Pozadie návštevy

1. V máji 2011 spustil európsky ombudsman program návštev agentúr EÚ s cieľom identifikovať a šíriť najlepšie postupy v ich vzťahoch s občanmi [1].

2. Listom zo 17. septembra 2012 ombudsman informoval Európsku chemickú agentúru (ďalej len „ECHA“), že má v úmysle navštíviť ju 5. októbra 2012.

3. ECHA bola zriadená na základe nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1907/2006 z 18. decembra 2006 o registrácii, hodnotení, autorizácii a obmedzovaní chemikálií (ďalej len „nariadenie REACH“)^[2]. Nariadenie REACH bolo prijaté s cieľom zlepšiť ochranu ľudského zdravia a životného prostredia pred rizikami, ktoré môžu predstavovať chemikálie, a zároveň zvýšiť konkurencieschopnosť chemického priemyslu EÚ. Podporuje aj alternatívne metódy posudzovania nebezpečnosti látok s cieľom zabrániť zbytočnému testovaniu na stavovcoch. Agentúra ECHA pôsobí ako ústredný bod v systéme REACH: i) spravuje databázy potrebné na prevádzku systému; ii) koordinuje hĺbkové hodnotenie podozrivých chemikálií; a iii) buduje verejnú databázu, v ktorej môžu spotrebitelia a odborníci nájsť informácie o nebezpečenstve. Agentúra ECHA má sídlo v Helsinkách vo Fínsku.

4. Ombudsman zaslal agentúre ECHA návrh programu s konkrétnymi otázkami, o ktorých chcel diskutovať. Ombudsman okrem toho informoval agentúru ECHA, že v reakcii na záväzok, ktorý prijal na základe žiadosti zhromaždenia výborov zamestnancov agentúry (AASC), mal v úmysle stretnúť sa počas svojej návštevy s výborom zamestnancov agentúry ECHA.

Návšteva

5. Stretnutie sa uskutočnilo 5. októbra 2012 v priestoroch ECHA. Ombudsmanku sprevádzala pani Eija Salonen, právna referentka. Agentúru ECHA zastupoval Jukka Malm, riaditeľ pre regulačné záležitosti, ktorého sprevádzal Jef Maes, riaditeľ pre zdroje; Alain Lefebvre, vedúci výkonného úradu; Minna Heikkilä, vedúca oddelenia pre právne veci; Shay O'Malley, vedúci oddelenia ľudských zdrojov; Frank Büchler, právny referent na výkonnej kancelárii; a Mark Perera, asistent manažmentu vo výkonnej kancelárii.

6. Na začiatku stretnutia ombudsman poskytol informácie o účele a kontexte svojej návštevy agentúry ECHA. Objasnil, že svoje návštevy v agentúrach EÚ vykonáva na základe svojej právomoci viesť vyšetrovania z vlastného podnetu. Vyšetrovanie z vlastného podnetu okrem iného znamená, že sa uplatňujú obvyklé procesné záruky týkajúce sa takýchto vyšetrovaní. Patrí medzi ne právo agentúry požiadať ombudsmana o dôverné zaobchádzanie s informáciami a dokumentmi v súlade s článkami 5.1, 5.2 a 14.2 vykonávacích predpisov ombudsmana [3].

7. V nadväznosti na úvodné poznámky ombudsmana agentúra ECHA najprv poskytla ombudsmanovi všeobecný prehľad o svojej činnosti a potom predložila svoje stanovisko k témam, ktoré ombudsman identifikoval vo svojom liste zo 17. septembra 2012. Vedúci oddelení a v prípade potreby riaditelia riešili rôzne body programu pomocou powerpointových snímok. Po každej prezentácii nasledovala diskusia a diskusia s otázkami a odpoveďami. Na konci stretnutia bola ombudsmanovi poskytnutá kópia prezentácie a podporných dokumentov.

8. Ombudsmanka a vedenie agentúry ECHA diskutovali o týchto otázkach:

1. zásady verejnej služby;
2. počiatočné kontakty agentúry ECHA s verejnosťou;
3. transparentnosť, dialóg a zodpovednosť;
4. prijímanie zamestnancov;
5. Ponuky a zmluvy;
6. konflikty záujmov; a
7. Oznamovanie protispoločenskej činnosti.

Zistenia a návrhy ombudsmana

(A) Zásady verejnej služby

9. Ombudsman 19. júna 2012 uverejnil zásady verejnej služby pre verejnú službu EÚ [4]. Jeho hlavným cieľom pri zverejňovaní týchto zásad bolo pomôcť vybudovať väčšiu dôveru medzi občanmi a inštitúciami EÚ. Tieto zásady zohľadňujú najlepšie postupy v členských štátoch a boli stanovené po rozsiahlom období úvah a verejných konzultácií. Ako sa potvrdilo vo verejnej konzultácii, zásady verejnej služby nie sú nové, ale predstavujú existujúce očakávania občanov a štátnych zamestnancov. Predstavujú základné etické normy, ktorými sa riadi správanie úradníkov EÚ. Tieto zásady sú tiež určené na to, aby ich viedli k správnemu rozhodnutiu v situáciách, keď by mali uplatňovať úsudok. Ako také predstavujú dôležitú súčasť administratívnej kultúry služieb, ku ktorej sa inštitúcie EÚ hlásia.

10. Dňa 10. júla 2012 ombudsman informoval agentúru ECHA o uverejnení zásad verejnej služby. Preto sa zaujímal o to, či ECHA prijala alebo plánuje prijať opatrenia a) na zabezpečenie toho, aby všetci jej zamestnanci boli informovaní o zásadách, a ii) na sprístupnenie zásad na svojej internetovej stránke, aby bola verejnosť informovaná o tom, že agentúra s nimi súhlasí.

11. Agentúra ECHA vo svojej prezentácii vysvetlila, že plne podporuje zásady verejnej služby EÚ a aktívne prispela k verejnej konzultácii ombudsmanky o týchto zásadách prostredníctvom listu, ktorý 16. mája 2011 zaslal výkonný riaditeľ agentúry ECHA v mene všetkých agentúr EÚ. Zamestnanci agentúry ECHA boli o zásadách informovaní 1. augusta 2012 prostredníctvom upozornenia na novinky, ktoré je stále k dispozícii na intranete agentúry ECHA. Agentúra ECHA tiež vysvetlila, že zásady budú čoskoro k dispozícii na externej webovej stránke agentúry ECHA.

Zistenia ombudsmana týkajúce sa bodu A

12. Ombudsmanka víta aktívnu účasť agentúry ECHA na verejnej konzultácii o zásadách verejnej služby a proaktívne opatrenia, ktoré prijala na informovanie svojich zamestnancov o týchto zásadách. Ombudsman tiež poznamenáva, že agentúra ECHA po svojej návšteve uverejnila zásady verejnej služby na svojej externej webovej stránke [5]. Ombudsmanka oceňuje túto iniciatívu s cieľom informovať občanov o tom, že ECHA sa hlási k zásadám.

b) Prvé kontakty agentúry ECHA s verejnosťou

13. Jednou zo základných úloh ombudsmana je zabezpečiť, aby administratíva EÚ bola otvorená, orientovaná na služby a efektívna pri riešení kontaktov s občanmi. Príslušné základné zásady sú stanovené v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (ďalej len "ECGAB"). Európsky ombudsman často dostáva sťažnosti týkajúce sa nedostatočnej orientácie na služby a nedostatočnej efektívnosti. Z toho vyplýva, že administratíva EÚ stále čelí výzvam v tejto oblasti. V prípade potreby sa európsky ombudsman snaží nájsť rýchle riešenie sťažností, ktoré sa týkajú sťažností vyplývajúcich z počiatočných kontaktov občanov s administratívou. Za takýchto okolností sa útvary ombudsmana zvyčajne telefonicky skontaktujú s príslušnou osobou.

14. Ombudsman vo svojom liste zo 17. septembra 2012 informoval agentúru ECHA, že všetky agentúry EÚ súhlasili s prijatím kódexu na zasadnutí vedúcich agentúr, ktoré sa konalo v októbri 2008 v Lisabone. Webová stránka ECHA však neobsahovala žiadny odkaz na kódex, ale odkaz na jej vlastný kódex dobrej správnej praxe [6] (ďalej len "kódex ECHA"). Na prvý pohľad sa zdalo, že kódex ECHA odráža zásady obsiahnuté v ECGAB. Bližšie preskúmanie však odhalilo určité rozdiely. Napríklad sa zdalo, že v kódexe ECHA chýba odkaz na ombudsmana, pokiaľ ide o ustanovenie zodpovedajúce článku 19 ECGAB (uvedenie možností odvolania). V tejto súvislosti sa ombudsmanka zaujímala o to, či by agentúra ECHA mohla objasniť, ako vidí vzťah medzi týmito dvoma kódexmi, a či má v úmysle uverejniť ECGAB aj na svojej webovej stránke. Ombudsmanka sa okrem toho pýtala, ako ECHA zabezpečuje, aby jej zamestnanci dodržiavali zásady stanovené v ECGAB.

15. Agentúra ECHA vo svojej prezentácii zdôraznila význam, ktorý prikladá zásadám dobrého administratívneho správania, a načrtla svoje úsilie o zabezpečenie informovanosti svojich zamestnancov o týchto zásadách. Na tento účel správna rada ECHA rozhodnutím zo 14. februára 2008, t. j. pred zasadnutím vedúcich agentúr v októbri 2008 v Lisabone, prijala kódex ECHA. Kódex agentúry ECHA sa zamestnancom agentúry ECHA predkladá počas úvodnej odbornej prípravy a je k dispozícii na interných aj externých webových sídlach agentúry. Agentúra ECHA sa domnieva, že uverejnenie dvoch kódexov na jej internetovej stránke by zmiatlo jej zamestnancov aj externé publikum.

16. V kódexe ECHA existuje osobitné ustanovenie týkajúce sa možností odvolania (článok 19 kódexu ECHA), ktoré, ako vysvetlila ECHA, odráža záväznú povahu jej prevádzkových rozhodnutí a rozhodovacích právomocí. Aj keď článok 19 kódexu ECHA neobsahuje výslovný odkaz na ombudsmana, možnosť podať sťažnosť ombudsmanovi je uvedená vo väčšine administratívnych rozhodnutí ECHA. V operačných rozhodnutiach sa uvádza buď odkaz na možnosť začať súdne konanie, alebo náznak možnosti obrátiť sa na odvolaciu radu agentúry.

17. ECHA sa ďalej zamerala na nedávne iniciatívy a vysvetlila svoje postupy zamerané na zlepšenie počiatočných kontaktov s občanmi. Po prvé, ECHA predstavila prijatie integrovaného systému riadenia kvality na základe normy ISO 9001. Cieľom tohto systému je: a) zabezpečenie toho, aby sa potvrdenia o prijatí zasielali ako odpoveď na prijatú korešpondenciu; b) vedenie primeraných záznamov; a c) poskytnutie podrobností o lehotách v postupoch opísaných v nariadení REACH. Ombudsmanka sa spýtala, či agentúra ECHA považuje model vytvorený Európskou nadáciou pre riadenie kvality (EFQM) za alternatívu k systému, ktorý zaviedla. Agentúra ECHA odpovedala, že o tejto záležitosti sa doteraz nediskutovalo. Po druhé, agentúra ECHA informovala ombudsmana, že pri svojom osvetovom úsilí prikladá osobitný význam orientácii na zákazníka. V prípade, že odpoveď môže byť zaslaná rýchlo, člen verejnosti ju dostane okamžite. V osobitných oblastiach, ako sú napríklad asistenčné služby a žiadosti o prístup k dokumentom, sa vždy zasiela potvrdenie o prijatí, zatiaľ čo v prípade bežných listov sa do 15 pracovných dní odošle podržaná odpoveď, pokiaľ nie je možné zaslať vecnú odpoveď v rovnakom časovom rámci. Vzory prechádzajú dôkladnou právnou kontrolou s cieľom zabezpečiť nielen zákonnosť, ale aj objektivitu a nestrannosť; vykonávajú sa vnútorné audity; a pravidelne sa organizujú školenia. Agentúra ECHA má od roku 2011 aj novú webovú stránku. S cieľom zlepšiť používateľskú ústretovosť sú dokumenty elektronicky označené a zoskupené, aby sa zabezpečila jednoduchá elektronická referencia. Predbežné závery riadiacej rady sú k dispozícii do dvoch pracovných dní na verejnom webovom sídle agentúry ECHA.

18. Pokiaľ ide o ustanovenie uvedené v článku 14 ods. 3 ECGAB [7] a kódexu ECHA, ECHA požiadala ombudsmana o usmernenie v situáciách, keď tá istá osoba zasiela opakované sťažnosti alebo inú korešpondenciu. Ombudsmanka v odpovedi vysvetlila, že rozhodnutie uplatniť doložku o zastavení by sa malo prijať na úrovni vedenia a osoby zaoberajúce sa prípadmi by mali byť náležite informované. Po druhé, ombudsman zdôraznil, že pri odvolávaní sa na "opakujúci sa" charakter sťažností alebo korešpondencie je vhodný opatrný prístup.

Zistenia a návrhy ombudsmana týkajúce sa (B)

19. Ombudsmanka víta záväzok agentúry ECHA poskytovať svojim zamestnancom širokú škálu informácií týkajúcich sa dobrého administratívneho správania a oceňuje, že venovala osobitnú pozornosť zásadám dobrého administratívneho správania a jej úsiliu o zlepšenie ústretovosti voči občanom. Chápe tiež dôvody, na ktorých je založené rozhodnutie agentúry ECHA uverejniť na svojej webovej stránke len jeden kód. Kódex ECHA sa riadi štruktúrou a prezentáciou ECGAB, aj keď existujú určité rozdiely v podrobnostiach [8]. Ombudsmanka sa preto domnieva, že kódex ECHA možno celkovo považovať za uspokojivý. Domnieva sa však, že článok 19 kódexu ECHA by mohol obsahovať výslovný odkaz na ombudsmana. Ombudsman okrem toho vyjadruje spokojnosť s osvetovými činnosťami agentúry ECHA a iniciatívami prijatými na zlepšenie riadenia kvality agentúry a uľahčenie jej počiatočných kontaktov s verejnosťou.

c) Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť

20. Ombudsmanka prikladá veľký význam presadzovaniu transparentnosti a zvyšovaniu zodpovednosti v administratíve EÚ. Potreba transparentnosti sa okrem iného odráža v právnych predpisoch EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, v ktorých sa ombudsman výslovne uvádza ako orgán zodpovedný za preskúmanie. Potreba zodpovednosti sa odráža v rozsiahlych vyšetrovacích právomociach ombudsmana, ktoré mu umožňujú dôkladne objasniť skutočnosti a problémy, ktoré sa vyskytnú počas jeho vyšetrovaní.

21. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka požiadala agentúru ECHA, aby poskytla dodatočné informácie a odpovedala na tieto otázky:

Poznamenávam, že internetová stránka agentúry ECHA obsahuje časť o prístupe k dokumentom, ktoré má agentúra k dispozícii. Bol by som však vďačný, keby som vedel, ako agentúra ECHA v praxi vybavuje žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom. Aké sú jej pravidlá, usmernenia a/alebo praktické opatrenia na vybavovanie takýchto žiadostí? Uveďte príklady, ako napríklad hlavnú korešpondenciu pri vybavovaní posledných troch žiadostí agentúry o prístup verejnosti k dokumentom, ktorými sa zaoberajú príslušné pravidlá agentúry ECHA a/alebo nariadenie č. 1049/2001. (Podstata rozhodnutí agentúry ECHA v týchto príkladoch sa nebude skúmať, pretože to nie je účelom tejto návštevy.)

b) Vypracúva agentúra ECHA výročnú správu (internú alebo externú) o zaobchádzaní s prístupom verejnosti k dokumentom?

Prevádzkuje alebo má ECHA v úmysle prevádzkovať verejný register v zmysle článku 11 nariadenia č. 1049/2001?

d) ECHA spracúva obrovské množstvo informácií a údajov. Jeho internetová stránka je používateľsky ústretová a obsahuje veľké množstvo údajov, publikácií a informácií týkajúcich sa hlavných činností agentúry ECHA. Nariadenie č. 1049/2001 sa prísne vzaté vzťahuje len na „dokumenty“. Ako agentúra ECHA vybavuje žiadosti o informácie? Poskytnite nám informácie týkajúce sa spätnej väzby, ktorú služby agentúry ECHA dostávajú od používateľov a zainteresovaných strán v súvislosti s prístupom k informáciám.“

22. ECHA vo svojej prezentácii uviedla, že transparentnosť je dôležitou charakteristikou spôsobu, akým vykonáva svoju prácu. Na jej internom webovom sídle sa nachádza osobitná časť venovaná prístupu k dokumentom, ktorá má zamestnancom pomôcť pri vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom. Odborná príprava v oblasti prístupu k dokumentom sa organizuje dvakrát ročne a v rámci agentúry ECHA existuje aj osobitná sieť, ktorá sa zaoberá otázkami prístupu k dokumentom. Sieť pozostáva z kontaktných osôb z každého riaditeľstva pre vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom a usporadúva zasadnutia dvakrát ročne.

23. V odpovedi na otázky týkajúce sa prístupu k dokumentom ECHA vysvetlila, že sa zaoberá všetkými žiadosťami, ktoré jej boli doručené v súlade s nariadením 1049/2001 a rozhodnutím MB/12/2008 [9], ktorým sa vykonáva uvedené nariadenie. ECHA má dvoch právnikov, ktorých úlohou je zabezpečiť centrálnu koordináciu vybavovania prvých žiadostí. Koordinátori dostávajú prvé žiadosti prostredníctvom osobitného webového formulára agentúry ECHA alebo prostredníctvom funkčnej e-mailovej schránky a prideľujú ich zodpovednému riaditeľstvu. Zaoberajú sa aj rokovaniami so žiadateľom, poskytujú poradenstvo s cieľom zabezpečiť konzistentnosť a monitorujú lehotu. Konkrétne spracovanie prvých žiadostí je decentralizované, takže každé riaditeľstvo vybavuje žiadosti v rámci svojej oblasti zodpovednosti. Opakovanými žiadosťami sa centralizovanejšie zaoberá výkonný úrad a oddelenie pre právne veci.

24. ECHA ďalej predložila štatistiky týkajúce sa vybavovania žiadostí o prístup k dokumentom. V roku 2011 bolo agentúre ECHA doručených 93 žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom. Zatiaľ čo väčšina žiadostí viedla k úplnému alebo čiastočnému prístupu, v 8 prípadoch bol prístup zamietnutý. Veľký počet prijatých žiadostí sa týkal dokumentov obsahujúcich údaje tretích strán, ktoré si v súlade s platnými pravidlami vyžadovali konzultáciu s treťou stranou pred udelením prístupu [10]: napríklad v poslednom štvrťroku 2011 sa uskutočnilo približne 130 konzultácií s tretími stranami. V troch prípadoch bola lehota na odpoveď agentúry ECHA predĺžená, ale lehoty boli dodržané vo všetkých prípadoch okrem jedného, keď došlo k jednodňovému oneskoreniu. Približne 65 % žiadostí pochádzalo od priemyselných alebo právnických firiem, zatiaľ čo zvyšok pochádzal od mimovládnych organizácií, akademikov a novinárov. Agentúra ECHA predložila aj príslušné údaje týkajúce sa prvých dvoch štvrťrokov 2012, ktoré sa vo veľkej miere podobali štatistikám z roku 2011, a poskytla ombudsmanovi kópie posledných troch žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom a svojich odpovedí.

25. Pokiaľ ide o najnovšie trendy, agentúra ECHA poukázala na jasný pokles počtu žiadostí po tom, ako agentúra ECHA začala na svojom webovom sídle šíriť informácie týkajúce sa registračných súborov. Zvýšil sa však počet dokumentov, na ktoré sa vzťahujú jednotlivé žiadosti, a počet strán zverejnených na žiadosť.

26. V odpovedi na otázku ombudsmana týkajúcu sa podávania správ agentúrou ECHA o vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom agentúra ECHA vysvetlila, že od roku 2011 sa interné správy pre manažment vypracúvajú každoročne a štvrťročne. Okrem toho bola koncom roka 2011 vytvorená excelová databáza s cieľom umožniť automatizované podávanie správ. Zatiaľ nie sú k dispozícii žiadne externé správy, ale predpokladá sa aktualizácia časti o prístupe k dokumentom na webovom sídle agentúry ECHA. Na webovom sídle agentúry ECHA existuje verejný register dokumentov (ďalej len „knižnica dokumentov“) a dokumenty, ktoré sú v ňom obsiahnuté, boli i) elektronicky označené na účely lepšej vyhľadateľnosti a ii) zoskupené na účely jednoduchého elektronického odkazu, ako sa uvádza v bode 17. Agentúra ECHA neustále zlepšuje verejne dostupné materiály.

27. Pokiaľ ide o žiadosti o informácie, agentúra ECHA vysvetlila, že prevádzkuje dve podporné oddelenia: i) informačné stredisko agentúry ECHA a ii) asistenčné pracovisko agentúry ECHA. Informačná kancelária ECHA je zodpovedná za všeobecné otázky adresované agentúre, zatiaľ čo asistenčná služba ECHA poskytuje poradenstvo tým, ktorí majú povinnosti podľa nariadení REACH, CLP [11] a Biocídy [12]. Poskytuje tiež podporu používateľom nástrojov informačných technológií agentúry ECHA a pomoc súvisiacu so spracovaním jednotlivých podaní.

28. Pokiaľ ide o asistenčné pracovisko agentúry ECHA, funguje na trojúrovňovom systéme: prvá úroveň (L1) sa týka otázok, ktoré patria do právomoci tímu asistenčnej služby a na ktoré môže sám odpovedať; druhá úroveň (L2) sa vzťahuje na prípady, ktoré si vyžadujú odborné znalosti mimo oddelenia asistenčnej služby v agentúre ECHA; a tretia úroveň (L3) sa vzťahuje na prípady, ktoré si vyžadujú externú konzultáciu. Asistenčné pracovisko agentúry ECHA odpovedalo v roku 2011 na 5 362 otázok, z toho 90 % do 15 pracovných dní. V kategóriách L1 a L2 bol kumulatívny priemerný čas riešenia prípadov a otázok 6,9 pracovného dňa a v kategórii L3 54,8 pracovného dňa.

29. Informačná kancelária agentúry ECHA začala fungovať v januári 2012. Počas prvých dvoch štvrťrokov 2012 dostala 850 e-mailov, 900 telefonátov a jedného návštevníka. Väčšina otázok bola zodpovedaná buď v ten istý deň, alebo do piatich pracovných dní. Témy, na ktoré sa otázky vzťahovali, sa týkali najmä pozvánok, otázok asistenčných pracovísk, registrovaných látok, predplatného elektronických správ, webového sídla agentúry ECHA a ponúk produktov alebo služieb. Takmer tri štvrtiny otázok pochádzali od spoločností.

30. Diskusia sa potom zamerala na iniciatívy agentúry ECHA na podporu transparentnosti, dialógu a zodpovednosti. V tejto súvislosti ECHA vysvetlila, že jej internetová stránka obsahuje veľké množstvo údajov, publikácií a informácií týkajúcich sa jej hlavných činností. Agentúra ECHA takisto predstavila svoju politiku zainteresovaných strán týkajúcu sa spolupráce s akreditovanými zainteresovanými stranami. Politika sa vykonáva najmä prostredníctvom práce výborov. S cieľom posilniť spoluprácu zainteresovaných strán agentúra ECHA každoročne organizuje Deň zainteresovaných strán a ďalšie semináre a aktívne sa zúčastňuje na konferenciách organizovaných zainteresovanými stranami. Agentúra ECHA pravidelne organizuje aj online informačné stretnutia (webové semináre). Spätná väzba k udalostiam sa získala prostredníctvom prieskumov spokojnosti zameraných na zainteresované strany, výbory ECHA a zákazníkov asistenčných pracovísk. Väčšina spätnej väzby bola veľmi pozitívna voči službám agentúry ECHA.

31. Ombudsmanka sa potom spýtala agentúry ECHA, ako vníma úlohu jednoduchého jazyka vo svojej komunikácii s verejnosťou. Agentúra ECHA vysvetlila, že si je veľmi vedomá tejto otázky, najmä preto, že jej hlavné činnosti majú vysoko technický charakter. Ako príklad používania jednoduchého jazyka vo svojich oznámeniach ECHA spomenula svoje publikácie poskytujúce usmernenie v skratke. Komunikačné oddelenie sa stará o šablóny listov, ktoré sa zasielajú verejnosti. Na webovom sídle je osobitná časť pre zainteresovaných občanov.

Zistenia a návrhy ombudsmana týkajúce sa (C)

32. Ombudsmanka blahoželá agentúre ECHA k jej webovej stránke, ktorá je používateľsky ústretová, ľahko navigovateľná a informatívna. Domovská stránka, funkcie vyhľadávania a ďalšie podstatné informácie na webovej stránke sú k dispozícii vo všetkých 23 úradných jazykoch. Táto prax dokazuje záväzok agentúry ECHA pozdraviť občanov v ich vlastnom jazyku a uznať, že všetci občania Európskej únie majú oprávnený záujem na jej práci.

33. ECHA na svojom webovom sídle poskytuje verejnosti obrovské množstvo informácií týkajúcich sa najmä jej hlavných činností, ako aj dostatočné informácie o finančných a organizačných záležitostiach. Prijala proaktívny prístup k šíreniu informácií, najmä prostredníctvom svojich asistenčných služieb a online publikácií, a v tejto súvislosti by mala byť ocenená. Ombudsmanka tiež oceňuje mechanizmy, ktoré agentúra ECHA zaviedla na zabezpečenie vyhľadateľnosti a jednoduchého elektronického odkazu na dokumenty na svojom webovom sídle, ako aj efektívne spracovanie kontaktov z verejnosti.

34. Pokiaľ ide o prístup k dokumentom, ombudsmanka blahoželá agentúre ECHA k podrobným a osobitným postupom, ktoré zaviedla na vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom. Zdá sa, že štatistiky potvrdzujú, že postupy vo všeobecnosti fungujú dobre. Ombudsmanka tiež s uspokojením konštatuje, že agentúra ECHA začala vypracúvať správy o vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom. Navrhuje, aby agentúra ECHA zvážila sprístupnenie výročnej správy o vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom verejnosti.

(D) Prijímanie zamestnancov

35. Pokiaľ ide o podstatu rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania, ombudsman uplatňuje podobný prístup ako Súdny dvor Európskej únie. To okrem iného znamená, že uznáva široké diskrečné právomoci administratívy pri výbere jej zamestnancov. Pokiaľ ide o procedurálne aspekty výberu a prijímania zamestnancov, ombudsmanka veľmi aktívne pracovala na zvýšení transparentnosti pri prijímaní zamestnancov do zamestnania v EÚ. Jeho úsilie viedlo napríklad k väčšej transparentnosti, pokiaľ ide o mená členov výberových komisií, a k podrobnejším hodnotiacim hárkom, ktoré uchádzačom poskytujú lepší prehľad o tom, ako boli hodnotení.

36. Ombudsman vo svojom liste zo 17. septembra 2012 požiadal agentúru ECHA, aby objasnila tieto otázky:

Ako agentúra ECHA zabezpečuje účinnú komunikáciu s uchádzačmi o výberových konaniach, pokiaľ ide o stav ich žiadostí a/alebo výsledok výberového konania?

b) Sú mená členov výberovej komisie uchádzačom známe?  Do akej miery agentúra ECHA poskytuje uchádzačom prístup k posúdeniam ich žiadostí?

c) Do akej miery hľadá ECHA rýchlejšie a menej formálne prostriedky na riešenie sporov týkajúcich sa rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania ako tie, ktoré sú uvedené v článku 90 služobného poriadku?

d) Informuje agentúra ECHA vo svojej korešpondencii uchádzačov systematicky o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi, ako sa stanovuje v článku 19 uvedeného Európskeho kódexu dobrej správnej praxe a Kódexu dobrej správnej praxe agentúry ECHA?“

37. ECHA vo svojej prezentácii poskytla informácie o svojich výberových konaniach. S cieľom zabezpečiť účinnú komunikáciu s uchádzačmi agentúra ECHA prijala príručku pre žiadateľov [13], ktorá obsahuje osobitný oddiel o komunikácii so žiadateľmi. Oddelenie ľudských zdrojov vymenovalo koordinátora pre výberové konania, ktorý pôsobí ako kontaktná osoba pre každé výberové konanie s cieľom zabezpečiť, aby boli všetci uchádzači plne informovaní vo všetkých fázach konania. Koordinátor odpovedá na otázky a poskytuje uchádzačom vysvetlenia, vydáva pozvánky na pohovory, pripravuje záverečné listy a odpovedá na žiadosti o preskúmanie po tom, ako členovia výberovej komisie odpovede potvrdia.

38. Pokiaľ ide o praktické podmienky výberových konaní, korešpondenciu s uchádzačmi podpisuje predseda výberovej komisie. Uchádzači môžu na požiadanie dostať: i) písomná spätná väzba k posúdeniu ich žiadostí; ii) celkový počet bodov hodnotenia a všeobecná spätná väzba k posúdeniu ich žiadostí; iii) výňatok z hodnotiacej tabuľky vrátane tabuľky externého konzultanta; a iv) informácie o zložení výberovej komisie.

39. ECHA ďalej uviedla, že by bola vďačná, keby si vypočula stanovisko ombudsmanky k jej súčasnej praxi ochrany členov výberovej komisie pred vonkajším tlakom zverejňovaním ich mien len na požiadanie. Poukázala tiež na možnosť, že zamestnanci alebo externí členovia by mohli váhať s účasťou vo výberových komisiách, ak by ich mená boli zverejnené. Ombudsmanka vysvetlila, že ide o vyváženie, ale zverejnenie mien členov výberovej komisie je v súlade s judikatúrou Súdneho dvora v tejto veci. Tajnosť rokovaní a práce výberových komisií bola zavedená s cieľom zaručiť nezávislosť týchto komisií a objektívnosť ich práce. Chráni ich pred akýmkoľvek vonkajším rušením a tlakom [14].  Dodržiavanie tejto tajnosti teda bráni zverejneniu názorov jednotlivých členov výberových komisií. Ombudsman však dôsledne zastáva názor, že právo utajiť individuálne názory členov výberovej komisie nie je to isté ako utajiť ich totožnosť [15]. V tejto súvislosti sa na zasadnutí diskutovalo o dvoch bodoch: i) v ktorej fáze výberového konania by sa mali uviesť mená a ii) či by hierarchické postavenie dotknutej osoby (napr. manažér/asistent) mohlo zohrávať úlohu v tomto postupe.

40. ECHA informuje uchádzačov o možnosti podať formálnu sťažnosť v súlade s článkom 90 ods. 2 služobného poriadku. Od roku 2007 má ECHA dva spory týkajúce sa rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania a ombudsmanovi boli v tejto súvislosti predložené štyri sťažnosti. Pokiaľ ide o neformálne prostriedky riešenia sporov, v oddiele F príručky agentúry ECHA pre žiadateľov sa stanovuje možnosť predložiť žiadosť o preskúmanie predsedovi výberovej komisie. V tej istej príručke sa uvádza aj odkaz na právo buď podať sťažnosť ombudsmanovi, alebo predložiť vec Súdu pre verejnú službu.

Zistenia a návrhy ombudsmana týkajúce sa (D)

41. Ombudsmanka poznamenáva, že názory inštitúcií na správnu rovnováhu medzi otvorenosťou a legitímnymi potrebami dôvernosti v práci výberových komisií sa vyvíjali smerom k tomu, aby sa otvorenosti prikladal väčší význam [16]. Poukazuje na to, že zaužívanou praxou v rámci Európskeho úradu pre výber pracovníkov (ďalej len „EPSO“) a Komisie je zverejňovať mená členov výberovej komisie. Podľa názoru ombudsmana takýto postup zaručuje transparentnosť výberových konaní; pomáha budovať a udržiavať dôveru verejnosti v inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ; a uisťuje uchádzačov, že výberové konanie nebolo poznačené konfliktom záujmov. Vzhľadom na uvedené skutočnosti by ECHA mohla prehodnotiť svoje stanovisko k zverejneniu mien členov výberovej komisie a sprístupniť ich všetkým uchádzačom, a nielen tým, ktorí výslovne požadujú takéto informácie.

(E) Ponuky a zmluvy

42. Na úrovni preskúmania sa spormi týkajúcimi sa rozhodnutí o verejnej súťaži a zmluvných vzťahov najčastejšie zaoberajú súdy. V priebehu rokov sa však významná časť prípadov ombudsmana týkala aj týchto oblastí. V súvislosti s verejnými súťažami sa ombudsman inšpiruje prístupom Súdneho dvora, ktorým je uznať široké diskrečné právomoci administratívy pri posudzovaní vecných aspektov návrhov verejných súťaží a zároveň starostlivo skontrolovať, či poskytla platné a primerané dôvody pre svoje rozhodnutia a či primerane dodržiavala uplatniteľné postupy a práva na informácie. V súvislosti so zmluvnými spormi ombudsman ako taký neposudzuje, či došlo k porušeniu zmluvy. Dôkladne však skúma, či administratíva poskytla dobré dôvody pre svoje stanovisko, a skúma aj spravodlivosť správnych opatrení alebo opomenutí.

43. Vzhľadom na uvedené skutočnosti si ombudsmanka želala byť informovaná o tom, ako agentúra ECHA rieši spory v súvislosti s týmito oblasťami.

44. Agentúra ECHA predstavila hlavné prvky postupu, ktorým sa riadi v prípadoch verejného obstarávania. Informovala ombudsmana, že uchádzačom zasiela oznamovacie listy, v ktorých uvádza dôvody zadania alebo nezadania zákazky. Oznamovacie listy obsahujú informácie o víťaznej ponuke a informácie o dostupných opravných prostriedkoch. Na požiadanie sa zašle druhý list, ktorý obsahuje informácie o charakteristikách a komparatívnych výhodách víťaznej ponuky. Na požiadanie alebo v odpovedi na žiadosť o administratívne preskúmanie rozhodnutia sa zašle tretí list s ďalšími objasneniami týkajúcimi sa posúdenia neúspešnej ponuky. Uchádzači sú informovaní aj o možnosti súdneho preskúmania Všeobecným súdom.

45. V oblasti zmlúv ECHA vysvetlila, že sa snaží urovnať spory predovšetkým prostredníctvom rokovaní v rámci riadenia projektov a zmlúv. Ak sa spor nevyrieši rokovaním, strany sa môžu dohodnúť, že ho predložia na mediáciu. Takéto nepovinné ustanovenie je zahrnuté napríklad v zmluvách v oblasti IT. Doteraz však nedošlo k žiadnemu využitiu mediácie. V prípade, že spor nie je možné vyriešiť zmierom, súdne preskúmanie je možné aj pred okresným súdom v Helsinkách.

46. Pokiaľ ide o otázku, či sú uchádzači a dodávatelia informovaní o tom, že môžu podať sťažnosť ombudsmanovi, agentúra ECHA uviedla, že informuje uchádzačov a dodávateľov o ich práve podať sťažnosť ombudsmanovi v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania a v oznámení o výsledku verejného obstarávania uverejnenom v Úradnom vestníku EÚ. Oznamovacie listy v postupoch verejného obstarávania sa riadia vzormi Európskej komisie a neobsahujú odkaz na ombudsmana. V štandardných zmluvách nie je žiadny priamy odkaz na ombudsmana.

47. V priebehu diskusie ombudsman vysvetlil rozdiel medzi zákonnosťou a dobrou správou vecí verejných a nastolil otázku subdodávateľov, pričom uviedol príklad prípadu, v ktorom zasiahol s cieľom zabezpečiť, aby subdodávateľ dostal správnu platbu na základe zmluvy. Poukázal na to, že aj keď verejný obstarávateľ nie je zo zákona povinný upozorniť svojich dodávateľov na potrebu rešpektovať záujmy subdodávateľov, bolo by to v súlade so zásadami dobrej správy vecí verejných, ak by tak urobil. Agentúra ECHA toto usmernenie uvítala.

Zistenia a návrhy ombudsmana týkajúce sa (E)

48. Ombudsmanka víta skutočnosť, že agentúra ECHA informuje uchádzačov a dodávateľov o ich práve podať sťažnosť ombudsmanovi v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania a v oznámení o výsledku verejného obstarávania. Okrem toho sa domnieva, že postupy, ktoré ECHA zaviedla v oblasti verejných súťaží a zákaziek, sú ako celok uspokojivé. Nabáda však agentúru ECHA, aby poskytla informácie o možnosti podať sťažnosť ombudsmanovi aj vo svojich oznamovacích listoch týkajúcich sa postupov verejného obstarávania. Agentúra ECHA by tiež mohla zvážiť zahrnutie odkazu na ombudsmana do svojich zmlúv.

(F) Konflikty záujmov

49. Konflikty záujmov vznikajú vtedy, keď osoby, ktoré pracujú pre verejnú správu, môžu byť vnímané ako osoby s neprimeraným osobným záujmom vo veci, ktorou sa zaoberajú. Takéto konflikty sa musia riešiť primerane, aby sa zabezpečilo objektívne rozhodovanie a zvýšila dôvera verejnosti v administratívu. Nedávne udalosti a prípady ukazujú, že administratíva EÚ nemá plnú dôveru verejnosti v súvislosti s touto otázkou.

50. Ombudsman vo svojom liste zo 17. septembra 2012 požiadal agentúru ECHA, aby poskytla informácie o konkrétnych opatreniach, ktoré prijala s cieľom zabrániť konfliktom záujmov v súvislosti s:

a) prijímanie zamestnancov vrátane vedúcich pracovníkov; a

b) správanie súčasných a bývalých zamestnancov, najmä pokiaľ ide o vonkajšie činnosti počas ich služby v agentúre ECHA a po jej skončení (pozri napríklad články 11, 11a, 12b a 16 služobného poriadku).

51. ECHA vo svojej prezentácii vysvetlila, že druh konfliktu záujmov, ktorý môže vzniknúť v súvislosti so zamestnancami ECHA, sa musí posudzovať vo vzťahu k i) mandátu agentúry a ii) skutočnosti, že jej zamestnanci sú dočasní zamestnanci a zmluvní zamestnanci s vysoko špecializovanými profilmi.

52. Ako ombudsman uviedol vo svojom liste agentúre ECHA, agentúra uverejnila na svojom verejnom webovom sídle v časti „Postupy a politiky“ svoju politiku riadenia potenciálnych konfliktov záujmov [17], ako aj ročné vyhlásenia o záujmoch riaditeľov, manažérov a iných vyšších zamestnancov agentúry ECHA. Okrem toho je každý zamestnanec ECHA povinný podpísať vyhlásenie o záujmoch, ktoré je v súlade so vzorom uvedeným v prílohe 1 k uvedenej politike.

53. Osobitná časť na internej webovej stránke agentúry ECHA je venovaná otázkam etiky a kódexu správania. Tento oddiel obsahuje okrem iného rozhodnutie výkonného riaditeľa o usmerneniach týkajúcich sa pozvánok a darov, ako aj vyhlásení o záväzkoch a dôvernosti. Rozhodnutie obsahuje podrobné pokyny týkajúce sa prijímania darov a priaznivcov, pozvánok na podujatia, poplatkov a honorárov, ako aj vyznamenaní a dekorácií.

54. Diskusia sa potom presunula do výberových konaní. Agentúra ECHA vypracovala vzory, ktoré sa majú používať pri vyhláseniach a vyhláseniach o konflikte záujmov vo výberových konaniach. Od každého člena výberovej komisie sa vyžaduje, aby takéto dokumenty podpísal. Výkonný riaditeľ následne posúdi vyhlásenie a v prípade potreby prijme potrebné opatrenia. Odborná príprava v oblasti konfliktov záujmov pri prijímaní zamestnancov sa organizuje priebežne.

55. Agentúra ECHA následne požiadala ombudsmana o usmernenie týkajúce sa situácií, keď člen poroty pozná kandidáta. Ombudsman odpovedal, že takýto incident by sa mal vyhlásiť a potom by sa v závislosti od konkrétnych okolností prípadu dotknutá osoba buď vôbec nezúčastnila na výberovom konaní, alebo by mala byť prítomná len ako pozorovateľ bez toho, aby sa zúčastnila na rokovaniach.

56. Diskusia sa potom zamerala na dvojročnú lehotu stanovenú v článku 16 služobného poriadku, počas ktorej je potrebné povolenie vykonávať určité povolania po odchode zo služby. ECHA položila ombudsmanovi otázku, či by sa s touto otázkou malo zaobchádzať odlišne, ak je zamestnanec dočasným zamestnancom, ktorého zmluvu nemožno z nejakého dôvodu obnoviť. Ombudsmanka odpovedala, že situácia je skutočne chúlostivá a treba ju zohľadniť. Pravidlá sú však v zásade rovnaké pre všetkých zamestnancov. Dôležitým faktorom by mohlo byť aj to, aké úlohy boli dotknutému zamestnancovi zverené pred odchodom. Pritom by sa mala zohľadniť trieda zástupcu.

Zistenia a návrhy ombudsmana týkajúce sa (F)

57. Ombudsmanka pri viacerých príležitostiach uviedla, že inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ by mali urobiť všetko, čo je v ich silách, aby sa vyhli nielen skutočným, ale aj zjavným konfliktom záujmov s cieľom zachovať dôveru verejnosti v ich činnosti a chrániť svojich zamestnancov pred neodôvodneným podozrením. V tejto súvislosti víta skutočnosť, že agentúra ECHA vypracovala vzory vyhlásení o záujmoch a sprístupnila ich vyplnené riaditeľmi, manažérmi a inými vedúcimi pracovníkmi na svojom verejnom webovom sídle. Ombudsmanka tiež poznamenáva, že agentúra ECHA má zavedené podrobné vnútorné pravidlá, ktorých cieľom je zabrániť konfliktom záujmov.

58. Treba však tiež poznamenať, že Európsky dvor audítorov vo svojej nedávnej osobitnej správe č. 15/2012 [18] odporučil, aby niektoré agentúry vrátane ECHA zlepšili svoje politiky a postupy v oblasti konfliktu záujmov. V tejto súvislosti Dvor audítorov poukázal na to, že praktické vykonávanie politík a postupov agentúry ECHA v prípade konfliktu záujmov má značné nedostatky. Poukázal najmä na skutočnosti, že i) záujmy sa neskúmajú pred pridelením úloh zamestnancom a ii) politiky a postupy na posúdenie a riadenie situácií konfliktu záujmov v odvolacej rade ECHA nie sú primerané. Ombudsmanka víta skutočnosť, že ECHA už prijala následné opatrenia v súvislosti s mnohými zisteniami Európskeho dvora audítorov [19]. Bolo by však jednoznačne vhodné, aby agentúra ECHA mohla podávať správy o konkrétnych opatreniach, ktoré prijala na splnenie svojich právnych povinností, najmä pokiaľ ide o otázky konfliktu záujmov uvedené v bodoch i) a ii), ako sa navrhuje v správe Dvora audítorov.

(G) Oznamovanie protispoločenskej činnosti

59. Ombudsmanka požiadala agentúru ECHA, aby poskytla informácie o všetkých opatreniach, ktoré zaviedla na interné oznamovanie protispoločenskej činnosti, a o všetkých prípadoch oznamovania protispoločenskej činnosti.

60. ECHA vo svojej prezentácii uviedla, že doteraz nemala žiadne prípady oznamovania protispoločenskej činnosti. Príslušné zásady uvedené v služobnom poriadku boli interne implementované rozhodnutím správnej rady ECHA MB/30/2009. Pravidlá sú vysvetlené novým zamestnancom počas úvodnej odbornej prípravy. Osobitná časť na internom webovom sídle agentúry ECHA je venovaná otázkam týkajúcim sa oznamovania protispoločenskej činnosti.

61. Ombudsmanka poukázala na to, že článok 22a služobného poriadku neposkytuje úplnú odpoveď na výzvy spojené s oznamovaním protispoločenskej činnosti. Z tohto dôvodu je dôležité, aby manažment prijímal vhodné rozhodnutia predtým, ako sa možné problémy vymknú z rúk. Ombudsmanka okrem toho poukázala na to, že oznamovanie protispoločenskej činnosti je ďalším rozmerom, v rámci ktorého môžu občania uplatňovať svoje práva, a preto vyzvala agentúru ECHA, aby svojich zamestnancov informovala o možnosti stanovenej v služobnom poriadku najprv interne nahlásiť možnú existenciu nezákonnej činnosti.

Zistenia ombudsmana týkajúce sa bodu (G)

62. Ombudsmanka víta skutočnosť, že agentúra ECHA zaujala proaktívny prístup k oznamovaniu protispoločenskej činnosti tým, že v tejto súvislosti prijala vnútorné pravidlá (rozhodnutie MB/30/2009). Uvedené rozhodnutie obsahuje pravidlá týkajúce sa boja proti podvodom, korupcii a nezrovnalostiam, ako aj ustanovenia určené na uľahčenie administratívnych vyšetrovaní Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) v rámci agentúry. Ombudsmanka zastáva názor, že rozhodnutie obsahuje dôležité vnútorné pravidlá, ktorými sa riešia výzvy spojené s oznamovaním protispoločenskej činnosti. 

Zhrnutie návrhov ombudsmana

63. Ombudsman na základe svojej návštevy a informácií, ktoré mu poskytla agentúra ECHA, predkladá tieto návrhy:

a) Agentúra ECHA by mohla zvážiť doplnenie výslovného odkazu na ombudsmana do článku 19 svojho kódexu dobrej správnej praxe.

b) ECHA by mohla zvážiť sprístupnenie svojej výročnej správy o vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom verejnosti.

c) ECHA by mohla prehodnotiť svoje stanovisko k zverejneniu mien členov výberovej komisie tak, aby sa takéto informácie poskytovali všetkým uchádzačom, a nielen tým, ktorí o ne výslovne požiadajú.

d) V oblasti verejných súťaží a zmlúv by agentúra ECHA mohla zvážiť zahrnutie odkazu na ombudsmana do svojich oznamovacích listov a zmlúv.

e) ECHA by mohla podávať správy o konkrétnych opatreniach, ktoré prijala s cieľom splniť svoje právne záväzky, pokiaľ ide o otázky konfliktu záujmov, ktoré zistil Dvor audítorov. V tejto súvislosti by agentúra ECHA mohla podávať správy najmä o svojich následných opatreniach v súvislosti so zisteniami, že i) záujmy sa nepreskúmajú pred pridelením úloh zamestnancom a ii) politiky a postupy na posudzovanie a riadenie situácií konfliktu záujmov v odvolacej rade agentúry ECHA nie sú primerané.

Ocenil by som, keby mi agentúra ECHA mohla do 30. júna 2013 podať správu o opatreniach prijatých v nadväznosti na uvedené návrhy.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 3. apríla 2013