Štrasburg, 17.9.2012

Návšteva agentúry OI/12/2012/EIS – návšteva Európskej chemickej agentúry (ECHA)

Vážený pán Dancet,

V máji 2011 som spustil program návštev agentúr EÚ s cieľom identifikovať a šíriť najlepšie postupy v ich vzťahoch s občanmi. Spočiatku som uskutočnila tri „pilotné“ návštevy v agentúrach EÚ v Spojenom kráľovstve, konkrétne v Európskom orgáne pre bankovníctvo, Európskej agentúre pre lieky a Európskej policajnej akadémii. Následne som sa 1. júna 2011 stretol s vedúcimi všetkých agentúr EÚ v Bruseli a mal som príležitosť podrobnejšie ich oboznámiť s touto iniciatívou. V októbri a novembri 2011 som navštívil Európsku environmentálnu agentúru v Kodani a Európske monitorovacie centrum pre drogy a drogovú závislosť a Európsku námornú bezpečnostnú agentúru v Lisabone. Vo februári 2012 som navštívil Európske stredisko pre rozvoj odborného vzdelávania v Solúne a v máji som navštívil Európsku nadáciu pre zlepšovanie životných a pracovných podmienok v Dubline. V júni 2012 som navštívil EUROJUST a EUROPOL v Haagu a Európsky výbor pre systémové riziká vo Frankfurte. Napokon som v júli 2012 navštívil Európsku agentúru pre bezpečnosť sietí a informácií (ENISA) v Iraklione na Kréte. Informácie o mojich predchádzajúcich návštevách agentúr EÚ sú k dispozícii na tejto stránke môjho webového sídla:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

5. októbra 2012 budem v Helsinkách a rád by som využil túto príležitosť na návštevu agentúry ECHA a rád by som sa stretol s príslušnými členmi riadiaceho tímu agentúry. Vzhľadom na povahu takejto návštevy sa zdá byť vhodné obrátiť sa na Vás ako na výkonného riaditeľa ECHA. Aby som vám pomohol pripraviť sa na to, o čom som presvedčený, že bude užitočnou a konštruktívnou výmenou názorov, pripájam k tomuto listu prílohu, ktorá obsahuje a) návrh programu nášho zasadnutia a b) informácie týkajúce sa procedurálnych aspektov tohto typu návštevy.

Poznamenávam, že po neformálnych kontaktoch medzi našimi kanceláriami bol piatok 5. októbra 2012 (9.30 – 12.30 h) dohodnutý ako vzájomne vyhovujúci dátum pre naše zasadnutie, na ktorom, ako rozumiem, bude váš zástupca riaditeľa pán Jukka Malm v prípade vašej neprítomnosti zastupovať vedenie agentúry ECHA.

Počas mojej návštevy agentúry ECHA ma bude sprevádzať pani Eija Salonen, právna referentka, ktorá bude pôsobiť ako kontaktná osoba pre organizačné aspekty nášho stretnutia. Jej kontaktné údaje sú: [e-mail], tel.: + 33 3 88 17 24 29. Z neformálnych kontaktov medzi našimi kanceláriami tiež chápem, že pani Minna Heikkilä z vašej agentúry bude slúžiť ako kontaktná osoba v agentúre ECHA, ktorá bude spolupracovať s pani Salonenovou na všetkých potrebných prípravách.

Upozorňujeme, že po našom stretnutí by som sa rád stretol aj s výborom zamestnancov agentúry ECHA. Vyplýva to zo žiadosti zhromaždenia výborov zamestnancov agentúr (AASC), aby som sa systematicky stretával s výbormi zamestnancov agentúr EÚ, ktoré navštevujem v súvislosti s vyšetrovaniami z vlastnej iniciatívy.

Chcel by som sa Vám ešte raz poďakovať za súhlas s organizáciou tejto návštevy a teším sa na stretnutie (v prípade Vašej neprítomnosti) s Vaším zástupcom riaditeľa a Vašimi kolegami a na spoluprácu s Vami vo veciach, o ktorých som presvedčený, že budú plodnými výmenami týkajúcimi sa rôznych otázok obsiahnutých v návrhu programu nášho stretnutia. Ďalej by som chcel poďakovať vedeniu agentúry ECHA za zorganizovanie praktických aspektov môjho stretnutia s výborom zamestnancov agentúry.

Tvoje úprimné,

P. Nikiforos Diamandouros

Príloha: 1

PRÍLOHA: Procedurálne aspekty a návrh programu návštevy

Pokiaľ ide o procesné aspekty

Návštevy európskeho ombudsmana sa formálne vykonávajú na základe jeho právomoci viesť vyšetrovania z vlastnej iniciatívy. Korešpondencia týkajúca sa tejto návštevy bude mať preto registračné referenčné číslo pre takéto vyšetrovania z vlastného podnetu (OI/12/2012/EIS). Ombudsman by bol vďačný, keby agentúra ECHA mohla uviesť toto referenčné číslo vo svojej korešpondencii týkajúcej sa návštevy.

Vyšetrovanie z vlastnej iniciatívy okrem iného znamená, že sa uplatňujú obvyklé procesné záruky týkajúce sa takýchto vyšetrovaní. Patrí medzi ne právo agentúry požiadať európskeho ombudsmana o dôverné zaobchádzanie s informáciami a dokumentmi – pozri články 5.1, 5.2 a 14.2 vykonávacích predpisov ombudsmana:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Okrem informovania agentúry, ktorá má byť navštívená, o otázkach, ktoré má v úmysle nastoliť, ju ombudsman môže tiež požiadať, aby mu vopred poskytla určité relevantné informácie a/alebo dokumenty.

Po každej návšteve ombudsman písomne informuje agentúru o svojich zisteniach. Ak predloží konkrétne návrhy, zvyčajne požiada agentúru, aby ho informovala o všetkých následných opatreniach, ktoré navrhuje prijať. V závislosti od odpovede agentúry ombudsman buď zváži ukončenie vyšetrovania, alebo podnikne ďalšie kroky, napríklad vydaním formálnych odporúčaní.

Dovoľujeme si Vás upozorniť, že prípravný list k tejto návšteve, ako aj táto príloha budú uverejnené na webovom sídle európskeho ombudsmana. Ak sa ombudsman po svojej návšteve rozhodne predložiť agentúre návrhy, na tejto stránke sa uverejní aj oznámenie obsahujúce takéto návrhy, ako aj odpoveď agentúry, akákoľvek ďalšia korešpondencia a konečné písomné závery ombudsmana. Tieto výmeny sa objavia na tejto stránke webového sídla ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Pokiaľ ide o otázky, ktoré sú na programe

 Pokiaľ ide o obsah návštevy z 5. októbra 2012, európsky ombudsman by chcel prediskutovať tieto témy:

• zásady služby vo verejnom záujme;
• počiatočné kontakty agentúry ECHA s verejnosťou;
• Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť ;
• prijímanie zamestnancov;
• Ponuky a zmluvy;
• konflikty záujmov; a
• Oznamovanie protispoločenskej činnosti.

Konkrétne otázky, ktorými by sa ombudsmanka chcela zaoberať v rámci každej témy, sú tieto:

1.Zásady verejnej služby

Dňa 10. júla 2012 som informoval ECHA o uverejnení piatich zásad verejnej služby, ktorými by sa malo riadiť správanie úradníkov EÚ. Zaujímalo by ma, či agentúra prijala alebo plánuje prijať opatrenia na zabezpečenie a) informovania všetkých svojich zamestnancov o zásadách a b) sprístupnenia zásad na svojej webovej stránke, aby bola verejnosť informovaná o tom, že agentúra s nimi súhlasí.

2. Prvé kontakty s verejnosťou

Jednou zo základných úloh ombudsmana je zabezpečiť, aby administratíva EÚ bola otvorená, orientovaná na služby a efektívna pri riešení kontaktov s občanmi. Príslušné základné zásady sú stanovené v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (ECGAB). Táto otázka je v našej každodennej práci naďalej významná, čo naznačuje, že administratíva EÚ stále čelí určitým výzvam v tejto oblasti. V prípade potreby sa európsky ombudsman snaží nájsť rýchle riešenie sťažností, ktoré sa týkajú sťažností na počiatočné kontakty občana s administratívou. Zvyčajne to znamená, že moje útvary kontaktujú príslušnú osobu telefonicky.

Chápem, že všetky agentúry EÚ súhlasili s prijatím Európskeho kódexu dobrej správnej praxe na zasadnutí riaditeľov agentúr, ktoré sa konalo v októbri 2008 v Lisabone. Na webovej stránke ECHA som našiel odkaz na jej vlastný kódex dobrej správnej praxe [1] (ďalej len "kódex ECHA"). Na prvý pohľad sa zdá, že kódex ECHA odráža najmä zásady obsiahnuté v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (ECGAB). V kódexe ECHA však chýba napríklad odkaz na ombudsmana, pokiaľ ide o ustanovenie zodpovedajúce článku 19 ECGAB (uvedenie možností odvolania). V tejto súvislosti by som bol vďačný, keby ECHA mohla objasniť, ako vidí vzťah medzi týmito dvoma kódexmi a či má v úmysle uverejniť aj ECGAB na svojej webovej stránke. Bol by som tiež vďačný, keby som vedel viac o tom, ako agentúra ECHA zabezpečuje, aby jej zamestnanci dodržiavali zásady stanovené v kódexe. Nebol som schopný nájsť odkazy na túto záležitosť na webovej stránke agentúry ECHA, a preto by som bol vďačný za prezentáciu na túto tému.

3. Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť

Európsky ombudsman tiež kladie dôraz na podporu transparentnosti a zvýšenie zodpovednosti v administratíve EÚ. Táto požiadavka sa okrem iného odráža v právnych predpisoch EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, v ktorých sa ombudsman výslovne uvádza ako orgán zodpovedný za preskúmanie. Odráža sa to aj v rozsiahlych vyšetrovacích právomociach ombudsmana, ktoré nám umožňujú dôkladne objasniť skutočnosti a otázky nastolené v našich vyšetrovaniach.

Bol by som preto vďačný, keby som sa dozvedel viac o týchto otázkach:

a) Poznamenávam, že internetová stránka ECHA obsahuje časť o prístupe k dokumentom agentúry. Bol by som však vďačný, keby som vedel, ako agentúra ECHA v praxi vybavuje žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom. Aké sú jej pravidlá, usmernenia a/alebo praktické opatrenia na vybavovanie takýchto žiadostí? Uveďte príklady, ako napríklad hlavnú korešpondenciu pri vybavovaní posledných troch žiadostí agentúry o prístup verejnosti k dokumentom, ktorými sa zaoberajú príslušné pravidlá agentúry ECHA a/alebo nariadenie č. 1049/2001. (Podstata rozhodnutí agentúry ECHA v týchto príkladoch sa nebude skúmať, pretože to nie je účelom tejto návštevy.)

b) Vypracúva agentúra ECHA výročnú správu (internú alebo externú) o zaobchádzaní s prístupom verejnosti k dokumentom?

Prevádzkuje alebo má ECHA v úmysle prevádzkovať verejný register v zmysle článku 11 nariadenia č. 1049/2001?

d) ECHA spracúva obrovské množstvo informácií a údajov. Jeho internetová stránka je používateľsky ústretová a obsahuje veľké množstvo údajov, publikácií a informácií týkajúcich sa hlavných činností agentúry ECHA. Nariadenie č. 1049/2001 sa prísne vzaté vzťahuje len na „dokumenty“. Ako agentúra ECHA vybavuje žiadosti o informácie? Poskytnite nám informácie týkajúce sa spätnej väzby, ktorú služby agentúry ECHA dostávajú od používateľov a zainteresovaných strán v súvislosti s prístupom k informáciám.

4. Výber a prijímanie zamestnancov

Pokiaľ ide o podstatu rozhodnutí o výbere a prijímaní zamestnancov, ombudsmanka uplatňuje podobný prístup ako súdy EÚ. To okrem iného znamená, že uznáva veľmi široké diskrečné právomoci administratívy pri výbere jej zamestnancov.

Pokiaľ ide o procedurálne aspekty výberu a prijímania zamestnancov, ombudsmanka veľmi aktívne pracovala na zvýšení transparentnosti prijímania zamestnancov do EÚ. Viedlo to napríklad k väčšej transparentnosti, pokiaľ ide o mená členov výberových komisií, a k podrobnejším hodnotiacim hárkom, ktoré uchádzačom poskytujú lepší prehľad o tom, ako boli hodnotení.

Agentúra ECHA uverejnila na svojej webovej stránke v časti „Pracovné miesta“informácie o svojej náborovej politike a postupoch prijímania dočasných zamestnancov a zmluvných zamestnancov (ECHA v súčasnosti nemá stálych úradníkov). Bol by som Vám vďačný, keby ste mi poskytli ďalšie objasnenie týchto otázok:

a) Ako agentúra ECHA zabezpečuje účinnú komunikáciu s uchádzačmi o výberových konaniach, pokiaľ ide o stav ich žiadostí a/alebo výsledok výberového konania?

b) Sú mená členov výberovej komisie uchádzačom známe?  Do akej miery agentúra ECHA poskytuje uchádzačom prístup k posúdeniam ich žiadostí?

c) Do akej miery hľadá ECHA rýchlejšie a menej formálne prostriedky na riešenie sporov týkajúcich sa rozhodnutí o výbere a prijatí do zamestnania ako tie, ktoré sú uvedené v článku 90 služobného poriadku?

d) Informuje ECHA vo svojej korešpondencii uchádzačov systematicky o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi, ako sa stanovuje v článku 19 uvedeného Európskeho kódexu dobrej správnej praxe a Kódexu dobrej správnej praxe ECHA?

5. Ponuky a zmluvy

Na úrovni preskúmania sa spormi týkajúcimi sa rozhodnutí o verejnej súťaži a zmluvných vzťahov najčastejšie zaoberajú súdy. Značná časť prípadov ombudsmana sa však v priebehu rokov týkala aj týchto oblastí. V súvislosti s verejnými súťažami sa ombudsman inšpiruje prístupom Dvora audítorov, ktorým je uznať široké diskrečné právomoci administratívy pri posudzovaní vecných aspektov návrhov verejných súťaží a zároveň starostlivo skontrolovať, či poskytla platné a primerané dôvody pre svoje rozhodnutia a či primerane dodržiavala uplatniteľné postupy a práva na informácie. V súvislosti so zmluvnými spormi ombudsman ako taký neposudzuje, či došlo k porušeniu zmluvy. Dôkladne však skúma, či administratíva poskytla dobré dôvody pre svoje stanovisko, a skúma aj spravodlivosť správnych opatrení alebo opomenutí.

Poznamenávam, že internetová stránka agentúry ECHA obsahuje časť o „obstarávaní“. V tejto súvislosti sa pýtam:

a) Ako agentúra ECHA rieši spory týkajúce sa týchto oblastí?

b) Sú uchádzači a dodávatelia informovaní o tom, že sa môžu sťažovať ombudsmanovi?

6. Konflikty záujmov

Predchádzanie konfliktom záujmov je dôležitým aspektom druhej zásady služby vo verejnom záujme: integrita. Konflikty záujmov vznikajú vtedy, keď osoby, ktoré pracujú pre verejnú správu, môžu byť vnímané ako osoby, ktoré majú neprimeraný osobný záujem na záležitosti, s ktorou sa zaoberajú. Takéto konflikty sa musia primerane riešiť, aby sa zabezpečilo objektívne rozhodovanie a zvýšila dôvera verejnosti v administratívu. Nedávne udalosti a prípady ukazujú, že administratíva EÚ nemá jasnú plnú dôveru verejnosti v súvislosti s touto otázkou.

Poznamenávam, že agentúra ECHA uverejnila na svojej webovej stránke v časti „Postupy a politiky“ svoju politiku riadenia potenciálnych konfliktov záujmov [2], ako aj ročné vyhlásenia o záujmoch riaditeľov, manažérov a iných vyšších zamestnancov agentúry ECHA.

Vzhľadom na tieto úvahy by ma zaujímalo, aké ďalšie konkrétne opatrenia agentúra ECHA uplatňuje s cieľom zabrániť konfliktom záujmov v súvislosti s týmito oblasťami:

a) Prijímanie zamestnancov vrátane vedúcich pracovníkov

b) Súčasní a bývalí zamestnanci, najmä pokiaľ ide o vonkajšie činnosti počas ich služby v agentúre ECHA a po nej (pozri napríklad články 11, 11a, 12b a 16 služobného poriadku).

7. Oznamovanie protispoločenskej činnosti

Články 22a a 22b služobného poriadku sa bežne označujú ako "ustanovenia o oznamovateľoch". Tieto ustanovenia majú dvojakú štruktúru, ktorá pozostáva z a) povinnosti oznámiť závažné protiprávne konanie vlastnej inštitúcii oznamovateľa alebo za určitých podmienok úradu OLAF a b) práva oznámiť vec aj funkcionárom niektorých iných inštitúcií EÚ za predpokladu, že sú splnené osobitné požiadavky [3]. V článkoch 22a a 22b sa vymedzujú okolnosti, za ktorých sú oznamovatelia chránení pred odvetnými opatreniami zo strany inštitúcie, pre ktorú pracujú. Podľa článku 22a dotknutá inštitúcia nemôže konať v neprospech úradníka, ktorý zverejnil informácie, ak konal primerane a čestne. Článkom 22b sa táto ochrana rozširuje na úradníka, ktorý ďalej sprístupňuje informácie jednému alebo viacerým z piatich v ňom uvedených funkcionárov, t. j. predsedom Európskeho parlamentu, Komisie, Rady, Dvora audítorov alebo európskeho ombudsmana.

Bol by som vďačný, keby agentúra ECHA mohla poskytnúť informácie o akýchkoľvek opatreniach, ktoré zaviedla na interné oznamovanie protispoločenskej činnosti, a o akýchkoľvek skúsenostiach s oznamovateľmi.