Jean-Claude Juncker

ordförande

Europeiska kommissionen

Strasbourg den 10 oktober 2018

Klagomål 1050/2018/EA

Angående: Europeiska kommissionens vägran att ge allmänheten tillgång till en viss anställds e-postmeddelanden som rör ett lagstiftningsförslag

Herr ordförande,

Den 7 juni 2018 mottog jag ett klagomål mot Europeiska kommissionen, klagomål 1050/2018/EA. Klagomålet avser kommissionens vägran att bevilja allmänheten tillgång enligt förordning 1049/2001[1] till en viss anställds e-postmeddelanden som rör ett lagstiftningsförslag. Jag har beslutat att inleda en undersökning av detta klagomål.

Jag noterar att kommissionen har sagt att den inte kan hantera klagandens begäran på grund av integritetsproblem och dataskyddsregler. Kommissionen har sagt att eftersom begäran gällde e-postmeddelanden från en särskilt identifierad anställd vid kommissionen utgör förteckningen över och innehållet i dessa personuppgifter den personens personuppgifter i den mening som avses i förordning (EG) nr 45/2001[2]. Kommissionen säger att det inte finns någon grund för laglig behandling av den anställdes personuppgifter.

Kommissionens svar på den bekräftande ansökan förefaller sammanblanda två helt skilda aspekter av behandlingen av personuppgifter inom ramen för denna begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. För det första har kommissionen behandlat utdraget av handlingarna från den anställdes e-postkonto i syfte att behandla begäran. För det andra sker behandlingen i samband med utlämnandet, vilket kan följa efter det att begäran har behandlats.

I detta skede är det den första aspekten, som verkar vara grunden för att kommissionen säger att den inte kommer att behandla ansökan om allmänhetens tillgång, som jag vill ta upp. Frågan om ett eventuellt utlämnande av uppgifter är en separat fråga som jag kanske vill återkomma till i ett senare skede av utredningen.

Jag noterar att kommissionen berättade för klaganden att personalens e-postmeddelanden endast kan betraktas som ”handlingar” enligt förordning (EG) nr 1049/2001 om de ”inteär kortlivade”och ”innehållerviktig information som kräver en åtgärd eller uppföljning från kommissionens sida”. Det är oklart för mig om dessa kriterier föreskrivs i kommissionens interna regler, och jag vore tacksam om kommissionen kunde klargöra denna fråga. Jag noterar under alla omständigheter att dessa kriterier inte förekommer i definitionen av en ”handling” i artikel 3 a i förordning 1049/2001.

Kommissionen hävdade vidare att tillgång till den elektroniska korrespondens som anställda har i sina individuella e-postkonton eller andra it-system vid kommissionen endast är laglig enligt förordning (EG) nr 45/2001 i fall som rör säkerhets- eller utredningsförfaranden.

Jag noterar att enligt artikel 5 i förordning (EG) nr 45/2001 är EU-institutionernas behandling av personuppgifter tillåten bland annat när

- det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse på grundval av fördragen eller andra rättsliga instrument som antagits på grundval av dessa (artikel 5a)

- den registrerade otvetydigt har lämnat sitt samtycke (artikel 5d)

Det är därför min uppfattning att tillgång till en av kommissionens anställdas e-postmeddelanden kan anses vara nödvändig för kommissionens hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till EU-handlingar på grundval av förordning (EG) nr 1049/2001 och fördraget[3]. Under dessa omständigheter skulle den anställdes samtycke inte krävas. Enligt min mening är det emellertid självklart att ett sådant förfarande bör äga rum inom ramen för de lämpliga skyddsåtgärder som institutionen har fastställt för detta ändamål och efter korrekt kommunikation med de anställda.

Jag vore tacksam om kommissionen kunde ge mig närmare upplysningar om sin politik, praxis och relevanta meddelanden till personalen i sådana frågor.

Jag skulle vara tacksam för kommissionens svar på mina synpunkter och kommentarer ovan senast den 23 november 2018.

Observera att jag sannolikt kommer att skicka ert svar och tillhörande bilagor till klaganden för synpunkter. Om du vill lämna in handlingar eller uppgifter som du anser vara konfidentiella och som inte bör lämnas ut till den klagande, bifoga dem i en separat bilaga märkt ”Konfidentiellt”. Du får gärna kontakta handläggaren på förhand, Elpida Apostolidou, tfn: +32 (0)2 284 18 76.

Med vänliga hälsningar,

Emily O ⁇ Reilly
Europeiska ombudsmannen

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 2001, s. 1).

[3] Artikel 15.3 i EUF-fördraget om allmänhetens rätt till tillgång till EU-handlingar.