Bäste Dr. S.,

Den 23 september 2000 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om hur kommissionen hanterade en anbudsinfordran.

Den 3 oktober 2000 översände jag klagomålet till kommissionen för yttrande.

Kommissionen avgav sitt yttrande om ditt klagomål den 1 december 2000. Jag översände kommissionens yttrande till Er den 7 december 2000 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om Ni så önskade. Den 15 december 2000 översände ni era synpunkter på kommissionens yttrande till mig.

Den 17 januari 2001 skrev jag till kommissionen för att få ytterligare upplysningar om ert klagomål. Kommissionen svarade den 20 februari 2001 och jag vidarebefordrade detta svar till er den 26 februari 2001 med en uppmaning att, om ni så önskade, inkomma med synpunkter senast den 31 mars 2001. Inga synpunkter mottogs av mig.

Jag skriver nu till er för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

I februari 2000 lämnade klaganden (en pensionerad tjänsteman vid Europaparlamentet) in ett förslag som svar på en anbudsinfordran som offentliggjorts av Europeiska kommissionens generaldirektorat för konkurrens och som gällde konsulttjänster avseende statligt stöd.

Kommissionen har inte skickat något mottagningsbevis. Efter det att klaganden vid flera tillfällen hade ringt för att begära upplysningar informerade kommissionen honom i en skrivelse av den 14 september 2000 om att anbudet hade annullerats "av förfarandemässiga skäl". Klaganden ansåg att detta var otillräckligt. Han ringde därför för att få mer specifika skäl för att annullera anbudet. Kommissionen lämnade dock inga ytterligare uppgifter.

Klagandens påståenden kan sammanfattas på följande sätt:

1. Kommissionen underlät att informera klaganden om de särskilda skälen till att anbudet annullerades.
2. Kommissionen borde ha informerat sökandena tidigare för att spara de sistnämnda kostnaderna och ansträngningarna.

Frågeställningen

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Kommissionen följde bestämmelserna i rådets direktiv 92/50/EEG av den 18 juni 1992 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av tjänster. I artikel 12.1 i detta direktiv föreskrivs bland annat följande: ”Den upphandlande myndigheten skall inom 15 dagar från mottagandet av en skriftlig begäran underrätta varje anbudssökande eller anbudsgivare vars anbud förkastats om skälen till att ansökan eller anbudet avvisats.” Ingen sådan begäran mottogs från klaganden. I sin skrivelse av den 14 september 2000 förklarade kommissionen dessutom att anbudet hade annullerats av förfarandemässiga skäl.

Den ansvariga avdelningen hade gjort allt som stod i dess makt för att så snart som möjligt informera deltagarna om anbudsinfordran. Den formella rapporten från CCAM (kommittén med ansvar för frågor som rör anbud) mottogs den 17 juli 2000. Efter den oväntade annulleringen av anbudet var den ansvariga avdelningen tvungen att först avgöra hur man skulle gå vidare. Med tanke på semesterperioden, den tid det tog att översätta informationsbreven och behovet av att konsultera andra avdelningar innan breven skickades ut den 14 september 2000 var en tidigare reaktion tyvärr inte möjlig.

I sina synpunkter påpekade klaganden att kommissionen inte hade förklarat de konkreta skäl som hade lett till att anbudet hade annullerats. Han undrade också om den ansvariga avdelningen vid kommissionen inte kunde ha insett dessa skäl i förväg och därmed sparat kostnader och insatser för alla deltagare.

Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen slutsatsen att han behövde ytterligare information för att kunna behandla klagomålet. Han bad därför kommissionen 1) att förklara de särskilda skäl som hade föranlett den att annullera det aktuella anbudet och 2) att förklara exakt när den hade beslutat att annullera anbudet.

I sitt svar förklarade kommissionen att anbudet hade dragits tillbaka efter det att CCAM hade avgett ett negativt yttrande och hävdade att inkonsekvenser hade konstaterats i de uppgifter som offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning om anbudsinfordran. Enligt CCAM kan dessa fel ha avskräckt potentiella sökande från att delta. CCAM hade även ifrågasatt de processuella skälen för att utesluta vissa av sökandena. Kommissionen påpekade att det först vid CCAM:s möte den 4 och 5 juli 2000 hade blivit uppenbart att dess förslag inte skulle godtas av CCAM. Kommissionen hade genom CCAM:s rapport formellt underrättats om att den mottagit rapporten den 17 juli 2000. Servicen hade då fått bestämma hur man skulle gå vidare.

Inga synpunkter på detta svar inkom från klaganden.

Beslutet

1.1 Klaganden lämnade in ett förslag som svar på en anbudsinfordran som offentliggjorts av kommissionen. Han informerades därefter av kommissionen om att detta anbud hade annullerats "av förfarandemässiga skäl". Klaganden hävdade att kommissionen inte hade informerat honom om de särskilda skälen till att dra tillbaka anbudet trots att han hade begärt detta.

1.2 Kommissionen hävdade i sitt yttrande att den inte hade mottagit någon skriftlig begäran i enlighet med artikel 12.1 i direktiv 92/50/EEG. Kommissionen påpekade också att den hade informerat klaganden om att anbudet hade annullerats av förfarandemässiga skäl.

1.3 Ombudsmannen var inte övertygad om att artikel 12.1 i direktiv 92/50/EEG är tillämplig i detta fall. Denna bestämmelse ger en anbudsgivare rätt att bli informerad om skälen till att hans anbud förkastats. Det omfattar inte uttryckligen fall där ett anbud annulleras. Kommissionen hade under alla omständigheter mottagit en sådan skriftlig begäran, eftersom det av det klagomål som ombudsmannen vidarebefordrade till kommissionen framgick att klaganden ville bli informerad om skälen till att anbudet annullerades.

1.4 Ombudsmannen ansåg också att kommissionens skrivelse av den 14 september 2000 inte innehöll tillräckligt exakta skäl för att annullera anbudet. Det är god administrativ praxis att informera personer som har svarat på en anbudsinfordran om skälen till att detta anbud slutligen annullerades. En allmän hänvisning till ”processuella grunder” kan inte anses vara tillräcklig i detta sammanhang, eftersom den inte gör det möjligt för anbudsgivaren att ange det specifika skälet till annulleringen.

1.5 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information förklarade kommissionen emellertid mer i detalj skälen till att den hade annullerat anbudet. Detta svar vidarebefordrades till klaganden, som inte lämnade några synpunkter.

1.6 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därmed har tillfredsställt den klagande med avseende på hans första påstående.

2.1 Klaganden hävdar att kommissionen borde ha informerat de personer som lämnade in förslag som svar på anbudsinfordran tidigare om att anbudet hade annullerats för att spara kostnader och insatser.

2.2 Kommissionen har gjort gällande att det var först vid CCAM:s möte (kommittén med ansvar för anbudsfrågor) den 4 och 5 juli 2000 som det blev uppenbart att dess förslag inte skulle godtas av CCAM. Kommissionen underrättades formellt genom CCAM:s rapport som den mottog den 17 juli 2000. Därefter var man tvungen att bestämma sig för hur man skulle gå vidare. Med tanke på semesterperioden, den tid det tog att översätta informationsbreven och behovet av att konsultera andra avdelningar innan breven skickades ut den 14 september 2000 var en tidigare reaktion tyvärr inte möjlig.

2.3 Ombudsmannen drar av kommissionens kommentarer slutsatsen att beslutet att annullera anbudet fattades den 17 juli 2000 eller senare. Även om det hade varit att föredra om kommissionen hade informerat anbudsgivarna snabbare, anser ombudsmannen, mot bakgrund av de argument som kommissionen har hänvisat till, att det inte förekom något onödigt dröjsmål i det aktuella fallet.

2.4 Mot bakgrund av ovanstående förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller det andra påståendet.

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det som om kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därigenom har tillmötesgått klaganden i fråga om hans första påstående och att det inte förefaller föreligga något administrativt missförhållande i fråga om det andra påståendet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman