Bakgrund till klagomålet

1. I juli 2020 offentliggjorde Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK) ett meddelande om ledig tjänst för rekrytering av en handläggare till sekretariatet för gruppen Mångfald Europa (grupp III)^[1].

2. Klaganden ansökte om tjänsten och kallades till en intervju, som ägde rum i augusti 2020. Dagen efter intervjun skickade enhetschefen för grupp III:s sekretariat ett e-postmeddelande till klaganden med information om att hon var den bästa kandidaten och att ett beslut hade fattats om att erbjuda henne tjänsten. I e-postmeddelandet välkomnades klaganden till gruppen och informerades om att EESK:s direktorat för personalfrågor skulle kontakta henne för att ordna de administrativa aspekterna av hennes utnämning.

3. Därefter skrev klaganden till EESK vid flera tillfällen för att fråga om rekryteringsförfarandets status. I oktober 2020 fick hon ett svar där hon uppgav att det inte fanns någon ny information, men att EESK skulle informera henne när den väl fanns.

4. Den 26 oktober 2020 vände sig klaganden till ombudsmannen. Hon var bekymrad över att förseningen med att rekrytera henne berodde på oegentligheter i förfarandet.

Utredningen

5. Ombudsmannen inledde en undersökning och bad EESK att ge klaganden väsentlig information om nästa steg i rekryteringsförfarandet. Ombudsmannen bad därefter EESK om ytterligare information om rekryteringsförfarandet. Ombudsmannens undersökningsgrupp genomförde också en inspektion av handlingar och träffade relevant EESK-personal.

Argument som framförts till ombudsmannen

Från EESK:s sida

6. I juli 2020 tilldelades var och en av EESK:s tre grupper ytterligare en handläggartjänst enligt EESK:s organisationsplan. När en tjänst är tillgänglig är det respektive grupp som bestämmer arbetsbeskrivningen så att den passar deras behov och som inleder urvalsförfarandet.

7. Urvalsförfarandet i fråga ägde rum under ”förnyelsen” av EESK:s mandatperiod.^[2] Som en del av förnyelsen ersattes grupp III:s ordförande. Medan förnyelseprocessen och gruppens sammansättning pågick var EESK:s generalsekretariat tvunget att säkerställa driftskontinuitet, t.ex. i urvalsförfarandena.

8. Vid rekryteringar till grupperna består urvalskommittéerna vanligtvis av enhetschefen för gruppens sekretariat, en företrädare för gruppen (i de flesta fall gruppordföranden) och en företrädare från en annan sektion av EESK:s generalsekretariat (i de flesta fall från direktoratet för personalfrågor). För grupp III bestod urvalskommittén av gruppens avgående ordförande, enhetschefen för gruppens sekretariat och en företrädare för EESK:s direktorat för mänskliga resurser. Enligt EESK:s arbetsordning ^[3] rapporterar gruppsekretariatet och är ansvarigt inför gruppordföranden. Det är därför grupperna vanligtvis inkluderar gruppordföranden i urvalsförfarandena för sina sekretariat. Om ett urvalsförfarande äger rum under förnyelsen av EESK:s mandatperiod finns det dock ingen skyldighet för en avgående gruppordförande att involvera den tillträdande ordföranden.

9. I alla urvalsförfaranden, även för grupperna, är det EESK:s direktorat för mänskliga resurser som ska informera godkända sökande om att de har valts ut och bekräfta uppgifterna om deras utnämning. Det e‑mail som klaganden fick från enhetschefen vid gruppsekretariatet, där hon informerades om att hon var den bästa kandidaten, inte motsvarade standardförfarandet och inte utgjorde ett formellt erbjudande om anställning.

10.  Den avgående ordföranden för grupp III hade begärt att rekryteringen skulle slutföras så snart som möjligt. Den 18 augusti 2020 bad dock kandidaten till ordförandeskapet för grupp III EESK:s administration att avbryta urvalsförfarandet. Han begärde därefter en översyn av förfarandet. EESK genomförde en översyn där man konstaterade att förfarandet hade genomförts i full överensstämmelse med de tillämpliga bestämmelserna.

11. I november 2020 informerade EESK alla sökande om att urvalsförfarandet hade skjutits upp tills vidare. EESK bad om ursäkt och förklarade att grupp III, i samband med att en ny ordförande tillträdde, gjorde en ny bedömning av de särskilda behoven inom gruppens sekretariat.

12. I mars 2021 begärde ordföranden för grupp III att urvalsförfarandet i fråga skulle avslutas utan utnämning, eftersom ändringar i gruppens arbetsmetoder och en omfördelning av uppgifterna innebar att det inte längre var nödvändigt. I stället begärde han att ett nytt urvalsförfarande skulle inledas för att rekrytera en kommunikationsansvarig.

13. I april 2021 informerade EESK alla kandidater om att förfarandet hade avslutats utan utnämning. EESK bad om ursäkt för de olägenheter som uppstått.

Av den klagande

14. Klaganden uppgav att hon, efter att ha mottagit e-postmeddelandet från enhetschefen för grupp III:s sekretariat som erbjöd henne tjänsten, inte hade fått någon senare förklaring till varför rekryteringen försenades.

15. Klaganden anser att det inte fanns något giltigt argument för att förhindra att hon utnämndes till en tjänst som hon hade erbjudits efter ett urvalsförfarande som genomfördes i enlighet med EESK:s regler. Klaganden anser därför att hon har blivit orättvist behandlad.

Ombudsmannens bedömning

16. När denna undersökning inleddes hade EESK inte informerat klaganden om varför hennes rekrytering försenades. Under undersökningens gång informerade EESK klaganden först om att urvalsförfarandet hade avbrutits och därefter att det hade avslutats utan utnämning. De skäl som EESK har angett för detta anges ovan.

17. Eftersom den nya ordföranden hade olika åsikter om gruppens rekryteringsbehov hade EESK:s generalsekretariat inget annat val än att avsluta urvalsförfarandet utan utnämning. Även om detta otvivelaktigt försatte klaganden i en svår situation, utgör det inte ett administrativt missförhållande från EESK:s sida.

18.  Även om det i fast rättspraxis fastställs att ett anställningserbjudande endast är ett uttryck för en avsikt som inte ger upphov till några rättigheter ^[4], kan information till en sökande om att de kommer att anställas få potentiellt allvarliga konsekvenser för en enskild person, som kan fatta yrkesmässiga eller personliga beslut på grundval av sådan information. Det är därför mycket beklagligt att klaganden i förtid informerades om att hon skulle anställas innan den formella utnämningsprocessen inleddes.  Ombudsmannen kommer att lägga fram ett förslag till förbättringar för EESK när det gäller kommunikationen med de sökande i framtida urvalsförfaranden.

19. Ombudsmannen anser vidare att de frågor som uppkommit i detta fall var ett direkt resultat av genomförandet av ett urvalsförfarande för rekrytering till en grupp under förnyelseperioden för EESK:s mandatperiod. Ombudsmannen kommer att lägga fram ett förslag till förbättringar för EESK för att ta itu med detta.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europeiska ekonomiska och sociala kommittén har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén kommer att underrättas om detta beslut.

Förslag till förbättringar

- EESK bör se till att förfarandet för att informera godkända sökande i urvalsförfarandena är känt och följs av alla berörda parter vid generalsekretariatet och gruppsekretariaten.

- EESK bör reflektera över vad som hände i detta fall och vidta åtgärder för att undvika liknande situationer i framtida urvalsförfaranden som äger rum samtidigt som EESK:s mandatperiod förnyas. Den skulle till exempel kunna överväga att följa andra institutioners praxis och införa en regel som innebär att det inte är möjligt att anordna urvalsförfaranden för rekrytering till dess grupper, med undantag för mycket kortvariga kontraktstjänster, under en fastställd period före och efter förnyelsen.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 14 december 2021

[1] Det finns tre grupper inom EESK: Arbetsgivargruppen, Arbetstagargruppen och gruppen Mångfald Europa. Ytterligare information om gruppen Mångfald Europa:

https://www.eesc.europa.eu/en/members-groups/groups/diversity-europe-group. 

[2] EESK:s ledamöter utses för en mandatperiod på fem år. Den nuvarande mandatperioden inleddes i oktober 2020. https://www.eesc.europa.eu/en/about

Den 27 oktober 2020 inrättades grupp III formellt och gruppen utnämnde sin nya ordförande samma dag.

[3] Artikel 80: https://www.eesc.europa.eu/en/about/rules-procedure-and-code-conduct-members-eesc

[4] Se dom av den 10 juni 2020, AL/Europeiska kommissionen (T-83/19, EU:T:2020:254, punkt 74). Se även personaldomstolens dom (andra avdelningen) av den 14 december 2010, Thomas Bleser/domstolen (F‑25/07, EU:F:2010:163, punkterna 31–32).