Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden ansökte hos Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) om tjänsten som ”junior scientific officer” inom området entomologi/växtpatologi ^[1]. Efsa kallade inte honom till en anställningsintervju eftersom uttagningskommittén inte hade gett honom tillräckligt med poäng i hans ansökan. Uttagningskommittén gav mycket höga poäng för flera delar av ansökan, men inga för följande kompetenskriterium (erfarenhet/kompetens):

”ii. Utföra vetenskapliga bedömningar av växtskyddsrisker, såsom riskbedömning av råvaror, kategorisering av skadegörare, riskbedömning av skadegörare, riktlinjer för inventering av skadegörare eller framtidsanalys av nya växtskyddshot.”.

2. Klaganden bad Efsa att se över sin bedömning och hävdade att den innehöll en intern motsägelse. Efsa bekräftade sin bedömning, varefter klaganden vände sig till Europeiska ombudsmannen i juni 2019.

Utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning för att få en förklaring från Efsa till klagandens oro över att bedömningen av hans ansökan var inkonsekvent. Efsa skickade sitt svar som ombudsmannen vidarebefordrade till klaganden för synpunkter.

Efsas påstådda underlåtenhet att förklara resultatet av urvalsförfarandet

Argument som framförts till ombudsmannen

4. Klaganden ansåg sammanfattningsvis att Efsas uttagningskommitté logiskt sett borde ha dragit slutsatsen av hans övriga färdigheter och erfarenhet att han hade relevanta färdigheter för kriterium ii ovan. Klaganden hävdade att det är obegripligt att jag kunde ha 100 % erfarenhet av både entomologi och växtpatologi, 90 % genererade litteratur och statistik, 100 % skrev vetenskapliga rapporter och 0 % utförde de vetenskapliga riskbedömningar av växter som genererade samma rapporter och statistiska analyser baserade på min erfarenhet som klassificerats som 100 %. Det är helt enkelt inte meningsfullt.” De övriga kriterier som klaganden hänvisar till här var följande:

”i. Yrkeserfarenhet (fält-/laboratorie-/forskningserfarenhet) av entomologi eller växtpatologi (bakteriologi, mykologi, virologi eller nematologi) med anknytning till skadegörare på växter eller växtprodukter från jordbruk/landskap/skogsbruk.

[...]

iii. Generera, samla in och sammanställa bevis, t.ex. från litteratur eller statistiska databaser och utföra statistisk analys av data.

iv. Skriva och granska vetenskapliga dokument, t.ex. vetenskapliga rapporter, artiklar, yttranden och vägledande dokument.”

5. I sitt svar på denna undersökning uppgav Efsa att det arbete som utförs av EU-institutionernas och EU-organens uttagningskommittéer kännetecknas av sekretess. Detta har konsekvent bekräftats i rättspraxis. Det innebär till exempel att det finns betydande gränser för hur mycket information en EU-institution eller ett EU-organ kan lämna om de överläggningar som ligger till grund för uttagningskommitténs bedömning av enskilda platsansökningar. Det innebär också att information om bedömningen av andra sökande inte kan ges till sökande som bestrider bedömningen av sin egen ansökan.

6. Efsa ansåg dock att det var möjligt att lämna följande kompletterande uppgifter: Även om de fyra aktuella kriterierna i stort sett avser samma kompetensområden (det vill säga entomologi/växtpatologi), syftade vart och ett av dem till att identifiera olika typer av kompetens och yrkeserfarenhet som är relevanta för jobbet. Mer specifikt var syftet med kriterium ii att kontrollera om sökanden hade erfarenhet av att utföra vetenskapliga bedömningar av växtskyddsrisker, medan syftet med kriterium iv var att kontrollera om sökanden hade erfarenhet av att skriva och granska vetenskapliga dokument, inbegripet vetenskapliga rapporter, artiklar, yttranden och vägledande dokument. Bevis på kompetens för detta kriterium befriade inte en kandidat från skyldigheten att lämna tydliga och exakta uppgifter om hur han eller hon uppfyllde kriterium ii. Det faktum att klaganden – i egenskap av författare eller medförfattare – publicerade vetenskapliga manuskript och artiklar på området entomologi och växtpatologi kunde inte automatiskt bekräfta hans erfarenhet av att göra vetenskapliga hälsoriskbedömningar. Uttagningskommittén var därför tvungen att leta efter bevis som specifikt rörde kriterium ii. I de relevanta delarna av sin ansökan hänvisade klaganden till sin fortsatta yrkeserfarenhet och samförfattande av två publikationer och sitt pågående arbete med en tredje publikation. Han beskrev dock inte sitt deltagande i något av de utvalda riskbedömningsområdena, nämligen kategorisering av skadegörare, riskbedömning av skadegörare, riktlinjer för inventering av skadegörare, riskbedömning av råvaror, framtidsanalys för identifiering av nya växtskyddshot. Han angav inte heller sin exakta roll och sitt bidrag på vart och ett av de ovannämnda riskbedömningsområdena.

7. I sina synpunkter på Efsas svar uppgav klaganden att sökandena, när det gäller relevanta bevis på hans erfarenhet, inte hade ombetts att lämna in handlingar som sådana, utan endast uppgifter. Han hänvisade till ordalydelsen i ansökningsformuläret. Han uttryckte också återigen sin förbryllning över det faktum att han fick noll poäng enligt kriterium ii när han fick så höga poäng enligt andra relaterade kriterier. Som han såg det innebar detta att han kunde ha varit författare till de publikationer han listade, men utan att ha gjort det underliggande arbetet. Han hänvisade dessutom till andra delar av sin ansökan där han hänvisade till vad han ansåg vara relevant erfarenhet för de riskbedömningsområden som anges i kriterium ii.

Ombudsmannens bedömning

8. Rekryteringen av EU-personal kännetecknas i allmänhet av en hög grad av nödvändig formalism och stringens. Denna höga grad av formalism existerar inte för sin egen skull. Det är där för att maximera objektiviteten och opartiskheten i bedömningar. Det är till exempel av yttersta vikt att den berörda EU-institutionen eller det berörda EU-organet kan visa att alla sökande har behandlats lika. Om EU:s tribunal konstaterar oegentligheter i ett rekryteringsförfarande kan förfarandet behöva göras om, med allvarliga konsekvenser för de personer som rekryterats och som inte kan behålla sina tjänster.

9. Detta mål att säkerställa objektivitet och opartiskhet innebär relativt begränsade rättsliga skyldigheter även när det gäller att förklara beslut på detta område. Enligt EU:s rättspraxis ska ”motiveringsskyldigheten förenas med iakttagandet av sekretessen kring uttagningskommitténs arbete enligt artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna”. ”Iakttagandet av denna sekretess (...) utgör hinder både för att uttagningskommitténs enskilda ledamöters attityder röjs och för att uppgifter om individuella eller jämförande bedömningar av de sökande lämnas ut.” ”Med hänsyn till denna sekretess utgör överlämnandet av de poäng som erhållits i de olika delproven i ett uttagningsprov i princip en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut.” ^[2]

10. När det gäller den nivå och de bevis på utbildning och erfarenhet som krävs har EU inte ett enda harmoniserat system för vare sig utbildning eller erkännande av arbete. Det är mot denna bakgrund som EU:s institutioner och organ måste bedöma ansökningar från potentiellt 27 eller fler länder. Detta ökar behovet av konkreta och uttryckliga bevis på utbildning och erfarenhet, samt en tydlig beskrivning av varför och hur utbildningen och erfarenheten är relevant för en viss tjänst. Det minskar också möjligheten att dra slutsatsen att det finns sådan utbildning och erfarenhet, även från relaterade källor eller material.

11. I det aktuella förfarandet har Efsa redan från början i en detaljerad fotnot i meddelandet om ledig tjänst ^[3] med eftertryck betonat behovet av specifik bevisning. I ansökningsformuläret bad Efsa dessutom de sökande att lämna relevant information direkt och specifikt för varje specifikt kriterium.

12. Såsom Efsa har påpekat är det korrekt i sak att klaganden i de relevanta delarna av sin ansökan kortfattat hänvisade till att han, efter sin forskning, ”fortsatte att arbeta med”(...) ”(integrerat växtskydd)”. Han hänvisade sedan till sitt medförfattareskap till två publikationer och sitt pågående arbete med en tredje publikation. Efsas bedömning av klagandens erfarenhet kunde dock inte göras genom att dra slutsatser om erfarenhet och kompetens utifrån information om samförfattande av publikationer, oavsett hur relevant detta är. Den information som klaganden lämnade behövde vara mer specifik.

13. Mot bakgrund av detta, och med beaktande av det ovannämnda rättsliga och administrativa sammanhanget för rekrytering av personal till EU:s institutioner och organ, kan ombudsmannen inte konstatera att Efsa agerade med administrativa missförhållanden i detta fall.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Mot bakgrund av de uppgifter som lämnats i klagomålet i den relevanta delen av ansökningsformuläret för det aktuella rekryteringsförfarandet, och med beaktande av det rättsliga och administrativa sammanhanget för rekrytering av personal till EU:s institutioner och organ, kan ombudsmannen inte konstatera att Efsa agerade på ett administrativt missförhållande i detta fall.

Klaganden och Efsa kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 6 april 2020

[1] EFSA/4/2018/4, offentliggjord den 4 augusti 2018 (https://careers.efsa.europa.eu/jobs/junior-scientific-officer-entomology-plant-pathology-95)

[2] Se personaldomstolens dom av den 12 februari 2014, Asensi/Europeiska kommissionen, T-127/11, punkterna 92–92, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A62011FJ0127.

[3] ”[5] All yrkeserfarenhet som anges i ansökningsformuläret ska styrkas med bevis (originalkopior eller bestyrkta kopior av t.ex. avtal, lönebesked osv.). Yrkeserfarenhet ska beaktas från och med den dag då personen uppfyller minimikraven för anställning. För att din yrkeserfarenhet ska kunna beaktas måste den styrkas med relevanta handlingar som styrker ett faktiskt arbetsförhållande som definieras av följande faktorer: Verkligt och genuint arbete. på avlönad basis, som anställd (alla typer av avtal) eller tjänsteleverantör.  En viss period får endast räknas en gång (för att räknas som stödberättigande får de studie- eller yrkeserfarenhetsår som ska beaktas inte överlappa andra studie- eller yrkeserfarenheter). Yrkesverksamhet som utövas på deltid kommer att beräknas proportionellt på grundval av den certifierade procentandelen av arbetade heltidstimmar. Avlönade doktorer som förvärvats inom ett område som är relevant för arbetsbeskrivningen kan räknas som yrkeserfarenhet på upp till tre år. Avlönad praktik räknas som arbetslivserfarenhet. Innan avtalet undertecknas måste den eller de utvalda sökandena tillhandahålla originalversioner av handlingar som styrker den sökandes arbetslivserfarenhet.”