V Štrasburgu 17. januára 2006

Vážený pán X.,

Dňa 12. marca 2005 ste podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi proti Európskemu úradu pre výber pracovníkov (EPSO). Táto sťažnosť, ktorá mi bola doručená 6. apríla 2005, sa týkala vybavovania žiadostí, ktoré ste predložili v súvislosti s Vašou účasťou na verejnom výberovom konaní EPSO/A/2/03.

Dňa 28. apríla 2005 som postúpil sťažnosť riaditeľovi EPSO.

Dňa 9. júna 2005 ste zatelefonovali môjmu úradu, aby ste ma informovali, že si želáte, aby sa s Vašou sťažnosťou zaobchádzalo dôverne. Informoval som o tom úrad EPSO listom zaslaným 10. júna 2005.

EPSO zaslal svoje stanovisko 18. júla 2005. Poslal som Vám ju 19. júla 2005 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 28. augusta 2005.

Dňa 13. septembra 2005 som požiadal úrad EPSO o poskytnutie ďalších informácií v súvislosti s Vaším prípadom. EPSO zaslal svoju odpoveď 19. októbra 2005. Poslal som Vám ho 24. októbra 2005 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte, do 30. novembra 2005. Do tohto dátumu od Vás neboli doručené žiadne pripomienky.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa sú relevantné skutočnosti zhrnuté takto:

Sťažovateľ sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní EPSO/A/2/03, ktoré zorganizoval Európsky úrad pre výber pracovníkov (ďalej len „EPSO“) s cieľom vytvoriť rezervný zoznam asistentov administrátorov v českom jazyku. Dňa 5. mája 2004 bol sťažovateľ informovaný o výsledkoch písomných testov. Podľa týchto informácií sťažovateľ získal len 6 z 10 bodov v teste e), zatiaľ čo na úspešné absolvovanie tohto testu bolo potrebných minimálne 8 bodov. Test e) spočíval v príprave poznámky v materinskom jazyku sťažovateľa (v tomto prípade v češtine).

Podľa jeho názoru sťažovateľ dokonale ovládal svoj vlastný materinský jazyk. Nebolo logické, aby neuspel v skúške vo svojom materinskom jazyku, zatiaľ čo v porovnateľnej skúške v nemčine dosiahol dobrý výsledok.

Sťažovateľ preto 11. mája 2004 požiadal EPSO doporučeným listom a e-mailom, aby preskúmal výsledok testu e). Sťažovateľ tiež požiadal o kópiu svojej skúšobnej dokumentácie a hodnotení vykonaných prieskumovými pracovníkmi.

Keďže sťažovateľ nedostal odpoveď, 24. mája 2004 e-mailom zopakoval svoje žiadosti. Po niekoľkých telefonických rozhovoroch so zamestnancami úradu EPSO sťažovateľ zopakoval svoje žiadosti e-mailom 16. júna 2004.

Podľa sťažovateľa EPSO nezohľadnil opakované žiadosti, ktoré predložil písomne a telefonicky, a neodpovedal na žiadny z jeho listov alebo e-mailov. Sťažovateľ uviedol, že pri príležitosti telefonického rozhovoru v septembri 2004 mu bolo oznámené, že jeho žiadosti sa posúdia neskôr, keďže EPSO je v súčasnosti zaneprázdnený ústnymi skúškami. Podľa názoru Compliannat to znamenalo, že mu boli úmyselne poskytnuté nesprávne informácie, ktoré ho pripravili o možnosť preskúmania jeho testu.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že a) došlo k zneužitiu právomoci; b) nezohľadnenie jeho listov a e-mailov z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004; c) odmietnutie poskytnúť informácie a interné administratívne nedostatky v rámci úradu EPSO; a d) zbytočné omeškanie v súvislosti s jeho sťažnosťou.

Sťažovateľ tvrdil (1), že by sa mu mal poskytnúť úplný prístup k dokumentom týkajúcim sa jeho testov, najmä pokiaľ ide o test e), a (2), že test e) by sa mal preskúmať.

Požiadavku

Prístup ombudsmana

Ombudsman sa domnieval, že obvinenia sťažovateľa a jeho druhá žiadosť boli prípustné. Pokiaľ však ide o prvé tvrdenie, zdá sa, že vhodné predchádzajúce prístupy, ktoré sú potrebné podľa článku 2 ods. 4 Štatútu európskeho ombudsmana, sa uskutočnili len v rozsahu, v akom sa týkali dokumentu sťažovateľa o preskúmaní testu e) a dokumentov týkajúcich sa posúdenia tohto testu. Prvý žalobný dôvod bol preto neprípustný, pokiaľ ide o prístup k iným dokumentom. Úrad EPSO a sťažovateľ boli zodpovedajúcim spôsobom informovaní.

Stanovisko úradu EPSO

Úrad EPSO vo svojom stanovisku uviedol tieto pripomienky:

Písomné testy verejného výberového konania EPSO/A/2/03 sa uskutočnili v ten istý deň. Test d) pozostával z testu predmetu vybraného uchádzačom, ktorý bol stanovený v druhom alebo treťom jazyku uchádzača. Cieľom tohto testu bolo preskúmať znalosti uchádzačov, ich zručnosti v oblasti porozumenia, schopnosť analyzovať a sumarizovať, ako aj ich schopnosť vypracúvať návrhy. Maximálny počet bodov v tomto teste bol 40, potrebné minimum bolo 20. Test e) pozostával z prípravy krátkej poznámky v hlavnom jazyku uchádzačov, v ktorej boli uvedené argumenty a závery testu d). Cieľom tohto testu bolo overiť, či uchádzači ovládajú svoj hlavný jazyk, pokiaľ ide o kvalitu štýlu písania aj prezentácie. Tento test bol vyhodnotený z 10 bodov, pričom sa dosiahlo minimálne 8 bodov.

Vzhľadom na to, že sťažovateľovi bolo v teste e) udelených len 6 bodov, bol informovaný, že nemôže byť prijatý na ústny test.

V e-maile zaslanom 11. mája 2004 sťažovateľ požiadal o preskúmanie tohto rozhodnutia.

Listom z 25. júna 2004 EPSO informoval sťažovateľa, že po prehodnotení jeho písomnej skúšky e) výberová komisia potvrdila svoje rozhodnutie udeliť mu len 6 z 10 bodov. Úrad EPSO spolu s týmto listom zaslal sťažovateľovi kópiu jeho dokumentu na preskúmanie a zodpovedajúce hodnotenie výberovou komisiou. Podľa tohto hodnotenia bola známka spôsobená tým, že vety neboli sformulované správne a že uchádzač neovládal príslušný jazyk.

Ako sa uvádza v hodnotiacom hárku, výberová komisia usúdila, že skúšobný dokument sťažovateľa nebol dostatočne kvalitný, že vety boli vytvorené nesprávne (napríklad že boli neúplné, že obsahovali systematické chyby syntaxe a interpunkcie a že boli plné ortografických chýb) a že príslušný jazyk nebol ovládaný.

Samotná výberová komisia bola oprávnená posudzovať výkonnosť uchádzača.

Posolstvá sťažovateľa z 11. mája, 24. mája a 16. júna 2004 zaregistroval úrad EPSO a postúpil ich zodpovedným osobám úradu EPSO. Odpoveď bola zaslaná 25. júna 2004. Úrad EPSO vyjadril poľutovanie nad tým, že po prijatí prvého e-mailu nebol sťažovateľovi včas zaslaný žiadny list s potvrdením o prevzatí ani potvrdenie o prijatí. Toto opomenutie, nech už bolo akokoľvek poľutovaniahodné, možno vysvetliť mimoriadnou pracovnou záťažou úradu EPSO v tom čase.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že mu boli poskytnuté nesprávne informácie pri telefonickom rozhovore so zamestnancom úradu EPSO, úrad EPSO vždy poskytol presné informácie v tom zmysle, že tieto informácie boli v súlade s informáciami, ktoré mal k dispozícii príslušný útvar.

Vzhľadom na to, že sťažovateľ pravdepodobne nedostal list z 25. júna 2004, EPSO pripojil kópiu listu so svojím stanoviskom.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach poukázal na to, že tvrdenie EPSO, že zaslal odpoveď na jeho listy 25. júna 2004, bolo rozhodujúce pre všetky jeho sťažnosti. Sťažovateľ zdôraznil, že tento list nikdy nedostal. Podľa jeho názoru bolo veľmi nepravdepodobné, že by sa list mal stratiť na pracovnom mieste. Sťažovateľ tvrdil, že úrad EPSO by mal preukázať, že list mu bol adresovaný pred viac ako rokom.

Sťažovateľ sa ďalej domnieval, že odôvodnenie rozhodnutia o jeho prieskumovom dokumente nebolo dostatočné, keďže výberová komisia jednoducho zaškrtla niektoré políčka v hodnotiacom hárku, zatiaľ čo prieskumový dokument ako taký neobsahoval žiadne opravy ani opravné známky.

Sťažovateľ požiadal ombudsmana, aby vyzval EPSO na predloženie ďalšieho stanoviska k tejto záležitosti vrátane dôkazov o tom, že list z 25. júna 2004 bol v tom čase skutočne odoslaný. Požiadal tiež o ďalšie preskúmanie svojej skúšobnej dokumentácie na skúšku e) oprávneným a kvalifikovaným orgánom.

Ďalšie vyšetrovania

Po dôkladnom zvážení stanoviska úradu EPSO a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania.

Žiadosť o ďalšie informácie

Ombudsman preto 13. septembra 2005 požiadal EPSO, aby predložil dôkazy potvrdzujúce, že (nepodpísaný) list pripojený k jeho stanovisku bol zaslaný sťažovateľovi 25. júna 2004.

Odpoveď úradu EPSO

V odpovedi EPSO informoval ombudsmana, že, žiaľ, nemôže poskytnúť žiadny dôkaz o tom, že list z 25. júna 2004, ktorý bol zapísaný do databázy na registráciu korešpondencie používanej EPSO (ďalej len „Adonis“), bol v ten deň odoslaný. Podľa EPSO sa v spise nenachádzalo ani potvrdenie o prijatí, ani kópia doporučeného listu. EPSO dodal, že od odosielateľa nemá ani kópiu podpísaného listu, ani verziu listu s vízom. Poukázala na to, že ľutuje, že nemôže poskytnúť pozitívnejšiu odpoveď, a požiadala ombudsmana, aby prijal jej ospravedlnenie. Úrad EPSO uviedol, že tento prípad nedbanlivosti, ktorý úprimne ľutoval, bol spôsobený nedostatočnou pozornosťou v súvislosti s mimoriadnym pracovným zaťažením, ku ktorému došlo v relevantnom čase.

Pripomienky sťažovateľa

Odpoveď EPSO bola postúpená sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želá, najneskôr do 30. novembra 2005. Do tohto dátumu neboli od sťažovateľa doručené žiadne pripomienky.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Sťažovateľ, český štátny príslušník, sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní EPSO/A/2/03 organizovanom Európskym úradom pre výber pracovníkov (EPSO) s cieľom vytvoriť rezervný zoznam asistentov administrátorov v českom jazyku. Dňa 5. mája 2004 bol sťažovateľ informovaný o výsledkoch písomných testov, t. j. testu d) a testu e). Test d) pozostával z testu predmetu vybraného uchádzačom, ktorý bol stanovený v druhom alebo treťom jazyku uchádzača. Cieľom tohto testu bolo preskúmať znalosti uchádzačov, ich zručnosti v oblasti porozumenia, schopnosť analyzovať a sumarizovať, ako aj ich schopnosť vypracúvať návrhy. Maximálny počet bodov v tomto teste bol 40, potrebné minimum bolo 20. Test e) pozostával z prípravy krátkej poznámky v hlavnom jazyku uchádzačov, v ktorej boli uvedené argumenty a závery testu d). Podľa informácií, ktoré poskytol EPSO 5. mája 2004, sťažovateľ získal iba 6 z 10 bodov v teste e), pričom na úspešné absolvovanie tohto testu bolo potrebných minimálne 8 bodov.

Sťažovateľ 11. mája 2004 požiadal EPSO doporučeným listom a e-mailom, aby preskúmal výsledok testu (e). Sťažovateľ tiež požiadal o kópiu svojej skúšobnej dokumentácie a hodnotení vykonaných prieskumovými pracovníkmi.

Keďže sťažovateľ nedostal odpoveď, 24. mája 2004 e-mailom zopakoval svoje žiadosti. Po niekoľkých telefonických rozhovoroch so zamestnancami úradu EPSO sťažovateľ zopakoval svoje žiadosti e-mailom 16. júna 2004.

1.2 Vo svojej sťažnosti podanej ombudsmanovi v marci 2005 sa sťažovateľ domnieval, že EPSO nezohľadnil opakované žiadosti, ktoré predložil písomne a telefonicky, a že neodpovedal na žiadny z jeho listov a e-mailov. Sťažovateľ ďalej uviedol, že pri príležitosti telefonického rozhovoru v septembri 2004 mu bolo oznámené, že jeho žiadosti sa posúdia neskôr, keďže EPSO bol v tom čase zaneprázdnený ústnymi skúškami. Podľa názoru sťažovateľa to znamenalo, že mu boli úmyselne poskytnuté nesprávne informácie, ktoré ho pripravili o možnosť preskúmania jeho testu.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že a) došlo k zneužitiu právomoci; b) nezohľadnenie jeho listov a e-mailov z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004; c) odmietnutie poskytnúť informácie a interné administratívne nedostatky v rámci úradu EPSO; a d) zbytočné omeškanie v súvislosti s jeho sťažnosťou.

Sťažovateľ tvrdil (1), že by sa mu mal poskytnúť úplný prístup k dokumentom týkajúcim sa jeho testov, najmä pokiaľ ide o test e), a (2), že test e) by sa mal preskúmať.

1.3 Ombudsman považoval tvrdenia sťažovateľa a jeho druhú žiadosť za prípustné. Pokiaľ však ide o prvé tvrdenie, zdá sa, že vhodné predchádzajúce prístupy, ktoré boli potrebné podľa článku 2 ods. 4 štatútu európskeho ombudsmana (1), sa uskutočnili len v rozsahu, v akom sa týkali dokumentu sťažovateľa o preskúmaní testu e) a dokumentov týkajúcich sa posúdenia tohto testu. Prvý žalobný dôvod bol preto neprípustný, pokiaľ ide o prístup k iným dokumentom. Úrad EPSO a sťažovateľ boli zodpovedajúcim spôsobom informovaní ombudsmanom.

2 Údajné zneužitie právomoci

2.1 Sťažovateľ tvrdil, že EPSO sa dopustil zneužitia právomoci.

2.2 Úrad EPSO sa vo svojom stanovisku výslovne nezaoberal týmto tvrdením. Zo stanoviska však vyplýva, že EPSO sa domnieval, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

2.3 Ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ neobjasnil, ktorý akt úradu EPSO považuje za zneužitie právomoci. Pri absencii ďalších informácií preto ombudsman predpokladá, že sťažovateľ odkazuje na informácie, o ktorých tvrdí, že mu boli poskytnuté pri príležitosti telefonického rozhovoru v septembri 2004 a podľa ktorých sa jeho žiadosti posúdia neskôr, keďže EPSO bol v tom čase zaneprázdnený ústnymi skúškami. Podľa názoru sťažovateľa to znamenalo, že mu boli úmyselne poskytnuté nesprávne informácie, ktoré ho pripravili o možnosť preskúmania jeho testu.

2.4 Podľa ustálenej judikatúry súdov Spoločenstva je akt postihnutý zneužitím právomoci len vtedy, ak sa na základe objektívnych, relevantných a zhodujúcich sa dôkazov zdá, že bol prijatý s výlučným alebo hlavným cieľom dosiahnuť iné ako uvádzané ciele alebo vyhnúť sa postupu osobitne stanovenému Zmluvou (pozri napríklad rozsudok Súdu prvého stupňa z 20. marca 2002, Rica Foods a Free Trade Foods/Komisia, T-332/00 a T-350/00, Zb. s.

2.5 Ombudsman sa domnieva, že sťažovateľ v tomto prípade nepredložil takéto objektívne, relevantné a zhodujúce sa dôkazy. Najmä pokiaľ ide o informácie, ktoré boli sťažovateľovi poskytnuté telefonicky, nič nenasvedčuje tomu, že tieto informácie boli poskytnuté s cieľom zbaviť ho možnosti preskúmania jeho testu.

2.6 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že sťažovateľ nepreukázal svoje prvé tvrdenie. Treba však poznamenať, že konštatovanie ombudsmana v tejto časti sa týka výlučne tvrdenia o zneužití právomoci a že informácie poskytnuté v telefonickom rozhovore budú opätovne preskúmané v časti 4 nižšie v súvislosti s tvrdením sťažovateľa o interných administratívnych nedostatkoch v EPSO.

3 Údajné nezohľadnenie listov a e-mailov sťažovateľa

3.1 Sťažovateľ tvrdil, že EPSO nezohľadnil jeho listy a e-maily z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004.

3.2 EPSO vo svojom stanovisku uviedol, že odpovedal sťažovateľovi listom z 25. júna 2004. V tomto liste úrad EPSO informoval sťažovateľa, že po prehodnotení jeho písomného testu e) výberová komisia potvrdila svoje rozhodnutie udeliť len 6 z 10 bodov. Spolu s týmto listom EPSO zaslal sťažovateľovi kópiu jeho dokumentu na preskúmanie a príslušný hodnotiaci hárok, ktorý vypracovala komisia. Podľa tohto hodnotiaceho hárku sa výbor domnieval, že dokument sťažovateľa na preskúmanie nemal dostatočnú kvalitu, že vety boli vytvorené nesprávne (napríklad že boli neúplné, že obsahovali systematické chyby syntaxe a interpunkcie a že boli plné ortografických chýb) a že príslušný jazyk nebol ovládaný. Úrad EPSO zdôraznil, že iba výbor má právomoc posudzovať výkonnosť uchádzača.

3.3 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach poukázal na to, že nikdy nedostal list EPSO z 25. júna 2004. Ombudsman však poznamenáva, že kópia listu z 25. júna 2004, ktorý mu predložil EPSO, preukazuje, že EPSO (alebo výberová komisia) posúdila žiadosti sťažovateľa uvedené v jeho listoch a e-mailoch. Skutočnosť, že list z 25. júna 2004 nebol sťažovateľovi doručený alebo nikdy nebol odoslaný, nemá vplyv na tento záver. Tento aspekt prípadu sa bude riešiť samostatne (pozri bod 4 nižšie).

3.4 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach ďalej uviedol, že odôvodnenie rozhodnutia o jeho prieskumovom dokumente nie je dostatočné, pretože výberová komisia jednoducho zaškrtla niektoré políčka v hodnotiacom hárku, zatiaľ čo prieskumový dokument ako taký nevykazoval žiadne opravy ani opravné známky. Sťažovateľ požiadal ombudsmana o ďalšie preskúmanie jeho vyšetrovacieho dokumentu na skúšku e) oprávneným a kvalifikovaným orgánom.

3.5 Podľa ustálenej judikatúry súdov Spoločenstva má výberová komisia pri hodnotení výsledkov testov výberového konania širokú mieru voľnej úvahy. Súd Spoločenstva môže preskúmať dôvodnosť jeho hodnotiacich rozsudkov len v zjavných prípadoch porušenia pravidiel upravujúcich jeho konanie (rozsudok Súdneho dvora z 15. júla 1981, Michel/Parlament, 195/80, Zb. s. 2861, body 24 a 25; Vec T-115/89, González Hoguera/Parlament, Zb. 1990, s. II-831, a vec T-55/91, Fascilla/Parlament, Zb. 1992, s. II-1757), zjavne nesprávne posúdenie alebo zneužitie právomoci, alebo ak zjavne prekročil hranice svojej voľnej úvahy (vec 30/86, Kolivas/Komisia, Zb. 1987, s. 2643, bod 11).

3.6 Ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ vo svojej sťažnosti uviedol, že možno predpokladať, že dokonale ovláda svoj materinský jazyk a že nie je logické, aby neprešiel skúškou vo svojom materinskom jazyku, zatiaľ čo v porovnateľnej skúške v nemčine dosiahol dobrý výsledok. Tieto argumenty však nepostačujú na preukázanie toho, že výberová komisia sa pri posudzovaní testu sťažovateľa v tomto prípade dopustila zjavnej chyby.

3.7 Ombudsman ďalej poznamenáva, že po prijatí stanoviska úradu EPSO, ktoré obsahovalo kópiu jeho testu a hodnotiaceho hárku výberovej komisie, sťažovateľ nepredložil žiadne konkrétne pripomienky, ktoré by preukazovali, že výberová komisia sa dopustila zjavnej chyby, keď sa domnievala, že vety boli vytvorené nesprávne (napríklad, že boli neúplné, že obsahovali systematické chyby syntaxe a interpunkcie a že boli plné ortografických chýb) a že príslušný jazyk nebol ovládaný. Je pravda, že výbor sa obmedzil na zaškrtnutie políčok namiesto toho, aby vypracoval individuálne a podrobné posúdenie testu sťažovateľa. Treba však zohľadniť skutočnosť, že toto tvrdenie sa netýka otázky, či EPSO dostatočne odôvodnil svoje rozhodnutie, ale otázky, či sa nezaoberal žiadosťou o preskúmanie pôvodného rozhodnutia o teste sťažovateľa a žiadosťou o prístup k dokumentom, ktoré sťažovateľ predložil vo svojich listoch a e-mailoch z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004 .. Podľa názoru ombudsmana a ako už bolo uvedené (pozri bod 3.3), z listu z 25. júna 2004 jasne vyplýva, že EPSO sa týmito žiadosťami zaoberal.

3.8 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach požiadal oprávnený a kvalifikovaný orgán o ďalšie preskúmanie svojej skúšobnej dokumentácie na účely testu e). V tejto súvislosti treba poznamenať, že úlohou ombudsmana je preskúmať možné prípady nesprávneho úradného postupu. Vzhľadom na to, že sťažovateľ nepredložil konkrétne argumenty, ktoré by naznačovali, že výberová komisia sa dopustila zjavnej chyby pri posudzovaní jeho testu e), ombudsman sa domnieva, že potreba ďalšieho preskúmania príslušného testu nebola stanovená.

3.9 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že sťažovateľ nepreukázal nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o druhé tvrdenie a druhé tvrdenie, ktoré predložil.

4 Údajné odmietnutie poskytnúť informácie, vnútorné administratívne nedostatky a zbytočné prieťahy

4.1 Sťažovateľ tvrdil, že došlo k odmietnutiu poskytnúť informácie, že v rámci úradu EPSO existovali vnútorné administratívne nedostatky a že došlo k zbytočnému omeškaniu. Vzhľadom na súvislosť medzi týmito otázkami ombudsmanka považuje za vhodné zaoberať sa týmito tvrdeniami spoločne.

4.2 Úrad EPSO vo svojom stanovisku zdôraznil, že na žiadosti sťažovateľa odpovedal listom z 25. júna 2004. Úrad EPSO vyjadril poľutovanie nad tým, že po prijatí prvého e-mailu nebol sťažovateľovi včas zaslaný žiadny list s potvrdením o prevzatí ani potvrdenie o prijatí. Dodal, že jeho opomenutie, nech je akokoľvek poľutovaniahodné, možno vysvetliť mimoriadnou pracovnou záťažou EPSO v tom čase. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že mu boli poskytnuté nesprávne informácie pri telefonickom rozhovore so zamestnancom úradu EPSO, úrad EPSO zdôraznil, že vždy poskytoval presné informácie v tom zmysle, že tieto informácie boli v súlade s informáciami, ktoré mal k dispozícii príslušný útvar.

4.3 Správna administratívna prax spočíva v správnom a rýchlom vybavovaní listov a otázok uchádzačov vo výberových konaniach. V tomto prípade ombudsman poznamenáva, že EPSO chcel odpovedať na listy a e-maily sťažovateľa z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004 listom z 25. júna 2004. Vzhľadom na to, že tento list sa zaoberal otázkami, na ktoré poukázal sťažovateľ, a obsahoval užitočné listinné dôkazy o posúdení príslušného testu, ombudsmanka sa domnieva, že neexistujú žiadne dôkazy, ktoré by preukazovali, že úrad EPSO odmietol poskytnúť informácie. Pokiaľ ide o čas potrebný na túto odpoveď, osvedčený administratívny postup si vyžaduje, aby bola odpoveď zaslaná v primeranej lehote. Podľa názoru ombudsmana je otázne, či viac ako šesť týždňov možno v rámci výberového konania považovať za primerané, a to aj vzhľadom na značnú pracovnú záťaž, ktorú EPSO zrejme musel znášať v relevantnom čase. Vzhľadom na to, že úrad EPSO vyjadril v súvislosti s týmto oneskorením poľutovanie, sa však ombudsmanka domnieva, že nie je potrebné žiadne ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu prípadu.

4.4 Vyššie uvedené úvahy vychádzajú z predpokladu, že list EPSO z 25. júna 2004 bol skutočne odoslaný v ten istý deň. Ombudsman sa domnieva, že kópia listu, ktorý mu EPSO predložil, skutočne preukazuje, že EPSO mal v úmysle odpovedať na listy a e-maily sťažovateľa 25. júna 2004. Treba poznamenať, že dokument je datovaný (v rukopise) „25/06/2004“ a obsahuje odkaz, ktorý podľa všetkého potvrdzuje, že list bol v ten deň zaregistrovaný v databáze na registráciu korešpondencie používanej úradom EPSO („Adonis“), ako úrad EPSO vysvetlil vo svojej odpovedi na žiadosť ombudsmana o ďalšie informácie.

4.5 Ombudsman však tiež poznamenáva, že EPSO nebol schopný poskytnúť žiadny dôkaz o tom, že tento list bol skutočne odoslaný alebo že bol aspoň podpísaný alebo parafovaný osobou, ktorá bola uvedená ako jeho autor. Za týchto okolností nemožno vylúčiť, že list nebol sťažovateľovi omylom odoslaný. Hoci nie je možné preukázať, že tento list nebol odoslaný 25. júna 2004, ombudsman poznamenáva, že jediným dôvodom, prečo nebolo možné túto otázku vyriešiť, bol nedostatok konkrétnych dôkazov v spise EPSO, ktoré by preukazovali, že list bol odoslaný. Podľa názoru ombudsmana je však správnou administratívnou praxou viesť riadne záznamy o odchádzajúcej korešpondencii. To znamená, že do spisu by sa mala pridať aspoň kópia listu podpísaného alebo parafovaného jeho odosielateľom.

4.6 Ombudsman sa preto domnieva, že spracovanie listov a e-mailov sťažovateľa úradom EPSO jasne poukazuje na vnútorné administratívne nedostatky.

4.7 Pokiaľ ide o informácie, o ktorých sťažovateľ tvrdí, že boli poskytnuté pri príležitosti telefonického rozhovoru v septembri 2004, ombudsman poznamenáva, že podľa jeho názoru EPSO nespochybnil skutočnosti predložené sťažovateľom. Úrad EPSO namiesto toho tvrdil, že vždy poskytoval presné informácie v tom zmysle, že tieto informácie boli v súlade s informáciami, ktoré mal k dispozícii príslušný útvar .. Ombudsman nepovažuje túto odpoveď za uspokojivú. Ak osoba, ktorej sťažovateľ hovoril, bola oboznámená so spisom, mala sťažovateľa informovať, že odpoveď bola zaslaná (alebo mala byť zaslaná) 25. júna 2004. Ak príslušná osoba nemala informácie, ktoré sťažovateľ hľadal, mala sťažovateľa nasmerovať na osobu, ktorá mala príslušné informácie, namiesto toho, aby poskytla informácie, ktoré boli, ako EPSO implicitne akceptoval, nesprávne.

4.8 Ombudsman sa preto domnieva, že odpoveď poskytnutá sťažovateľovi telefonicky v septembri 2004 tiež poukazuje na existenciu interných administratívnych nedostatkov v rámci EPSO.

4.9 Za týchto okolností ombudsmanka dospela k záveru, že vybavovaniu prípadu sťažovateľa zo strany úradu EPSO bránili vnútorné administratívne nedostatky. To predstavuje nesprávny úradný postup. Ombudsman poznamenáva, že EPSO vyjadril ľútosť, pokiaľ ide o neexistenciu dôkazov týkajúcich sa odoslania jeho listu z 25. júna 2004. Sťažovateľovi však nebolo ponúknuté žiadne ospravedlnenie. Ombudsman ďalej poznamenáva, že EPSO nevyjadril ľútosť ani sa neospravedlnil za informácie, ktoré boli sťažovateľovi poskytnuté telefonicky v septembri 2004. Kritická poznámka sa preto uvedie ďalej v texte.

5 Žiadosť o prístup k dokumentom

5.1 Sťažovateľ vo svojej sťažnosti požiadal o úplný prístup k dokumentom týkajúcim sa jeho testov . Ombudsmanka považovala túto žiadosť za prípustnú v rozsahu, v akom sa týkala posúdenia testu e).

5.2 Úrad EPSO poskytol sťažovateľovi spolu so svojím stanoviskom kópiu jeho skúšobného dokumentu a príslušného hodnotiaceho hárku, ktorý vypracovala výberová komisia.

5.3 Zdá sa teda, že EPSO poskytol sťažovateľovi prístup k dokumentom, ktoré potreboval na posúdenie svojho vlastného výkonu. Vzhľadom na to, že sťažovateľ sa vo svojich pripomienkach nevrátil k otázke prístupu k dokumentom, ombudsman sa domnieva, že nie je potrebné ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu sťažnosti.

6 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku:

Správne a rýchle vybavovanie listov a otázok uchádzačov vo výberových konaniach je osvedčenou administratívnou praxou.

V tomto prípade ombudsman poznamenáva, že EPSO chcel odpovedať na listy a e-maily sťažovateľa z 11. mája 2004, 24. mája 2004 a 16. júna 2004 listom z 25. júna 2004. Ombudsmanka však tiež poznamenáva, že EPSO nebol schopný poskytnúť žiadny dôkaz o tom, že tento list bol skutočne zaslaný alebo že bol aspoň podpísaný alebo parafovaný osobou, ktorá bola uvedená ako jeho autor. Za týchto okolností nemožno vylúčiť, že list nebol sťažovateľovi omylom odoslaný. Hoci nie je možné preukázať, že tento list nebol odoslaný 25. júna 2004, ombudsman poznamenáva, že jediným dôvodom, prečo nebolo možné túto otázku vyriešiť, bol nedostatok konkrétnych dôkazov v spise EPSO, ktoré by preukazovali, že list bol odoslaný. Podľa názoru ombudsmana je však správnou administratívnou praxou viesť riadne záznamy o odchádzajúcej korešpondencii. To znamená, že do spisu by sa mala pridať aspoň kópia listu podpísaného alebo parafovaného jeho odosielateľom.

Pokiaľ ide o informácie, o ktorých sťažovateľ tvrdí, že boli poskytnuté pri príležitosti telefonického rozhovoru v septembri 2004, ombudsman poznamenáva, že EPSO podľa jeho názoru nespochybnil skutočnosti predložené sťažovateľom. Úrad EPSO namiesto toho tvrdil, že vždy poskytoval presné informácie v tom zmysle, že tieto informácie boli v súlade s informáciami, ktoré mal k dispozícii príslušný útvar. Ombudsman nepovažuje túto odpoveď za uspokojivú. Ak osoba, ktorej sťažovateľ hovoril, bola oboznámená so spisom, mala sťažovateľa informovať, že odpoveď bola zaslaná (alebo mala byť zaslaná) 25. júna 2004. Ak príslušná osoba nemala informácie, ktoré sťažovateľ hľadal, mala sťažovateľa nasmerovať na osobu, ktorá mala príslušné informácie, namiesto toho, aby poskytla informácie, ktoré boli, ako EPSO implicitne akceptoval, nesprávne.

Ombudsman sa preto domnieva, že zaobchádzanie úradu EPSO s listami a e-mailami sťažovateľa a odpoveď poskytnutá sťažovateľovi telefonicky v septembri 2004 ukazujú, že v rámci úradu EPSO existovali interné administratívne nedostatky. To predstavuje nesprávny úradný postup.

Vzhľadom na to, že tieto aspekty veci sa týkajú postupov súvisiacich s konkrétnymi udalosťami v minulosti, nie je vhodné usilovať sa o priateľské urovnanie veci. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj riaditeľ úradu EPSO.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15; Mim. vyd. 01/001, s. 46).