(izdelano v skladu s členom 3(6) Statuta evropskega varuha človekovih pravic (1))

POVZETEK

To priporočilo se nanaša na to, da Evropska komisija ni uporabila svojih pravil o dostopu javnosti do dokumentov (2) v zvezi z enim vidikom pritožnikove zahteve za dostop do spisov Komisije. Zahtevek se nanaša na projekte, ki jih je leta 1989 financiral Evropski socialni sklad in jih je v okrožju pritožnika izvajalo podjetje Bjerbyhus I/S.

Pritožnik je prosil Komisijo, naj mu predloži vse dokumente Komisije v zvezi s projekti, financiranimi iz ESS, ki jih je leta 1989 izvajal Bjerbyhus I/S.

Komisija je opravila preiskavo spisa za obdobje 1989–1991 in ni mogla najti ločenih spisov o podjetju Bjerbyhus I/S. Varuh človekovih pravic je sprejel pojasnila Komisije v zvezi s tem vidikom pritožbe.

Vendar je pritožnik opozoril na dejstvo, da je njegova prvotna zahteva za dostop do spisov vključevala dokumente Komisije v zvezi z nekaterimi nadzornimi obiski, ki jih je Komisija opravila v okrožju pritožnika 8. in 9. novembra 1995. Zdi se, da Komisija ni obravnavala tega dela pritožnikove prvotne zahteve za dostop do dokumentov.

Pravila Komisije o dostopu javnosti do dokumentov zavezujejo Komisijo, da uporablja svoja pravila za odzivanje na zahteve za dostop do dokumentov Komisije. V tem primeru se zdi, da Komisija tega ni storila v zvezi z nadzornimi obiski, opravljenimi v okrožju pritožnika 8. in 9. novembra 1995.

Varuh človekovih pravic zato pripravi osnutek priporočila, v katerem prosi Komisijo, naj uporabi svoja pravila o dostopu javnosti do dokumentov kot odgovor na pritožnikovo zahtevo za dostop do vseh dokumentov Komisije v zvezi z nadzornimi obiski Komisije, opravljenimi 8. in 9. novembra 1995 v okrožju pritožnika, in pritožniku omogoči dostop do zadevnih spisov, razen če se uporablja ena ali več izjem iz teh pravil.

PRITOŽBA

Dne 28. februarja 2001 je pritožnik predložil obtožbe o tem, da Evropska komisija ni odgovorila na njegovo zahtevo za dostop do dokumentov.

Pritožnik je bil vodja danskega okrajnega odbora, Vestsjællands Amt. Zaprosil je za vpogled v spis nekaterih projektov, ki jih je v njegovem okrožju financiral Evropski socialni sklad. Projekte je izvedlo zasebno podjetje Bjerbyhus I/S.

Projekti so segali v leto 1989, soupravljali in nadzirali pa so jih Evropska komisija, pritožnikovo okrožje in organi danske osrednje uprave.

Komisija je 8. in 9. novembra 1995 opravila kontrolne obiske v zvezi s projekti in ugotovila, da je pri finančnem nadzoru okrožja pritožnika prišlo do napak. Nato je danska centralna uprava od okrožja zahtevala plačilo zneska v višini več milijonov danskih kron.

Pritožnik je v času vložitve pritožbe izpodbijal zahtevo danske osrednje uprave. Da bi pritožnik pridobil informacije za svoj primer na Danskem, je Komisijo zaprosil, naj mu posreduje vse svoje spise v zvezi s projekti, financiranimi iz ESS, ki jih je izvajal Bjerbyhus I/S. Pritožnik ni prejel odgovora, 20. decembra 2000 in 30. januarja 2001 pa je Komisiji poslal opomine.

Ker pritožnik še vedno ni prejel odgovora, je pritožbo vložil pri evropskem varuhu človekovih pravic. Če povzamemo, je zatrjeval, da Komisija ni odgovorila na njegovo prošnjo za dostop do dokumentov, in zahteval dostop do zahtevanih dokumentov.

Poizvedba

Mnenje Komisije

Pritožba je bila posredovana Komisiji, ki je predložila naslednje mnenje.

1. V dopisu z dne 28. februarja 2001, naslovljenem na Evropsko komisijo, je pritožnik, direktor regionalnega okrajnega odbora Vestsjællands Amt na Danskem, navedel, da še ni prejel odgovora na njegov dopis z dne 22. novembra 2000, naslovljen na komisarja Diamontopoulouja (poslal je opomina 20. decembra 2000 in 30. januarja 2001) in zahteval dostop do dokumentacije v zvezi s projekti, ki jih je sofinanciral ESS in jih je izvajal upravičenec Bjerbyhus. Istega dne, 28. februarja 2001, je bila Evropskemu varuhu človekovih pravic poslana pritožba. Odgovor, ki ga je podpisala ga. Diamontopoulou, je bil pritožniku poslan 27. februarja 2001.

2. Takoj ko je pristojna enota Generalnega direktorata za zaposlovanje in socialne zadeve izvedela za pritožnikovo pritožbo evropskemu varuhu človekovih pravic (6. marca 2001), je bilo Vestsjællands Amt poslano elektronsko sporočilo z opravičilom za zamudo pri odgovoru na njegov dopis. Kopija elektronskega sporočila je bila poslana varuhu človekovih pravic. Naslednjega dne, 7. marca 2001, je bilo isto sporočilo po telefaksu poslano pritožniku. Dne 8. marca 2001 je bil pritožnik kontaktiran po telefonu in prejel dodatna pojasnila. Potrdil je, da je pravkar prejel odgovor gospe Diamontopoulu.

3. Kar zadeva vsebino zahteve za dostop do dokumentov, Komisija načeloma ne nasprotuje temu, da se pritožniku predloži razpoložljiva dokumentacija v zvezi s projekti, ki jih izvaja Bjerbyhus. Pritožnik je bil pozvan, naj predloži podrobnejše informacije v zvezi z dokumentacijo, ki jo zahteva za projekte iz obdobja pred letom 1989.

Pritožnik je 3. aprila Komisiji ponovno poslal dopis, v katerem je podrobno navedel svojo zahtevo za dostop do dokumentacije, in prejel odgovor z dne 26. aprila, v katerem je potrdil, da poskuša Komisija to dokumentacijo pridobiti iz svojih arhivov. Službe Komisije so 8. maja pritožniku ponovno poslale dopis, v katerem so navedle rezultate prve preiskave njegovih arhivov in mu poslale nekaj dokumentacije. Vendar pritožnik še vedno potrebuje več informacij, da bi lahko poiskal spise v zvezi z Bjerbyhusom.

Mnenju Komisije so bile priložene kopije korespondence Komisije s pritožnikom.

V pismu komisarja Diamantopoulouja pritožniku z dne 27. februarja 2001 je bilo navedeno, da Komisija nima zadržkov, da pritožniku zagotovi razpoložljivo dokumentacijo v zvezi z Bjerbyhusom. V dopisu je bil pritožnik tudi obveščen, da „v zvezi s spornimi projekti ESS v letu 1994 in naslednjo korespondenco svetujemo, da se obrnete na [Arbejdsmarkedsstyrelsen v danski centralni upravi] v Københavnu. Morali bi vam zagotoviti kopije dokumentov, ki so jih prejeli od nas, ob predpostavki, da so te informacije javne ali dostopne družbi Vestsjællands Amt.“

V poznejšem dopisu Komisiji z dne 3. aprila 2001 je pritožnik obvestil Komisijo, da je že stopil v stik z Arbejdsmarkedsstyrelsen, da bi pridobil dostop do ustreznih spisov. Vendar se je zdelo, da ima Arbejdsmarkedsstyrelsen težave pri pripravi spisov.

Pripombe pritožnika

Mnenje Komisije je bilo posredovano pritožniku, ki je predložil svoje pripombe.

Pritožnik je menil, da bi Komisija morala imeti možnost najti zahtevane dokumente na podlagi informacij, ki jih je predložil.

Pritožnik je dodal, da je Komisija očitno spregledala, da je njegova prvotna zahteva za dostop do dokumentov (22. november 2000) vključevala zahtevo za spise Komisije v zvezi z nadzornimi obiski, ki jih je Komisija opravila 8. in 9. novembra 1995 v okrožju pritožnika.

DODATNE ZAHTEVE

Po pripombah pritožnika se je zdelo, da bi lahko zahteve za dostop javnosti, ki jih je pritožnik vložil na Danskem, privedle do informacij, ki bi Komisiji pomagale opredeliti dokumente, ki jih ni mogla najti. Varuh človekovih pravic je zato stopil v stik s pritožnikom, ki ga je obvestil, da so rezultati njegove zahteve za dostop javnosti na Danskem neizbežni. Pozneje je postalo jasno, da je pri prošnji za dostop javnosti na Danskem prišlo do nekaterih zamud, zato se je varuhinja človekovih pravic odločila, da ne bo počakala na izid te preiskave.

ODLOČBA

1 Dostop do datotek

1.1 Pritožnik je trdil, da Komisija ni odgovorila na njegovo zahtevo za dostop do dokumentov. Zahteval je dostop do zahtevanih dokumentov.

1.2 Komisija je v svojem mnenju obvestila varuha človekovih pravic, da je stopila v stik s pritožnikom približno na isti dan, ko je vložil pritožbo pri varuhu človekovih pravic. Pritožnik je zato prejel odgovore na svojo zahtevo. Komisija je navedla, da se je takoj, ko je izvedela za pritožnikovo pritožbo varuhu človekovih pravic, pritožniku opravičila za zamudo.

1.3 V zvezi z vsebino pritožnikove zahteve je Komisija navedla, da ne more najti ločenih dokumentov o projektih, ki jih izvaja podjetje Bjerbyhus I/S, in da ne more obravnavati pritožnikove zahteve brez podrobnejših informacij. Ta odgovor temelji na iskanju po datotekah za obdobje 1989-1991.

1.4 Pravila Komisije o dostopu javnosti do dokumentov določajo, da "mora biti prošnja za dostop do dokumenta vložena v pisni obliki in dovolj natančno; vsebovati mora informacije, ki omogočajo identifikacijo zadevnega dokumenta ali dokumentov"(3). Komisija lahko zato zavrne nenatančne zahteve. V tem primeru se zdi, da je Komisija pokazala znatno stopnjo dobre volje pri iskanju morebitnih ločenih dokumentov o podjetju Bjerbyhus I/S v zvezi z njegovim izvajanjem projektov, financiranih iz ESS, v obdobju 1989–1991. Informacije, predložene varuhu človekovih pravic, ne kažejo, da je nezmožnost Komisije, da bi našla take ločene spise, namerna ali malomarna. Varuh zato meni, da se je Komisija ustrezno pojasnila v zvezi z morebitnimi spisi v zadevi Bjerbyhus I/S za obdobje 1989–1991.

1.5 Vendar pritožnikova prošnja za dostop do dokumentov ni zadevala le spisov za obdobje 1989-1991. Kot je pritožnik poudaril v svojih pripombah, je bila zahteva, ki jo je vložil 22. novembra 2000, zahteva za vse spise v zvezi z Bjerbyhus I/S, vključno z dokumenti Komisije v zvezi z nadzornimi obiski Komisije v okrožju pritožnika 8. in 9. novembra 1995.

1.6 Odgovor Komisije pritožniku, vključno z njenim odgovorom v tej preiskavi, nakazuje, da je Komisija obravnavala pritožnikovo zahtevo za dostop javnosti samo v zvezi z morebitnimi ločenimi spisi o Bjerbyhus I/S v obdobju 1989-1991. Dejansko se zdi, da je Komisija v svojem dopisu z dne 27. februarja 2000 (navedenem zgoraj) predlagala, da bi lahko pritožnik od danskih organov zahteval dokumente za poznejša obdobja v skladu z danskimi pravili o dostopu javnosti do dokumentov ("Poslati bi vam morali kopije dokumentov, ki so jih prejeli od nas, ob predpostavki, da so te informacije javne ali dostopne družbi Vestsjællands Amt.").

1.7 V skladu s pravili o dostopu javnosti do dokumentov Komisije bi morala Komisija uporabiti svoja pravila o dostopu javnosti, da bi odgovorila na zahtevo pritožnika za vse dokumente Komisije v zvezi z nadzornimi obiski, ki jih je Komisija opravila 8. in 9. novembra 1995 v okrožju pritožnika. V obravnavani zadevi se zdi, da Komisija tega ni storila, zato varuh človekovih pravic v skladu s členom 3(6) Statuta varuha človekovih pravic predlaga naslednji osnutek priporočila:

Osnutek priporočila:

Komisija bi morala uporabiti svoja pravila o dostopu javnosti do dokumentov, da bi odgovorila na pritožnikovo zahtevo za dostop do vseh dokumentov Komisije v zvezi z nadzornimi obiski Komisije, opravljenimi 8. in 9. novembra 1995 v pritožnikovem okrožju, in pritožniku omogočiti dostop do zadevnih spisov, razen če se uporablja ena ali več izjem iz teh pravil.

Komisija in pritožnik bosta obveščena o tem osnutku priporočila. V skladu s členom 3(6) statuta varuha človekovih pravic Komisija pošlje podrobno mnenje pred 31. marcem 2002. Podrobno mnenje bi lahko vključevalo sprejetje osnutka priporočila varuha človekovih pravic in opis njegovega izvajanja.

S spoštovanjem,

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, 4. decembra 2001

---

(1) Sklep Evropskega parlamenta 94/262 z dne 9. marca 1994 o predpisih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje nalog varuha človekovih pravic (UL L 113, str. 15).

(2) Sklep Komisije z dne 8. februarja 1994 o dostopu javnosti do dokumentov Komisije (UL L 46, 18.2.1994, str. 58).

(3) Kodeks ravnanja v zvezi z dostopom javnosti do dokumentov Sveta in Komisije, UL L 340, 31.12.1993, str. 41 (glej "Obdelava začetnih prošenj"), sprejet s Sklepom Komisije z dne 8. februarja 1994 o dostopu javnosti do dokumentov Komisije, UL L 46, 18.2.1994, str. 58.