Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden är ett portugisiskt företag. Den deltog i en anbudsinfordran som anordnades av EU:s delegation i Gabon (nedan kallad delegationen) för att tillhandahålla konsulttjänster om sårbarhet för klimatförändringar [1].

2. Delegationen avvisade klagandens anbud eftersom en av dess viktigaste experter inte hade tio års yrkeserfarenhet på ett relevant område. Klaganden bestred beslutet, men delegationen bekräftade det. Klaganden vände sig sedan till kommissionen, som också bekräftade delegationens beslut.

3. Klaganden var missnöjd med kommissionens svar och vände sig till ombudsmannen den 27 december 2017.

Utredningen

4. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om att kommissionen felaktigt avvisade klagandens anbud.

5. Under undersökningens gång tittade ombudsmannen på korrespondensen mellan klaganden, delegationen och kommissionen. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade också företrädare för kommissionen. Klaganden yttrade sig över rapporten från detta möte.

Argument som framförts till ombudsmannen

6. Klaganden förklarade att huvudexperten endast nämnde den mest relevanta arbetslivserfarenheten i sitt CV eftersom den var begränsad till tre sidor [2]. Därför skickade klaganden också en referensskrivelse med uppgifter om expertens ytterligare arbetslivserfarenhet. Delegationen tog dock inte hänsyn till denna ytterligare arbetslivserfarenhet. Klaganden noterade att det varken i de tillämpliga reglerna (Practical Guide to Financial and Contractual Procedures, PRAG)[3] eller i instruktionerna till anbudsgivarna [4] finns något som tyder på att utvärderingskommittén enbart tittar på uppgifterna i meritförteckningen.

7. Klaganden anser att delegationen, om den hyste tvivel om den ytterligare arbetslivserfarenheten, borde ha begärt förtydliganden i stället för att avvisa sitt anbud. Slutligen hänvisade klaganden till ett uttalande från kommissionen om att intyg som styrker anställning (t.ex. den ovannämnda referensskrivelsen) inte bör vara äldre än ett år räknat från dagen för inlämnandet. Den påpekade att detta krav [5] endast gäller företagsdeklarationer och inte intyg som styrker anställning.

8. Kommissionen uppgav att meritförteckningen är en del av en anbudsgivares tekniska anbud, att delegationen endast kunde beakta arbetslivserfarenhet som nämns i meritförteckningen och att styrkande handlingar inte kan tjäna som bevis på arbetslivserfarenhet som inte nämns i meritförteckningen.

9. Utvärderingskommittén kan begära ytterligare information eller förtydliganden om styrkande handlingar om sådan information eller sådana förtydliganden inte väsentligt ändrar förslaget [6]. Information om ytterligare arbetslivserfarenhet som inte nämns i meritförteckningen skulle dock ändra den inlämnade meritförteckningen och därmed själva förslaget. Detta skulle strida mot principerna om öppenhet och likabehandling av anbudsgivare, som måste tillämpas strikt. Klaganden medgav att experten inte lämnade in någon fullständig meritförteckning, utan endast valde den mest relevanta arbetslivserfarenheten. Enligt kommissionen kände klaganden till de tillämpliga reglerna, eftersom den tidigare hade undertecknat flera avtal med kommissionen.

10. Under ombudsmannens undersökning såg kommissionen över sin ståndpunkt om det aktuella ettårskravet och höll med om att det inte var tillämpligt på intyg som styrker anställning. Denna fråga hade dock ingen betydelse för avslaget på klagandens anbud.

Ombudsmannens bedömning

11. Huvudfrågan är huruvida styrkande handlingar som styrker yrkeserfarenhet som inte nämns i en meritförteckning ingår i det tekniska anbudet i ett anbud. Det är riktigt, såsom klaganden har påpekat, att det inte finns någon uttrycklig regel som anger att endast uppgifter som ingår i de viktigaste experternas meritförteckning kommer att beaktas.

12. På grundval av de tillämpliga reglerna [7] och de handlingar som lämnats till anbudsgivarna [8] instämmer ombudsmannen dock i kommissionens ståndpunkt att endast den arbetslivserfarenhet som anges i meritförteckningen och de styrkande handlingar som är kopplade till denna arbetslivserfarenhet kan beaktas vid bedömningen av ett anbud. Ombudsmannen anser att den information som anbudsgivarna hade tillgång till var tillräckligt tydlig för att de skulle kunna dra denna slutsats.

13. Ombudsmannen håller också med kommissionen om att en begäran om förtydligande om ytterligare erfarenhet som inte nämns i meritförteckningen skulle ha ändrat klagandens anbud. I de tillämpliga reglerna anges tydligt att ett anbud avvisas som otillåtligt om de viktigaste experterna inte uppfyller minimikraven [9]. Utvärderingskommittén kan kontakta anbudsgivare vars anbud behöver förtydligas, men den kan inte begära förtydliganden som skulle korrigera eller komplettera ett i övrigt ofullständigt anbud. Såsom kommissionen har påpekat skulle detta strida inte bara mot principen om öppenhet, utan särskilt mot principen om likabehandling av anbudsgivare. Det är också viktigt att komma ihåg att ansvaret för att lämna in ett fullständigt anbud ligger hos anbudsgivarna. De kan också begära förtydliganden från kommissionen innan de lämnar in sina anbud.

14. Ombudsmannen anser därför att delegationen och kommissionen agerade i enlighet med tillämpliga regler och att beslutet att förkasta klagandens anbud var korrekt. Kommissionen klargjorde också att ettårskravet inte gäller intyg som styrker anställning.

15. Ombudsmannen konstaterar således att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i detta fall.

16. För att undvika liknande problem i framtiden bör kommissionen dock införa en uttrycklig bestämmelse i anbudshandlingarna om att endast uppgifter som ingår i nyckelexperternas meritförteckning kommer att beaktas. Ombudsmannen kommer därför att lägga fram ett förslag till förbättring nedan.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europeiska kommissionen har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Kommissionen bör införa en uttrycklig bestämmelse i de handlingar som är tillgängliga för sökande som deltar i anbudsinfordringar om att endast arbetslivserfarenhet som nämns i en meritförteckning kommer att beaktas vid utvärderingen av anbuden.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 19 december 2018

[1] Anbudsförfarande EuropeAid /138507/DH/SER/ST ”Långsiktigt tekniskt stöd för att minska klimatsårbarheten i São Tomé och Príncipe”.

[2] Enligt instruktionerna till anbudsgivarna.

[3] Den praktiska handledningen för finansiella förfaranden och kontraktsförfaranden (PRAG) ger upphandlande myndigheter, å ena sidan, och anbudsgivare, anbudssökande, sökande och entreprenörer, å andra sidan, praktisk hjälp med att förbereda och genomföra upphandlings- och bidragskontrakt på området för EU:s yttre åtgärder.

[4] Se fotnot 2 ovan.

[5] Artikel 4.1.5 i Anvisningar för anbudsgivare.

[6] Se artikel 204.3 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget.

[7] I avsnitt 3.4.4 i den praktiska handledningen (”Tilldelningskriterier”) anges följande: ”De två huvudsakliga typerna av tekniska kriterier är metoden, och för avgiftsbaserade kontrakt, meritförteckningarna för de föreslagna nyckelexperterna”[understrykning tillagd]. På samma sätt föreskrivs i avsnitt 3.4.10.3 i den praktiska handledningen (”Utvärdering av anbud”) att ”Anbudsgivarna måste tillhandahålla skriftliga bevis för de nyckelexperter som föreslås. Detta inbegriper kopior av de examensbevis som avses i meritförteckningen och arbetsgivarintyg eller referenser som styrker den yrkeserfarenhet som anges i meritförteckningen” [vår understrykning].

[8] I instruktionerna till anbudsgivarna anges att ”anbudsgivarna ska tillhandahålla ... en kopia av arbetsgivarintyg eller referenser som styrker den yrkeserfarenhet som anges i deras [experternas] meritförteckning” [understrykning tillagd]. Formuläret för anbudsinlämning innehåller en förklaring med följande lydelse: ”Vi erbjuder oss att tillhandahålla de tjänster som efterfrågas i anbudsunderlaget på grundval av följande dokument, som omfattar vårt tekniska anbud... Nyckelexperter (som omfattar en förteckning över nyckelexperter och deras meritförteckningar), om så krävs” [vår understrykning]. (Se mallarna i avsnitt 3.7 i den praktiska handledningen, dokument ”B8h: Utkast till avtal: Förteckning över och meritförteckningar för nyckelexperter” och dokumentet ”B8n: Formulär för inlämnande av anbud”).

[9] Avsnitt 3.4.10.3 i PRAG (”Utvärdering av erbjudanden”).