Gäller ditt klagomål en EU-institution eller ett EU-organ?
- SV Svenska
Maskinöversättningar kan innehålla fel som riskerar att minska tydligheten och exaktheten. Ombudsmannen frånsäger sig allt ansvar för eventuella avvikelser. För den mest tillförlitliga informationen och rättssäkerheten hänvisas till källversionen i engelska via länken ovan.
För mer information, se vår språk- och översättningspolicy.
Beslut i ärende 309/2020/PB om Cedefops hantering av en begäran om allmänhetens tillgång till styrelsens protokoll
Beslut
Ärende 309/2020/PB - Undersökning inledd den Torsdag | 23 juli 2020 - Beslut den Fredag | 12 februari 2021 - Berörda institutioner Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning ( Uppnådd lösning ) - Land Grekland
Ärendet gällde Cedefops partiella utlämnande av protokoll från dess direktion.
Ombudsmannen konstaterade att Cedefop hade behandlat begäran omsorgsfullt och i den anda som krävdes för att ge största möjliga tillgång till handlingar som innehas av EU-förvaltningen.
Ombudsmannen uppmärksammade dock Cedefop på behovet av vissa smärre förbättringar, som Cedefop reagerade positivt på.
Ombudsmannen kunde därför avsluta ärendet.
Fakta och ombudsmannens förslag
1. Klaganden bad Cedefop [1] om kopior av protokollet från det utvidgade direktionssammanträdet den 27 och 28 juni 2019 och av protokollet från direktionssammanträdet den 8 mars 2019 [2].
2. Ombudsmannen noterade att Cedefop omsorgsfullt behandlade klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Den hanterade begäran i god tid. Den granskade tydligt dokumenten i sin helhet för att kontrollera vilka delar som eventuellt skulle kunna redigeras. Det tillämpade moderna redigeringsverktyg för att utföra arbetet. Den skapade en tabell för att beskriva och kommunicera sina redigeringsbeslut på ett strukturerat sätt. Den informerade proaktivt klaganden om att den slutliga versionen av protokollet skulle finnas tillgänglig på dess webbplats och rådde henne att regelbundet kontrollera den relevanta sidan.
3. Ombudsmannen drog dock slutsatsen att det var nödvändigt att föreslå vissa lösningar för att förbättra Cedefops hantering av frågan.
4. Cedefops beslut innehöll inga särskilda skäl till varför de redigerade delarna allvarligt skulle undergräva beslutsprocessen. Den tabell som Cedefop upprättade hänvisade endast till det relaterade undantaget [3]. Detta var inte helt förenligt med de principer som slagits fast i domstolens praxis, enligt vilken sådana beslut ska vara motiverade.
5. I detta avseende uppmärksammade ombudsmannen Cedefop på att det finns en mycket hög tröskel för att tillämpa undantaget för skada på beslutsprocessen. Undantaget kan normalt inte tillämpas enbart i syfte att undvika frågor eller kommentarer om ett visst ämne innan beslutsprocessen avslutas. Det finns inget automatiskt ”utrymme för eftertanke” i EU:s lagstiftning om tillgång till handlingar. Det måste finnas tvingande skäl (”allvarligt undergräva”) som är specifika för handlingarna och omständigheterna i fråga.
6. Ombudsmannen bad Cedefop att se över sitt svar i enlighet med detta.
7. När det gäller vissa personuppgifter som Cedefop hade maskerat i handlingarna noterade ombudsmannen att Cedefop gjorde rätt i att dra slutsatsen att en hög skyddsnivå kan och normalt måste tillämpas. Det är dock i allmänhet inte så att dataskyddsreglerna kräver att namnen på all personal eller alla anställda vid en EU-institution eller ett EU-organ ska maskeras. Europeiska kommissionen redigerar till exempel systematiskt endast namnen på personal upp till enhetschefsnivå, medan rollerna för högre tjänstemän naturligtvis anses innebära en viss grad av offentlig synlighet. I detta fall redigerade Cedefop namnen på en styrelseordförande och den då tillförordnade verkställande direktören.
8. Ombudsmannen bad Cedefop att se över sitt svar i enlighet med detta.
Cedefops svar och ombudsmannens bedömning
9. När det gäller förslaget att ange mer specifika skäl lämnade Cedefop denna kompletterande information: ” Diskussionerna rörde allmänna organisatoriska aspekter av Cedefops överklagandekommitté, inbegripet organisation, sammansättning och processer. Diskussionerna gällde inte specifika klagomålsärenden enligt artikel 90.2 som handlagts av överklagandekommittén. Frågan skulle inte avgöras vid de berörda mötena. Den detaljerade inspelningen av diskussionerna innehåller synpunkter från flera aktörer. Dessutom måste vissa faktiska frågor fortfarande undersökas.”
10. Ombudsmannen anser att ovanstående resonemang i det aktuella fallet uppfyller de relevanta normerna.
11. Cedefop gick också med på att upphäva redigeringarna av namnen på styrelsens ordförande och den då tillförordnade verkställande direktören. Cedefop genomförde således ombudsmannens förslag.
Slutsats
Ombudsmannen avslutar ärendet med följande slutsatser:
Utöver sin redan omsorgsfulla hantering av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar genomförde Cedefop ombudsmannens förslag om att ange mer specifika skäl till det partiella icke-utlämnandet och gick med på att lämna ut namnen på personer i ledande ställning.
Klaganden och Cedefop kommer att underrättas om detta beslut.
Tina Nilsson
Chef för enheten för ärendehantering
Strasbourg den 12 februari 2021
[1] Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning, https://www.cedefop.europa.eu/en
[2] Hon lämnade in sin ansökan i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj).
[3] Artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar.