1. Zadnja posodobitev tega zapisa: 24. oktober 2024

2. Referenčna številka: 4/2019

Registracijska številka Aresa: Ares(2024)5037370

3. Ime in kontaktni podatki upravljavca:

Evropski varuh človekovih pravic, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex- E-pošta: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Pristojna služba: Direktorat za upravo Evropskega varuha človekovih pravic – skupina za proračun in finance

4. Ime in kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

Francesca PAVESI – namestnica pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Nicholas HERNANZ

E-naslov: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime in kontaktni podatki predelovalca: Se ne uporablja

6. Ime in kontaktni podatki skupnega(-ih) upravljavca(-ev):

Evropska komisija – GD BUDGET – upravlja ABAC (finančno in računovodsko aplikacijo, ki jo je vzpostavila Komisija za spremljanje izvrševanja proračuna in pripravo zaključnega računa).

7. Namen(-i) obdelave: vodenje in upravljanje postopkov javnega naročanja s strani evropskega varuha človekovih pravic.

Pravna podlaga je Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba), zlasti členi 160–179.

8. Opis kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in kategorij osebnih podatkov:

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki: posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko vključujejo:

• ponudniki, izvajalci in kandidati, ki predložijo ponudbo, ter njihovo osebje ali podizvajalci;
• člani osebja izvršnega direktorja, ki opravljajo naloge v postopkih javnega naročanja ali delujejo kot odredbodajalci;
• osebje drugih institucij ali organov, ki sodelujejo v razpisnih postopkih, v katerih je izvršni direktor prevzel vodilno vlogo;
• zunanji strokovnjaki, ki uradu izvršnega direktorja pomagajo pri postopkih javnega naročanja, zlasti v fazi ocenjevanja (če je ustrezno).

Kategorije osebnih podatkov: Osebni podatki ponudnikov, izvajalcev in kandidatov, njihovega osebja ali podizvajalcev, ki lahko vključujejo:

• Identifikacijski podatki: ime, priimek, številka potnega lista ali identifikacijska številka;
• funkcijo;
• kontaktni podatki (elektronski naslov, poslovna telefonska številka, številka mobilnega telefona, številka telefaksa, poštni naslov, podjetje in oddelek, država prebivališča, spletni naslov);
• potrdila o plačanih prispevkih za socialno varnost in davkih, izpisek iz sodnih evidenc;
• Finančni podatki: sklic na bančni račun (kodi IBAN in BIC), identifikacijska številka za DDV;
• Častna izjava, da ponudniki niso v kateri od situacij za izključitev iz členov 136 in 141 finančne uredbe
• obrazec o odsotnosti nasprotja interesov za uslužbence institucij ali organov EU ter strokovnjake, ki sodelujejo v izbirnem postopku.

9. Rok za hrambo podatkov in, če je mogoče, za izbris:

Dokumentacija v zvezi z razpisnimi postopki, vključno z osebnimi podatki, se hrani v službi, pristojni za postopek, do njegovega zaključka, v arhivu skupine za proračun in finance pa sedem let po podpisu pogodbe. Izpiski iz sodnih evidenc se hranijo dve leti po zaključku zadevnega postopka.

Ponudbe neuspešnih ponudnikov se hranijo pet let po podpisu pogodbe. Datoteke se hranijo do konca morebitne revizije, če se je ta začela pred koncem zgoraj navedenega obdobja. Po izteku ustreznih obdobij pridržanja se spisi izbrišejo.

10. Prejemniki podatkov:

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar, direktor za upravo, člani komisije za ocenjevanje (če je ustrezno); osebje, odgovorno za upravljanje pogodb v ustrezni enoti (operativni pobudnik, vodje skupin, ki jih zadeva postopek javnega naročanja), osebje, odgovorno za upravljanje ponudb in pogodb v skupini za proračun in finance, ki je upravljavec sistema ABAC Evropske komisije.

11. Ali obstajajo kakršni koli prenosi osebnih podatkov v tretje države in/ali mednarodne organizacije?

Morebitni prenos – v tem primeru pogodba, podpisana med varuhom človekovih pravic in uspešnim ponudnikom, določa standardne pogodbene klavzule, ki zagotavljajo, da se osebni podatki obdelujejo v skladu s pravili, ki zavezujejo institucije EU.

12. Splošni opis varnostnih ukrepov:

Papirnate datoteke v zaklenjeni omari hranijo pristojni oddelki. Elektronske datoteke so shranjene na strežnikih, pri čemer so pravice dostopa omejene na ustrezne člane osebja skupin, vključenih v postopek (tj. skupino za proračun in finance ter skupino, ki bo dejansko uporabljala pogodbo).

Člani odbora za ocenjevanje imajo dostop do dokumentacije za namene ocenjevanja in so obveščeni, da po zaključku postopka ocenjevanja ne bi smeli hraniti kopij.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da izvajalec obdeluje osebne podatke osebja izvršnega direktorja samo po navodilih varuha človekovih pravic (klavzule o varstvu podatkov, dodane pogodbi o storitvah/pohištvu in splošnim pogojem stika).

13. Informacije o tem, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice do dostopa in popravka ter po potrebi do izbrisa, omejitve in prenosljivosti podatkov:

Informacije o obdelavi vaših osebnih podatkov nam lahko pošljete po elektronski pošti v namenski poštni predal (eoprocurement@ombudsman.europa.eu).

Če obdelujemo vaše osebne podatke, vam bomo v najkrajšem možnem času zagotovili kopijo podatkov, ki se obdelujejo, tudi po elektronski pošti.

Zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bodo obravnavane v enem mesecu.

Kadarkoli se lahko obrnete tudi na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov:

dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Če se želite pritožiti glede tega, kako varuh človekovih pravic obravnava vaše osebne podatke, se lahko obrnete na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov: www.edps.europa.eu

Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi s postopki javnega naročanja

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov so pojasnjeni razlogi za obdelavo, način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira, obravnava in zagotavlja varstvo vseh zagotovljenih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in katere pravice lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec je evropski varuh človekovih pravic. Skupni upravljavec je Evropska komisija (za ABAC, finančno in računovodsko aplikacijo, ki jo je Komisija vzpostavila za spremljanje izvrševanja svojega proračuna in pripravo zaključnega računa).

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Za upravljanje naših postopkov javnega naročanja moramo v skladu s finančno uredbo EU obdelati nekatere osebne podatke o vas. Postopek javnega naročanja je postopek, ki vodi do sklenitve javnega naročila, s katerim javni organ (v tem primeru evropski varuh človekovih pravic) kupi storitev, blago ali gradnje. Javna naročila se za institucijo sklenejo v zameno za plačilo.

Obdelovali bomo osebne podatke ponudnikov, izvajalcev in kandidatov, njihovega osebja ali podizvajalcev, ki lahko vključujejo kontaktne in identifikacijske podatke, socialna in davčna potrdila, finančne in bančne podatke, častne izjave ali obrazce o navzkrižju interesov.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Evropski varuh človekovih pravic zbira in nadalje obdeluje osebne podatke za namene vodenja in upravljanja postopkov javnega naročanja.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga za postopke obdelave osebnih podatkov je Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije ^[1], zlasti členi 160–179.

Obdelava je potrebna na podlagi člena 5(1)(a), (b) in (c) Uredbe (EU) št. 1725/2018.

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov. Podatke natančneje obdeluje ekipa direktorata za upravo, finance in proračun.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar, člani komisije za ocenjevanje (če je ustrezno); osebje, odgovorno za upravljanje pogodb v ustrezni enoti; osebje, odgovorno za upravljanje razpisov in pogodb v skupini direktorata za upravo, finance in proračun. Prenos osebnih podatkov je mogoč v tretje države ali mednarodne organizacije.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Dokumentacija v zvezi z razpisnimi postopki, vključno z osebnimi podatki, se hrani v službi, pristojni za postopek, do zaključka postopka, v skupini direktorata za upravo, finance in proračun pa sedem let po podpisu pogodbe. Izpiski iz sodnih evidenc se hranijo dve leti po koncu zadevnega postopka.

Vendar se ponudbe neuspešnih ponudnikov hranijo pet let po podpisu pogodbe.

7. Kako varujemo podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki?

Papirnate datoteke v zaklenjeni omari hranijo odgovorne ekipe. Elektronske datoteke se shranjujejo na strežnikih, pri čemer so pravice dostopa omejene na ustrezne uslužbence enot, vključenih v postopek (in sicer na ekipo direktorata za upravo, finance in proračun ter ekipo, ki bo dejansko uporabljala pogodbo).

Člani odbora za ocenjevanje imajo dostop do dokumentacije za namene ocenjevanja in so obveščeni, da po zaključku postopka ocenjevanja ne bi smeli hraniti kopij.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da izvajalec obdeluje osebne podatke osebja izvršnega direktorja samo po navodilih varuha človekovih pravic (klavzule o varstvu podatkov, dodane pogodbi o storitvah/pohištvu in splošnim pogojem stika).

V primeru prenosa osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije pogodba, podpisana med varuhom človekovih pravic in uspešnim ponudnikom, določa standardne pogodbene klavzule, ki zagotavljajo, da se osebni podatki obdelujejo v skladu s pravili, ki so zavezujoča za institucije EU.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Pravico imate zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov. Prav tako imate pravico zahtevati takojšen popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Pravica do popravka podatkov se lahko uporablja le za dejanske podatke, ki se obdelujejo v okviru ustreznega postopka javnega naročanja. Ta pravica se lahko uveljavlja le do roka za oddajo ponudb. Netočne identifikacijske podatke pa je mogoče kadar koli med postopkom javnega naročanja in po njem popraviti tako, da se pošljejo po elektronski pošti na naslov eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi s postopkom javnega naročanja lahko kadar koli pošljete evropskemu varuhu človekovih pravic na naslov: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Evropski varuh človekovih pravic

1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic na naslednjem naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: www.edps.europa.eu

 

[1] UL L 193, 30.7.2018, str. 1–222.