Ozadje pritožbe

1. Misija Evropske unije za krepitev zmogljivosti v Somaliji (EUCAP Somalia)[1] je civilna misija EU za krizno upravljanje, ki prispeva k vzpostavitvi in krepitvi zmogljivosti pomorskega civilnega kazenskega pregona v Somaliji.

2. Poleti 2021 je EUCAP Somalia začela postopek za oddajo javnega naročila za zagotavljanje storitev zasebnega varovanja za osebje EUCAP Somalia.[2] Okvirni proračun za pogodbo je znašal 10 500 000 EUR. Postopek je bil organiziran v dveh fazah: v prvi fazi bi potencialni izvajalci lahko izrazili interes za sodelovanje v javnem razpisu najpozneje do 31. avgusta 2021. V drugi fazi je EUCAP Somalia povabila izvajalce, ki so izpolnjevali nekatera merila, naj predložijo celotno ponudbo.

3. Pritožnik, varnostno podjetje, je 29. avgusta 2021 EUCAP Somalia predložil prijavo interesa, vendar ni prejel nobenega odgovora. 26. oktobra 2021, 19. januarja 2022 in 7. februarja 2022 je poslala nadaljnja elektronska sporočila, da bi se pozanimala o statusu svoje prošnje, vendar še vedno ni prejela nobenega odgovora. Pritožnik je bil nezadovoljen, zato se je obrnil na varuha človekovih pravic.

Preiskava

4. Varuhinja človekovih pravic je EUCAP Somalia zaprosila za pisni odgovor o:

(a) zakaj pritožniku ni odgovorila; in

(b) pravno podlago za organizacijo postopka s pogajanji v dveh fazah namesto javnega razpisa, kar bi omogočilo širšo konkurenco.

5. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela odgovor EUCAP Somalia na pritožbo in nato pripombe pritožnika v odgovor na odgovor EUCAP Somalia.

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

6. Pritožnik je navedel, da je izvedel, da je bil postopek zaključen in da je bilo naročilo oddano prvotnemu izvajalcu. Vendar rezultati postopka niso bili objavljeni niti na elektronskem javnem razpisu (spletnem portalu za upravljanje razpisov institucij EU) niti na spletišču EUCAP Somalia. Pritožnik je trdil, da bi morala EUCAP Somalia ponudnike obvestiti o rezultatih postopka in obvestilo o oddaji naročila objaviti na ustreznih forumih.

7. Misija EUCAP Somalia je potrdila, da je bilo naročilo oddano konec novembra 2021. Vendar je navedla, da je preiskala svoje strežnike, vendar pri pritožniku ni našla nobenega izraza interesa.

8. EUCAP Somalia je izjavila, da je uporabila „postopek s pogajanji“ in da zaradi izrednih/kriznih razmer v Somaliji ni objavila obvestila o javnem naročilu [3]. Komisija je EUCAP Somalia odobrila uporabo takega postopka za omejeno obdobje zaradi velikih varnostnih tveganj, povezanih z razmerami v Somaliji [4].

9.  Pritožnik je trdil, da je elektronsko sporočilo poslal na pravilen elektronski naslov in v predpisanem roku. Težko je razumela, kako misija EUCAP Somalia ni prejela svojih elektronskih sporočil.

Ocena varuha človekovih pravic

10. V skladu s finančno uredbo EU morajo biti elektronski sistemi, ki se uporabljajo za predložitev dokumentov v okviru postopkov javnega naročanja, zasnovani tako, da zagotavljajo zanesljivo avtentikacijo ponudnika ter natančno določitev časa in datuma prejema dokumentov [5].

11. Iz dokumentacije, predložene v pritožbi, se zdi, da je pritožnik svojo prijavo interesa in poznejša elektronska sporočila poslal na elektronski naslov, naveden v obvestilu o postopku. Vendar EUCAP Somalia trdi, da tudi po naknadnem preverjanju ni nikoli prejela prijave interesa. Zato se zdi, da elektronski sistem, ki se uporablja za predložitev dokumentov prek namenskega poštnega predala, ni ustrezal svojemu namenu, saj ni zagotovil pravilnega prejema in shranjevanja pritožnikove vloge.

12. Varuh človekovih pravic pri tem ne more oceniti, kakšna tehnična težava se je pojavila v tem primeru. Vendar varuhinja človekovih pravic poziva EUCAP Somalia, naj zadevo skrbno pregleda, da bi ugotovila težavo, in če ugotovi, da ima težave s sedanjim sistemom, vzpostavi elektronski sistem za prihodnje postopke javnega naročanja, ki bo skladen z zahtevami iz finančne uredbe EU v zvezi z avtentikacijo ponudnikov in prejemom dokumentov. Varuh človekovih pravic bo v zvezi s tem predlagal izboljšave.

13. Zdi se, da EUCAP Somalia ni odgovorila na elektronska sporočila, s katerimi je pritožnik zaprosil za najnovejše informacije o stanju postopka. Če bi EUCAP Somalia odgovorila na ta elektronska sporočila, bi to lahko omogočilo zgodnejšo razjasnitev vprašanja. Dobra upravna praksa je, da se na elektronsko pošto zunanjih deležnikov odgovarja, razen če gre za zlorabo ali ponavljanje.

14. Kar zadeva uporabo postopka s pogajanji, je Komisija ugotovila, da krizne razmere v Somaliji za omejeno obdobje upravičujejo uporabo postopkov javnih naročil, ki so prožnejši od odprtih javnih razpisov. Ta razlaga se zdi razumna. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja tudi, da je EUCAP Somalia obvestilo o podelitvi objavila na svojem spletnem mestu. Prepričana je, da bo misija EUCAP Somalia začela dosledno objavljati rezultate postopkov javnih naročil v zvezi z elektronskimi javnimi razpisi, kadar to zahteva finančna uredba.

15. Varuh človekovih pravic na podlagi navedenega ugotavlja, da v tem primeru nadaljnje preiskave niso upravičene.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave zadevo zaključila z naslednjim sklepom:

Nadaljnje preiskave niso upravičene.

Pritožnik in EUCAP Somalia bosta obveščena o tej odločitvi.

Predlogi za izboljšanje

EUCAP Somalia bi morala preveriti, ali obstajajo težave z elektronskim sistemom, ki ga uporablja za predložitev dokumentov v postopkih javnega naročanja. Če ugotovi kakršne koli težave s svojim sedanjim sistemom, bi morala vzpostaviti sistem, ki zagotavlja, da so dokumenti, ki jih predložijo ponudniki, pravilno prejeti in overjeni v skladu z zahtevami iz finančne uredbe EU.

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 30. 2022

[1] EUCAP Somalia je civilna misija EU za krizno upravljanje, ki deluje v tretji državi. Ustanovi ga Svet Evropske unije.

[2] Zasebne varnostne službe Somalija (Zvezna republika Somalija, vključno z državo Puntland Somalija), ref. PROC_ECS_2021_056, obvestilo o javnem naročilu je na voljo na https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.eucap-som.eu%2Fwp-content%2Fuploads%2F2021%2F05%2FCfEoI_PROC_ECS_2021_056.doc&wdOrigin=BROWSELINK

[3] V skladu s točko 11.1 Priloge I k finančni uredbi EU.

[4] V točki 39.2 Priloge I k finančni uredbi je navedeno, da se „za ukrepe, ki se izvajajo v kriznih razmerah, [...] šteje, da prestanejo preizkus skrajne nujnosti“.

[5] Člen 149 finančne uredbe.