Bakgrund till klagomålet

1. Den 16–27 juni 2019 skickade klaganden 34 e-postmeddelanden till Europaparlamentet. Han begärde tillgång till handlingar i samband med Europaparlamentets ledamöters utlandsresor under valperioden 2014–2019. Dessa handlingar omfattade i) begäranden om enskilda resor och delegationsresor och talmannens godkännande av dessa, ii) bakgrundsdokumentationen för delegationen/ledamöterna, och iii) fakturering av resekostnader. Klagandens begäran omfattade 13 specifika utskottsresor samt alla enskilda ledamöters eller delegationers resor till 112 länder. I sina begäranden föreslog klaganden att parlamentet inledningsvis skulle kunna skicka honom en översikt med information om de personer som reser (parlamentsledamöter, delegationer eller utskott), om datum för begäran och godkännande och om utgifterna (uppdelade på transportkostnader, logi och diverse kostnader).

2. Klaganden hade redan tidigare begärt tillgång till ett stort antal liknande handlingar. i) I februari 2019 skickade han 17 e-postmeddelanden till parlamentet, var och en med en begäran om tillgång till handlingar som rör parlamentets delegationer eller undersökningsuppdrag. På grund av det mycket stora antalet dokument och sidor som skulle ses över gjorde parlamentet ansträngningar för att nå en överenskommelse med klaganden om att minska omfattningen av hans begäranden.^[1] Klaganden vägrade.^[2] ii) I mars 2019 begärde klaganden tillgång till alla begäranden om delegationsbesök, alla godkännanden från talmannen, närmare uppgifter om resorna och deltagarna. Han bad om handlingar om resor för alla utskott, ordförande, delegationer och organ i Europaparlamentet under valperioden 2014–2019 i länder utanför Europeiska unionen. På grund av det mycket stora antalet handlingar försökte parlamentet nå en överenskommelse med klaganden om att begränsa begäran till två tjänsteresor. Klaganden instämde dock inte i parlamentets förslag [3].

3. Den 28 juni 2019 informerade parlamentet klaganden om att det ansåg att alla hans e-postmeddelanden ingick i en enda begäran. Företaget uppgav vidare att det inte skulle behandla begäran eftersom det ansåg att den utgjorde missbruk i den mening som avses i artikel 14.3 i kodexen för god förvaltningssed ^[4] på grund av att e-postmeddelandena i) är repetitiva och ii) rör ett stort antal handlingar, varav vissa är mycket långa (mer än 200 sidor). När det gäller den upprepade karaktären hos klagandens begäran uppgav parlamentet att klaganden redan hade lämnat in begäranden om allmänhetens tillgång till vissa av de handlingar som han nu begärde i februari och mars 2019 och att parlamentet redan hade behandlat dessa begäranden.

4. Parlamentet informerade också den klagande om att det endast skulle behandla framtida begäranden från den klagande om de inte gav upphov till en alltför stor administrativ börda. Den klargjorde att klaganden var välkommen att begära tillgång till ett proportionellt antal handlingar som rör ett specifikt uppdrag.

5. Den 29 juni 2019 lämnade klaganden in bekräftande ansökningar avseende åtminstone de elva ansökningar om allmänhetens tillgång som är föremål för detta klagomål.

6. Eftersom klaganden inte hade fått något svar efter 15 arbetsdagar vände han sig till ombudsmannen den 22 juli 2019.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av Europaparlamentets vägran att behandla begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar som rör parlamentariska tjänsteresor till tredjeländer.

8. Under undersökningens gång samrådde ombudsmannen med Europaparlamentet om varför den ansåg att klagandens begäran var repetitiv och om varför den ansåg att det inte skulle vara möjligt att hantera begäran om tillgång. Parlamentet lämnade förklaringar som i huvudsak sammanfattade dess svar till klaganden av den 28 juni 2019.

Argument som framförts till ombudsmannen

9. Klaganden vill att Europaparlamentet ska behandla hans begäran och ge honom tillgång till alla begärda handlingar.

10. Han hävdade i sitt svar på Europaparlamentets vägran att behandla de begäranden som gjordes mellan den 16 och den 27 juni 2019 att det var rättsligt fel att ansluta sig till hans begäranden och betrakta dem som en enda begäran.

11. Han hävdade att förslaget i hans e-postmeddelanden om att parlamentet inledningsvis får skicka honom översikter med information om de personer som reser, om datum för begäran och godkännande och om utgifterna syftade till att minska den administrativa bördan.

12. Parlamentet ansåg att de e-postmeddelanden som skickades i omgångar mellan den 16 och den 27 juni 2019 var repetitiva. Parlamentet angav att deras tillämpningsområde delvis överlappade de ansökningar som lämnades in i februari och mars 2019. Dessutom var det tredje gången på några månader som klaganden hade begärt tillgång till en stor mängd handlingar med anknytning till parlamentets tjänsteresor. Enligt parlamentet visste klaganden, till följd av sina tidigare ansökningar om tillgång till handlingar, att ett enda bakgrundsdokument för tjänsteresor kunde omfatta hundratals sidor och att administrationen endast kunde bedöma ett begränsat antal sådana handlingar inom den tidsfrist som föreskrivs i förordning nr 1049/2001. Ändå vidgade han omfattningen av sina förfrågningar varje gång.

13. Parlamentet hävdade att behandling av e-postmeddelanden som skickats i omgångar mellan den 16 och den 27 juni 2019 inte skulle vara möjlig inom de tidsfrister som föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001 och skulle innebära en alltför stor administrativ börda. Den förklarade att bakgrundsdokumenten för tjänsteresor innehåller omkring 200 sidor och eventuellt kan omfattas av ett undantag från rätten till tillgång till handlingar. Parlamentet ansåg därför att det skulle behöva bedöma dem innan det fattade beslut om ett eventuellt utlämnande av dem. Parlamentet förklarade vidare att det för varje tjänsteresa vanligtvis finns ett stort antal underliggande fakturor som vanligtvis innehåller personuppgifter, vars utlämnande sannolikt kommer att begränsas på grund av behovet av att skydda personuppgifter. Kommissionen ansåg därför att även handläggningen av klagandens begäranden skulle ha utgjort en alltför stor administrativ börda.

Ombudsmannens bedömning

14. I EU:s regler om tillgång till handlingar anges att om en begäran om tillgång avser ”en mycket lång handling eller ett mycket stort antal handlingar får den berörda institutionen informellt samråda med sökanden i syfte att finna en rättvis lösning”^[5].

15. Enligt fast rättspraxis återspeglar denna rätt att söka en rättvis lösning ”möjligheten att, om än på ett särskilt begränsat sätt, ta hänsyn till behovet av att i förekommande fall förena sökandens intressen med intressena för god förvaltning”^[6]. En institution måste därför ”i särskilda fall, där en konkret och individuell prövning av handlingarna skulle medföra ett orimligt administrativt arbete, behålla rätten att göra en avvägning mellan allmänhetens intresse av att få tillgång till handlingarna och den arbetsbörda som detta medför, för att i dessa särskilda fall skydda intresset av god förvaltning.” ^[7] Således”får en institution i undantagsfall vägra att ge tillgång till vissa handlingar med motiveringen att arbetsbördan i samband med utlämnandet av dem skulle vara oproportionerlig [...].”^[8] Med andra ord får en institution undantagsvis vägra att ge tillgång till handlingar med motiveringen att behandlingen av en begäran skulle medföra en alltför stor administrativ börda.

16. Klaganden lämnade in ett antal begäranden om tillgång under en kort period. Ombudsmannen anser att det var rimligt att parlamentet betraktade hans begäran som en enda begäran avseende ett stort antal handlingar. I annat fall skulle sökande lätt kunna kringgå de regler som gäller när tillgång begärs till en mycket lång handling eller ett mycket stort antal handlingar, genom att dela upp sådana begäranden i flera mindre begäranden.

17. Mellan den 16 och den 27 juni 2019 begärde klaganden tillgång till olika handlingar om Europaparlamentsledamöternas tjänsteresor till 112 länder och om 13 specifika utskottsresor. Parlamentet har förklarat att varje bakgrundsdokumentation för varje uppdrag omfattar cirka 200 sidor. Parlamentet har dessutom angett att de handlingar som innehåller ersättning för resekostnader för varje tjänsteresa innehåller stora mängder räkningar som kan innehålla personuppgifter. Parlamentets avdelningar skulle behöva gå igenom alla sidor för att kontrollera om några undantag ^[9] är tillämpliga innan de beviljar tillgång till dessa handlingar. Kommissionen skulle därför behöva kontrollera ett mycket stort antal omfattande handlingar innan den beviljar den begärda allmänhetens tillgång. Ombudsmannen konstaterar att en sådan uppgift skulle kräva avsevärda resurser. Detta skulle vara oproportionerligt, särskilt eftersom en stor del av innehållet i handlingarna mycket väl kan vara personuppgifter som inte kan lämnas ut. Behandlingen av begäran skulle därför innebära en alltför stor administrativ börda för parlamentets avdelningar. Parlamentets vägran att behandla klagandens begäranden som skickats per e-post i omgångar mellan den 16 och den 27 juni 2019 utgör därför inte ett administrativt missförhållande.

18. Ombudsmannen noterar att parlamentet har föreslagit att klaganden skulle kunna lämna in en ny begäran om tillgång till ett proportionellt antal handlingar som rör en specifik tjänsteresa. Ombudsmannen anser att det är rimligt att parlamentet i undantagsfall söker rättvisa lösningar, som den föreslagna, för att på lämpligt sätt kunna hantera alla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar som det tar emot.

19. Slutligen noterar ombudsmannen att parlamentet enligt EU:s regler om tillgång till handlingar inte var skyldigt att samtycka till klagandens förslag att parlamentet inledningsvis skulle skapa en översikt över alla relevanta tjänsteresor. Ombudsmannen anser att det under omständigheterna i detta fall var rimligt för parlamentet att anse att detta inte skulle vara proportionerligt.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europaparlamentet har inte gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande.

Klaganden och Europaparlamentet kommer att informeras om detta beslut.

Fergal Ó Regan

Chef för utredningsavdelningen – enhet 2

Strasbourg den 28 november 2019

[1] Se artikel 6.3 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[2] Parlamentet beviljade slutligen tillgång till ett antal handlingar som omfattades av hans begäran.

[3] Parlamentet gav slutligen klaganden så mycket information som det rimligen kunde.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/3510

[5] Artikel 6.3 i förordning 1049/2001.

[6] Se förstainstansrättens domar av den 13 april 2005, VKI/kommissionen, T-2/03, punkt 101, och av den 10 september 2008, Williams/kommissionen, T-42/05, punkt 85f.

[7] VKI, punkt 102.

[8] Domstolens dom av den 2 oktober 2014, Strack/kommissionen, C-127/13 P, punkt 28.

[9] I enlighet med artikel 4 i förordning 1049/2001.