckte sin tillfredsställelse över resultatet av undersökningen.

På ombudsmannens initiativ verkar det som om Europeiska kommissionen och klaganden har kommit överens om en vänskaplig förlikning. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) EGT C 97, 216/09 och C 97, 216/10, 17.7.1997.

(2) EGT C 97, 216/09 och C 97, 216/10, 17.7.1997.