V Štrasburgu 4. mája 2005

Vážený pán Z.,

Dňa 16. februára 2004 ste spolu s dodatočnou dokumentáciou predloženou 12. marca 2004 podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi v mene European Consulting & Technical Assistance (ECTA) týkajúcu sa zamietnutia ponuky ECTA Európskou komisiou vo výzve na predkladanie ponúk ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Názov: Životné prostredie 2004, zmluva o technickom hodnotení).

Dňa 22. marca 2004 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 15. júna 2004. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 26. júla 2004.

Dňa 19. októbra 2004 som napísal Komisii a požiadal som ju o ďalšie informácie týkajúce sa určitých aspektov Vašej sťažnosti. Odpoveď Komisie mi bola doručená 7. decembra 2004. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 25. februára 2005.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa sú relevantné tieto skutočnosti:

European Consulting & Technical Assistance (ďalej len „ECTA“) predložila ponuku vo výzve na predkladanie ponúk ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Názov: Životné prostredie 2004, zmluva o technickom hodnotení). Listom z 1. decembra 2003 Komisia informovala ECTA, že jej ponuka nebola úspešná, pretože „organizácia nepredstavovala najlepší pomer medzi kvalitou a cenou v súlade s kritériami na vyhodnotenie ponúk“. Komisia konkrétne poukázala na to, že pokiaľ ide o metodický prístup, ponuka neobjasňovala konkrétne postupy a kroky, ktoré sa majú prijať na vykonanie hodnotenia. Komisia takisto uviedla, že hodnotitelia skupiny politík neboli určení a že ponuka obsahovala dlhý zoznam navrhovaných hodnotiteľov, ale že žiadny z nich sa písomne nezaviazal zúčastniť sa na hodnotení.

Dňa 2. decembra 2003 sťažovateľ zaslal Komisii faxovú správu a e-mail, v ktorých vyvrátil vyhlásenia Komisie uvedené v jej liste z 1. decembra 2003.

Dňa 23. decembra 2003 sťažovateľ dostal od Komisie list z 9. novembra 2003, v ktorom odpovedal na svoju faxovú správu a e-mail z 2. decembra 2003. Komisia vo svojom liste tvrdila, že ponuka ECTA nedosiahla minimálnu prahovú hodnotu bodov, ktoré sa majú zaradiť do užšieho výberu, ako sa vyžaduje v technickej prílohe. Konkrétne, pokiaľ ide o kritériá „riadenie projektov/flexibilita“, Komisia považovala výdavky na koordináciu skupiny za nadmerné. Navrhovateľ považoval túto argumentáciu za úplne odlišnú od vysvetlenia poskytnutého v liste Komisie z 1. decembra 2003. Listami z 9. a 12. januára 2003 preto požiadal o opätovné posúdenie ponuky.

Po žiadosti o opätovné posúdenie dostal sťažovateľ od Komisie odpoveď z 26. januára 2004, v ktorej potvrdila zamietnutie a uviedla, že príslušné dôvody zamietnutia boli uvedené v dvoch predchádzajúcich listoch. Komisia ďalej vysvetlila, že druhý list bol odoslaný 9. decembra 2003, ale že bol omylom datovaný 9. novembra 2003.

Dňa 13. februára 2004 sa sťažovateľ opäť obrátil na Komisiu, pričom spochybnil vyhodnotenie ponuky ECTA z týchto dôvodov:

Po prvé, navrhovateľ tvrdil, že Komisia nedodržala uverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk. V kritériách na vyhodnotenie návrhov sa uvádzalo, že projekty sa budú hodnotiť v dvoch fázach: Prvá fáza posudzovania schopnosti porozumenia, metodiky a riadenia/dostupnosti projektu, v ktorej sa za každé kritérium muselo získať aspoň 6 bodov, a druhá fáza, „hodnota za peniaze“, v ktorej by sa zákazka zadala uchádzačovi, ktorý ponúkol najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou, za predpokladu, že ponuka získala minimálne body v prvej fáze. Komisia však vo svojom druhom liste informovala sťažovateľa, že ponuka ECTA bola vylúčená, pretože položka v navrhovanom rozpočte sa považovala za neprimeranú. Hodnotitelia konkrétne zistili, že „výdavky na koordináciu skupiny boli nadmerné a že by to mohlo mať nepriaznivý vplyv na zdroje potrebné na pružné zvládnutie mimoriadne veľkého počtu návrhov“. Ponuka preto získala len štyri body za „riadenie/dostupnosť projektu“. Hodnotitelia preto v prvej fáze uplatnili argument „hodnota za peniaze“, ktorý sa mal uplatniť až v druhej fáze postupu zadávania zákazky.

Po druhé, sťažovateľ tvrdil, že hodnotenie ponuky ECTA Komisiou, a najmä jej zistenie, že „výdavky na koordináciu skupiny boli nadmerné a že by to mohlo mať nepriaznivý vplyv na zdroje potrebné na pružné zvládnutie mimoriadne veľkého počtu návrhov“, bolo nesprávne z týchto dôvodov: i) ponuka ECTA bola osobitne navrhnutá tak, aby sa zaoberala možným väčším/menším počtom návrhov; ii) v ponuke bolo navrhnutých 60 hodnotiteľov zo 17 rôznych európskych krajín pokrývajúcich 17 jazykov, a preto mali nárok na dodatočné body, ako sa uvádza v technických špecifikáciách, príloha 1 - bod 1.2.2; a iii) celková ponuka bola lacnejšia ako ponuka úspešného uchádzača a v dôsledku toho, ak jedna položka v rozpočte bola neprimeraná, iné položky museli byť konkurencieschopnejšie ako položky v ponuke úspešného uchádzača.

Dňa 8. marca 2004 dostal sťažovateľ od Komisie odpoveď, v ktorej sa uvádza, že hodnotitelia mohli pri posudzovaní kritérií, ako je projektové riadenie, zohľadniť rozpočtové hľadiská a že by bolo nereálne, keby tak neurobili. Komisia takisto uviedla, že poradie „hodnota za peniaze“ nie je hodnotiacim kritériom, ale jednoduchou aritmetickou metódou na zoradenie návrhov z užšieho výberu. Sťažovateľ nie je spokojný s týmto vysvetlením.

Sťažovateľ v podstate tvrdí, že Komisia:

i) zaslanie mätúcich správ sťažovateľovi obsahujúcich nekonzistentné dôvody odmietnutia ponuky ECTA;

ii) nedodržali zverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk; a

iii) Nesprávne vyhodnotil ponuku ECTA.

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala:

i) prehodnotiť ponuku ECTA; a

ii) kompenzovať ECTA za to, že bola neoprávnene vylúčená z postupu verejného obstarávania.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uvádza tieto pripomienky:

V júli 2003 Komisia uverejnila verejnú súťaž zameranú na určenie spoločnosti, ktorá by poskytovala technickú podporu a pomoc pri hodnotení návrhov predložených Komisii na finančnú pomoc vo forme spolufinancovania v oblastiach, na ktoré sa vzťahuje program Životné prostredie.

Skupina troch úradníkov vyhodnotila ponuky v októbri 2003. Rozhodnutie o zamietnutí ponuky ECTA, ako aj výber víťaznej ponuky prijali jednomyseľne traja hodnotitelia. Výsledok hodnotenia ponuky ECTA bol takýto: V prípade výrazu „porozumenie“: 5/10 (minimálna požadovaná hodnota: 6/10); v prípade „metodiky“: 5/10 (minimálna požadovaná hodnota: 6/10); a v prípade „riadenia projektu/dostupnosti“: 4/10 (minimálna požadovaná hodnota: 6/10). Celkový počet bodov, 14/30, bol pod minimálnou prahovou hodnotou 20/30. Ponuka ECTA preto nespĺňala žiadne z kritérií na vyhodnotenie ponúk.

Dňa 1. decembra 2003 Komisia informovala uchádzačov faxom a elektronickou poštou o rozhodnutí o zadaní zákazky. Informácie pozostávali zo štandardného listu obsahujúceho citáciu príslušného posúdenia hodnotiteľmi predmetnej ponuky. Uchádzači boli informovaní, že Komisia podpíše zmluvu s úspešným uchádzačom až o dva týždne neskôr, čo neúspešným uchádzačom umožní získať dodatočné informácie o zamietnutí ich ponúk. Komisia podporila používanie faxu a e-mailu, aby sa predišlo oneskoreniam pri prenose. Počas dvoch týždňov pred podpísaním zmluvy mohli neúspešní uchádzači poskytnúť Komisii len objasnenia. Nebolo možné predložiť žiadne nové prvky.

Dňa 2. decembra 2003 ECTA zaslala Komisii faxovú správu, v ktorej spochybnila vyhodnotenie svojej ponuky, požiadala o opätovné posúdenie a predložila dodatočné informácie na doplnenie pôvodnej ponuky. Komisia odpovedala 9. decembra 2003 listom a faxom, pričom vysvetlila výberové konanie a poskytla doplňujúce informácie o dôvodoch zamietnutia ponuky ECTA. Ako už bolo vysvetlené ECTA v následnej korešpondencii, tento list bol chybne datovaný 9. novembra 2003. Združenie ECTA odpovedalo len listom z 9. januára 2004, ktorý značne prekročil oficiálny termín, a vysvetlilo, že nedostalo faxovú správu Komisie z 9. decembra 2003. Hoci je to poľutovaniahodné, nemá to vplyv na rozhodnutie o zamietnutí ponuky ECTA. ECTA vo svojom liste z 9. januára 2004 trvala na opätovnom posúdení svojej ponuky. Združenie ECTA takisto tvrdilo, že Komisia neodpovedala na konkrétne argumenty združenia ECTA predložené v predchádzajúcej korešpondencii, ktoré spochybňovali posúdenie jeho ponuky.

S cieľom pripraviť odpoveď na ECTA sa uskutočnilo stretnutie s hodnotiteľmi, ktorí vypracovali hodnotiacu správu. Počas stretnutia sa dospelo k nasledujúcim záverom. Komisia postupovala podľa postupov stanovených v nariadení o rozpočtových pravidlách a v oznámení Komisie o postupe informovania záujemcov a uchádzačov. Po dôkladnom preskúmaní argumentov predložených združením ECTA sa účastníci stretnutia jednomyseľne zhodli na tom, že argumenty združenia ECTA neposkytli žiadny dôvod na prehodnotenie ponuky. Združenie ECTA tvrdilo, že Komisia v technických špecifikáciách výzvy na predkladanie ponúk uviedla, že nemá záujem o informácie o zmluvných dojednaniach medzi dodávateľom, koordinátormi a expertmi. V technických špecifikáciách sa však stanovilo, že „dodávateľ/.../ uzavrie potrebné zmluvné dojednania s tými odborníkmi a koordinátormi, ktorí nie sú súčasťou jeho personálu“ (bod 3.2 technických špecifikácií uverejnených spolu s výzvou). Bolo preto odôvodnené udeliť ECTA nízku známku, keďže v jej ponuke nebolo uvedené, ako sa majú organizovať dohody medzi dodávateľom a koordinátormi a expertmi. ECTA sa tiež sťažovala na to, že Komisia vo svojom liste z 9. decembra 2003 uviedla nové dôvody zamietnutia. Ako však už bolo uvedené, Komisia môže na základe písomnej žiadosti uchádzača poskytnúť dodatočné informácie o dôvodoch, prečo bola konkrétna ponuka zamietnutá. Informácie uvedené v liste z 9. decembra 2003 boli dodatočnou citáciou hodnotiacej správy. Vzhľadom na uvedené skutočnosti Komisia 26. januára 2004 potvrdila ECTA, že postup, ktorý viedol k zamietnutiu jej ponuky, sa uskutočnil v súlade s pravidlami, že relevantné dôvody zamietnutia ponuky boli uvedené v dvoch predchádzajúcich listoch a že pripomienky ECTA neposkytli žiadny dôvod na preskúmanie výberového a hodnotiaceho postupu.

ECTA odpovedala 13. februára 2004 a po tretíkrát požiadala o prehodnotenie svojej ponuky. V tomto liste ECTA opäť spochybnila posúdenie výdavkov na koordináciu skupiny, ktoré navrhla vo svojej ponuke. Hodnotitelia počas hodnotenia odhadli, že na túto kapitolu boli pridelené mimoriadne vysoké rozpočtové prostriedky, čo by mohlo ohroziť potrebnú flexibilitu rozpočtu vyčleneného na financovanie jednotlivých hodnotení. Táto skutočnosť bola zaznamenaná v pripomienkach v hodnotiacej správe v časti „Riadenie projektu/dostupnosť“. Hodnotitelia to považovali za veľkú chybu v ponuke, ktorá ich viedla k tomu, že ju nezaradili do užšieho zoznamu. ECTA bola o týchto dôvodoch informovaná v prvých dvoch listoch Komisie. ECTA sa však vo svojom liste z 13. februára 2004 k tejto otázke vrátila, pričom spochybnila hodnotenie a z formálnych dôvodov tvrdila, že toto kritérium bolo nesprávne vyhodnotené ako súčasť kritéria na vyhodnotenie ponúk 3 „Riadenie projektov/dostupnosť“, keďže podľa ECTA by sa toto kritérium malo hodnotiť ako súčasť kritéria „hodnota za peniaze“.

V odpovedi na ECTA Komisia vysvetlila, že hodnotitelia mohli pri posudzovaní rôznych kritérií zohľadniť rozpočtové hľadiská, a najmä zdroje určené na riadenie a koordináciu projektov, ako aj schopnosť uchádzača prispôsobiť sa premenlivému pracovnému zaťaženiu. Komisia dala ECTA jasne najavo, že by bolo nereálne merať rovnováhu medzi koordinačným a hodnotiacim pracovným zaťažením bez analýzy rozpočtu vyčleneného pre každú z nich. Komisia takisto objasnila, že na rozdiel od návrhu združenia ECTA analýza pomeru medzi kvalitou a cenou, ktorá bola vypracovaná na konci procesu hodnotenia ponúk, ktoré boli zaradené do užšieho výberu, nie je hodnotiacim kritériom ako takým, ale jednoduchým aritmetickým výpočtom (celkový rozpočet vydelený celkovým počtom bodov).

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uvádza tieto poznámky:

Pokiaľ ide o výňatok z hodnotenia ponuky ECTA, ktorý bol priložený k stanovisku Komisie, sťažovateľ uvádza tieto pripomienky:

Pokiaľ ide o pojmy „porozumenie“ a „metodika“, Komisia uvádza, že „uchádzač navrhuje vykonávať určité administratívne úlohy. Ponuka pristupuje k hodnoteniu ako k administratívnemu procesu“ a tiež, že „metodický prístup je príliš teoretický“. Sťažovateľ tvrdí, že obsah ponuky odpovedá na tieto tvrdenia sám. Nadpisy neodkazujú ani na „teoretický prístup“, ani na administratívu. Komisia si musela zamieňať vysvetlenie právomoci ECTA, ktoré bolo zahrnuté v prvej časti jej ponuky, s vysvetlenou metodikou. Keďže maximálny počet strán ponuky bol 20, nebol veľký priestor na teoretizovanie a administratívne úlohy.

Pokiaľ ide o „metodiku“, Komisia tiež uvádza, že „ponuka neobjasňuje konkrétne postupy alebo kroky, ktoré sa majú prijať na vykonanie hodnotenia“. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia musela vynechať stránky v ponuke, ktoré sa zaoberali identifikáciou potenciálnych hodnotiteľov a vytvorením návrhov zoznamov odborníkov; vytvorenie konečných zoznamov odborníkov a rezervných zoznamov odborníkov; odborná príprava expertných skupín; počet návrhov pre každú skupinu hodnotiteľov; priraďovanie odborníkov a návrhov; minimalizácia rizík; a hodnotenie návrhov.

Ďalším vyhlásením Komisie v súvislosti s „metodikou“ je, že „hodnotitelia politickej skupiny neboli určení. Existuje dlhý zoznam navrhovaných hodnotiteľov, ale neexistuje žiadny písomný záväzok od nich, že sa zúčastnia na hodnotení.“ Sťažovateľ tvrdí, že vo výzve na predkladanie ponúk sa od uchádzača nevyžadovalo, aby predložil písomné záväzky hodnotiteľov. Naopak, vo výzve sa uvádzalo, že „dodávateľ je výlučne zodpovedný za plnenie zmluvy, za zamestnancov a hodnotiteľov, ktorí vykonávajú úlohy“. Vyhlásenie v technických špecifikáciách, že „dodávateľ bude výhradným kontaktným miestom pre odborníkov a stanoví potrebné zmluvné dojednania s tými odborníkmi a koordinátormi, ktorí nie sú súčasťou jeho zamestnancov“, by sa mohlo vykladať tak, ako tvrdí Komisia, ak by sa slovo „bude“ nahradilo slovom „bude“. Pred predložením svojej ponuky sa ECTA obrátila na Komisiu s otázkou, či je potrebné priložiť životopisy odborníkov. Komisia v odpovedi vysvetlila, že to tak bolo. Sťažovateľ tvrdí, že ak by okrem toho k ponuke museli byť priložené písomné záväzky odborníkov, Komisia by to uviedla vo svojej odpovedi. Sťažovateľ poukazuje na to, že v ponuke ECTA sa vysvetlilo, že „individuálni odborníci, ktorí súhlasili so spoluprácou s nami, sú zvyčajne /.../“ a že „[p]ri týchto 17 osobách (dodatočne k už identifikovaným 42 osobám) sa J.B. postará o to, aby sme mali písomné dohody a úplné životopisy pred 15. decembrom 2003 (v súlade s článkom 3 ods. 1 technických špecifikácií)“. Ak by Komisia pochybovala o záväzku navrhovaných hodnotiteľov ECTA, mohla požiadať o dodatočné informácie, ako sa uvádza na strane 4 ods. 5 výzvy na predkladanie ponúk. Vzorka písomných záväzkov hodnotiteľov bola priložená k listu ECTA Komisii z 2. decembra 2003. Okrem toho boli v návrhu uvedené mená hodnotiteľov skupiny politík.

Pokiaľ ide o „riadenie/dostupnosť projektov“, Komisia uvádza, že „výdavky na koordináciu skupiny sa zdajú byť príliš vysoké (51 862 EUR) na úkor rozpočtu vyčleneného na posudzovanie návrhov“. Sťažovateľ tvrdí, že tieto výdavky neboli príliš vysoké a že sa určite nezdali byť príliš vysoké. Komisia sa mohla obrátiť na ECTA so žiadosťou o ďalšie vysvetlenia pred sankcionovaním ponuky bez toho, aby úplne porozumela príslušným výdavkom. Výdavky uvedené Komisiou (51 862 EUR) sú položkou „Náklady na zamestnancov“ v rámci položky „Koordinácia skupiny“, ktorá je zase podpoložkou „Hodnotenie návrhov“. Suma 51 862 EUR pozostávajúca z osobných nákladov tak predstavuje časť rozpočtu prideleného na posúdenie návrhov, a preto nemôže byť na ujmu tej istej rozpočtovej položky.

Komisia ďalej v súvislosti s „riadením projektu/dostupnosťou“ uvádza, že „v prípade nepredvídaných udalostí neboli uvedené žiadne mechanizmy riadenia. Žiadne ustanovenia o flexibilite“. Sťažovateľ v odpovedi poukazuje na to, že dve kapitoly ponuky boli venované témam „Informácie – ako dodržať lehoty Komisie“ a „Informácie – flexibilita“. Okrem toho jedna z položiek ponuky zahŕňala položku „Čo ak budeme potrebovať viac odborníkov?“ a v ponuke boli navrhnutí trojnásobní hodnotitelia a trojnásobní požadovaní koordinátori skupiny. Navrhovaný tím hodnotiteľov by bol schopný zvládnuť projekty v 17 jazykoch EÚ a organizačná schéma znázorňovala riadiace opatrenia v prípade nepredvídaných udalostí.

Sťažovateľ mal okrem toho informácie o tom, že Komisia prijala jednu ponuku zo Španielska, ktorá prišla po dátume uzávierky, a že jedna z prijatých ponúk bola predložená v origináli bez kópií. Sťažovateľ sa tiež pýta, prečo bol list odoslaný 9. decembra 2003 doručený ECTA až 23. decembra 2003, prečo ECTA nikdy nedostala list faxom a prečo úradník Komisie odkazuje na predmetný list ako na list z 12. decembra 2003.

Ďalšie vyšetrovania

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Ombudsman preto napísal Komisii a požiadal ju, aby odpovedala na túto otázku:

Ako Komisia odôvodňuje sankcionovanie ponuky ECTA za nezahrnutie písomných záväzkov hodnotiteľov a za neidentifikovanie hodnotiteľov skupiny politík, keď i) vo výzve na predkladanie ponúk sa od uchádzačov nevyžadovalo, aby predložili písomné záväzky hodnotiteľov? ii) v ponuke ECTA bolo vysvetlené, že písomné dohody so stále neidentifikovanými individuálnymi expertmi sa uzavrú pred 15. decembrom 2003 v súlade s technickými špecifikáciami; a iii) mená hodnotiteľov skupiny politík boli uvedené v ponuke?

Ombudsman tiež požiadal Komisiu, aby sa vyjadrila k týmto argumentom, ktoré sťažovateľ uviedol vo svojich pripomienkach:

1. Komisia prijala jednu ponuku Španielska, ktorá prišla po dátume uzávierky;

2. Jedna z prijatých ponúk bola predložená len v origináli bez kópií;

3. Prečo ECTA dostala list zaslaný 9. decembra 2003 až 23. decembra 2003, prečo ECTA nikdy nedostala tento list faxom a prečo úradník Komisie odkázal na tento list ako na list z 12. decembra 2003.

Odpoveď Komisie

Pokiaľ ide o sankciu týkajúcu sa hodnotiteľov a hodnotiteľov politických skupín, Komisia zdôrazňuje, že hodnotitelia neuprednostňujú ani sankcionujú návrhy, ako navrhuje sťažovateľ, ale hodnotia ich na základe uverejnených kritérií na vyhodnotenie ponúk a informácií poskytnutých uchádzačom. Pokiaľ ide o hodnotenie dostupnosti expertov a koordinátorov skupín (čo je kritérium na vyhodnotenie ponúk a jeden z najdôležitejších bodov, ktoré sa majú hodnotiť vzhľadom na povahu požadovaných služieb, t. j. hodnotenie obrovského množstva návrhov), hodnotitelia Komisie môžu posúdiť ponuku len na základe informácií poskytnutých v ponuke. Združenie ECTA poskytlo životopisy viacerým expertom a koordinátorom skupín, ale žiadny z týchto expertov alebo koordinátorov nebol súčasťou zamestnancov združenia ECTA a ponuka neposkytla žiadny dôkaz o záväzku ktorejkoľvek z týchto osôb zúčastniť sa na hodnotení. Hodnotitelia preto nemohli posúdiť stupeň skutočnej dostupnosti navrhovaných jednotlivých expertov a koordinátorov skupín. Písomný záväzok je jediným spôsobom, ako posúdiť stupeň dostupnosti odborníkov, ktorí nepatria do organizácie uchádzača, a preto nie sú právne zaviazaní zachovať svoje kandidatúry. Komisia pripomína, že vo výzve na predkladanie ponúk sa ako jedno z kritérií na vyhodnotenie ponúk jasne uvádzala „dostupnosť“. Vzhľadom na uvedené skutočnosti a vzhľadom na značné pracovné zaťaženie a požadovanú dostupnosť zamestnancov hodnotitelia Komisie nepovažovali záruky dostupnosti pre hodnotiteľov v ponuke ECTA za dostatočné. Považovalo sa to za riziko a prispelo to k vylúčeniu ponuky združenia ECTA z užšieho zoznamu. Treba však poznamenať, že to nebol jediný dôvod, prečo sa ponuka združenia ECTA nedostala do užšieho výberu, keďže vo všetkých troch kritériách na vyhodnotenie ponúk nedosiahla dostatočný počet bodov.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že jedna ponuka bola prijatá napriek tomu, že bola doručená po dátume uzávierky, Komisia potvrdzuje, že všetky prijaté ponuky boli zaslané pred konečným termínom 3. októbra 2003 v súlade s článkom 143 vykonávacích pravidiel k nariadeniu o rozpočtových pravidlách.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že jedna z prijatých ponúk bola predložená len v origináli bez kópií, Komisia potvrdzuje, že všetky kontroly prípustnosti sa dôsledne uplatňovali, pokiaľ ide o všetky prijaté ponuky. Komisia v súlade so svojimi vnútornými pravidlami, t. j. bodom 10.5 príručky o postupoch verejného obstarávania, nepovažuje ponuku, ktorá nebola predložená v troch kópiách, za neprípustnú.

Pokiaľ ide o list z 9. decembra 2003, Komisia potvrdzuje, že tento list bol zaslaný v ten istý deň. Nemá však žiadnu kontrolu nad možnými oneskoreniami pri doručovaní pošty. Komisia nie je povinná posielať listy faxom, ale zvyčajne tak robí. V prejednávanej veci však Komisia nemá záznam o zaslaní faxu. Komisia ďalej potvrdzuje, že príslušný list bol omylom označený úradníkom ako "naša odpoveď z 12.12.2003". Komisia však tvrdí, že táto chyba mala byť sťažovateľovi zrejmá.

Pripomienky sťažovateľa

Navrhovateľ v súhrne predložil k odpovedi Komisie tieto pripomienky:

Žiadne z tvrdení Komisie nepreukazuje, že nesankcionovala ponuku ECTA.

Komisia sa snaží tvrdiť, že obrovské množstvo návrhov, ktoré sa budú musieť vyhodnotiť, odôvodňuje potrebu veľkého množstva dostupných odborníkov. V súťažných podkladoch Komisia požaduje tri životopisy pre každú z piatich hodnotiacich skupín a dva rezervné životopisy, t. j. spolu 17 životopisov. ECTA však poskytla celkovo približne 60 expertov a navrhla osem až deväť expertov na hodnotiacu skupinu a rezervný zoznam dvoch až troch expertov na skupinu. Združenie ECTA takisto navrhlo zoznam troch skupinových koordinátorov za každú hodnotiacu skupinu. Podľa názoru sťažovateľa by to malo stačiť na zvládnutie hodnotenia obrovského množstva návrhov a na prispôsobenie sa akémukoľvek rastúcemu pracovnému zaťaženiu.

V súťažných podkladoch sa uvádzalo, že dodávateľ musí predložiť Komisii tri životopisy pre každú hodnotiacu skupinu a dve rezervné životopisy do 15. decembra 2003, t. j. viac ako dva mesiace po uplynutí lehoty na predloženie ponuky. S cieľom získať vysvetlenie v tejto veci ECTA zaslala Komisii e-mail, v ktorom Komisia vysvetlila, že ponuka by mala obsahovať životopisy. Komisia sa snaží tvrdiť, že ECTA nedostala dostatok bodov z dôvodu nedostatku dôkazov o záväzku expertov. Sťažovateľ by však chcel poukázať na to, že v súťažných podkladoch sa ani nepožadovalo predloženie životopisov odborníkov v lehote na predloženie ponuky.

Sťažovateľ poukazuje na to, že vo výzve na predkladanie ponúk sa uvádzalo, že „/.../ Vaša ponuka musí spĺňať tieto požiadavky, aby sa mohla považovať za platnú: a) jeden podpísaný originál a dve kópie vašej ponuky musia byť umiestnené v dvoch zapečatených obálkach. /.../" To však nie je v súlade s príručkou o postupoch verejného obstarávania, ktorá nepovažuje ponuku pozostávajúcu z troch kópií za neprípustnú. Sťažovateľ tvrdí, že len verejne dostupné informácie, ako sú súťažné podklady, by mali vymedziť pravidlá, ktoré by okrem toho mali byť rovnaké pre všetkých uchádzačov. Sťažovateľ sa ďalej pýta, prečo sú uchádzači vyzvaní, aby predložili kópie, ak to nie je potrebné.

Sťažovateľ tvrdí, že všetky chyby v súťažných podkladoch umožnili len "insiderom" predložiť ponuku vhodným spôsobom.

ROZHODNUTIE

1 Údajne mätúce a nekonzistentné správy

1.1 Sťažnosť, ktorá bola predložená v mene European Consulting & Technical Assistance (ECTA), sa týka zamietnutia ponuky ECTA Európskou komisiou vo výzve na predkladanie ponúk ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Názov: Životné prostredie 2004, zmluva o technickom hodnotení). Podľa sťažovateľa bola ECTA listom z 1. decembra 2003 informovaná, že jej ponuka bola zamietnutá, pretože „organizácia nepredstavovala najlepší prípad pomeru medzi kvalitou a cenou v súlade s kritériami na vyhodnotenie ponúk“. Komisia poukázala na to, že pokiaľ ide o metodický prístup, ponuka neobjasňovala konkrétne postupy a kroky, ktoré sa majú prijať na vykonanie hodnotenia. Komisia takisto uviedla, že hodnotitelia skupiny politík neboli určení a že ponuka obsahovala dlhý zoznam navrhovaných hodnotiteľov, ale že žiadny z nich sa písomne nezaviazal zúčastniť sa na hodnotení. Dňa 2. decembra 2003 sťažovateľ zaslal Komisii vyvrátenie týchto vyhlásení. Dňa 23. decembra 2003 bol sťažovateľovi doručený list Komisie z 9. novembra 2003. V tomto liste Komisia tvrdila, že ponuka ECTA bola zamietnutá, pretože nedosiahla minimálnu prahovú hodnotu bodov, ktoré sa majú zaradiť do užšieho výberu. Konkrétne, pokiaľ ide o kritériá „riadenie projektov/flexibilita“, Komisia považovala výdavky na koordináciu skupiny za nadmerné. Sťažovateľ považuje túto argumentáciu za úplne odlišnú od vysvetlenia zamietnutia uvedeného v liste Komisie z 1. decembra 2003. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia zaslala ECTA mätúce správy obsahujúce nekonzistentné dôvody zamietnutia jeho ponuky.

Vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie sa sťažovateľ tiež pýta, prečo bol list odoslaný 9. decembra 2003 doručený ECTA až 23. decembra 2003, prečo ECTA nikdy nedostala list faxom a prečo úradník Komisie odkazuje na predmetný list ako na list z 12. decembra 2003.

1.2 Komisia tvrdí, že listami zaslanými 1. decembra 2003 boli všetci uchádzači informovaní o rozhodnutí o zadaní zákazky. Zaslané listy boli štandardnými listami vrátane citácie príslušného posúdenia hodnotiteľmi konkrétnej oslovenej ponuky. V odpovedi na faxovú správu sťažovateľa z 2. decembra 2003 Komisia vysvetlila výberové konanie a poskytla dodatočné informácie o dôvodoch zamietnutia ponuky ECTA. Ako už bolo vysvetlené ECTA, tento list bol odoslaný 9. decembra 2003, ale bol chybne datovaný 9. novembra 2003. Dňa 9. januára 2004 ECTA odpovedala a sťažovala sa, že list Komisie z 9. novembra 2003 obsahoval nové dôvody na zamietnutie ponuky a že neodpovedala na konkrétne tvrdenia ECTA spochybňujúce posúdenie ponuky. Komisia však tvrdí, že je oprávnená poskytnúť dodatočné informácie o dôvodoch, pre ktoré bola konkrétna ponuka zamietnutá na základe písomnej žiadosti uchádzača. Informácie uvedené v liste z 9. decembra 2003 (z 9. novembra 2003) boli dodatočným kritériom hodnotiacej správy.

Komisia potvrdzuje, že list z 9. decembra 2003 bol odoslaný v ten istý deň, ale nemá žiadnu kontrolu nad možnými oneskoreniami pri doručovaní pošty. Komisia nie je povinná posielať listy faxom, ale zvyčajne tak robí. V prejednávanej veci však Komisia nemá záznam o zaslaní faxu. Komisia ďalej potvrdzuje, že príslušný list úradník nesprávne označil ako „našu odpoveď z 12. 12. 2003“, pričom tvrdí, že táto chyba mala byť sťažovateľovi zrejmá.

1.3 Ombudsman poukazuje na to, že Európsky kódex dobrej správnej praxe vyžaduje, aby sa inštitúcie pri odpovedaní na korešpondenciu snažili byť čo najužitočnejšie a odpovedali čo najúplnejšie a najpresnejšie na položené otázky (1). Vzhľadom na osobitné pravidlá upravujúce kontakty medzi orgánom, ktorý vyhlasuje výberové konanie, a uchádzačmi ombudsman poznamenáva, že samotná Komisia vysvetlila, že je oprávnená poskytnúť dodatočné informácie o dôvodoch, prečo bola konkrétna ponuka zamietnutá, keď ju o to uchádzač písomne požiadal. Ombudsman preto nevidí dôvod, prečo by Komisia nemala byť schopná poskytnúť úplnú a presnú odpoveď na otázky uchádzača týkajúce sa dôvodov zamietnutia jeho ponuky.

1.4 Ombudsman poznamenáva, že 2. decembra 2003 sťažovateľ napísal Komisii list, v ktorom sa snažil vyvrátiť dôvody Komisie na zamietnutie ponuky ECTA, ako sa uvádza v liste Komisie z 1. decembra 2003. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že Komisia v odpovedi uviedla ďalšie dôvody zamietnutia ponuky ECTA bez toho, aby vysvetlila, že tieto dôvody boli dodatočné k dôvodom uvedeným v jej prvom liste. Okrem toho sa nezdá, že by Komisia vo svojej odpovedi uznala alebo odpovedala na pokus sťažovateľa vyvrátiť prvé dôvody, ktoré Komisia uviedla na zamietnutie ponuky. Podľa názoru ombudsmana Komisia tým, že neuznala ani neodpovedala na argumenty sťažovateľa, ale uviedla dodatočné dôvody na zamietnutie ponuky ECTA, neodpovedala čo najúplnejšie a najpresnejšie na list sťažovateľa z 2. decembra 2003, ako sa vyžaduje v kódexe dobrého administratívneho správania. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu a ombudsman v tejto súvislosti uvedie kritickú poznámku.

1.5 Pokiaľ ide o skutočnosť, že list Komisie zaslaný 9. decembra 2003 bol datovaný 9. novembra 2003, ombudsman poznamenáva, že listom z 26. januára 2004 Komisia vysvetlila vec sťažovateľovi a ospravedlnila sa za chybu. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že Komisia už prijala primerané nápravné opatrenia, pokiaľ ide o tento aspekt sťažnosti.

1.6 Pokiaľ ide o omeškanie s doručením listu sťažovateľovi, ombudsman nenašiel žiadne dôkazy, ktoré by dokazovali, že toto omeškanie spôsobila Komisia. Ombudsman ďalej berie na vedomie vysvetlenie Komisie, že úradník omylom odkázal na predmetný list ako na list z 12. decembra 2003. Ombudsmanka poznamenáva, že sa zdá, že k tomu došlo v e-maile, ku ktorému bola pripojená kópia predmetného listu. Napriek tejto chybe bol teda sťažovateľ schopný určiť, na ktorý list sa úradník odvolával. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup Komisie v príslušných záležitostiach.

1.7 Pokiaľ ide o otázku, prečo sťažovateľ nikdy nedostal list Komisie odoslaný 9. decembra 2003 faxom, ombudsman poznamenáva, že sa zdá, že Komisia uznala, že predmetný list nebol sťažovateľovi odoslaný faxom. Ombudsman si nie je vedomý žiadneho pravidla alebo zásady, ktoré by vyžadovali, aby Komisia posielala listy poštou aj faxom, hoci používanie faxových správ predstavuje dodatočný záujem o služby. Ombudsmanka preto v tejto veci nezistila nesprávny úradný postup Komisie.

1.8 Ombudsman však berie na vedomie vyhlásenie Komisie, že hoci nie je povinná tak urobiť, zvyčajne posiela listy týkajúce sa hodnotenia ponúk faxom. S cieľom zabezpečiť rovnaké zaobchádzanie s uchádzačmi ombudsman navrhuje, aby Komisia zvážila formalizáciu a objasnenie svojich postupov v tejto súvislosti a oznámila mu svoje závery. Ombudsman v tejto súvislosti uvedie ďalšiu pripomienku.

2 O údajnom nedodržaní uverejnených kritérií na vyhodnotenie ponúk

2.1 Podľa sťažovateľa sa v kritériách na vyhodnotenie návrhov stanovilo, že projekty sa budú hodnotiť v dvoch fázach: Prvá fáza, v ktorej sa posúdi schopnosť porozumenia, metodika a riadenie/dostupnosť projektu, a druhá fáza, „hodnota za peniaze“, v ktorej sa zákazka zadá uchádzačovi, ktorý ponúkne najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou, za predpokladu, že ponuka získala minimálne body v prvej fáze. Komisia však vo svojom druhom liste informovala sťažovateľa, že ponuka ECTA bola vylúčená, pretože položka v navrhovanom rozpočte sa považovala za neprimeranú. Hodnotitelia konkrétne zistili, že „výdavky na koordináciu skupiny boli nadmerné a že by to mohlo mať nepriaznivý vplyv na zdroje potrebné na pružné zvládnutie mimoriadne veľkého počtu návrhov“. Ponuka preto získala len 4 body za „riadenie/dostupnosť projektu“. Hodnotitelia tak v prvej fáze uplatnili argument „hodnota za peniaze“, ktorý sa mal uplatniť až v druhej fáze postupu zadávania zákazky. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia nedodržala uverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk.

2.2 Komisia tvrdí, že hodnotitelia mohli zohľadniť rozpočtové hľadiská pri posudzovaní rôznych kritérií a najmä zdrojov určených na riadenie a koordináciu projektov, ako aj schopnosti uchádzača prispôsobiť sa premenlivému pracovnému zaťaženiu. Bolo by nereálne merať rovnováhu medzi koordinačným a hodnotiacim pracovným zaťažením bez analýzy rozpočtu vyčleneného na každý z nich. Analýza pomeru medzi kvalitou a cenou, ktorá bola vypracovaná na konci procesu hodnotenia ponúk, ktoré boli zaradené do užšieho výberu, nebola sama osebe hodnotiacim kritériom na vyhodnotenie ponúk, ale jednoduchým aritmetickým výpočtom (celkový rozpočet vydelený celkovým počtom bodov).

2.3 Ombudsman sa domnieva, že k nesprávnemu úradnému postupu dochádza, keď verejný orgán nekoná v súlade so zásadou, ktorá je preň záväzná (2). Nesprávny úradný postup sa teda môže vyskytnúť aj pri hodnotení ponúk predložených v odpovediach na výzvy na predkladanie ponúk Komisiou. Treba však poznamenať, že je na Komisii, a nie na ombudsmanovi, aby vykonal skutočné hodnotenie ponúk. Vyšetrovanie ombudsmanky preto skúma, či Komisia pri výkone svojej hodnotiacej právomoci konala mimo rámca svojej zákonnej právomoci. Na účely tohto vyšetrovania sú relevantné otázky pre ombudsmana, či Komisia dodržala uverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk a či konala primerane.

2.4 Ombudsman berie na vedomie vysvetlenie Komisie, že pri posudzovaní ponúk na základe navrhovaného projektového riadenia a koordinácie, ako aj pri posudzovaní schopnosti uchádzača prispôsobiť sa premenlivému pracovnému zaťaženiu, je potrebné analyzovať rozpočtové zdroje vyčlenené na každú z týchto oblastí. Ombudsman považuje toto vysvetlenie poskytnuté Komisiou za primerané a nenašiel žiadne dôkazy, ktoré by preukazovali, že Komisia použitím tejto metódy pri posudzovaní ponúk nedodržala zverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup Komisie.

3 Údajne nesprávne posúdenie ponuky ECTA

3.1 Sťažovateľ je nespokojný s hodnotením Komisie týkajúcim sa ponuky ECTA na základe kritérií na vyhodnotenie ponúk. Pokiaľ ide o „porozumenie“ a „metodiku“, sťažovateľ tvrdí, že na rozdiel od tvrdenia Komisie z obsahu ponuky vyplynulo, že ponuka nebola ani príliš teoretická, ani sa k hodnoteniu nepribližovala ako k administratívnemu procesu. Komisia si musela zamieňať vysvetlenie právomoci ECTA, ktoré bolo zahrnuté v prvej časti jej ponuky, s vysvetlenou metodikou.

Navrhovateľ predkladá aj argumenty zhrnuté v týchto odsekoch tohto bodu:

Ponuka v skutočnosti ilustrovala konkrétne postupy alebo kroky, ktoré sa majú prijať na vykonanie hodnotenia. V opačnom prípade Komisia musela zmeškať strany ponuky, ktoré sa zaoberali identifikáciou potenciálnych hodnotiteľov a vypracovaním návrhov zoznamov odborníkov; vytvorenie konečných zoznamov odborníkov a rezervných zoznamov odborníkov; odborná príprava expertných skupín; počet návrhov pre každú skupinu hodnotiteľov; priraďovanie odborníkov a návrhov; minimalizácia rizík; a hodnotenie návrhov.

Pokiaľ ide o údajný nedostatok identifikovaných hodnotiteľov politických skupín a písomné záväzky navrhovaných hodnotiteľov, vo výzve na predkladanie ponúk sa od uchádzača nevyžadovalo, aby predložil písomné záväzky hodnotiteľov. Naopak, vo výzve sa uvádzalo, že „dodávateľ je výlučne zodpovedný za plnenie zmluvy, za zamestnancov a hodnotiteľov, ktorí vykonávajú úlohy“. Vyhlásenie v technických špecifikáciách, že „dodávateľ bude výhradným kontaktným miestom pre odborníkov a stanoví potrebné zmluvné dojednania s tými odborníkmi a koordinátormi, ktorí nie sú súčasťou jeho zamestnancov“, by sa mohlo vykladať tak, ako tvrdí Komisia, ak by sa slovo „bude“ nahradilo slovom „bude“. V ponuke ECTA sa vysvetlilo, že „individuálni odborníci, ktorí súhlasili so spoluprácou s nami, sú zvyčajne /.../“ a že „[p]ri týchto 17 osobách (dodatočne k už identifikovaným 42 osobám) sa J.B. postará o to, aby sme mali písomné dohody a úplné životopisy pred 15. decembrom 2003 (v súlade s článkom 3 ods. 1 technických špecifikácií)“. Ak by Komisia pochybovala o záväzku navrhovaných hodnotiteľov ECTA, mohla požiadať o dodatočné informácie, ako sa uvádza na strane 4 ods. 5 výzvy na predkladanie ponúk. Vzorka písomných záväzkov hodnotiteľov bola priložená k listu ECTA z 2. decembra 2003 a mená hodnotiteľov politických skupín boli uvedené v návrhu.

V súťažných podkladoch sa uvádzalo, že dodávateľ musí predložiť životopisy do 15. decembra 2003, t. j. viac ako dva mesiace po uplynutí lehoty na predloženie ponuky. S cieľom získať vysvetlenie v tejto veci ECTA zaslala Komisii e-mail, v ktorom Komisia vysvetlila, že ponuka by mala obsahovať životopisy. Komisia sa snaží tvrdiť, že ECTA nedostala dostatok bodov z dôvodu nedostatku dôkazov o záväzku expertov. Sťažovateľ by však chcel poukázať na to, že v súťažných podkladoch sa ani nepožadovalo predloženie životopisov odborníkov v lehote na predloženie ponuky.

Komisia sa ďalej snaží argumentovať, že obrovské množstvo návrhov, ktoré sa budú musieť vyhodnotiť, odôvodňuje potrebu veľkého množstva dostupných odborníkov. V súťažných podkladoch Komisia požaduje celkovo 17 životopisov. Združenie ECTA však poskytlo celkovo približne 60 expertov a na každú hodnotiacu skupinu navrhlo osem až deväť expertov, ako aj rezervný zoznam dvoch až troch expertov na každú skupinu. Združenie ECTA takisto navrhlo zoznam troch koordinátorov skupiny za každú hodnotiacu skupinu. Podľa názoru sťažovateľa by to malo stačiť na zvládnutie hodnotenia obrovského množstva návrhov a na prispôsobenie sa akémukoľvek rastúcemu pracovnému zaťaženiu.

Výdavky na koordináciu skupiny neboli príliš vysoké na úkor rozpočtu vyčleneného na hodnotenie návrhov, ako tvrdí Komisia. Komisia, ktorá uviedla, že výdavky „sa zdajú“ príliš vysoké, sa mohla obrátiť na ECTA so žiadosťou o ďalšie vysvetlenia pred sankcionovaním ponuky bez toho, aby úplne porozumela príslušným výdavkom. Príslušným výdavkom je položka „Personálne náklady“ v rámci položky „Koordinácia skupiny“, ktorá je zas podpoložkou „Posudzovanie návrhov“. Suma pozostávajúca z osobných nákladov tak predstavuje časť rozpočtu prideleného na posúdenie návrhov, a preto nemôže byť na ujmu tej istej rozpočtovej položky. Okrem toho sa predmetné výdavky musia posudzovať vzhľadom na to, že ponuka ECTA bola osobitne navrhnutá tak, aby sa zaoberala možným väčším/menším počtom návrhov, že navrhla 60 hodnotiteľov zo 17 rôznych európskych krajín a že celkovo bola lacnejšia ako ponuka úspešného uchádzača. Preto ak bola jedna položka rozpočtu nadmerná, ostatné položky museli byť konkurencieschopnejšie ako položky v úspešnej ponuke.

V ponuke boli na rozdiel od tvrdenia Komisie uvedené opatrenia týkajúce sa flexibility a riadenia v prípade nepredvídaných udalostí. Dve kapitoly ponuky boli venované témam „Informácie – ako dodržiavať lehoty Komisie“ a „Informácie – flexibilita“. Okrem toho jedna z položiek ponuky zahŕňala položku „Čo ak budeme potrebovať viac odborníkov?“ a v ponuke boli navrhnutí trojnásobní hodnotitelia a trojnásobní požadovaní koordinátori skupiny. Navrhovaný tím hodnotiteľov by bol schopný zvládnuť projekty v 17 jazykoch EÚ a organizačná schéma znázorňovala riadiace opatrenia v prípade nepredvídaných udalostí.

Stručne povedané, sťažovateľ tvrdí, že Komisia nesprávne vyhodnotila ponuku ECTA.

3.2 Komisia tvrdí, že po tom, ako sťažovateľ spochybnil posúdenie ponuky ECTA, sa uskutočnilo stretnutie s hodnotiteľmi ponuky, ktorí dospeli k záveru, že zamietnutie ponuky sa uskutočnilo v súlade s platnými pravidlami a že argumenty ECTA neposkytli žiadny dôvod na prehodnotenie ponuky.

Komisia ďalej berie na vedomie argument ECTA, že technické špecifikácie výzvy naznačovali, že Komisia nemala záujem o informácie o zmluvných dojednaniach medzi dodávateľom a jeho koordinátormi a expertmi. V technických špecifikáciách sa však stanovilo, že „dodávateľ/.../ uzavrie potrebné zmluvné dojednania s tými odborníkmi a koordinátormi, ktorí nie sú súčasťou jeho personálu“ (bod 3.2 technických špecifikácií uverejnených spolu s výzvou). Pokiaľ ide o hodnotenie dostupnosti expertov a koordinátorov skupín (ktoré je kritériom na vyhodnotenie ponúk a jedným z najdôležitejších bodov, ktoré sa majú hodnotiť vzhľadom na povahu požadovaných služieb, t. j. hodnotenie obrovského množstva návrhov), hodnotitelia Komisie môžu posúdiť ponuku len na základe informácií poskytnutých v ponuke. Združenie ECTA poskytlo životopisy viacerým odborníkom a koordinátorom skupín, ale žiadny z týchto odborníkov alebo koordinátorov nebol súčasťou zamestnancov združenia ECTA a ponuka neposkytla žiadny dôkaz o záväzku zúčastniť sa na hodnotení od žiadnej z týchto osôb. Hodnotitelia preto nemohli posúdiť mieru ich skutočnej dostupnosti. Písomný záväzok je jediným spôsobom, ako posúdiť stupeň dostupnosti odborníkov, ktorí nepatria do organizácie uchádzača, a preto nie sú právne zaviazaní zachovať svoje kandidatúry. Vzhľadom na značnú pracovnú záťaž a požadovanú dostupnosť zamestnancov hodnotitelia Komisie nepovažovali záruky dostupnosti pre hodnotiteľov v ponuke ECTA za dostatočné. Považovalo sa to za riziko a prispelo to k vylúčeniu ponuky združenia ECTA z užšieho zoznamu.

Pokiaľ ide o výdavky na koordináciu skupiny, hodnotitelia odhadli, že tejto kapitole boli pridelené mimoriadne vysoké rozpočtové prostriedky, čo by mohlo ohroziť potrebnú flexibilitu rozpočtu vyčleneného na financovanie jednotlivých hodnotení. Hodnotitelia to považovali za veľkú chybu v ponuke.

3.3 Ombudsman pripomína, že ako je vysvetlené v bode 2.3, jeho vyšetrovanie v tejto veci skúma, či Komisia pri výkone svojej hodnotiacej právomoci dodržala zverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk a či konala primerane.

3.4 Pokiaľ ide o kritériá na vyhodnotenie ponúk "Porozumenie" a "Metodika" a tvrdenie sťažovateľa, že ponuka nebola ani príliš teoretická, ani sa k hodnoteniu nepribližovala ako k administratívnemu procesu, ombudsman sa domnieva, že sťažovateľ tým, že sa obmedzil na odkaz na obsah, neposkytol dostatok dôkazov na preukázanie toho, že hodnotenie Komisie v tejto súvislosti bolo neprimerané alebo že pri svojom hodnotení nedodržal zverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk. Ombudsmanka dospela k rovnakému zisteniu, pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že ponuka ilustrovala konkrétne postupy na vykonanie hodnotenia. V tejto súvislosti sťažovateľ iba uvádza, že ponuka obsahovala informácie o: identifikáciu potenciálnych hodnotiteľov a vytvorenie návrhov zoznamov odborníkov; vytvorenie konečných zoznamov odborníkov a rezervných zoznamov odborníkov; odborná príprava expertných skupín; počet návrhov pre každú skupinu hodnotiteľov; priraďovanie odborníkov a návrhov; minimalizácia rizík; a hodnotenie návrhov. Ombudsmanka poznamenáva, že podľa znenia sa zdá, že len posledná oblasť informácií, „hodnotenie návrhov“, sa vzťahuje na skutočné vykonávanie.

3.5 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že vo výzve na predkladanie ponúk sa od uchádzača nevyžadovalo, aby predložil písomné záväzky hodnotiteľov, ombudsman súhlasí s tým, že sa zdá, že v tejto súvislosti neexistuje žiadna výslovná požiadavka. Ombudsmanka však považuje za primerané vysvetlenie Komisie, že „dostupnosť“ je jedným z najdôležitejších kritérií na vyhodnotenie ponúk, na základe ktorého sa hodnotí ponuka, a že písomný záväzok je jediným spôsobom, ako vyhodnotiť stupeň dostupnosti odborníkov, ktorí nepatria do organizácie uchádzača. Toto zistenie nie je ovplyvnené skutočnosťou, že v súťažných podkladoch sa uvádzalo, že životopisy hodnotiteľov sa museli predložiť až po uplynutí lehoty na predloženie ponuky. V súvislosti s touto otázkou sa zdá, že Komisia poskytla sťažovateľovi informácie, ktoré by sa mohli vykladať v tom zmysle, že životopisy znalcov museli byť predložené spolu so samotnou ponukou, a nielen do 15. decembra 2003. Ombudsman však poznamenáva, že sa nezdá, že by to malo vplyv na skutočné hodnotenie ponuky ECTA. Ombudsman preto nevidí dôvod ďalej sa touto záležitosťou zaoberať.

3.6 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že Komisia nesprávne konštatovala, že výdavky na "koordináciu skupiny" boli príliš vysoké, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ správne poukazuje na to, že výdavky na "koordináciu skupiny" sú pododdielom "Hodnotenie návrhov". Ombudsman však tiež poznamenáva, že ďalším pododdielom „Hodnotenie návrhov“ sú výdavky na „Hodnotenie“. Zdá sa teda, že rozpočet vyčlenený na jednotlivé hodnotenia je rozčlenený osobitne. Vzhľadom na to ombudsmanka nenašla žiadne dôkazy o tom, že Komisia konala neprimerane alebo že nedodržala zverejnené kritériá na vyhodnotenie ponúk, keď sa domnievala, že vysoké rozpočtové prostriedky pridelené na „koordináciu skupín“ by mohli ohroziť flexibilitu rozpočtu určeného na financovanie jednotlivých hodnotení. Zdá sa, že skutočnosť, že ponuka ECTA môže obsahovať iné konkurenčnejšie položky, nemá vplyv na toto zistenie.

3.7 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že Komisia nesprávne dospela k záveru, že ponuke chýbali pružné opatrenia a opatrenia riadenia v prípade nepredvídaných udalostí, ombudsman berie na vedomie vysvetlenie sťažovateľa, že ponuka obsahovala kapitoly, nadpisy a iné časti preukazujúce požadované opatrenia. Ombudsmanka však nepovažuje toto stručné vysvetlenie za poskytnutie dostatočných dôkazov o hodnotení Komisie v tejto súvislosti za neprimerané.

3.8 Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman nezistil nesprávny úradný postup Komisie v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti.

4 Ďalšie argumenty sťažovateľa

4.1 V priebehu vyšetrovania sťažovateľ predložil argumenty, že Komisia prijala jednu ponuku, ktorá prišla po dátume uzávierky, a že jedna z prijatých ponúk bola predložená len v origináli bez kópií.

4.2 V odpovedi na tieto argumenty Komisia vysvetlila, že v článku 143 vykonávacích pravidiel k nariadeniu o rozpočtových pravidlách sa vyžaduje, aby boli ponuky zaslané a neboli doručené pred konečným termínom. Komisia potvrdila, že všetky prijaté ponuky boli zaslané pred uplynutím lehoty. Pokiaľ ide o počet kópií, ktoré sa majú predložiť, Komisia vysvetlila, že v súlade s jej vnútornými pravidlami, t. j. bodom 10.5 príručky o postupoch verejného obstarávania, Komisia nepovažuje ponuku, ktorá nebola predložená v troch kópiách, za neprípustnú.

4.3 V odpovedi na vysvetlenia Komisie sťažovateľ poukázal na to, že príručka Komisie o postupoch verejného obstarávania nie je v súlade s výzvou na predkladanie ponúk, v ktorej sa uvádza, že "/.../ Vaša ponuka musí spĺňať tieto požiadavky, aby sa považovala za platnú: a) jeden podpísaný originál a dve kópie vašej ponuky musia byť umiestnené v dvoch zapečatených obálkach. /.../". Sťažovateľ tvrdí, že len verejne dostupné informácie, ako sú súťažné podklady, by mali vymedziť pravidlá, ktoré by okrem toho mali byť rovnaké pre všetkých uchádzačov. Sťažovateľ sa ďalej pýta, prečo sú uchádzači vyzvaní, aby predložili kópie, ak to nie je potrebné.

4.4 Na základe informácií poskytnutých stranami ombudsman nenašiel žiadne dôkazy, ktoré by naznačovali, že pravidlá upravujúce lehotu na predkladanie ponúk neboli dodržané, pokiaľ ide o príslušné výzvy na predkladanie ponúk.

4.5 Pokiaľ ide o počet kópií ponuky, ktoré sa majú predložiť, ombudsman poznamenáva, že v bode 10.5 príručky o postupoch verejného obstarávania sa uvádza, že "keďže zamietnutie ponuky z dôvodu, že nie je v poriadku, má významné dôsledky, treba mať na pamäti, že /.../ tieto (nevýlučné) prípady nemožno považovať za neuskutočnené: /.../ – ponuka zaslaná len v jednej kópii namiesto troch (alebo viacerých) požadovaných“. Ombudsman nenašiel žiadne dôkazy, ktoré by naznačovali, že rovnaké pravidlá, t. j. bod 10.5 príručky, sa neuplatňovali rovnako na všetky ponuky.

4.6 Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman nezistil nesprávny úradný postup Komisie v súvislosti s ďalšími argumentmi sťažovateľa.

4.7 Ombudsman však poznamenáva, že napriek tomu, že sa zdá, že bod 10.5 príručky o postupoch verejného obstarávania sa uplatňoval rovnako na všetkých uchádzačov, nezdá sa, že by zodpovedal zneniu príslušnej výzvy na predkladanie ponúk (ENV.D.1/ATA/2003/0049), čo naznačuje, že ponuky, ktoré neboli predložené v jednom podpísanom origináli a dvoch kópiách, sa nebudú považovať za platné. Ombudsmanka sa domnieva, že ignorovanie nedodržania ustanovenia výzvy na predkladanie ponúk by sa mohlo zdať nespravodlivé voči uchádzačom, ktorí dané ustanovenie dodržiavajú. S cieľom vyhnúť sa možnému výskytu nespravodlivosti v budúcnosti ombudsman navrhuje, že by mohlo byť užitočné, aby Komisia opätovne preskúmala vzťah medzi príručkou a výzvami na predkladanie ponúk, pokiaľ ide o počet kópií ponúk, ktoré sa musia predložiť, a oznámila mu svoje zistenia. Ombudsman v tejto súvislosti uvedie ďalšiu pripomienku.

5 Tvrdenia sťažovateľa

5.1 Sťažovateľ navrhuje, aby Komisia: i) prehodnotiť ponuku ECTA; a ii) kompenzovať ECTA za to, že bola neoprávnene vylúčená z postupu verejného obstarávania.

5.2 Vzhľadom na zistenie, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu, pokiaľ ide o uplatňovanie kritérií na vyhodnotenie ponúk a hodnotenie ponuky ECTA (časti 2 a 3), ombudsman nezistil žiadne dôvody na to, aby sa zaoberal dvoma tvrdeniami sťažovateľa.

6 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku, pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa o zmätočných a nekonzistentných posolstvách:

Sťažovateľ 2. decembra 2003 napísal Komisii list, v ktorom sa snažil vyvrátiť dôvody Komisie na zamietnutie ponuky ECTA, ako sa uvádza v liste Komisie z 1. decembra 2003. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že Komisia v odpovedi uviedla ďalšie dôvody zamietnutia ponuky ECTA bez toho, aby vysvetlila, že tieto dôvody boli dodatočné k dôvodom uvedeným v jej prvom liste. Okrem toho sa nezdá, že by Komisia vo svojej odpovedi uznala alebo odpovedala na pokus sťažovateľa vyvrátiť prvé dôvody, ktoré Komisia uviedla na zamietnutie ponuky. Podľa názoru ombudsmana Komisia tým, že neuznala ani neodpovedala na argumenty sťažovateľa, ale len uviedla dodatočné dôvody na zamietnutie ponuky ECTA, neodpovedala čo najúplnejšie a najpresnejšie na list sťažovateľa z 2. decembra 2003, ako sa vyžaduje v kódexe dobrého administratívneho správania. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu.

Vzhľadom na to, že tento aspekt veci sa týka postupov súvisiacich s konkrétnymi udalosťami v minulosti, nie je vhodné usilovať sa o zmierlivé urovnanie veci.

Pokiaľ ide o tvrdenia a argumenty sťažovateľa týkajúce sa kritérií na vyhodnotenie ponúk, hodnotenia ponuky ECTA, lehoty na predloženie ponúk a počtu kópií, ktoré sa majú predložiť, vyšetrovania ombudsmana neodhalili žiadny nesprávny úradný postup Komisie.

Na základe uvedených skutočností ombudsman prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

ĎALŠIE POZNÁMKY

1. Ombudsman berie na vedomie vyhlásenie Komisie, že hoci nie je povinná tak urobiť, zvyčajne posiela listy týkajúce sa hodnotenia ponúk faxom. S cieľom zabezpečiť rovnaké zaobchádzanie s uchádzačmi ombudsman navrhuje, aby Komisia zvážila formalizáciu a objasnenie svojich postupov v tejto súvislosti a oznámila mu svoje závery.

2. Ombudsman ďalej poznamenáva, že napriek skutočnosti, že bod 10.5 príručky o postupoch verejného obstarávania sa podľa všetkého uplatňoval rovnako na všetkých uchádzačov, nezdá sa, že by zodpovedal zneniu príslušnej výzvy na predkladanie ponúk (ENV.D.1/ATA/2003/0049), čo naznačuje, že ponuky, ktoré neboli predložené v jednom podpísanom origináli a dvoch kópiách, sa nebudú považovať za platné. Ombudsmanka sa domnieva, že ignorovanie nedodržania ustanovenia výzvy na predkladanie ponúk by sa mohlo zdať nespravodlivé voči uchádzačom, ktorí dané ustanovenie dodržiavajú. S cieľom vyhnúť sa možnému výskytu nespravodlivosti v budúcnosti ombudsman navrhuje, že by mohlo byť užitočné, aby Komisia opätovne preskúmala vzťah medzi príručkou a výzvami na predkladanie ponúk, pokiaľ ide o počet kópií ponúk, ktoré sa musia predložiť, a oznámila mu svoje zistenia.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Článok 12 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe, ktorý je k dispozícii na webovom sídle ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Pozri výročnú správu Európskeho ombudsmana za rok 1997, s. 22., ktorá je k dispozícii na internetovej stránke ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/report97/pdf/en/rap97_en.pdf