V Štrasburgu 27. októbra 2003

Vážený pán R.,

Dňa 18. decembra 2001 ste podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi v súvislosti s odmietnutím Európskej komisie vyplatiť pani Samar Daoudovej finančné prostriedky, ktoré pani Samar Daoud považuje za splatné v súvislosti s produkciou filmu pre Komisiu.

Dňa 7. februára 2002 ombudsman postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie.

Dňa 25. februára 2002 ste zaslali ďalšie informácie v súvislosti s Vašou sťažnosťou, ktorú ombudsman postúpil Komisii 11. marca 2002.

Komisia zaslala svoje stanovisko 29. mája 2002. Ombudsman Vám ho zaslal 13. júna 2002 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 26. júla 2002.

Dňa 10. decembra 2002 ombudsman požiadal Komisiu, aby predložila kópie dvoch dokumentov. Tieto kópie mali byť poskytnuté najneskôr do 31. januára 2003. O tejto skutočnosti ste boli informovaný listom zaslaným v ten istý deň.

Keďže ombudsman na túto žiadosť o informácie neodpovedal, 7. februára 2003 informoval Komisiu, že považuje za potrebné nahliadnuť do spisu Komisie. O tejto skutočnosti ste boli informovaný listom zaslaným v ten istý deň. Nahliadnutie do spisu Komisie sa uskutočnilo 13. februára 2003. Dňa 20. februára 2003 ombudsman zaslal Komisii kópiu správy o inšpekcii. V ten istý deň vám bola pre informáciu postúpená aj kópia.

Dňa 18. marca 2003 ombudsman predložil Komisii návrh na priateľské riešenie a požiadal o odpoveď do 31. mája 2003. V liste z 2. júna 2003 Komisia požiadala o predĺženie tejto lehoty. Dňa 5. júna 2003 som napísal Komisii, aby som ju informoval, že som sa rozhodol povoliť predĺženie do 30. júna 2003.

Komisia zaslala francúzske znenie svojho stanoviska k návrhu priateľského riešenia 1. júla 2003 a 7. júla 2003 som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Anglický preklad stanoviska Komisie bol doručený 11. júla 2003 a zaslaný Vám 21. júla 2003. Dňa 15. septembra 2003 ste mi zaslali svoje pripomienky k stanovisku Komisie.

Dňa 25. septembra 2003 som informoval Komisiu, že považujem za potrebné opätovne nahliadnuť do spisu Komisie. O tejto skutočnosti ste boli informovaný listom zaslaným v ten istý deň. Nahliadnutie do spisu Komisie sa uskutočnilo 9. októbra 2003. Dňa 16. októbra 2003 ombudsman zaslal Komisii kópiu správy o inšpekcii. V ten istý deň vám bola pre informáciu postúpená aj kópia.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Sťažnosť, ktorú podal britský advokát, sa týka sporu medzi pani D., palestínskou filmárkou, a Európskou komisiou.

Listom o zákazke (č. 10/CCM/07/97), ktorý bol podpísaný 14. mája 1997, CEPT, rámcová zmluvná strana Európskej komisie, poverila pani D. výrobou dokumentárneho filmu s názvom „Pomoc Európskej únie Palestínčanom v rokoch 1987 – 1997“ pre Európsku komisiu. Podľa tejto zmluvy mala byť sťažovateľovi vyplatená suma 38 062 Ecu (splatná v splátkach 15 225 Ecu, 7 612 Ecu a 15 225 Ecu) a ďalšia suma až do výšky 4 673 Ecu z dôvodu nepredvídaných udalostí po schválení Komisiou. Tieto číselné údaje vychádzali z návrhu pani D. týkajúceho sa nákladov (ktorý bol pripojený k zmluve), podľa ktorého malo natáčanie trvať osem dní a producent a režisér budú musieť natáčať 20 dní. V referenčnom rámci sa stanovilo, že film by mal poskytovať informácie o činnostiach EÚ na západnom brehu Jordánu a v pásme Gazy a že by sa mal vzťahovať na všetky oblasti činnosti EÚ (vzdelávanie, poľnohospodárstvo, zdravotníctvo, ubytovanie atď.). V zadávacích podmienkach sa stanovilo, že vybraný dodávateľ by mal začať svoju prácu „čo najskôr (ak je to možné v decembri)“ a že film by sa mal vyrobiť do jedného alebo dvoch mesiacov. Zdá sa však, že výroba filmu sa mohla začať až koncom júla 1997.

Podľa sťažovateľa sa dohodlo, že film by mal trvať 15 minút. Sťažovateľ tvrdil, že projekt bol výrazne zmenený na základe priamych objednávok zastupiteľského úradu Európskej komisie v Predjordánsku a Gaze (ECRO) a že v dôsledku zásahu ECRO pani D. vznikli značné dodatočné náklady, ktoré pôvodná zmluva nepokrývala.

Podľa sťažovateľa pani D. požiadala o okamžitý kontakt s Komisiou po podpísaní zmluvy, ale dostala pokyn počkať na príchod pani K., vtedajšej atašé pre kultúru a tlač ECRO. Sťažovateľ tvrdil, že na stretnutí s pani K. koncom júla 1997 bola pani D. požiadaná, aby vypracovala zmenený a doplnený návrh týkajúci sa projektu, ktorý si vyžiadal oveľa viac práce, než sa pôvodne dohodlo. Podľa sťažovateľa o zmeny požiadal aj pán B., vtedajší vedúci ECRO, a rôzni ďalší zamestnanci ECRO (pán H., pani M., pán M., pán N. a pán C.). Toto všetko bolo urobené ústne. Sťažovateľ tvrdil, že pani D. si v plnej miere uvedomila, že takéto zmeny by viedli k predĺženiu času, a teda k dodatočným nákladom. Napriek tomu podľa sťažovateľa ECRO nikdy formálne nezaregistroval tieto zmeny na CEPT, ale ubezpečil pani D., že sa uhradia dodatočné náklady. Sťažovateľ tvrdil, že pani D. vo všetkých fázach informovala CEPT o zmenách projektu prostredníctvom správ.

Podľa sťažovateľa film, ktorý bol nakoniec vyrobený a predložený začiatkom roka 1998, mal dĺžku 45 minút. Sťažovateľ uviedol, že filmovanie trvalo 22 dní a že celkové náklady dosiahli 155 598 USD. Podľa sťažovateľa ECRO potvrdil, že práca, ktorú vykonala pani D., bola viac než uspokojivá.

Sťažovateľ predložil kópiu vyhlásenia pani K. z 11. augusta 2001. V tomto vyhlásení pani K. uviedla, že film bol vyrobený v súlade so želaním Komisie a v úzkej spolupráci s jej útvarmi. Pani K. ďalej uviedla: ‚Un dépassement budgétaire pour le retard de la production avait été pris en charge par [pani D.] en attendant que Bruxelles après, l’accord de [vedúci ECRO], prenne en charge ce dépassement‘ (o prekročení rozpočtu z dôvodu oneskorení vo výrobe sa [sťažovateľ] staral dovtedy, kým Brusel po dohode [vedúci ECRO] neprevezme toto prekročenie). Dodala, že riaditeľka ECRO „a niere grande prekvapenie“ (na naše veľké prekvapenie) upierala pani D. jej práva. Pani K. na záver uviedla, že podporuje kroky, ktoré pani D. podnikla s cieľom obnoviť svoje hmotné práva a dôstojnosť.

Sťažovateľ predložil ďalšie dokumenty, aby preukázal, že Komisia bola s filmom spokojná, a tvrdil, že ak by sa projekt nerozšíril na žiadosť ECRO a so znalosťou CEPT, prejavili by určitú kritiku alebo by si vyhradili svoju chválu. Predložil tiež kópiu listu vtedajšiemu vedúcemu ECRO z 8. decembra 1998, v ktorom CEPT ponúkla, že sa bude zaoberať dodatočnou prácou, ktorú vykonala pani D. Na tento účel CEPT vyzvala vedúceho ECRO, aby zaslal Komisii list, v ktorom mal vysvetliť, že všetka práca, ktorú vykonala pani D., bola vykonaná na základe pokynov ECRO. Vedúci ECRO však tento návrh neprijal.

Podľa sťažovateľa bol pri príležitosti stretnutia s úradníkmi Komisie 30. januára 2001 jeden z jeho asistentov informovaný o tom, že v ECRO došlo k chybám a že tam boli prijaté rozhodnutia bez náležitého zohľadnenia postupu. Podľa sťažovateľa bol tento asistent informovaný, že Generálne riaditeľstvo Komisie (GR) pre vonkajšie vzťahy odporučilo, aby bola sťažovateľovi vyplatená mzda. Sťažovateľ poukázal na to, že on a jeho asistent boli vedení k presvedčeniu, že útvary Komisie uznali, že povolili predĺženie projektu a že sa vyplatia dodatočné finančné prostriedky.

V nadväznosti na tieto diskusie a ďalšiu korešpondenciu sťažovateľ napísal Komisii 31. augusta 2001, okrem iného vrátane kópie vyhlásenia pani K. Úrad Komisie pre spoluprácu EuropeAid vo svojej odpovedi z 24. októbra 2001 vysvetlil, že na základe analýzy tohto listu a vlastného spisu dospel k záveru, že neexistuje žiadny podstatný prvok, ktorý by preukazoval, že útvary Komisie dali pokyny na úpravu výroby filmu, ktorý sa predpokladá v zmluve medzi ním a CEPT. Sťažovateľ odpovedal faxom z 26. októbra 2001 a požiadal o odpoveď na niekoľko otázok. Požiadal tiež o prístup k spisu Komisie, najmä k listu GR pre vonkajšie vzťahy, v ktorom sa odporúča, aby bol sťažovateľ zaplatený, a k stanovisku právnej služby, v ktorom sa potvrdzuje, že platba bola dlžná. Sťažovateľ ďalej poukázal na to, že v každom štádiu doterajšieho riešenia tejto záležitosti sa stretol s zbytočným oneskorením a neochotou vyriešiť tento problém v súlade s Kódexom dobrej správnej praxe zamestnancov Európskej komisie v ich vzťahoch s verejnosťou. Sťažovateľ napríklad spomenul skutočnosť, že lehota 15 pracovných dní na odpoveď na jeho list z 31. augusta 2001 bola značne prekročená. Dňa 7. novembra 2001 Komisia potvrdila prijatie listu sťažovateľa z 26. októbra 2001 a vysvetlila, že sa pripravuje podrobná odpoveď, ktorá by mala byť zaslaná do jedného mesiaca. Odpoveď bola nakoniec zaslaná 6. decembra 2001. V tejto odpovedi Komisia informovala sťažovateľa, že po konzultácii s jej právnym servisom a útvarom finančnej kontroly zastáva názor, že „neexistuje žiadny podstatný prvok, podľa ktorého by útvary Komisie dali pokyn CEPT, aby upravila realizáciu filmu“. Komisia preto dospela k záveru, že nemôže vyhovieť žiadosti pani D. o ďalšie platby.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že pani D. bola doteraz vyplatená len 22 837 Ecu a že sa má vyplatiť suma 129 687,73 USD.

Navrhovateľ v podstate uviedol tieto tvrdenia:

(1) úradníci Komisie nedodržali vnútorné postupy na získanie povolenia na vykonané zmeny, na ktoré sa nevzťahovala pôvodná zmluva,

(2) Komisia neposkytla prístup k spisu sťažovateľa,

(3) Komisia neodpovedala sťažovateľovi včas.

Sťažovateľ tvrdil, že 1) Komisia by mala zaplatiť pani D. mimoriadne výdavky vo výške 129 687,73 USD, ktoré vznikli pri výrobe filmu, 2) že by mala zaplatiť úroky z omeškania, 3) že by mala nahradiť odmeny právneho poradcu pani D. a 4) že by mala umožniť prístup k spisu.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uviedla tieto pripomienky:

Súvislosti

Výsledkom práce pani D. bol 45-minútový film, ktorý bol predstavený CEPT vo februári 1998. Dňa 31. augusta 1998 CEPT zaslala list vedúcemu ECRO, v ktorom navrhla retroaktívne rozšírenie činností vykonávaných sťažovateľom podľa pôvodnej zmluvy a priložila list pani D. adresovaný CEPT z 18. decembra 1997, v ktorom žiadala náhradu dodatočných nákladov „na pokyn kancelárie Európskej komisie v Jeruzaleme“. V tomto liste bola predložená faktúra, ktorá výrazne presahovala odhadované náklady (nadmerný rozpočet vo výške 94 477 Ecu); neobsahovala žiadne dôkazy o žiadosti o dodatočnú prácu.

V odpovedi na list CEPT vedúci ECRO uviedol, že jeho útvarom nebola doručená žiadna žiadosť o zmenu finančných ustanovení zmluvy ani na tento účel nedal CEPT žiadny pokyn. Odmietol preto prijať návrh CEPT. Vzhľadom na neexistenciu nových skutočností vedúci ECRO tiež zamietol žiadosti CEPT na ten istý účel, ktoré boli predložené 23. októbra a 8. decembra 1998. Toto zamietnutie bolo oznámené Komisii v Bruseli oznámením z 24. januára 1999.

Sťažnosť

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi požadoval platbu vo výške 114 028,73 USD a požiadal o prístup k dokumentom v spise Komisie.

Vzhľadom na to, že Komisia nebola zmluvnou stranou, neexistoval žiadny dôvod na spor medzi sťažovateľom a Komisiou. Napriek tomuto stanovisku Komisia sťažnosť dôkladne analyzovala a dospela k záveru, že neobsahuje žiadny nový prvok v súvislosti so spisom.

V liste o záväzku sa jasne uvádzalo, že „dohodnuté načasovanie sa môže zmeniť len na základe písomnej žiadosti Komisie ES“. Napriek niekoľkým žiadostiam sťažovateľ nikdy nebol schopný poskytnúť žiadne písomné informácie preukazujúce údajnú zmenu pôvodnej dohody. Vyhlásenie pani K. nemožno vykladať ako odkaz na pokyny na zväčšenie dĺžky alebo rozsahu filmu. Treba pripomenúť, že celková cena konečného výsledku bola takmer trikrát vyššia ako zmluvná cena. V každom prípade pani K. nemala právomoc prijať alebo zmeniť zmluvu.

Komisia okrem toho zohľadnila niekoľko ďalších prvkov. Pani D. pri prezentácii svojho filmového scenára ECRO v mene CEPT 14. septembra 1997 v prvom rade zdôraznila, „že všetky výdavky boli vypočítané z rozpočtu filmu“. Bývalý vedúci ECRO potom predložil vyhlásenie z 26. októbra 2001 (kópia tohto vyhlásenia bola priložená k stanovisku Komisie), podľa ktorého ani nenariadil sťažovateľovi v mene CEPT, aby prekročil podmienky jej zmluvy, ani ho neinformovala v mene CEPT (alebo jeho spolupracovníkov), že realizácia filmu presiahne plánovaný rozpočet.

Všetky tieto prvky (neexistencia sprievodcu pôvodnou zmluvou, chýbajúce písomné pokyny od úradníka alebo zamestnanca Komisie, ktorý je na to oprávnený, vyhlásenie vedúceho ECRO) spôsobili, že tvrdenie sťažovateľa je z právneho a finančného hľadiska úplne neopodstatnené.

Pokiaľ ide o prístup k dokumentom, sťažovateľ nedodržal postup stanovený v príslušných pravidlách. Pokiaľ ide o podstatu, prvým požadovaným dokumentom bolo právne stanovisko právneho servisu Komisie, na ktoré sa vzťahovala výnimka stanovená v článku 4 ods. 2 bode 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie. Z tohto dôvodu sa na dokument vzťahovala výnimka stanovená v článku 4 ods. 3 bode 2.

Komisia vyjadrila poľutovanie nad časom, ktorý jej útvary potrebovali na odpoveď na časť korešpondencie, a to z dôvodu dôkladného vyšetrovania spisu, ako aj potrebných interných kontaktov medzi príslušnými útvarmi Komisie, ktoré proces spomalili.

Záver

Komisia vždy prejavovala ochotu dosiahnuť uspokojivý výsledok pre všetky zúčastnené strany, ale tiež neustále opakovala, že nemôže prevážiť nad svojimi právnymi a finančnými pravidlami, aby navrhla finančné urovnanie tohto sporu. Vzhľadom na neexistenciu nových skutkových okolností alebo dôkazov nebolo možné vyhovieť tvrdeniam sťažovateľa.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie trval na svojej sťažnosti a uviedol tieto pripomienky:

Hoci vtedajší vedúci ECRO vo svojom vyhlásení kategoricky poprel, že osobne schválil akúkoľvek zmenu zmluvy, nevylúčil možnosť, že tak urobil jeden z jeho kolegov. Kontaktnou osobou pani D. totiž nebola vtedajšia vedúca ECRO, ale pani K., ktorej by sa preto mala poskytnúť dôveryhodnosť písomného svedectva. Pani K. potvrdila, že sťažovateľovi bolo udelené povolenie na predĺženie pôvodného rozpočtu.

Podľa zadávacích podmienok mala práca na filme začať čo najskôr, ak to bolo možné, v decembri, čo pravdepodobne znamenalo december 1996. Pani D. však musela čakať na príchod pani K. a práce sa začali až koncom júla 1997. Podľa vyhlásenia bývalého vedúceho ECRO by to znamenalo, že takáto zmena zmluvy by mala viesť k jej formálnej zmene.

Čo je prekvapujúce, Komisia opomenula odkázať na stretnutie z 30. januára 2001, hoci sa zdalo, že pri tejto príležitosti bola dosiahnutá dohoda o vyriešení problému sťažovateľa.

List Komisie sťažovateľovi z 24. októbra 2001 sa odvolával na informácie, ktoré poskytol bývalý vedúci ECRO. Jeho vyhlásenie však bolo datované 26. októbra 2001, t. j. po zaslaní uvedeného listu. Okrem toho toto vyhlásenie nebolo v súlade s listom z 24. októbra 2001, podľa ktorého ani vtedajší vedúci ECRO, ani jeho útvary nikdy nenariadili sťažovateľovi, aby išiel nad rámec podmienok zmluvy. Tieto dva kľúčové body spolu úplne narušili rozhodnutie Komisie.

Odpoveď, ktorú Komisia nakoniec zaslala 6. decembra 2001 na list právneho zástupcu sťažovateľa z 26. októbra 2001, nijako zmysluplne neodpovedala na uvedené body.

Neexistoval žiadny písomný dôkaz preukazujúci dohodnutú zmenu zmluvy, keďže išlo len o ústnu dohodu.

Bolo prekvapujúce, že Komisia bola ochotná opierať sa o dokument sťažovateľky napísaný v novembri 1997 (2), ale nie o jej list z 18. decembra 1997, v ktorom žiadala o zvýšenie rozpočtu. Okrem toho pojem „výdavky“ použitý v tomto dokumente by sa mal chápať tak, že zahŕňa položky uvedené v doložke 4 prílohy 1 k listu o prijatí do zamestnania, t. j. lety a iné náklady na dopravu.

Posledná splátka pôvodných peňazí dlžných sťažovateľovi bola vyplatená až v novembri 1999, 20 mesiacov po dodaní filmu.

Pokiaľ ide o prístup k dokumentom, všetky výnimky z práv vyplývajúcich z práva EÚ sa museli vykladať reštriktívne. Aj keď by sťažovateľ nemal mať právo vidieť príslušnú dokumentáciu, nebol dôvod, prečo by sa nemala zaslať ombudsmanovi. Za týchto okolností a vzhľadom na strašné oneskorenia, ktoré spôsobila Komisia, bol preto ombudsman požiadaný, aby požiadal o prístup k predmetným dokumentom.

Ďalšie vyšetrovania

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Ombudsman preto listom z 10. decembra 2002 požiadal Komisiu, aby mu poskytla kópie dokumentov vo svojom spise, na ktoré sa sťažovateľ odvolával. Komisia bola požiadaná, aby poskytla tieto kópie najneskôr do 31. januára 2003.

Keďže ombudsman nedostal odpoveď do stanoveného dátumu a s cieľom urýchliť postupy, napísal 7. februára 2003 Komisii, aby ju požiadal o prístup k spisu Komisie. Dňa 13. februára 2003 útvary ombudsmana preskúmali spis Komisie.

Úsilie OMBUDSMANA dosiahnuť priateľské riešenie

Po dôkladnom zvážení stanoviska a pripomienok a výsledkov svojich ďalších vyšetrovaní ombudsman nebol spokojný s tým, že Komisia primerane reagovala na všetky tvrdenia sťažovateľa.

Návrh na priateľské riešenie

V článku 3 ods. 5 štatútu ombudsmana (3) sa ombudsmanovi nariaďuje, aby v čo najväčšej možnej miere spolu s príslušnou inštitúciou hľadal riešenie s cieľom odstrániť prípad nesprávneho úradného postupu a vyhovieť sťažnosti.

Ombudsman preto 18. marca 2003 predložil Komisii tento návrh na priateľské riešenie:

Európska komisia by mala zvážiť odškodnenie pani D. za mimoriadne výdavky, ktoré jej vznikli pri nakrúcaní filmu, ktorý použila Komisia.

Tento návrh bol založený na týchto úvahách:

1 Po prvé, výroba filmu bola trikrát dlhšia a trikrát drahšia, než sa predpokladalo v zmluve podpísanej v máji 1997. Bolo preto veľmi nepravdepodobné, že by pani D. mala vykonať tieto zmeny z vlastnej iniciatívy bez toho, aby na to dostala pokyny alebo povolenie od zamestnancov ECRO.

2 Po druhé, zdá sa, že vyhlásenie pani K., ktoré predložil sťažovateľ, podporuje prípad sťažovateľa.

3 Po tretie, z dôkazov predložených ombudsmanovi zrejme vyplýva, že Komisia sa domnievala, že dohodnutý harmonogram by sa mohol zmeniť neformálne a bez toho, aby bola potrebná písomná žiadosť. Podľa názoru ombudsmanky to dodalo ďalšiu dôveryhodnosť argumentu sťažovateľa, že takýto „neformálny“ prístup prijali aj zamestnanci ECRO, pokiaľ ide o dĺžku a obsah filmu.

4 Po štvrté zadávacie podmienky pripojené k zmluve boli veľmi krátke a všeobecné, pričom stanovovali, že film by mal poskytovať informácie o činnostiach Únie na Západnom brehu Jordánu a v Pásme Gazy a mal by pokrývať všetky oblasti činnosti Únie. Ombudsmanka sa domnieva, že za týchto okolností si výroba filmu vyžadovala úzku spoluprácu medzi pani D. a zamestnancami ECRO. Títo úradníci si teda museli byť vedomí skutočnosti, že film, ktorý produkovala pani D., podstatne prekračoval to, čo bolo stanovené v zmluve.

5 Ombudsman napokon poznamenal, že Komisia nikdy nevzniesla žiadne námietky týkajúce sa dĺžky alebo kvality filmu, ktorý bol vyrobený.

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku informovala ombudsmanku, že identifikovala nové prvky týkajúce sa prípadu, a uviedla tieto pripomienky:

Pokiaľ ide o dĺžku filmu, Komisia zatiaľ nepotvrdila ani nespochybnila tvrdenie sťažovateľa, že film mal trvať 15 minút a že konečný výsledok bol 45 minút. Prvým dôvodom bolo, že žiadny známy dokument v spise neposkytol žiadny základ pre odpoveď. Ani zadávací list, ani zadávacie podmienky neobsahovali žiadne informácie týkajúce sa dĺžky filmu. Existovali však dva dokumenty, ktoré Komisiu viedli k tomu, aby uviedla, že od začiatku plánovala vytvoriť film dlhší ako 15 minút. V liste z 5. septembra 1996 adresovanom Úradu Európskej komisie pre technickú pomoc (ECTAO) v Jeruzaleme pani D. navrhla „vytvoriť 30 až 40-minútový film odhaľujúci všetky práce EÚ pred Oslom a po ňom“. Interná správa ECTAO z 28. októbra 1996 obsahovala poznámky o podmienkach výroby filmu, v ktorých bola jasne uvedená plánovaná dĺžka filmu: „produkcia 43-minútového filmu (minimálna dĺžka)“ a „produkcia filmu s dĺžkou najmenej 43 minút“. Druhým dôvodom bolo, že pracovný list vyžadoval, aby pani D. splnila svoje zmluvné povinnosti týkajúce sa celkovej paušálnej pokuty. Z povahy zmluvy vyplýva povinnosť dosiahnuť želaný výsledok, čo znamená, že pani D. bola povinná dodať film bez ohľadu na zdroje, ktoré použila na dosiahnutie stanoveného konečného výsledku. Inými slovami, zmluva nijako nespájala cenu filmu s jeho trvaním, ale s požadovaným minimálnym štandardom kvality.

V snahe čo najpresnejšie zistiť skutkové okolnosti Komisia vykonala vyšetrovanie medzi zamestnancami ECRO (a medzi zamestnancami, ktorí boli predtým zamestnancami ECRO), ale nemohla kontaktovať osoby uvedené pani D., ktoré odišli z Komisie. Svedectvá osôb, ktoré boli kontaktované, neposkytli žiadne dôkazy na podporu tvrdení pani D. Žiadny z nich nebol priamym svedkom ústnej komunikácie o tomto bode medzi pani D., pani K. a/alebo vedúcim delegácie.

Vzhľadom na to sa Komisia obrátila na pani K., aby ju požiadala o objasnenie jej vyhlásenia a, ak je to možné, o poskytnutie jej svedectva v tejto veci. Pani K. následne zaslala e-mail z 24. júna 2003, v ktorom spochybnila použitie svojho vyhlásenia a uviedla: „(…) Keď som potom videla [pani D.] o dva roky neskôr, stále nevymáhala zostávajúcu sumu splatnú v rámci pôvodného rozpočtu na film a ten list som napísala preto, aby som jej pomohla získať späť tieto peniaze (zvyšok pôvodného rozpočtu). (…) Zaviazal som sa, že ju podporím len pri vymáhaní sumy, na ktorej sa zmluvní partneri dohodli a na ktorú sa vzťahovala zmluva medzi nimi.“ Pokiaľ ide o otázku prekročenia rozpočtu, pani K. dodala: „Upozornil som [pani D.], že nebola zohľadnená žiadna suma presahujúca rozpočet a že vzhľadom na to, že už prekročila pôvodný rozpočet, musí sa obrátiť na Komisiu v Bruseli alebo na [pána B.], jej bývalého zástupcu v Jeruzaleme. (…) Tiež som jej povedal, keď som bol vo funkcii v Jeruzaleme, že prekročenie rozpočtu je záležitosťou jej samotnej a že je za to zodpovedná. Z administratívnych a zmluvných dôvodov sme neboli schopní zaplatiť za toto prekročenie. Na to by sme potrebovali súhlas Európskej komisie a [pána B.]“(4)

Z tohto svedectva bolo zrejmé, že pani K. nepožadovala od pani D. žiadne zmeny, ktoré by spôsobili prekročenie rozpočtu, ani takéto prekročenie neschválila. Za týchto okolností neexistovala žiadna skutočnosť, ktorá by podporila tvrdenia pani D.

Potreba zmeny zmluvy podľa bodu 2 prílohy 1 k listu o zákazke, v ktorom sa uvádza, že „dohodnuté načasovanie sa môže zmeniť len na základe písomnej žiadosti EK“, sa nevzťahovala na dátum začatia projektu, ale len na zmeny platobného režimu stanoveného v tomto liste. Na druhej strane sa v zadávacích podmienkach stanovilo, že projekt by sa mal začať „čo najskôr“, čím sa zaviedol prvok flexibility, v dôsledku ktorého bola akákoľvek žiadosť o zmenu zmluvy v prípade okolností, ktoré oddialili začatie činnosti, zbytočná.

Komisia dospela k záveru, že by preto nebolo právne odôvodnené prijať návrh ombudsmanky na priateľské riešenie.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach trval na svojej sťažnosti a uviedol tieto ďalšie pripomienky:

Pokiaľ ide o dĺžku filmu, kritickým bodom bolo, že dva dokumenty, na ktoré Komisia odkázala, obsahovali návrhy, ktoré zjavne neboli zohľadnené v prípadnej zmluve. Namiesto toho sa v samotnej zmluve strany dohodli, že natáčanie by malo trvať 8 dní. Niet pochýb o tom, že natáčanie trvalo takmer trikrát tak dlho, ako sa pôvodne dohodlo. Pani D. rozhodne nesúhlasila s názorom Komisie, že z povahy zmluvy vyplýva povinnosť dosiahnuť želaný výsledok, čo znamená, že pani D. bola povinná dodať film bez ohľadu na zdroje, ktoré použila na dosiahnutie stanoveného konečného výsledku. Aj keby však bol tento bod správny, nezaoberal by sa kľúčovým bodom prípadu pani D., ktorý spočíval v tom, že na naliehanie príslušných úradníkov Komisie došlo k dohodnutej zmene dohody.

V liste pani K. zo 14. septembra 1997 pani D. uviedla: „V prílohe Vám zasielame kópiu zmeneného prehľadu, ktorý obsahuje upravený zoznam projektov a osôb, s ktorými sa má uskutočniť pohovor a ktoré má odporučiť Vaša kancelária. Zo schváleného zoznamu sa budú natáčať najpôsobivejšie projekty (…) a na [rozhovor] sa vyberú najlepší ľudia.“ To jasne preukázalo, že zmena projektu bola na príkaz ECRO. Za týchto okolností predstavovala ponuka úpravy spolu s jej prijatím záväznú úpravu pôvodnej dohody.

Pokiaľ ide o e-mail pani K. z 24. júna 2003, ani ombudsman, ani sťažovateľ nevideli prepis telefonického rozhovoru, ktorý predchádzal tejto správe. Táto medzera v dôkazoch bola dôležitá, keďže sa zdalo, že výsledná odpoveď pani K. je v rozpore s jej predchádzajúcimi dôkazmi. Obsah e-mailu z 24. júna 2003 nepotvrdil názor Komisie, že z neho vyplýva, že pani K. nepožadovala od pani D. žiadne zmeny, ktoré by spôsobili prekročenie rozpočtu. Posledný e-mail pani K. neodporoval tvrdeniu, že ECRO bola úzko spojená s filmovým projektom a že jej úradníci boli zodpovední za predĺženie projektu. Pani D. okrem toho neakceptovala e-mail pani K. v rozsahu, v akom sa snažila uviesť, že prekročenie rozpočtu je výlučne záležitosťou pani D.

Pani D. sa 26. augusta 2003 stretla s pánom B., súčasným vedúcim ECRO, ktorý ju informoval, že bol požiadaný o zaslanie všetkých relevantných dokumentov týkajúcich sa tejto veci do Bruselu. Medzi ne patril list pána E., v tom čase zástupcu vedúceho ECRO, v ktorom podporil prípad pani D., a oznámenie samotného pána B., v ktorom uviedol, že podľa jeho názoru je nárok pani D. opodstatnený. Ombudsman by sa mal usilovať o nahliadnutie do týchto dokumentov.

Hodnotenie ombudsmana

Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka dospela k záveru, že v tomto prípade nie je možné žiadne priateľské riešenie.

Ďalšie požiadavky

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa k návrhu ombudsmanky na priateľské riešenie sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Listom z 29. septembra 2003 preto ombudsman požiadal Komisiu o prístup k jej spisu. Táto druhá inšpekcia sa uskutočnila 9. októbra 2003.

Pri príležitosti týchto dvoch inšpekcií ombudsman skontroloval najmä tieto dokumenty: 1) stanovisko právneho servisu Komisie z 30. novembra 2000; 2) e-mailová správa, ktorú 30. mája 2000 zaslal pán E. z delegácie Komisie v Jeruzaleme; 3) oznámenie GR pre vonkajšie vzťahy z 29. januára 2001; 4) oznámenie vedúceho delegácie Komisie v Jeruzaleme pána B z 28. septembra 2001; 5) e-mail právneho servisu Komisie zo 6. decembra 2001 a 6) e-mail pani K. z 25. júna 2003.

ROZHODNUTIE

1 Údajné nedodržanie interných postupov zo strany úradníkov Komisie s cieľom získať povolenie na zmeny pôvodnej zmluvy

1.1 Záväzným listom podpísaným 14. mája 1997 poverila CEPT (rámcový dodávateľ Európskej komisie) Palestínčanku D. vypracovaním dokumentárneho filmu s názvom „Pomoc Európskej únie Palestínčanom v rokoch 1987 – 1997“ pre Európsku komisiu. Podľa tejto zmluvy mala byť sťažovateľke vyplatená suma 38 062 Ecu za jej služby. Sťažovateľka, právnička pani D., tvrdila, že projekt bol výrazne zmenený na základe priamych príkazov zastupiteľského úradu Európskej komisie v Predjordánsku a Gaze (ECRO) a že v dôsledku zásahu ECRO pani D. vznikli značné dodatočné náklady, ktoré pôvodná zmluva nepokrývala. Podľa sťažovateľa celkové náklady na film predstavovali 155 598 USD. Podľa názoru sťažovateľa dotknutí úradníci Komisie nedodržali interné postupy na získanie povolenia na vykonané zmeny, ktoré neboli zahrnuté v pôvodnej zmluve.

1.2 Komisia sa vo svojom stanovisku v podstate domnievala, že neexistujú žiadne dôkazy na podporu tvrdenia sťažovateľa.

1.3 Ombudsman dôkladne preskúmal všetky argumenty a dôkazy, ktoré mu boli predložené. Pokračoval aj v nahliadnutí do spisu. Tieto vyšetrovania ho viedli k predbežnému záveru, že zo strany Komisie môže dôjsť k nesprávnemu úradnému postupu, a k predloženiu návrhu na priateľské riešenie. Stanovisko ombudsmanky bolo založené na piatich úvahách. Z týchto úvah boli mimoriadne dôležité prvé dve. Ombudsman sa domnieva, že posledné tri z jeho úvah by samy osebe alebo spoločne nestačili na podporu prípadu sťažovateľa.

1.4 Prvá úvaha vychádzala z predpokladu, že film, ktorý bol skutočne vyrobený, bol trikrát dlhší a trikrát drahší, než sa predpokladalo v zmluve podpísanej v máji 1997. Ombudsmanka preto považovala za mimoriadne nepravdepodobné, že by pani D. mala vykonať tieto zmeny z vlastnej iniciatívy bez toho, aby na to dostala akékoľvek pokyny alebo povolenie od zamestnancov ECRO. Komisia však vo svojej odpovedi na návrh ombudsmanky na priateľské riešenie predložila listinné dôkazy s cieľom preukázať, že od začiatku plánovala vytvoriť film v trvaní viac ako 15 minút. Komisia tiež zdôraznila, že z povahy zmluvy vyplýva povinnosť dosiahnuť želaný výsledok, čo znamená, že pani D. bola povinná dodať film bez ohľadu na zdroje, ktoré použila na dosiahnutie stanoveného konečného výsledku. Inými slovami, zmluva nijako nespájala cenu filmu s jeho trvaním, ale s požadovaným minimálnym štandardom kvality.

1.5 Ombudsman sa domnieva, že argumenty Komisie sú relevantné a že sťažovateľ ich nemohol vyvrátiť listinnými dôkazmi.

1.6 Druhou úvahou, o ktorú sa ombudsman opieral pri predkladaní svojho návrhu na priateľské riešenie, bolo vyhlásenie pani K., ktoré predložil sťažovateľ a ktoré zrejme podporilo prípad sťažovateľa. Toto vyhlásenie malo osobitný význam, keďže sa zdalo, že pani K. bola najdôležitejšou kontaktnou osobou pre pani D. spomedzi zamestnancov Komisie v Jeruzaleme, pokiaľ ide o výrobu filmu. Komisia však vo svojej odpovedi na návrh ombudsmana na priateľské riešenie predložila nové vyhlásenie pani K. (z 24. júna 2003), ktoré získala.

1.7 Podľa názoru ombudsmanky toto nové vyhlásenie pani K. odstraňuje väčšinu dôkaznej hodnoty, ktorú mohlo mať predchádzajúce vyhlásenie pani K. pre prípad sťažovateľky. Sťažovateľ správne uvádza, že v e-maile pani K. z 24. júna 2003 sa neuvádza, že pani K. nevyžadovala od pani D. žiadne zmeny, ktoré by spôsobili prekročenie rozpočtu. Sťažovateľ sa však pri preukazovaní prípadu pani D. opieral o predchádzajúcu správu pani K. Bolo na sťažovateľovi, aby preukázal, že pani K. požadovala od pani D. akékoľvek zmeny, ktoré spôsobili prekročenie rozpočtu, a nie na Komisii, aby preukázala, že to tak nebolo. V každom prípade prípadné pochybnosti týkajúce sa stanoviska pani K. sú podľa názoru ombudsmana rozptýlené ďalším e-mailom, ktorý zaslala Komisii 25. júna 2003. V tomto dokumente, ktorý útvary ombudsmana preskúmali pri príležitosti nahliadnutia do spisu, pani K. kategoricky vylučuje, že akýkoľvek zástupca Komisie mohol prinútiť pani D., aby znášala dodatočné výdavky.

1.8 Sťažovateľ sa vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie k návrhu priateľského riešenia odvolal na dva dokumenty vypracované dvoma úradníkmi Komisie, ktoré podľa jeho názoru podporili prípad pani D. a požiadali ombudsmana, aby tieto dokumenty preskúmal. Ombudsman následne pristúpil k druhému nahliadnutiu do spisu Komisie, z ktorého vyplývalo, že dokumenty, na ktoré sa sťažovateľ odvolával, mohli byť e-mailovou správou, ktorú 30. mája 2000 zaslal pán E. z delegácie Komisie v Jeruzaleme, a oznámením z 28. septembra 2001 od pána B., vedúceho delegácie Komisie v Jeruzaleme. Zdá sa, že tieto dokumenty (a niekoľko ďalších dokumentov v spise Komisie, ktoré preskúmali útvary ombudsmana) sú vyjadrením názorov úradníkov Komisie, ktorí sa nezdajú byť priamo zapojení do projektu, ktorý viedol k tejto sťažnosti, ale nie dôkazov z prvej ruky. Podľa názoru ombudsmana teda tieto dokumenty len preukazujú, že niektorí úradníci alebo útvary Komisie sympatizujú s tvrdeniami pani D., ale nepreukazujú, že tvrdenie pani D. bolo dôvodné.

1.9 Ombudsman však poznamenáva, že e-mailová správa pána E. z 30. mája 2000 odkazuje na poznámku, ktorú podľa neho podpísal miestny zamestnanec Komisie, a cituje ju. Súdiac podľa citácie tohto oznámenia v e-maile pána E. by uvedené oznámenie mohlo predstavovať dôkaz podporujúci prípad pani D.(5) Preto je prekvapujúce, že tento dokument nebol v spise Komisie kontrolovanom ombudsmanom.(6) Avšak aj keby tento dokument mal vypracovať úradník Komisie, ktorý bol oboznámený s projektom, a ak by skutočne mal predstavovať dôkaz podporujúci prípad pani D.(7), akýkoľvek takýto dôkaz by bol v rozpore s vyhláseniami pani K. v júni 2003.

1.10 Za týchto okolností by si zistenie pravdivosti veci vyžadovalo výsluch aspoň týchto dvoch osôb ako svedkov. Podľa názoru ombudsmana by však takéto preskúmanie mohol vykonať len príslušný súd. Treba poznamenať, že článok 3 ods. 2 štatútu ombudsmana stanovuje, že úradníci a ostatní zamestnanci Spoločenstiev musia vypovedať na žiadosť ombudsmana. Ombudsmanovi nebola udelená právomoc vypočuť iných svedkov.

1.11 Za týchto okolností sa ombudsman domnieva, že neexistujú dôvody pokračovať vo vyšetrovaní prvého tvrdenia predloženého sťažovateľom.

2 Neumožnenie prístupu k spisu

2.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia mu neumožnila prístup k jeho spisu.

2.2 Komisia sa vo svojom stanovisku domnievala, že toto tvrdenie sa týka dvoch dokumentov. Podľa Komisie bolo prvým dokumentom právne stanovisko právneho servisu Komisie, na ktoré sa vzťahovala výnimka stanovená v článku 4 ods. 2 bode 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie.(8) Druhým dokumentom bola interná poznámka obsahujúca stanovisko pre vnútornú potrebu, ktorého zverejnenie by vážne narušilo rozhodovací proces Komisie. Z tohto dôvodu sa na dokument vzťahovala výnimka stanovená v článku 4 ods. 3 bode 2.

2.3 Ombudsman dvakrát nahliadol do spisu Komisie. Zdalo sa, že prvým uvedeným dokumentom je stanovisko právneho servisu Komisie z 30. novembra 2000. Vzhľadom na to, že tento dokument obsahoval právne poradenstvo týkajúce sa sporu medzi Komisiou a sťažovateľom, ombudsman sa domnieva, že Komisia bola oprávnená odmietnuť prístup k nemu podľa článku 4 ods. 2 bodu 2 nariadenia (ES) č. 1049/2001. Druhý dokument sa zdá byť oznámením GR pre vonkajšie vzťahy z 29. januára 2001. Po preskúmaní tohto dokumentu ombudsmanka zastáva názor, že rozhodnutie Komisie neudeliť prístup k tomuto dokumentu podľa článku 4 ods. 3 bodu 2 nariadenia (ES) č. 1049/2001 sa nezdá byť neprimerané.

2.4 Za týchto okolností sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o druhé tvrdenie sťažovateľa.

3 Neposkytnutie včasnej odpovede sťažovateľovi

3.1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia neodpovedala na jeho listy včas.

3.2 Komisia vo svojom stanovisku vyjadrila poľutovanie nad časom, ktorý jej útvary potrebovali na odpoveď na časť korešpondencie.

3.3 Ombudsman sa domnieva, že sa zdá, že Komisia neodpovedala na niektoré listy sťažovateľa v primeranej lehote. Vzhľadom na to, že Komisia vyjadrila poľutovanie nad týmito oneskoreniami a že tento aspekt prípadu sa zdá byť druhoradý, ombudsman sa domnieva, že nie je potrebné, aby pokračoval vo vyšetrovaní týkajúcom sa tretieho tvrdenia sťažovateľa.

4 Tvrdenia sťažovateľa

4.1 Sťažovateľka vo svojej sťažnosti žiadala (1), aby Komisia zaplatila pani D. mimoriadne výdavky vo výške 129 687,73 USD vynaložené na výrobu filmu, (2) aby zaplatila úroky z omeškania, (3) aby vrátila odmenu právneho poradcu pani D. a (4) aby umožnila prístup k spisu.

4.2 Vzhľadom na vyššie uvedené úvahy nie je dôvod ďalej sa týmito tvrdeniami zaoberať.

5 Záver

Na základe vyšetrovaní ombudsmana týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že neexistujú dôvody, aby ombudsman pokračoval vo vyšetrovaní týkajúcom sa prvého a tretieho obvinenia predloženého sťažovateľom. Ďalej sa zdá, že pokiaľ ide o druhé tvrdenie, nedošlo zo strany Európskej komisie k nesprávnemu úradnému postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43.

(2) Zdá sa, že sťažovateľ sa odvoláva na dokument, ktorý je podľa Komisie zo 14. septembra 1997.

(3) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15; Mim. vyd. 01/001, s. 46).

(4) Preklad francúzskeho originálu Komisiou.

(5) V článku 4 ods. 1 štatútu ombudsmana sa stanovuje, že ombudsman a jeho zamestnanci „sú povinní nezverejňovať informácie alebo dokumenty, ktoré získali v priebehu vyšetrovania“. Vzhľadom na toto ustanovenie a na úvahy uvedené v bode 1.10 rozhodnutia sa ombudsman domnieva, že by nebolo vhodné citovať príslušnú časť e-mailu pána E. v tomto rozhodnutí.

(6) Pán E. vo svojom e-maile z 30. mája 2000 uviedol, že príslušný dokument bude zaslaný Komisii v Bruseli samostatnou poštou.

(7) E-mail pána E. z 30. mája 2000 neuvádza ani meno úradníka, ani dátum dokumentu.

(8) Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43.