Bäste V.,

Den 10 augusti 2000 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen angående en debetnota som utfärdats av kommissionen inom ramen för ett FORA-projekt (Forum for Opportunities in Rural Areas).

Den 31 augusti 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Europeiska kommissionen översände sitt yttrande den 22 november 2000 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Era synpunkter mottog jag den 26 januari 2001. Ni inkom med ytterligare skrivelser den 23 mars och den 12 april 2001. Den 26 juni 2001 bad jag kommissionen om ytterligare upplysningar. Jag mottog era kompletterande synpunkter den 25 oktober 2001.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden är verkställande direktör för föreningen AEIDL (European Association for Information on Local Development). År 1992 ingick AEIDL ett avtal med kommissionen inom ramen för FORA-projektet. AEIDL deltog som samordnande partner i ett konsortium. Avtalet löpte ut den 31 december 1994.

Enligt kontraktsbestämmelserna skulle revisioner av projektet kunna genomföras upp till två år efter det att kontraktet löpt ut. År 1997 beslutade Europeiska kommissionen att granska en av klagandens partner, Burie Onderzoek en Advies B.V. (nedan kallad Burie). AEIDL informerades aldrig om denna revision, som ägde rum mer än två år efter det att kontraktet hade löpt ut och vars resultat inte gjordes tillgängliga förrän i mars 1999. I november 1999 mottog AEIDL en debetnota från kommissionen för 17 823 00 € efter revisionen. Den klagande kontaktade kommissionen den 16 februari 2000 för att klaga på situationen. Han anförde även att Burie vägrade att betala AEIDL det belopp som skulle återkrävas och gjorde gällande att revisionen hade varit oriktig. Slutligen påpekade klaganden att han fruktade att Burie skulle organisera sin insolvens. Institutionen svarade inte och skickade den 27 juni 2000 endast ett betalningsföreläggande inom femton dagar.

Den 10 augusti 2000 ingav klaganden därför ett klagomål till Europeiska ombudsmannen och framförde följande påståenden:

Klaganden hävdade att debetnotan borde annulleras.

Frågeställningen

Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet var sammanfattningsvis följande:

När det gäller annulleringen av debetnotan anser kommissionen att Burie, i enlighet med de allmänna villkoren i avtalet, är en ”associerad uppdragstagare” till AEIDL med ansvar för att utföra arbete inom ramen för FORA-projektet. Eftersom det inte finns någon rättslig koppling mellan kommissionen och de associerade avtalsparterna är AEIDL ensamt ansvarigt för den skuld som den associerade avtalsparten är skyldig kommissionen. Kommissionen har därför inte för avsikt att annullera den klagandes debetnota och kommer att vidta rättsliga åtgärder för att återkräva den.

Klagandebolagets anmärkningar

Europeiska ombudsmannen vidarebefordrade Europeiska kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar uppgav klaganden följande:

Till följd av kommissionens underlåtenhet att informera AEIDL om granskningsförfarandet, att respektera förfarandets motsägelsefulla karaktär och rätten till försvar samt att besvara skrivelsen av den 16 februari 2000 vidhåller klaganden sitt yrkande om att debetnotan skall annulleras.

Den 12 april 2001 informerade klaganden ombudsmannen om att AEIDL den 27 mars 2001 hade mottagit en kopia av en skrivelse från kommissionen till den granskade partnern, i vilken OLAF (Europeiska byrån för bedrägeribekämpning) bekräftade att den inte hade upptäckt några bedrägerier i samband med Buries agerande. De belopp som konstaterats ha betalats ut för mycket för flera kontrakt var dock fortfarande giltiga. Kommissionen anmodade återigen AEIDL att betala debetnotan av den 23 november 1999. Ingen ytterligare information mottogs.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av Europeiska kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Ombudsmannen bad kommissionen att lämna ytterligare information om i) påståendet att klaganden aldrig hade informerats om resultatet av revisionen av Burie och därför inte hade någon möjlighet att försvara sig innan kommissionen upprättade debetnotan. ii) Påståendet att klaganden informerades om revisionen nästan fyra år efter det att avtalet hade slutförts, medan möjligheten att genomföra en revision uttryckligen begränsades till två år efter det att avtalet hade slutförts.

Kommissionen svarade att klaganden inte framförde några nya argument. Kommissionen vidhöll därför sin ståndpunkt och insisterade på att klaganden skulle betala. När det gäller led i upprepade kommissionen att rätten till försvar hade respekterats gentemot det granskade företaget. Dessutom skulle AEIDL inte ha haft rätt att ifrågasätta resultaten av revisionen. Av sekretesskäl informerades AEIDL inte om revisionen innan resultaten avslöjade oegentligheter. AEIDL informerades om slutsatserna av revisionen genom debetnotan, i vilken det angavs "Överbetalning efter revisionen av [Burie] den 5-6 februari 1997. Kostnad som rapporterats för perioden 1/12/92-31/12/94 Projekt /02012 FÖR A. Belopp som ska återkrävas 17 823 euro". AEIDL kunde ha kontaktat Burie för att få information om de faktiska resultaten av revisionen. När det gäller led ii inleddes revisionen inom den tidsfrist på två år som anges i artikel 39 i bilaga II till avtalet. Denna tidsfrist respekterades gentemot det företag som var föremål för revisionen, dvs. Burie. Det finns inga avtalsförpliktelser om hur lång tid det tar att slutföra revisionen och återkräva eventuella överbetalningar. Sammanfattningsvis informerade kommissionen ombudsmannen om att de regler som är tillämpliga på femte ramprogrammet, till följd av de svårigheter som uppstått till följd av ställningen som ”associerade uppdragstagare” som t.ex. uppstått i detta fall, föreskriver ”underställda uppdragstagare” som kommer att ha en direkt avtalsmässig koppling till kommissionen.

Klaganden invände mot att kommissionen i sin talan överlät alla rättigheter (information, kontradiktoriskt förfarande, försvar, dröjsmål med att inleda revisionen) till en icke-avtalsslutande part, medan den förnekade dessa rättigheter till kommissionens avtalspartner som var tvungen att bära konsekvenserna, nämligen AEIDL. Kommissionen har därigenom åsidosatt sina avtalsförpliktelser. Det faktum att kommissionen erkänner att ställningen som ”associerade uppdragstagare” skapade rättsliga och ekonomiska svårigheter borde dessutom ha uppmuntrat kommissionen att vara ännu mer uppmärksam på sina avtalsförpliktelser gentemot AEIDL. Mot bakgrund av detta vidhåller klaganden sitt krav på annullering av debetnotan.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att AEIDL hade ombetts att återbetala medel efter en revision som utförts hos en av dess partner (Burie), trots att AEIDL inte hade informerats om denna inspektion. I strid med kontraktsbestämmelserna hade revisionen dessutom genomförts mer än två år efter det att det finansierade kontraktet hade löpt ut och resultaten var inte tillgängliga förrän i mars 1999.

1.2 Kommissionen hävdade att revisionen hade genomförts inom de avtalsenliga tidsfristerna. AEIDL hade inte informerats om revisionen av sekretesskäl för att skydda Buries intressen.

1.3 Ombudsmannen noterar att enligt avtalet har partnerna samma skyldigheter när det gäller kommissionens finansiella kontroller som den huvudsakliga samordnande partnern, nämligen AEIDL. Bestämmelserna i artikel 39 (revision) i bilaga II till avtalet var således även tillämpliga på Burie. Revisionen inleddes i februari 1997, dvs. inom den tidsfrist på två år som anges i artikel 39. Vid en revision av Burie förefaller kommissionen därför ha handlat inom ramen för sin rättsliga behörighet och i enlighet med avtalsbestämmelserna.

1.4 Ombudsmannen anser dock att syftet med tidsfristen på två år för att utföra revisionen är att främja rättssäkerheten när det gäller skyldigheterna enligt avtalet. I förevarande fall är kommissionens enda avtalspart AEIDL. Kommissionen informerade inte AEIDL om revisionen inom den avtalsenliga tvåårsgränsen. Dessutom informerades AEIDL om denna revision först fyra år efter kommissionens slutbetalning. Under dessa omständigheter ansåg klaganden rimligen att avtalet hade slutförts till kommissionens belåtenhet och att kommissionen inte längre kunde ifrågasätta situationen.

1.5 Ombudsmannen anser därför att kommissionen, som en fråga om god förvaltning, borde ha agerat för att hitta en lämplig balans mellan AEIDL:s intresse av rättssäkerhet och Buries intresse av sekretess. Kommissionen kunde ha informerat AEIDL om att en revision skulle genomföras och på så sätt underrättat AEIDL om att dess skyldigheter enligt avtalet inte hade fullgjorts fullt ut, utan att gå in på detaljer som kunde ha skadat Buries kommersiella och ekonomiska intressen.

1.6 Ombudsmannen drar slutsatsen att kommissionens beslut att inte informera klaganden när den beslutade att genomföra en revision inte gjorde en korrekt avvägning mellan klagandens intresse av rättssäkerhet och det granskade företagets intresse av sekretess. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

2.1 Klaganden hävdade att kommissionen inte hade besvarat klagandens skrivelse av den 16 februari 2000. Kommissionen vägrade att inleda en diskussion med klaganden och skickade endast ett betalningsföreläggande.

2.2 Kommissionen beklagade att det inte hade skickats något mottagningsbevis. Kommissionens svar skickades den 27 juni 2000, efter det att alla ansvariga avdelningar hade kontrollerat ärendet.

2.3 Ombudsmannen noterar att AEIDL först skickades en kort debetnota den 25 november 1999 där man informerades om att 17 823 € måste återkrävas efter revisionen av Burie. Som svar på AEIDL:s skrivelse till kommissionen av den 16 februari 2000 riktades den 27 juni 2000 endast ett betalningsföreläggande till AEIDL, vilket bekräftade AEIDL:s ansvar för de överskjutande belopp som AEIDL hade betalat till sina partner. Skrivelsen av den 27 juni 2000 kan därför inte ses som ett svar på AEIDL:s skrivelse av den 16 februari 2000.

2.4 Av den aktuella bevisningen framgår att AEIDL varken fick något direkt svar på innehållet i de punkter som togs upp i dess skrivelse av den 16 februari 2000 eller avslöjade resultaten av revisionen. Kommissionen ansåg i stället att AEIDL borde ha kontaktat Burie för att få information om resultaten av revisionen.

2.5 Ombudsmannen anser att kommissionen klargjorde sin ståndpunkt i fråga om de punkter som AEIDL tog upp i sin skrivelse av den 16 februari 2000 under denna undersökning. Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

3.1 Klaganden hävdade att debetnotan för 17 823 00 € borde annulleras.

3.2 Kommissionen hävdade att AEIDL ensamt är ansvarigt för den skuld som dess associerade uppdragstagare är skyldig kommissionen, vägrade att annullera debetnotan och förklarade sin avsikt att driva in den på alla rättsliga sätt.

3.3 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det. Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

3.4 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

3.5 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad.

3.6 Frågan om huruvida kommissionen enligt avtal har rätt att kräva återbetalning från den klagande är därför omtvistad och skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om den relevanta nationella lagstiftningen. Det ankommer på den behöriga domstolen att avgöra om ombudsmannens konstaterande av administrativa missförhållanden bör ge kommissionen rätt att kräva hela eller delar av återbetalningen. Europeiska ombudsmannen påpekar också att kommissionen skulle kunna försöka lösa frågan genom överenskommelse med den klagande, mot bakgrund av ombudsmannens konstaterande av administrativa missförhållanden.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Eftersom denna aspekt av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna, är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN