Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Výbor programu As-If pre výskum v oblasti obrany (ďalej len „výbor As-If“) je „expertná skupina“^[1], ktorá pomáha Európskej komisii pri vykonávaní prípravnej akcie pre výskum v oblasti obrany (PADR) ^[2], ako aj pri príprave budúceho výskumného programu pre výskum v oblasti obrany. Komisia sa môže s výborom As-If poradiť o akejkoľvek záležitosti týkajúcej sa výskumu a technológií v oblasti obrany.

2. Členmi výboru As-If sú zástupcovia členských štátov EÚ, zatiaľ čo Nórsko, Európska obranná agentúra a Vojenský výbor EÚ sa zúčastňujú ako pozorovatelia [3].

3. Výbor „ako keby“ bol 9. marca 2017 doplnený do registra expertných skupín Komisie a iných podobných subjektov (ďalej len „register“)^{[4] [5].}

4. V súlade s pravidlami Komisie o expertných skupinách^[6] sa v mandáte a rokovacom poriadku výboru As-If uvádza, že Generálne riaditeľstvo Komisie pre vnútorný trh, priemysel, podnikanie a MSP (GR GROW) „sprístupnívšetky príslušné dokumenty vrátane programov, zápisníc a príspevkov účastníkov buď v registri expertných skupín, alebo prostredníctvom odkazu z registra na osobitné webové sídlo, na ktorom možno tieto informácie nájsť. Prístup k špecializovaným webovým sídlam nesmie podliehať registrácii používateľa ani žiadnemu inému obmedzeniu. GR GROW predovšetkým uverejní program a iné relevantné podkladové dokumenty v dostatočnom predstihu pred zasadnutím a následne včas uverejní zápisnicu. Výnimky z uverejňovania sa predpokladajú len vtedy, ak sa predpokladá, že zverejnenie dokumentu by ohrozilo ochranu verejného alebo súkromného záujmu vymedzeného v článku 4 nariadenia (ES) č.1049/2001.“^[7]

5. Sťažovateľ, belgická mimovládna organizácia s názvom Vredesactie, 7. februára 2018 upozornil GR GROW, že informácie o výbore As-If dostupné v registri sa zdajú byť neúplné. Okrem programu zasadnutia, ktoré sa konalo 21. marca 2017, Komisia neposkytla žiadne zápisnice, programy zasadnutí ani pripomienky predložené účastníkmi pred zasadnutiami.

6. GR GROW 16. februára 2018 odpovedalo, že aktualizácia registra sa oneskorila z dôvodu rušnej pracovnej záťaže.

7. Keďže záznam týkajúci sa výboru „ako keby“ nebol do 5. marca 2018 stále aktualizovaný, sťažovateľ sa obrátil na ombudsmanku.

Vyšetrovanie

8. Ombudsmanka začala vyšetrovanie obavy sťažovateľa, že Komisia neaktualizovala záznam v registri expertných skupín pre výbor As-If.

Návrh ombudsmana na riešenie

9. Počas vyšetrovania ombudsmanky Komisia aktualizovala informácie dostupné v registri o výbore „ako keby“. Uverejnila programy zasadnutí, ktoré sa konali v máji, júni, júli a novembri 2017 a vo februári 2018, ako aj zápisnice zo všetkých týchto zasadnutí okrem posledného.^[8] Komisia uverejnila aj zmenenú verziu rokovacieho poriadku výboru As-If.

10. Ombudsmanka sa domnievala, že uplynul dostatočný čas na zverejnenie zápisnice zo schôdze vo februári 2018. Ombudsmanka takisto poznamenala, že Komisia neuverejnila žiadne pripomienky predložené účastníkmi v súvislosti so zasadnutiami výboru „ako keby“ v rokoch 2017 a 2018.^[9]

11. Ombudsmanka sa ďalej domnievala, že oneskorenie aktualizácie registra o viac ako rok nemožno odôvodniť, a to ani pri zohľadnení obdobia zvýšeného pracovného zaťaženia.

12. Ombudsmanka preto predložila tento návrh riešenia:

- Komisia by mala aktualizovať informácie o registri týkajúce sa výboru As-If tak, aby zahŕňali pripomienky predložené účastníkmi predchádzajúcich zasadnutí, ako aj zápisnicu zo zasadnutia vo februári 2018.

- Komisia by mala prijať vhodné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa v budúcnosti program a iné relevantné podkladové dokumenty uverejňovali v dostatočnom predstihu pred zasadnutiami výboru As-If a aby sa zápisnica následne uverejňovala včas.

Odpoveď Komisie

13. Komisia uznala, že došlo k vážnemu omeškaniu pri aktualizácii registra s informáciami o výbore „ako keby“. Podrobne opísala opatrenia, ktoré prijala na aktualizáciu registra, vrátane uverejnenia zápisnice zo schôdze výboru As-If vo februári 2018. Dodala, že prijala opatrenia na zabránenie oneskoreniu v budúcnosti.

14. Komisia takisto uviedla, že preskúma, ako vykonať návrhy ombudsmanky týkajúce sa pripomienok, ktoré predložili účastníci zasadnutí, a iných relevantných podkladových dokumentov, pričom zohľadní citlivosť otázok obrany.

15. Komisia sa domnieva, že by bolo oprávnené nezverejňovať takéto dokumenty na základe výnimiek stanovených v pravidlách EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom (nariadenie č. 1049/2001)^[10].

16. Keďže členovia výboru As-If sú zástupcami vlád EÚ, Komisia tvrdila, že ich pripomienky nemôžu byť sprístupnené bez ich predchádzajúceho súhlasu.

17. Komisia sa ďalej domnievala, že stanoviská jednotlivých členských štátov týkajúce sa toho, ktoré výskumné a technologické projekty by sa mohli financovať v kontexte prípravnej akcie pre výskum v oblasti obrany, sú určené na interné použitie v rámci rokovaní a predbežných konzultácií. Preto by ich nezverejnila, pretože by mohli byť relevantné pre prípravu budúcich dokumentov o vymedzení rozsahu pôsobnosti alebo programov financovania.

18. Komisia napokon uviedla, že nesprístupní „citlivédokumenty“^[11]. S takýmito dokumentmi sa bude zaobchádzať v súlade s bezpečnostnými predpismi Komisie na ochranu utajovaných skutočností EÚ^[12].

Pripomienky sťažovateľa

19. Sťažovateľ tvrdil, že podľa rokovacieho poriadku výboru As-If by Komisia mala proaktívne uverejňovať všetky relevantné dokumenty vrátane pripomienok predložených účastníkmi^[13].

20. Sťažovateľ uznal, že vzhľadom na ich povahu by niektoré pripomienky účastníkov boli legitímne zamietnuté na základe výnimiek stanovených v nariadení č. 1049/2001. Domnievala sa však, že tieto výnimky nemožno použiť na odôvodnenie všeobecného odmietnutia zverejniť pripomienky účastníkov. Sťažovateľ sa odvolal na judikatúru EÚ, v ktorej sa stanovuje, že na to, aby bolo uplatnenie výnimky odôvodnené, by inštitúcia mala vysvetliť, ako by zverejnenie dokumentu mohlo konkrétne a účinne ohroziť záujem, ktorý má výnimka chrániť. Okrem toho riziko takéhoto narušenia by malo byť „primeranepredvídateľné, a nie čisto hypotetické“^[14].

21. Sťažovateľ uviedol, že ak Komisia odmietne sprístupniť „citlivé dokumenty“, je povinná to odôvodniť.

22. Sťažovateľ napokon tvrdil, že v súlade s nariadením č. 1049/2001 by sa nemali brať do úvahy len tie časti pripomienok, na ktoré sa vzťahujú výnimky, a zvyšok by sa mal zverejniť [15].

Ďalšie objasnenia Komisie

23. Vzhľadom na to, že štandardným pravidlom je, že by sa mali sprístupniť pripomienky účastníkov a iné podkladové dokumenty, ombudsmanka predbežne zastávala názor, že doterajšia prax Komisie sa zdala byť sporná.

24. Pred tým, ako ombudsmanka v tomto prípade dospela k posúdeniu, požiadala Komisiu o ďalšie objasnenia, pokiaľ ide o to, ako zamýšľala určiť, aké pripomienky účastníka mohla a nemohla zverejniť. Konkrétne sa spýtala, či Komisia znamená, že posúdi, aké pripomienky účastníkov a iné podkladové dokumenty budú uverejnené v registri – pre minulé aj budúce schôdze výboru – s prihliadnutím na citlivosť otázok obrany.

25. Komisia odpovedala, že GR GROW vykonáva posúdenie, aby bolo možné v jednotlivých prípadoch určiť, ktoré dokumenty sa majú uverejniť (úplne alebo čiastočne) v registri vrátane pripomienok účastníkov a iných podkladových dokumentov. Potom preskúma, či je potrebné aktualizovať aj informácie o predchádzajúcich stretnutiach, ktoré sú už k dispozícii v registri.

Hodnotenie ombudsmana

26. Ombudsmanka víta opatrenia, ktoré Komisia prijala s cieľom aktualizovať register tak, aby zahŕňal programy zasadnutí a zápisnice výboru „ako keby“. Víta tiež jej vyhlásenie, že prijala opatrenia na zabránenie oneskoreniam pri aktualizácii registra v budúcnosti. Ombudsmanka konštatuje, že informácie o registri týkajúce sa výboru „ako keby“ sú v súčasnosti aktuálne [16].

27. Register však zatiaľ neobsahuje žiadne pripomienky, ktoré účastníci predložili na zasadnutiach výboru As-If, ani iné relevantné podkladové dokumenty.

28. Podľa platných pravidiel^[17] by Komisia mala zverejniť všetky príslušné dokumenty vrátane pripomienok predložených účastníkmi. Tieto informácie by sa mali sprístupniť buď v registri, alebo prostredníctvom odkazu v registri na osobitné webové sídlo. V pravidlách sa takisto uvádza, že Komisia by mala zverejniť program a iné relevantné podkladové dokumenty v dostatočnom predstihu pred zasadnutiami s výnimkou prípadov, keď sa uplatňuje jedna z výnimiek stanovených v nariadení č. 1049/2001.

29. Ombudsmanka berie na vedomie zámer Komisie preskúmať, ako by sa jej návrh mohol vykonať, pričom sa zohľadní citlivosť otázok obrany. Víta najmä objasnenie Komisie, že odteraz bude v jednotlivých prípadoch posudzovať, ktoré dokumenty sa majú uverejniť v registri, či už úplne alebo čiastočne, vrátane pripomienok účastníkov a iných podkladových dokumentov, a že potom preskúma aj informácie dostupné na predchádzajúcich stretnutiach.

30. Ombudsmanka chápe, že zverejnenie niektorých z týchto dokumentov môže skutočne ohroziť záujmy chránené výnimkami stanovenými v nariadení 1049/2001 a že s niektorými z týchto dokumentov môže byť potrebné zaobchádzať ako s „utajovanými“ alebo „citlivými neutajovanými skutočnosťami“ v súlade s platnými pravidlami.

31. Ombudsmanka však poukazuje na to, že by bolo problematické systematicky zadržiavať všetky pripomienky predložené účastníkmi a iné podkladové dokumenty bez toho, aby sa bral do úvahy ich konkrétny obsah.

32. Ombudsman chápe, že uverejnenie dokumentu, ktorý predložil^[18], sa musí konzultovať s členským štátom, ale zdôrazňuje, že to vo všeobecnosti nemožno použiť na odôvodnenie zadržania príslušných dokumentov z registra. Pri posudzovaní, ktoré vykonáva Komisia v súvislosti s tým, ktoré dokumenty sa majú uverejniť, by sa mala zohľadniť potreba konzultovať s členskými štátmi a ich prípadné námietky voči uverejneniu takýchto dokumentov. Podľa judikatúry EÚ by sa však táto konzultácia nemala premietnuť do všeobecného a bezpodmienečného veta členských štátov, pokiaľ ide o to, čo môže alebo nemôže byť uverejnené [19].

33. Komisia by mala zohľadniť uvedené body, aby zabezpečila, že register sa bude naďalej včas aktualizovať a že pripomienky účastníkov a iné relevantné podkladové dokumenty týkajúce sa práce výboru budú v čo najväčšej možnej miere k dispozícii na minulých aj budúcich schôdzach^[20].

34. Komisia by preto mala vykonať plánované posúdenie čo najskôr. Ombudsman predkladá návrh na zlepšenie v tomto smere. Vzhľadom na dôležitosť tejto záležitosti ombudsman požiada Komisiu, aby do troch mesiacov podala správu.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Komisia aktualizovala register expertných skupín doplnením programov a zápisníc týkajúcich sa zasadnutí výboru „ako keby“ a zaviazala sa, že zabráni budúcim oneskoreniam. Tento aspekt veci bol preto vyriešený.

Sťažovateľ a Európska komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Návrh na zlepšenie

Keďže pripomienky predložené účastníkmi a iné podkladové dokumenty by sa mali sprístupniť verejnosti, Komisia by mala čo najskôr vykonať plánované posúdenie s cieľom určiť, čo uverejní v registri.

Emily O'Reilly

Európsky ombudsman

Štrasburg 22. februára 2019

[1] Expertné skupiny sú poradné orgány zložené z odborníkov mimo Komisie, ktorí Komisii poskytujú poradenstvo v konkrétnych oblastiach politiky. Ďalšie informácie: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=faq.faq&aide=2.

[2] PADR je iniciatíva zameraná na výskum v oblasti obrany, ktorá sa organizuje v rámci Európskeho obranného fondu EÚ s rozpočtom 40 miliónov EUR na rok 2018. Viac informácií https://ec.europa.eu/growth/content/preparatory-action-defence-research-description-2018-topics_en.  

[3] Niektoré expertné skupiny sú zložené exclusive z verejných orgánov, zatiaľ čo niektoré ďalšie majú zmiešané členstvo zo súkromného sektora a verejných orgánov.

[4] Cieľom registra je zabezpečiť transparentnosť expertných skupín, ktoré poskytujú poradenstvo Komisii. Ďalšie informácie: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/.

[5] As-If Programový výbor pre výskum v oblasti obrany (E03524) http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524&news=1. 

[6] Rozhodnutie Komisie z 30. mája 2016, ktorým sa stanovujú horizontálne pravidlá vytvárania a fungovania expertných skupín Komisie, článok 26 „Uverejňovanie dokumentov týkajúcich sa expertných skupín“.

[7] Pozri bod 12 ods. 3 referenčného rámca a článok 15 rokovacieho poriadku. Oba dokumenty sú k dispozícii v registri: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524

[8] Komisia uverejnila aj programy a zápisnice zo zasadnutí podskupín výboru, ktoré sa konali v septembri, októbri a decembri 2017, ako aj v januári 2018.

[9] Účastníci pred zasadnutiami predložili pripomienky. Napríklad podľa zápisnice zo schôdze výboru z 20. novembra 2017, bod 3.1 týkajúci sa diskusie o pracovnom programe na rok 2018: „[...] Niektoré z písomných pripomienok pred zasadnutím od viacerých expertov z členských štátov boli zohľadnené, iné si vyžadovali diskusiu [...]“.  

[10] Poukázala najmä na výnimky týkajúce sa ochrany obranných a vojenských záležitostí a rozhodovacích procesov stanovené v článku 4 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[11] Dokumenty týkajúce sa verejnej bezpečnosti, obrany a vojenských záležitostí v súlade s článkom 9 nariadenia č. 1049/2001.

[12] Rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2015/443 o bezpečnosti v Komisii (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0443) a 2015/444 o bezpečnostných predpisoch na ochranu utajovaných skutočností EÚ (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0444).

V ustanoveniach o transparentnosti v mandáte a rokovacom poriadku výboru As-If sa uvádza, že s informáciami týkajúcimi sa výboru sa zaobchádza v súlade s rozhodnutím Komisie 2015/443.

[13] Sťažovateľ sa odvolal na článok 15 rokovacieho poriadku.

[14] Pozri napríklad rozsudok Súdneho dvora z 28. novembra 2013, Ivan Jurašinović/Rada, C-576/12 P, bod 45 [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=F097601859DD1F8879D2DF91EBEFFC96?text=&docid=144988&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=358197] a rozsudok Súdneho dvora zo 17. októbra 2013, Rada/Access Info Europe, C-280/11 P, bod 54 [http://curia.europa.eu/juris/document/jsf?text& docid=143182&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=359407]

[15] Sťažovateľ sa odvolal na článok 4 ods. 6 nariadenia č. 1049/2001.

[16] Obsahuje programy týkajúce sa schôdzí výboru As-If do decembra 2018, ako aj zápisnice zo všetkých týchto schôdzí okrem poslednej.

[17] Pravidlá Komisie týkajúce sa expertných skupín, ako aj mandát a rokovací poriadok výboru As-If.

[18] Pokiaľ nie je Komisii jasné, že dokument by sa nemal zverejniť.

[19] Ak členský štát namieta, musí uviesť dôvody s odkazom na výnimky nariadenia č. 1049/2001. V takýchto prípadoch by inštitúcia mala preskúmať, či členský štát založil svoju námietku na hmotnoprávnych výnimkách stanovených v nariadení č. 1049/2001 a či v súvislosti s týmito výnimkami poskytol riadne odôvodnenie. Pozri rozsudok Súdneho dvora z 18. decembra 2007, Švédsko/Komisia, vec C-64/05 P, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=71934&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372588]; Rozsudok Všeobecného súdu zo 14. februára 2012, Nemecko/Komisia, T-59/09, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=119422&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372870]

[20] Ak by sa zverejnením neporušila ochrana žiadneho zo záujmov stanovených na základe výnimiek stanovených v článku 4 nariadenia (ES) č. 1049/2001.