Kära R.,
Den 20 november 1998 skickade ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om att både uttagningskommittén i det allmänna uttagningsprovet COM/A/1049 hade vägrat att ge er detaljerad information om de rättelser som gjorts i era skriftliga prov, och att kommissionen hade vägrat att ge er en kopia av dem.
Den 2 december 1998 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 9 mars 1999, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om Ni så önskade. Den 20 april 1999 mottog jag Era synpunkter på kommissionens yttrande.
För att klargöra några av de synpunkter som institutionen framförde under undersökningen bad jag den 5 juli 1999 kommissionen om ytterligare upplysningar. Institutionen besvarade denna begäran genom en skrivelse av den 20 september 1999.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet COM/A/1049 för upprättande av en reservlista över handläggare inom sektorerna för ekonomisk förvaltning och revision.
Genom skrivelse av den 16 juli 1998 informerade uttagningskommitténs ordförande klaganden om att hans poäng för delproven b, c och d hade varit 14 748. Eftersom det begärda minimikravet var 15 informerades han om att de återstående tre delproven e, f och g inte skulle rättas. Klaganden skrev till uttagningskommittén och begärde att hans prov skulle omprövas med motiveringen att skillnaden mellan den poäng som erhållits och den lägsta poäng som krävs endast var 0,252 poäng. Han begärde också mer information om de kriterier som används av nämnden för dess utvärdering av proven, samt en kopia av hans egna märkta papper.
Den 20 oktober 1998 upplyste uttagningskommittén klaganden om att det inte förelåg någon diskrepans efter att ha jämfört de betyg som han erhållit med de rättelser som gjorts av utvärderarna. När det gäller klagandens begäran om att få tillgång till sina rättade prov avslog uttagningskommittén begäran med hänvisning till sekretessen i dess arbete.
Klaganden ingav därför ett klagomål till ombudsmannen , i vilket han hävdade följande:
(1) Enligt honom kontrollerade kommissionen endast överensstämmelsen mellan de betyg som utvärderarna hade gett och de betyg som han hade fått, i stället för att ompröva innehållet i hans prov.
(2) Kommissionen gav honom inte mer information om utvärderingskriterierna.
(3) Kommissionen har brutit mot uppförandekoden i bilagan till kommissionens beslut om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar (94/90/EKSG, EG, Euratom) genom att inte ge honom tillgång till sina rättade prov.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Europeiska kommissionens synpunkter på klagomålet är sammanfattningsvis följande:
När det gäller korrigeringarna i klagandens prov uppgav kommissionen att uttagningskommittén efter en manuell kontroll hade bekräftat att inget fel hade begåtts. Klaganden hade endast uppnått 14 748 poäng i testerna b, c och d. Eftersom han inte uppfyllde minimikraven uteslöts han från uttagningsprovet och informerades om resultaten genom en skrivelse från uttagningskommitténs ordförande. I punkt V.B i meddelandet om uttagningsprov anges följande: ”Förhandsurvalsproven a, b, c och d kommer att poängsättas först. Proven e, f och g poängsätts endast för de 100 sökande som har de bästa sammanlagda resultaten på delproven a, b, c och d. De måste ha uppnått ett minimikrav för godkänt.”
Kommissionen informerade klaganden om de poäng som erhållits i varje prov och hur de hade beräknats, samt om de utvärderingskriterier som uttagningskommittén följt. Den förklarade också i detalj det poängsystem som användes i de olika proven.
När det gäller det första urvalsprovet, som innehöll en rad flervalsfrågor som rörde de områden som uttagningsprovet omfattade, fick svaren betyget +1 om svaret var korrekt, ”0” om inget svar gavs eller om svaret ogiltigförklarades och – 0,333 om svaret var felaktigt.
När det gäller det andra, tredje och fjärde urvalsprovet fick , svar 0,333, 0,357 respektive 0,143 för rätt svar. - 0,111, - 0,119 och - 0,048 för ett felaktigt svar, och "0" om inget svar eller svar ogiltigförklaras.
Mot bakgrund av dessa kriterier sammanfattade institutionen de olika poäng som klaganden erhållit i sina prov, på grundval av hans korrekta och felaktiga svar, samt frågorna utan svar eller de som ogiltigförklarats.
När det gäller institutionens vägran att ge tillgång till de godkända proven upprepade kommissionen sin ståndpunkt och motiverade vägran med att uttagningskommitténs arbete var konfidentiellt i enlighet med artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna.
Klagandens synpunkter
Ombudsmannen vidarebefordrade kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter.
När det gäller begäran om omprövning av hans prov underströk klaganden att uttagningskommittén endast hade kontrollerat överensstämmelsen mellan de betyg som utvärderarna hade gett och de betyg som han hade underrättats om, i stället för att göra en ny rättelse av hans prov.
När det gäller begäran om att få information om de utvärderingskriterier som uttagningskommittén använt vid korrigeringen av proven välkomnade klaganden kommissionens förklaringar. Han tillade dock att de poäng som uttagningskommittén gav för rätt, fel och ogiltigförklarade/inga svar inte överensstämde med de uppgifter som de sökande hade fått under proven. Till stöd för detta påstående hänvisade klaganden till "Guide to candidates" som delades ut dagen för tentamen.
Före varje prov fick de sökande en broschyr med praktisk information (hänvisning till uttagningsprovet, Provens innehåll, tidsåtgång, poängsystem för svaren) och relevanta frågor. På försättsbladet till varje broschyr angavs poängsystemet för varje typ av svar: +1 för rätt svar, - 0,333 för fel svar och "0" för inget svar eller ett avbrutet svar. Värdet på varje typ av svar föreföll då stå i strid med de uppgifter som kommissionen lämnat i sitt yttrande.
Klaganden bestred också kommissionens ståndpunkt när det gäller vägran att ge honom tillgång till sina egna märkta handlingar på grund av sekretessen i uttagningskommitténs arbete. Han höll med kommissionen om att uttagningskommitténs arbete skulle betraktas som hemligt under korrigeringarna i syfte att garantera dess oberoende och objektivitet i dess arbete. När korrigeringarna väl har gjorts bör det däremot inte finnas någon anledning att vägra de sökande tillgång till sina egna markerade handlingar.
Klaganden hävdade att kommissionen inte hade säkerställt den nödvändiga insynen i sitt rekryteringsförfarande, i strid med uppförandekoden för allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar. Han anser att det markerade dokumentet från en sökande i ett allmänt uttagningsprov inte omfattas av något av de undantag som föreskrivs i kodexens allmänna princip om "största möjliga tillgång till handlingar som innehas av kommissionen".
Slutligen betonade klaganden också att det i uttagningskommitténs skrivelse, där den nekade tillgång till en kopia av hans rättade prov, inte nämndes några möjligheter att överklaga uttagningskommitténs negativa beslut. I kodexen anges dock uttryckligen att ett kommissionsbeslut om att vägra tillgång till vissa handlingar ”måste ange vilka möjligheter till prövning som finns, dvs. rättsliga förfaranden och klagomål till ombudsmannen [...]”.

Ytterligare undersökningar

Ombudsmannen begärde genom en skrivelse av den 5 juli 1999 att kommissionen skulle avge ett andra yttrande om klagomålet. Syftet med denna skrivelse var att ge Europeiska kommissionen möjlighet att kommentera klagandens klagomål om att beslutet att vägra honom tillgång till hans märkta papper inte hänvisade till tillgängliga rättsmedel, i strid med uppförandekoden i bilagan till beslutet om allmänhetens tillgång. Ombudsmannen bad också kommissionen att yttra sig över den påstådda diskrepansen mellan de kriterier som uttagningskommittén följt för att rätta proven och de uppgifter som lämnats till de sökande under provet.
När det gäller den första punkten svarade kommissionen helt enkelt att sökande som deltar i ett allmänt uttagningsprov har rätt att, i likhet med alla unionsmedborgare, klaga hos ombudsmannen eller de rättsliga myndigheterna mot beslutet att vägra dem tillgång till vissa handlingar.
När det gäller uttagningskommitténs kriterier för korrigering av proven svarade institutionen att eftersom korrigeringen hade gjorts av en optisk läsare var klagandens klagomål på denna punkt inte motiverat.
Slutligen vidhöll kommissionen sin ursprungliga ståndpunkt när det gäller tillgången till de markerade provhandlingarna.

Beslutet

1 Omprövning av klagandens prov
1.1 Klaganden bad uttagningskommittén att ompröva hans prov eftersom det hade funnits en mindre skillnad mellan den tröskel som krävdes för att klara de första proven och den poäng han hade fått.
1.2 Kommissionen uppgav i sitt yttrande att som svar på denna begäran hade en andra manuell kontroll av klagandens prov genomförts. Resultaten av denna andra bedömning visade att det inte hade förekommit något fel vid fastställandet av de märken som tillskrevs klaganden.
1.3 I enlighet med gemenskapens rättspraxis har uttagningskommittén vid bedömningen av provresultaten ett utrymme för skönsmässig bedömning som endast kan kontrolleras för att fastställa om uttagningskommittén har gjort sig skyldig till ett uppenbart fel eller maktmissbruk eller om uttagningskommittén uppenbart har överskridit gränserna för sitt utrymme för skönsmässig bedömning (1).
Mot bakgrund av den information som lämnats av klaganden har ombudsmannen inte funnit några bevis som skulle kunna ifrågasätta uttagningskommitténs domar. Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att uttagningskommittén agerade inom ramen för sin rättsliga behörighet. Det förefaller inte föreligga något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.
2 Kriterier som uttagningskommittén använder vid urvalet av sökande
2.1 Som svar på klagandens begäran redogjorde kommissionen i sitt yttrande för de kriterier som uttagningskommittén använder vid utvärderingen av proven. Dessa kriterier hänvisade i allmänhet till de poängsättningsmetoder som tillämpades på varje typ av svar (rätt/fel svar, inget svar/annullerat) i varje test.
2.2 Efter att ha jämfört dessa värden med det poängsystem som avses i den broschyr som delades ut till alla sökande under uttagningsprovet ("Vägledning för sökande") konstaterade klaganden att båda kriterierna inte överensstämde.
2.3 På försättsbladet till denna broschyr angavs att poängsystemet i de fyra proven skulle vara följande: +1 vid rätt svar, "0" vid uteblivet svar eller avbrutet svar och -0,333 vid fel svar.
Kommissionen beskrev däremot i sitt yttrande ett annat poängsystem för vart och ett av proven. Det visade sig att endast för de första testerna hade svaren betygsatts +1 vid rätt svar, "0" vid inget svar eller avbrutet svar och - 0,333 vid fel svar. När det gäller det andra, tredje och fjärde urvalsprovet hade svaren fått betyget 0,333, 0,357 och 0,143 för rätt svar. - 0,111, - 0,119 och - 0,048 för felaktiga svar och "0" vid uteblivet svar eller avbrutet svar.
2.4 Den viktigaste uppgiften för den handledning som delas ut till de sökande under ett uttagningsprov är att ge de sökande korrekt information om provens innehåll och poäng. Mot bakgrund av dessa uppgifter kan de sökande i förväg besluta hur de olika proven ska hanteras och om de ska svara på enskilda frågor eller inte.
2.5 Principerna för god förvaltning kräver att den information som institutionen tillhandahåller medborgarna är tydlig och korrekt.
Så var inte fallet med den handledning som delades ut till de sökande innan det allmänna uttagningsprovet COM/A/1049 inleddes, eftersom uppgifterna om poängsättningen av proven i handledningen inte överensstämde med de kriterier som uttagningskommittén använde vid poängsättningen av de första urvalsproven. Kandidaterna kan ha blivit förvirrade av den information som de fick före tentamen om det verkliga värdet som ska tillskrivas varje svar på provet.
2.6 För att bättre klargöra denna aspekt av ärendet begärde ombudsmannen ett ytterligare yttrande från kommissionen. I sitt svar nämnde institutionen endast att eftersom korrigeringen hade gjorts av en optisk läsare var klagandens påstående inte motiverat. Ombudsmannen anser därför att kommissionen inte hade besvarat den fråga som klaganden hade tagit upp på ett korrekt sätt.
Såväl kommissionens underlåtenhet att ge de sökande klara och otvetydiga uppgifter om provens innehåll och poäng som den omständigheten att institutionen inte gav ett exakt svar på de frågor som klaganden tog upp i sitt klagomål utgör således ett administrativt missförhållande.
3 Tillgång till klagandens provhandlingar 3.1
Ett av klagandens påståenden gällde uttagningskommitténs vägran att ge honom tillgång till en märkt kopia av hans prov.
3.2 Den väsentliga frågan om tillgång till rättade prov har varit föremål för en undersökning på eget initiativ som inletts av Europeiska ombudsmannen om den sekretess som ingår i kommissionens rekryteringsförfaranden (initiativ 1004/97/PD) (2). Till följd av denna undersökning utarbetade ombudsmannen en särskild rapport i frågan som överlämnades till Europaparlamentet den 18 oktober 1999 och av vilken en kopia bifogas detta beslut.
Ombudsmannen anser därför att det inte är nödvändigt att fortsätta undersökningen av denna aspekt av ärendet. Ombudsmannen kommer att informera den klagande om resultatet av detta förfarande.
4 Påstådd överträdelse av uppförandekoden om allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar
4.1 Klaganden hävdade att beslutet att vägra honom tillgång till hans märkta handlingar inte hänvisade till tillgängliga rättsmedel, nämligen rättsliga förfaranden och klagomål till Europeiska ombudsmannen, såsom anges i avsnittet om behandling av bekräftande ansökan i kommissionens beslut 94/90.
4.2 Till en början ingick inte detta påstående i det ursprungliga klagomålet, utan framfördes i klagandens synpunkter av den 20 april 1999. Vidare är det kopplat till rätten att få tillgång till tentamenshandlingarna eller inte, som fortfarande är under utredning (se punkt 3 i beslutet).
Ombudsmannen anser därför att det inte är nödvändigt att behandla denna aspekt av ärendet i denna tävling.
5 Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av den första aspekten av detta klagomål anser ombudsmannen att det är nödvändigt att göra följande kritiska anmärkningar:

Principerna för god förvaltning kräver att den information som förvaltningen tillhandahåller medborgarna är tydlig och korrekt. Detta gäller i ännu högre grad information som sprids inom ramen för ett allmänt uttagningsprov, vilket för många medborgare kan vara deras första möte med gemenskapsförvaltningen.

Så var inte fallet med den handledning som delades ut till de sökande innan det allmänna uttagningsprovet COM/A/1049 inleddes, eftersom uppgifterna om poängsättningen av proven i handledningen inte överensstämde med de kriterier som uttagningskommittén använde vid poängsättningen av de första urvalsproven. Kandidaterna kan ha blivit förvirrade av den information som de fick före tentamen om det verkliga värdet som ska tillskrivas varje svar på provet.

För att bättre klargöra denna aspekt av ärendet begärde ombudsmannen ett ytterligare yttrande från kommissionen. I sitt svar nämnde institutionen endast att eftersom korrigeringen hade gjorts av en optisk läsare var klagandens påstående inte motiverat. Ombudsmannen anser därför att kommissionen inte hade besvarat den fråga som klaganden hade tagit upp på ett korrekt sätt.

Såväl kommissionens underlåtenhet att ge de sökande klara och otvetydiga uppgifter om provens innehåll och poäng som den omständigheten att institutionen inte gav ett exakt svar på de frågor som klaganden tog upp i sitt klagomål utgör således ett administrativt missförhållande.

Med tanke på att dessa aspekter av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.

YTTERLIGARE ÅTERSTÄLLNINGAR

I sitt andra yttrande av den 20 september 1999 om klagandens synpunkter av den 20 april 1999 avstod kommissionen från att ta upp klagandens synpunkter och den exakta fråga som ombudsmannen ställde till institutionen i sin skrivelse av den 5 juli 1999.
Som jag har angett i beslutet är detta ett fall av administrativt missförhållande. Dessutom vill jag understryka att om denna fruktlösa inställning blir en allmän regel i den nyinrättade kommissionens arbete, kommer den snabbt att förstöra resultaten av ett fruktbart och konstruktivt samarbete i vår hantering av klagomål och omöjliggöra ombudsmannens uppgift att förbättra förbindelserna mellan de europeiska medborgarna och gemenskapens institutioner och organ.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman

---

(1) Se mål T-46/93, Fotini Michäel-Chiou mot kommissionen, REG 1994, s. I-A-0297; punkt 48, mål 40/86, Georges Kolivas mot kommissionen, REG 1987, s. 2643; punkt 11.

(2) Som ett resultat av den undersökning som inletts i denna fråga rekommenderade ombudsmannen att kommissionen på begäran skulle ge sökande tillgång till sina egna märkta handlingar.