Gäller ditt klagomål en EU-institution eller ett EU-organ?
- SV Svenska
Maskinöversättningar kan innehålla fel som riskerar att minska tydligheten och exaktheten. Ombudsmannen frånsäger sig allt ansvar för eventuella avvikelser. För den mest tillförlitliga informationen och rättssäkerheten hänvisas till källversionen i engelska via länken ovan.
För mer information, se vår språk- och översättningspolicy.
Beslut i ärende 612/2016/JF om en EU-delegations vägran att analysera ytterligare bevis till stöd för kostnader som uppkommit i ett projekt som finansieras genom nionde Europeiska utvecklingsfonden
Beslut
Ärende 612/2016/JF - Undersökning inledd den Onsdag | 18 maj 2016 - Beslut den Fredag | 09 november 2018 - Berörda institutioner Europeiska kommissionen ( Uppnådd lösning ) - Land Förenade kungariket
Ärendet gällde en EU-delegations vägran att bedöma alternativa bevis för kostnader som uppkommit under arbete som finansierats genom nionde Europeiska utvecklingsfonden i ett tredjeland.
Klaganden, ett brittiskt företag som bistår tredjelandets regering i offentliga arbeten, lämnade bevis på sina kostnader till regeringen och mottog medel för att täcka dessa kostnader från den lokala EU-delegationen. När delegationen efter en revision vägrade att frigöra slutbetalningen på grund av brist på lämpliga bevis frågade klaganden om den kunde lägga fram alternativa bevis. Klaganden var missnöjd med delegationens svar och begärde prövning hos Europeiska ombudsmannen.
Ombudsmannen konstaterade att delegationen hade gett intryck av att den skulle granska och bedöma information och handlingar som den kanske inte hade fått kännedom om tidigare. Hon konstaterade också att en bedömning av de nya bevis som klaganden föreslagit skulle vara förenlig med revisionsreglerna och skyldigheten att förebygga och minimera oriktigheter och bedrägerier. Ombudsmannen föreslog därför som en lösning på klagomålet att kommissionen skulle se till att delegationen tillhandahöll en säker kanal för klaganden att lägga fram bevisningen och att delegationen därefter skulle granska den i enlighet med detta.
Kommissionen godtog ombudsmannens förslag. Ombudsmannen välkomnar kommissionens svar och avslutar ärendet.
Bakgrund till klagomålet
1. Mellan 2008 och 2012 tillhandahöll klaganden, ett företag med säte i Förenade kungariket, tekniskt stöd till regeringen i ett tredjeland (den upphandlande myndigheten) på området institutionell förstärkning av vägunderhåll (arbetet). Arbetet finansierades av nionde Europeiska utvecklingsfonden och finansieringen förvaltades av den lokala EU-delegationen (delegationen).
2. Under arbetet lämnade klaganden in tio fakturor till den upphandlande myndigheten, som delegationen betalade. Efter det att arbetet hade slutförts vägrade delegationen att betala den slutliga fakturan till klaganden, eftersom en revision som genomfördes 2013 visade att klaganden hade underlåtit att tillhandahålla den ursprungliga dokumentation som krävdes för att frigöra medlen, till ett belopp av nästan 330 000 euro.
3. Klaganden bad sedan om en säker kanal för att lämna in alternativa skriftliga bevis. Enligt kommissionen överensstämde detta med de tillämpliga bestämmelserna. Handlingarna i fråga var klagandens avtal med experter, fakturor och bevis på betalningar till experter samt tidsregistreringshandlingar avseende experter.
4. Delegationen hade sagt sig vara villig att granska och bedöma information och handlingar som den kanske inte tidigare hade fått kännedom om, men delegationen ansåg att de kategorier av alternativa bevis som klaganden hänvisade till inte motiverade en översyn.
5. Därefter vände sig klaganden till ombudsmannen.
6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens oro över att delegationen inte hade uppfyllt sitt åtagande att bedöma eventuella ytterligare alternativa bevis.
Ombudsmannens förslag till lösning [1]
7. I uppdragsbeskrivningen för revisionen föreskrevs att revisorerna, när de bedömer om klagandens kostnader är stödberättigande, får titta på andra bevis än de som krävs enligt avtalet. Skrivelser från delegationen till klaganden visade att den senare hade det rimliga intrycket att delegationen var villig att granska ytterligare information och/eller handlingar som den kanske inte hade fått kännedom om tidigare. Delegationen borde därför ha gett klaganden möjlighet att lägga fram alternativa bevis.
8. Den 27 april 2018 lade ombudsmannen därför fram ett förslag till lösning för kommissionen om att se till att delegationen tillhandahåller en säker kanal så att klaganden kan lägga fram alternativa bevis, granska dessa bevis och informera klaganden om resultaten av denna översyn.
9. Kommissionen godtog ombudsmannens förslag. Delegationen gick med på att förse klaganden med en säker kanal och att granska de alternativa bevisen. Kommissionen kommer att ge den klagande 15 arbetsdagar på sig att lämna in nya bevis, från och med den dag då tillgång till den säkra kanalen beviljas. Inga dokument kommer att accepteras efter denna tidsfrist.
10. I sina synpunkter uppgav klaganden att den var nöjd med resultatet och att den förväntade sig att delegationen skulle granska informationen i god tro för att avgöra om den alternativa bevisningen visar att kostnaderna har uppstått och var rimliga och korrekta.
Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning
11. Ombudsmannen välkomnar kommissionens svar och uppmanar den att kontakta klaganden i syfte att göra det möjligt för den att lämna in alternativa bevis, enligt överenskommelse. Ombudsmannen litar på att kommissionen, i enlighet med vad som anges i den tredje delen av hennes förslag till lösning, kommer att informera klaganden om resultatet av sin översyn.
Slutsats
På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats [2]:
Kommissionen godtog ombudsmannens förslag till lösning på klagomålet. Ombudsmannen avslutar ärendet.
Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.
Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen
Strasbourg den 9 november 2018
[1] Ombudsmannens förslag finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/106195